人事檔案的保管制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于檔案管理的統(tǒng)一直規(guī)及公司內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)防控需求，旨在規(guī)范人事檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等全流程管理，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性、安全性，防范因檔案管理不善引發(fā)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)與操作風(fēng)險(xiǎn)，提升人力資源管理的規(guī)范化水平。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋人事檔案在招聘、入職、培訓(xùn)、晉升、調(diào)崗、離職等業(yè)務(wù)場(chǎng)景下的歸檔要求，以及檔案信息化管理、安全保密等專項(xiàng)管控要求。第三條本制度核心術(shù)語定義如下：（一）“人事檔案專項(xiàng)管理”指公司為規(guī)范員工個(gè)人信息、履歷資料、考核記錄、獎(jiǎng)懲信息等檔案材料的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀而建立的全流程管理制度體系。（二）“檔案管理風(fēng)險(xiǎn)”指因檔案管理流程缺失、權(quán)限失控、安全防護(hù)不足或違規(guī)利用等行為，導(dǎo)致信息泄露、合規(guī)處罰、法律責(zé)任或管理決策失誤的可能性。（三）“檔案合規(guī)”指人事檔案管理活動(dòng)嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度，確保檔案內(nèi)容合法獲取、過程規(guī)范操作、存儲(chǔ)安全可控、利用授權(quán)有據(jù)。第四條人事檔案專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）“全面覆蓋”原則：所有員工的人事檔案及關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)場(chǎng)景均納入管理范圍，不留死角；（二）“責(zé)任到人”原則：明確各層級(jí)、各部門的檔案管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任可追溯；（三）“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向”原則：聚焦檔案管理中的高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，優(yōu)先配置資源，強(qiáng)化管控措施；（四）“持續(xù)改進(jìn)”原則：定期評(píng)估檔案管理有效性，動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度與流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司人事檔案管理的第一責(zé)任人，對(duì)檔案管理的合規(guī)性、安全性負(fù)總責(zé)；分管人力資源工作的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)制度落實(shí)、風(fēng)險(xiǎn)防控與監(jiān)督考核。第六條設(shè)立公司人事檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，人力資源部、法務(wù)合規(guī)部、信息安全部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)：（一）統(tǒng)籌制定與修訂檔案管理制度；（二）協(xié)調(diào)跨部門檔案管理協(xié)同事項(xiàng)；（三）決策重大檔案風(fēng)險(xiǎn)處置方案；（四）定期審議檔案管理工作報(bào)告。第七條明確各部門在檔案管理中的職責(zé)分工：（一）人力資源部為檔案管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)：1.制定并維護(hù)檔案管理制度與操作細(xì)則；2.組織開展檔案管理培訓(xùn)與宣貫；3.識(shí)別檔案管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，推動(dòng)防控措施落地；4.監(jiān)督各部門檔案歸檔質(zhì)量與合規(guī)性；5.落實(shí)檔案數(shù)字化遷移與安全存儲(chǔ)。（二）法務(wù)合規(guī)部為檔案管理的專責(zé)部門，負(fù)責(zé)：1.審核檔案收集、利用的合規(guī)性；2.提供檔案相關(guān)法律咨詢與爭(zhēng)議處置支持；3.參與重大風(fēng)險(xiǎn)事件的調(diào)查與處置；4.建立檔案管理合規(guī)審查清單。（三）信息安全部為檔案管理的技術(shù)保障部門，負(fù)責(zé)：1.設(shè)計(jì)并維護(hù)檔案管理系統(tǒng)安全架構(gòu)；2.實(shí)施檔案存儲(chǔ)介質(zhì)與數(shù)據(jù)的加密防護(hù)；3.開展檔案管理系統(tǒng)的漏洞掃描與安全審計(jì)；4.響應(yīng)檔案信息泄露的應(yīng)急響應(yīng)需求。（四）各業(yè)務(wù)部門及下屬單位為檔案管理的業(yè)務(wù)部門，負(fù)責(zé)：1.按要求及時(shí)移交員工業(yè)務(wù)檔案至人力資源部；2.確保檔案內(nèi)容與員工業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄的一致性；3.配合開展檔案專項(xiàng)檢查與整改。第八條基層執(zhí)行崗位（如招聘專員、薪酬專員、檔案管理員）應(yīng)履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，熟知檔案管理操作紅線；（二）在檔案收集時(shí)確認(rèn)員工授權(quán)真實(shí)性；（三）發(fā)現(xiàn)檔案異?