2026年劇本殺運(yùn)營公司劇本道具采購管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司劇本道具（含劇情核心道具、氛圍營造道具、互動體驗道具、電子道具等，以下統(tǒng)稱“劇本道具”）采購全流程管理，確保采購的劇本道具精準(zhǔn)適配劇本劇情、質(zhì)量安全合規(guī)、成本可控可追溯，保障玩家沉浸式體驗與公司資產(chǎn)安全，依據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合劇本殺行業(yè)運(yùn)營特性及公司實際需求，制定本制度。第二條本制度所稱劇本道具采購，是指公司為滿足各門店劇本運(yùn)營需求，開展的從采購需求提報、計劃制定、供應(yīng)商篩選、采購實施、驗收入庫、付款結(jié)算到庫存管理的全流程工作，覆蓋所有自營劇本及合作劇本配套道具的采購管理。第三條本制度適用于公司各門店、各相關(guān)部門（運(yùn)營部、行政部、劇本采購部、財務(wù)部）及所有參與劇本道具采購工作的工作人員，全體相關(guān)人員均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第四條劇本道具采購工作遵循以下核心原則：劇情適配原則：采購的劇本道具需精準(zhǔn)匹配對應(yīng)劇本的時代背景、角色設(shè)定、劇情邏輯，助力營造沉浸式體驗氛圍；安全優(yōu)先原則：道具材質(zhì)、工藝需符合國家安全標(biāo)準(zhǔn)，無尖銳邊角、有毒有害物質(zhì)，電子道具需符合電氣安全規(guī)范，保障玩家使用安全；成本可控原則：在保證質(zhì)量與適配性的前提下，優(yōu)化采購渠道，合理控制采購成本，提高資金使用效率；公開透明原則：采購流程規(guī)范透明，供應(yīng)商選擇、價格協(xié)商等關(guān)鍵環(huán)節(jié)公平公正，避免暗箱操作；責(zé)任閉環(huán)原則：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人，確保采購需求有依據(jù)、采購過程有審核、驗收入庫有記錄、資金支付有憑證；高效適配原則：優(yōu)化采購流程，縮短采購周期，確保道具及時匹配劇本上架節(jié)奏，保障運(yùn)營需求。第五條公司成立劇本道具采購管理小組（以下簡稱“采購小組”），由運(yùn)營部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，行政部負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，劇本采購專員、各門店店長、財務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組員。采購小組統(tǒng)籌推進(jìn)劇本道具采購工作，行政部作為牽頭部門，負(fù)責(zé)采購計劃實施、供應(yīng)商管理、驗收入庫及庫存管理；運(yùn)營部負(fù)責(zé)制定采購標(biāo)準(zhǔn)、審核采購方案；劇本采購專員負(fù)責(zé)提供劇本道具核心需求資料；財務(wù)部負(fù)責(zé)預(yù)算審核與資金管控；各門店負(fù)責(zé)提報采購需求、參與驗收及反饋使用情況。第二章職責(zé)分工第六條采購小組核心職責(zé)：統(tǒng)籌制定年度、季度劇本道具采購規(guī)劃，審核各門店采購需求及采購預(yù)算；審議重大采購項目（單次采購金額5000元及以上）方案、供應(yīng)商選擇結(jié)果，監(jiān)督采購全流程規(guī)范性；協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題，如采購爭議、質(zhì)量糾紛、成本超支等；評估采購工作成效，審核采購成本管控情況，優(yōu)化采購機(jī)制與流程。第七條行政部（牽頭部門）核心職責(zé)：牽頭擬定并更新劇本道具采購管理制度、采購標(biāo)準(zhǔn)、驗收細(xì)則及相關(guān)表單（如采購需求表、驗收單、入庫單等）；收集各門店采購需求，匯總制定采購計劃，報采購小組審批后組織實施；負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、篩選、評估與管理，建立供應(yīng)商檔案，定期更新合格供應(yīng)商名錄；組織采購實施工作，包括與供應(yīng)商洽談價格、簽訂采購合同、跟蹤供貨進(jìn)度、協(xié)調(diào)解決供貨過程中的問題；牽頭開展劇本道具驗收工作，組織相關(guān)部門對采購道具的質(zhì)量、規(guī)格、適配性等進(jìn)行核查，驗收合格后辦理入庫手續(xù)；負(fù)責(zé)劇本道具的庫存管理，建立庫存臺賬，定期開展庫存盤點，保障庫存道具安全完整；配合財務(wù)部完成采購付款結(jié)算工作，提供采購合同、驗收單等相關(guān)憑證；匯總采購數(shù)據(jù)，開展采購工作復(fù)盤，形成總結(jié)報告報采購小組審批。