乙供材料采購制度第一章總則第一條依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標投標法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合《XX集團關(guān)于強化供應(yīng)鏈風(fēng)險防控的指導(dǎo)意見》及企業(yè)內(nèi)部管理需求，為規(guī)范乙供材料采購行為，提升采購效率與合規(guī)水平，防范采購過程中的商業(yè)賄賂、價格欺詐、質(zhì)量風(fēng)險等專項風(fēng)險，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋采購計劃提報、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、履約驗收、付款結(jié)算等全流程乙供材料采購活動。乙供材料是指由采購部門以外的部門或個人提出采購需求，由公司統(tǒng)一組織采購的物資或服務(wù)。第三條本制度下列術(shù)語含義：（一）“乙供材料專項管理”指公司為規(guī)范乙供材料采購行為，通過制度建設(shè)、流程優(yōu)化、風(fēng)險防控、監(jiān)督考核等手段，實現(xiàn)采購合規(guī)化、高效化、風(fēng)險可控化的管理模式。（二）“采購專項風(fēng)險”指在乙供材料采購過程中可能出現(xiàn)的合規(guī)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、商業(yè)賄賂風(fēng)險等。（三）“采購合規(guī)”指采購活動嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及企業(yè)內(nèi)部制度，確保采購行為的合法性、正當(dāng)性。第四條乙供材料采購專項管理遵循以下原則：（一）全面覆蓋原則，確保所有乙供材料采購活動納入制度管控范圍；（二）責(zé)任到人原則，明確各層級、各部門的采購管理職責(zé)；（三）風(fēng)險導(dǎo)向原則，聚焦重點環(huán)節(jié)和關(guān)鍵風(fēng)險點，實施差異化管控；（四）持續(xù)改進原則，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時優(yōu)化管理機制。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人對公司乙供材料采購專項管理負總責(zé)，統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)采購風(fēng)險防控工作；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司乙供材料采購專項管理的直接責(zé)任人，負責(zé)組織落實制度要求，協(xié)調(diào)解決重大問題。第六條設(shè)立乙供材料采購專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括財務(wù)部、法務(wù)部、審計部、采購部等部門負責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)乙供材料采購專項管理工作，制定重大風(fēng)險防控策略，審批重大采購決策，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。第七條明確乙供材料采購專項管理職責(zé)分工：（一）采購部為牽頭部門，負責(zé)乙供材料采購專項制度的制定與修訂，組織開展供應(yīng)商評估與管理，監(jiān)督采購流程合規(guī)性，定期向領(lǐng)導(dǎo)小組報告工作。（二）法務(wù)部為專責(zé)部門，負責(zé)審核采購合同的合法性，提供法律支持，監(jiān)督反商業(yè)賄賂制度執(zhí)行，參與重大采購糾紛處理。（三）財務(wù)部為專責(zé)部門，負責(zé)采購資金審批與支付，監(jiān)督采購費用合理性，參與采購質(zhì)量追溯管理。（四）各業(yè)務(wù)部門及下屬單位為業(yè)務(wù)部門，負責(zé)提報乙供材料采購需求，配合供應(yīng)商盡職調(diào)查，參與采購驗收與評價。第八條基層執(zhí)行崗包括采購員、提報人、驗收員等，其職責(zé)包括：（一）嚴格按照制度要求執(zhí)行采購操作，確保業(yè)務(wù)流程合規(guī)；（二）如實記錄采購活動信息，及時報告異常情況；（三）簽署崗位合規(guī)承諾書，承擔(dān)個人操作責(zé)任。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條供應(yīng)商盡職調(diào)查。采購部應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對新增供應(yīng)商實施背景調(diào)查、資質(zhì)審核、業(yè)績評估，重點關(guān)注供應(yīng)商是否存在失信記錄、關(guān)聯(lián)交易等風(fēng)險。