；驖撛陲L(fēng)險(xiǎn)時(shí)，立即向直屬上級(jí)及人力資源部報(bào)告；（四）離職后參與檔案交接，確保個(gè)人工作記錄完整歸檔。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條檔案收集與歸檔管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：?jiǎn)T工入職后X日內(nèi)完成個(gè)人檔案收集，包括但不限于身份證明、學(xué)歷證明、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄等，需經(jīng)員工簽字確認(rèn)授權(quán)；檔案收集過程須有書面記錄并存檔。禁止性行為：嚴(yán)禁通過非法渠道獲取員工個(gè)人信息，禁止將檔案用于與業(yè)務(wù)無關(guān)的用途。重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)防控：防范因收集資料不全導(dǎo)致的用工風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化員工授權(quán)管理，防止未經(jīng)同意的資料使用。第十條檔案保管與安全防護(hù)：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：檔案紙質(zhì)件存儲(chǔ)于恒溫恒濕檔案室，配置防火、防潮、防蟲設(shè)施；電子檔案存儲(chǔ)于加密服務(wù)器，訪問需雙重身份認(rèn)證；建立檔案保管日志，記錄查閱、借調(diào)等操作。禁止性行為：嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸檔案，禁止在公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密檔案，禁止擅自銷毀檔案材料。重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)防控：防止檔案丟失、被盜或損毀，防范因系統(tǒng)漏洞導(dǎo)致的數(shù)據(jù)泄露。第十一條檔案查閱與利用管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：查閱檔案需經(jīng)員工書面申請(qǐng)或上級(jí)授權(quán)，查閱范圍以業(yè)務(wù)必要為限；利用檔案信息需經(jīng)人力資源部審批，并記錄用途與時(shí)間；第三方機(jī)構(gòu)查閱需提供委托函并全程監(jiān)督。禁止性行為：嚴(yán)禁泄露查閱內(nèi)容，禁止將檔案信息用于商業(yè)或個(gè)人牟利，禁止截留或篡改檔案記錄。重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)防控：確保檔案查閱目的合法正當(dāng)，防止信息擴(kuò)散引發(fā)勞動(dòng)爭(zhēng)議或隱私侵權(quán)。第十二條檔案鑒定與銷毀管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：建立檔案定期鑒定制度，每年開展一次檔案質(zhì)量評(píng)估，對(duì)無利用價(jià)值的檔案編制銷毀清單；銷毀過程需雙人監(jiān)督，并留存書面記錄。禁止性行為：嚴(yán)禁提前銷毀應(yīng)存檔的資料，禁止銷毀過程中泄露檔案內(nèi)容，禁止銷毀證明材料缺失。重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)防控：確保檔案保管期限符合法規(guī)要求，防止因違規(guī)銷毀引發(fā)法律糾紛。第十三條檔案數(shù)字化管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：采用OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的索引關(guān)聯(lián)；定期開展數(shù)據(jù)校驗(yàn)，確保電子檔案完整性；數(shù)據(jù)傳輸全程加密，存儲(chǔ)符合等級(jí)保護(hù)要求。禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的電子檔案復(fù)制，禁止將電子檔案存儲(chǔ)于個(gè)人設(shè)備，禁止對(duì)數(shù)字水印進(jìn)行破壞。重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)防控：解決紙質(zhì)檔案查閱不便的問題，同時(shí)防范數(shù)字化過程中的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)。第十四條檔案異地備份管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：重要檔案實(shí)行異地雙備份，采用磁帶或光盤存儲(chǔ)，備份周期不超過X個(gè)月；備份介質(zhì)定期檢查，確?？捎眯?；建立災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案，測(cè)試備份恢復(fù)流程。禁止性行為：嚴(yán)禁備份介質(zhì)與原件存放于同一場(chǎng)所，禁止備份檔案未定期驗(yàn)證，禁止刪除備份記錄。重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)防控：防止因本地災(zāi)難導(dǎo)致檔案永久丟失。第十五條檔案交接管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：?jiǎn)T工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，須在X日內(nèi)完成檔案資料交接，交接清單雙方簽字確認(rèn)；檔案管理員調(diào)任需完成檔案檔案完整交接；紙質(zhì)檔案與電子檔案同步交接。禁止性行為：嚴(yán)禁遺漏檔案資料，禁止交接過程中擅自修改檔案內(nèi)容，禁止未辦理交接手續(xù)離崗。