第八條運(yùn)營部核心職責(zé)：結(jié)合劇本劇情需求、玩家體驗反饋及行業(yè)趨勢，制定劇本道具采購標(biāo)準(zhǔn)，明確各類道具的材質(zhì)、規(guī)格、適配場景等核心要求；參與供應(yīng)商篩選與評估，對道具的劇情適配性、體驗感提升效果提供專業(yè)意見；參與劇本道具驗收工作，重點核查道具與劇本劇情的適配性、體驗感達(dá)標(biāo)情況；收集各門店道具使用情況反饋，為采購標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化、品類調(diào)整提供參考依據(jù)。第九條劇本采購專員核心職責(zé)：新劇本采購時，同步收集配套道具的核心需求資料，包括道具類型、數(shù)量、功能、適配劇情節(jié)點等；配合運(yùn)營部解讀劇本道具需求，協(xié)助制定針對性采購標(biāo)準(zhǔn)，確保采購道具精準(zhǔn)匹配劇情；參與新劇本道具采購方案審核，提出專業(yè)修改建議。第十條財務(wù)部核心職責(zé)：審核采購預(yù)算的合理性與可行性，管控采購成本，確保資金合規(guī)使用；審核采購合同中的付款條款，核查付款所需憑證的完整性與合規(guī)性；按審批流程完成采購付款結(jié)算工作，及時登記相關(guān)賬務(wù)；對采購成本進(jìn)行核算與分析，定期向采購小組反饋預(yù)算執(zhí)行情況。第十一條各門店店長核心職責(zé)：根據(jù)本門店劇本上架計劃、道具損耗情況，及時向行政部提報采購需求，明確需求品類、數(shù)量、規(guī)格、使用時間等；參與本門店相關(guān)道具的驗收工作，核查道具是否符合門店實際運(yùn)營與玩家體驗需求；負(fù)責(zé)本門店領(lǐng)用道具的日常管理，規(guī)范領(lǐng)用、歸還流程，監(jiān)督員工正確使用、妥善保管道具；及時反饋道具使用過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題、適配問題及補(bǔ)充需求。第三章采購標(biāo)準(zhǔn)第十二條通用采購標(biāo)準(zhǔn)：資質(zhì)要求：供應(yīng)商需具備合法經(jīng)營資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)質(zhì)量認(rèn)證證書等），采購道具需符合國家相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；材質(zhì)要求：優(yōu)先選擇安全無毒、無異味、耐磨耐用的材質(zhì)，避免使用易碎、易腐蝕、有刺激性的材料；電子道具需符合電氣安全標(biāo)準(zhǔn)，具備合格認(rèn)證；規(guī)格要求：尺寸、重量等符合劇本演繹操作需求，便于攜帶、擺放與收納；電子道具需確保功能正常、續(xù)航穩(wěn)定（如需）；安全要求：無尖銳邊角、無易脫落小部件，避免使用過程中造成人身傷害；易燃易爆、帶電等特殊道具需具備安全防護(hù)裝置及使用說明；標(biāo)識要求：道具需標(biāo)注清晰的產(chǎn)品信息（如材質(zhì)、使用說明、安全警示等），電子道具需附帶合格證書、保修憑證。第十三條分類采購標(biāo)準(zhǔn)：劇情核心道具：需嚴(yán)格匹配劇本關(guān)鍵劇情節(jié)點與角色設(shè)定，材質(zhì)、造型、功能精準(zhǔn)還原劇情描述；具備較高耐用性，可反復(fù)使用；核心信息（如文字、圖案）清晰可辨，無模糊、失真現(xiàn)象；氛圍營造道具：需貼合劇本整體氛圍（如古風(fēng)、現(xiàn)代、恐怖、情感等），色彩、造型與場景布置協(xié)調(diào)；材質(zhì)輕便易收納，部分一次性氛圍道具需控制采購成本；互動體驗道具：需具備良好的操作便捷性，功能符合劇情互動需求；安全系數(shù)高，無操作風(fēng)險；多人共用道具需便于清潔消毒，保障衛(wèi)生安全；電子道具：需確保硬件質(zhì)量穩(wěn)定，軟件功能正常，兼容門店現(xiàn)有播放設(shè)備；具備基礎(chǔ)防水、防摔性能；附帶詳細(xì)使用說明書及售后保障，故障響應(yīng)及時。第四章采購流程第十四條采購需求提報：各門店店長每月25日前，根據(jù)門店劇本上架計劃、道具損耗情況，填寫《劇本道具采購需求表》，明確道具名稱、品類、數(shù)量、規(guī)格、適配劇本、使用時間等信息，提交至行政部；新劇本上架前15個工作日，需完成對應(yīng)道具采購需求提報；突發(fā)采購需求（如道具意外損壞需緊急替換），可隨時提報并注明緊急原因。