禁止向存在商業(yè)賄賂風(fēng)險的供應(yīng)商采購。第十條采購流程規(guī)范。乙供材料采購應(yīng)遵循比選、招標、單一來源采購等合規(guī)方式，禁止通過非正常渠道采購。采購部應(yīng)制定采購計劃提報標準，明確需求提報、審批、執(zhí)行、驗收各環(huán)節(jié)要求。第十一條招標流程管理。金額超過XX萬元的乙供材料采購必須通過公開招標，招標文件應(yīng)明確技術(shù)標準、商務(wù)條款、評審規(guī)則，禁止泄露標底或操縱評標結(jié)果。第十二條價格合理性審查。財務(wù)部應(yīng)建立采購價格監(jiān)測機制，對比歷史采購數(shù)據(jù)與市場行情，防范價格虛高、價格欺詐等風(fēng)險。禁止通過虛構(gòu)采購、重復(fù)報銷等手段謀取私利。第十三條合同簽訂管理。法務(wù)部應(yīng)參與重大采購合同審核，確保合同條款完整、權(quán)責(zé)清晰，重點審查違約責(zé)任、質(zhì)量保證、付款條件等核心條款。禁止簽訂存在法律漏洞的合同。第十四條履約驗收監(jiān)督。業(yè)務(wù)部門及下屬單位應(yīng)嚴格按照合同約定進行驗收，對不合格材料及時提出異議，并協(xié)助采購部追責(zé)供應(yīng)商。驗收記錄應(yīng)完整存檔，作為績效評價依據(jù)。第十五條付款風(fēng)險控制。財務(wù)部應(yīng)嚴格審核付款申請，對存在異常的付款需求必須追溯采購流程，禁止向未履行驗收程序的供應(yīng)商支付貨款。第十六條費用報銷規(guī)范。采購部應(yīng)建立采購費用分攤標準，禁止超標準列支費用，財務(wù)部應(yīng)加強報銷審核，防范虛開發(fā)票等風(fēng)險。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新。采購部應(yīng)每年對乙供材料采購制度進行評估，根據(jù)法律法規(guī)變化、行業(yè)動態(tài)、業(yè)務(wù)需求及時修訂，確保制度適用性。修訂后的制度經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后發(fā)布實施。第十八條風(fēng)險識別預(yù)警。采購部應(yīng)每季度開展采購風(fēng)險排查，結(jié)合內(nèi)外部審計結(jié)果，對高風(fēng)險環(huán)節(jié)（如集中采購、供應(yīng)商管理）進行重點監(jiān)控，并發(fā)布風(fēng)險預(yù)警通知。第十九條合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)。將供應(yīng)商準入、合同簽訂、付款支付等關(guān)鍵環(huán)節(jié)納入合規(guī)審查范圍，未經(jīng)審查的采購活動不得實施，并建立審查臺賬。第二十條風(fēng)險應(yīng)對處置。一般風(fēng)險由采購部牽頭整改，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組成立專項工作組，制定應(yīng)急預(yù)案，協(xié)同相關(guān)部門處置，并向上級報告。第二十一條責(zé)任追究機制。對違反本制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予警告、通報批評、經(jīng)濟處罰、崗位調(diào)整等處理，涉嫌違法的移交司法機關(guān)處理。第二十二條評估改進機制。審計部每年對乙供材料采購專項管理效果進行評估，形成評估報告，提出優(yōu)化建議，并納入相關(guān)部門績效考核。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障。各級領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)定期研究采購風(fēng)險防控工作，協(xié)調(diào)解決跨部門問題，確保制度有效執(zhí)行。第二十四條考核激勵。將乙供材料采購合規(guī)情況納入部門年度考核，對表現(xiàn)突出的部門給予獎勵，對發(fā)生違規(guī)行為的部門實行問責(zé)。第二十五條培訓(xùn)宣傳。每年組織采購人員、業(yè)務(wù)部門人員開展制度培訓(xùn)，提升合規(guī)意識，并制作宣傳手冊，普及采購流程與風(fēng)險點。第二十六條信息化支撐。采購部應(yīng)開發(fā)或引進采購管理系統(tǒng)，實現(xiàn)供應(yīng)商信息管理、采購流程線上化、風(fēng)險實時監(jiān)控，提升管理效率。第二十七條文化建設(shè)。通過內(nèi)部平臺發(fā)布采購合規(guī)案例，組織合規(guī)承諾簽字活動，營造“人人講合規(guī)”的濃厚氛圍。第二十八條報告制度。采購部每月向領(lǐng)導(dǎo)小組報送采購情況報告，包括采購金額、供應(yīng)商分布、風(fēng)險事件等，重大問題即時報