第十五條采購計劃制定：行政部匯總各門店需求，結(jié)合庫存情況、年度采購規(guī)劃，制定月度采購計劃，明確采購品類、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間節(jié)點、責(zé)任人等；采購計劃報采購小組審批，單次采購預(yù)算5000元及以上的需集體審議通過；5000元以下的由采購小組組長審批通過；審批通過的采購計劃由行政部組織實施，如需調(diào)整需重新履行審批手續(xù)。第十六條供應(yīng)商篩選與評估：行政部從合格供應(yīng)商名錄中篩選3家及以上適配供應(yīng)商，無適配供應(yīng)商時可通過行業(yè)展會、線上采購平臺、同行推薦等渠道開發(fā)新供應(yīng)商；組織運(yùn)營部、財務(wù)部開展綜合評估，評估內(nèi)容包括資質(zhì)合規(guī)性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、供貨能力、售后服務(wù)、過往合作記錄等；根據(jù)評估結(jié)果確定1-2家最優(yōu)供應(yīng)商，形成供應(yīng)商評估報告報采購小組備案。第十七條采購實施與合同簽訂：行政部與選定供應(yīng)商洽談采購價格、付款方式、供貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等核心條款，形成采購報價單；單次采購金額2000元及以上的，需簽訂正式采購合同，合同內(nèi)容需明確雙方權(quán)利義務(wù)、道具詳情、違約責(zé)任等，經(jīng)法務(wù)審核（或外部專業(yè)人員審核）、采購小組審批后簽訂；單次采購金額2000元以下的，可簽訂采購協(xié)議或留存報價單、溝通記錄作為采購依據(jù)；合同簽訂后下達(dá)采購訂單，跟蹤供貨進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時供貨。第十八條到貨驗收：供應(yīng)商到貨后，行政部在2個工作日內(nèi)組織運(yùn)營部、對應(yīng)門店店長開展聯(lián)合驗收；驗收內(nèi)容包括：數(shù)量與采購訂單是否一致，規(guī)格、材質(zhì)是否符合采購標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量是否合格（無損壞、功能正常），與劇本劇情是否適配，相關(guān)資質(zhì)證明是否齊全；驗收合格的，由參與驗收人員共同簽署《劇本道具驗收單》，行政部憑驗收單辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，行政部立即通知供應(yīng)商，按合同約定或協(xié)商結(jié)果要求退換貨、補(bǔ)貨或降價處理；供應(yīng)商拒不配合的，按違約責(zé)任條款處理并移除出合格供應(yīng)商名錄。第十九條付款結(jié)算：行政部整理采購合同、驗收單、入庫單、供應(yīng)商開具的合法有效發(fā)票等付款憑證，提交至財務(wù)部；財務(wù)部審核憑證完整性、合規(guī)性，核對金額無誤后，按合同約定付款方式、時間辦理付款手續(xù)；付款完成后，財務(wù)部登記賬務(wù)，行政部更新采購臺賬。第五章驗收與入庫管理第二十條驗收流程規(guī)范：驗收前準(zhǔn)備：行政部提前整理采購訂單、合同等資料，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備必要的驗收工具（如卷尺、萬用表等）；現(xiàn)場驗收：逐一對道具的品類、數(shù)量、規(guī)格進(jìn)行核對，隨機(jī)抽取部分道具檢查材質(zhì)、質(zhì)量及功能，對電子道具進(jìn)行通電測試，對特殊道具核查安全防護(hù)裝置；驗收記錄：詳細(xì)記錄驗收情況，對合格與不合格道具分別標(biāo)注，驗收完成后形成驗收報告，由所有參與人員簽字確認(rèn)；問題處理：對驗收發(fā)現(xiàn)的問題書面反饋供應(yīng)商，明確處理要求與時限，跟蹤處理結(jié)果并做好記錄。第二十一條入庫管理規(guī)范：驗收合格的道具，行政部在1個工作日內(nèi)辦理入庫手續(xù)，填寫《劇本道具入庫單》，注明入庫品類、數(shù)量、規(guī)格、入庫日期、存放位置等信息，由入庫人員、倉庫管理人員簽字確認(rèn)；按道具類型、適配劇本進(jìn)行分類存放，設(shè)置專門庫存區(qū)域，做好標(biāo)識；特殊道具（如電子道具、易碎道具）單獨存放，采取防護(hù)措施；存放環(huán)境需干燥、通風(fēng)、避光，避免潮濕、暴曬導(dǎo)致道具損壞；建立電子與紙質(zhì)雙重庫存臺賬，詳細(xì)記錄道具入庫、領(lǐng)用、歸還、報廢等信息，確保賬實相符；倉庫管理人員定期檢查庫存道具，及時發(fā)現(xiàn)并處理損壞、變質(zhì)等問題，做好檢查記錄。第六章庫存與領(lǐng)用管理第二十二條庫存盤點：行政部每月開展一次月度庫存盤點，每季度開展一次全面盤點，年度開展一次庫存清查；盤點由行政部牽頭，組織財務(wù)部、各門店店長參與，對照臺賬逐一對道具數(shù)量、質(zhì)量、存放情況進(jìn)行核查；盤點完成后形成《庫存盤點報告》，明確盤點結(jié)果、賬實差異及原因，提出處理建議報采購小組審批；對盤盈、盤虧道具按審批意見調(diào)整臺賬，對損壞、報廢道具履行報廢手續(xù)。第二十三條領(lǐng)用與歸還：門店領(lǐng)用道具需填寫《劇本道具領(lǐng)用單》，注明領(lǐng)用品類、數(shù)量、適配劇本、領(lǐng)用期限，經(jīng)店長簽字審批后到行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)；領(lǐng)用人員當(dāng)面檢查道具質(zhì)量與完整性，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)；領(lǐng)用道具由門店指定專人管理，使用完畢后及時歸還，電子道具需確保電量充足、功能正常；歸還時行政部核查道具完整性、清潔度，無損壞的辦理歸還手續(xù)并更新臺賬；出現(xiàn)損壞、丟失的，按公司規(guī)定處理（如照價賠償）；臨時活動領(lǐng)用的道具需在活動結(jié)束后3個工作日內(nèi)歸還，長期領(lǐng)用的道具每季度檢查一次使用狀況。第二十四條報廢管理：道具出現(xiàn)嚴(yán)重?fù)p壞無法修復(fù)、材質(zhì)老化變質(zhì)、功能失效，或?qū)?yīng)劇本下架不再使用的，可申請報廢；由使用門店或行政部提出報廢申請，填寫《劇本道具報廢單》，注明報廢信息、原因及證明材料，報采購小組審批；審批通過后，行政部對報廢道具進(jìn)行妥善處理（如回收利用、無害化處置），更新臺賬并做好記錄。第七章費(fèi)用管控第二十五條預(yù)算管控：行政部結(jié)合年度采購規(guī)劃編制年度采購預(yù)算，報財務(wù)部審核、采購小組審批后執(zhí)行；月度采購預(yù)算需控制在年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需重新審批；年度預(yù)算調(diào)整需經(jīng)采購小組審議通過；財務(wù)部定期分析預(yù)算執(zhí)行情況，反饋超支或節(jié)約情況并提出管控建議。第二十六條成本優(yōu)化：通過批量采購、長期合作、多方比價降低采購成本，常用道具與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議爭取優(yōu)惠；優(yōu)化庫存管理，減少積壓，避免閑置浪費(fèi)；合理選擇一次性與可重復(fù)使用道具，平衡成本與體驗；加強(qiáng)道具日常維護(hù)，延長使用壽命，降低更換頻率。第二十七條報銷規(guī)范：采購費(fèi)用報銷需提供完整憑證，包括合同、驗收單、入庫單、合法發(fā)票等，報銷金額與實際支出一致；報銷流程按公司財務(wù)制度執(zhí)行，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、財務(wù)部負(fù)責(zé)人、采購小組組長審批后辦理；嚴(yán)禁虛報、冒領(lǐng)采購費(fèi)用，違規(guī)者追究相關(guān)責(zé)任。第八章監(jiān)督獎懲第二十八條監(jiān)督檢查：采購小組每季度開展采購專項檢查，核查計劃執(zhí)行、流程規(guī)范、質(zhì)量管控、預(yù)算執(zhí)行等情況；行政部建立采購臺賬，定期向采購小組匯報工作，接受監(jiān)督；設(shè)立投訴反饋渠道，員工或供應(yīng)商對采購過程有異議的可向采購小組投訴，5個工作日內(nèi)核實反饋。第二十九條獎勵措施：采購人員優(yōu)化渠道、議價節(jié)約成本的，按節(jié)約金額5%-10%給予現(xiàn)金獎勵（最高2000元）；門店道具管理規(guī)范，年度無丟失、損壞，盤點賬實相符的，給予團(tuán)隊獎勵300-500元；員工提出合理化建議產(chǎn)生積極效果的，獎勵200-500元；優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商授予“優(yōu)質(zhì)合作商”稱號，優(yōu)先合作并給予優(yōu)惠。第三十條處罰措施：采購人員存在弄虛作假、收受回扣、泄露機(jī)密等行為的，沒收非法所得，罰款1000-2000元；情節(jié)嚴(yán)重的解除合同，涉嫌違法的移交司法機(jī)關(guān)；未按流程采購、采購不合格產(chǎn)品的，批評教育并績效扣10-