重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)防控：避免因人員變動(dòng)導(dǎo)致檔案管理鏈斷裂。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：每年X月，人力資源部牽頭組織各部門對(duì)檔案管理制度進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)《檔案法》修訂、行業(yè)監(jiān)管要求變化及公司業(yè)務(wù)調(diào)整，在X個(gè)月內(nèi)完成制度修訂并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每季度由人力資源部聯(lián)合法務(wù)合規(guī)部、信息安全部開展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣對(duì)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)（一般、重大），發(fā)布《檔案管理風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知》，明確管控要求與責(zé)任人。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：將檔案管理合規(guī)審查嵌入以下關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：（一）新員工入職前，審核檔案收集資料的完整性；（二）員工崗位變動(dòng)時(shí)，審查檔案利用授權(quán)的合規(guī)性；（三）第三方機(jī)構(gòu)查閱前，審核委托事項(xiàng)的必要性；（四）電子檔案系統(tǒng)訪問前，強(qiáng)制執(zhí)行權(quán)限認(rèn)證。原則：“未經(jīng)合規(guī)審查不得實(shí)施”。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)：由人力資源部牽頭制定整改方案，X個(gè)月內(nèi)完成整改，定期跟蹤；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)：?jiǎn)?dòng)應(yīng)急響應(yīng)，分管領(lǐng)導(dǎo)立即介入，跨部門成立處置小組，風(fēng)險(xiǎn)事件需在X小時(shí)內(nèi)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組；（三）責(zé)任協(xié)同：檔案管理員、業(yè)務(wù)部門、信息安全部需建立風(fēng)險(xiǎn)處置日志，明確協(xié)同流程。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形與處罰標(biāo)準(zhǔn)：1.檔案收集不合規(guī)，處X-X萬元罰款，情節(jié)嚴(yán)重者解除勞動(dòng)合同；2.檔案泄露未及時(shí)上報(bào)，處X-X萬元罰款，主管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任；3.制度執(zhí)行不到位的部門，年度考核不得評(píng)優(yōu)，負(fù)責(zé)人扣X分；（二）處罰聯(lián)動(dòng)：違規(guī)行為納入個(gè)人誠信檔案，與晉升、評(píng)優(yōu)直接掛鉤。第二十一條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年12月由領(lǐng)導(dǎo)小組組織對(duì)檔案管理有效性進(jìn)行評(píng)估，內(nèi)容包括：制度覆蓋率、風(fēng)險(xiǎn)整改率、員工投訴率，評(píng)估結(jié)果作為制度修訂依據(jù)，并在次月提交改進(jìn)計(jì)劃。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：（一）公司主要負(fù)責(zé)人每年聽取檔案管理工作報(bào)告，解決資源瓶頸；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)每季度召開專題會(huì)議，協(xié)調(diào)跨部門協(xié)同問題；（三）人力資源部設(shè)立檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保障系統(tǒng)維護(hù)與安全投入。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）部門考核：將檔案管理合規(guī)情況占年度考核分的X%，考核結(jié)果與部門績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤；（二）個(gè)人激勵(lì)：檔案管理表現(xiàn)突出的員工，在評(píng)優(yōu)、培訓(xùn)機(jī)會(huì)上優(yōu)先考慮；（三）問責(zé)機(jī)制：因檔案管理失職導(dǎo)致?lián)p失的，按損失金額的X%追償。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層培訓(xùn)：每年X月組織分管領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)檔案管理法規(guī)，強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)；（二）業(yè)務(wù)培訓(xùn)：新員工入職需參加檔案管理培訓(xùn)，考核合格后方可接觸檔案；（三）宣傳材料：制作《檔案管理紅線手冊(cè)》，在辦公區(qū)張貼合規(guī)標(biāo)語。第二十五條信息化支撐：（一）開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的自動(dòng)分類、索引與權(quán)限控制；（二）采用人臉識(shí)別技術(shù)加強(qiáng)檔案查閱認(rèn)證，日志自動(dòng)記錄；（三）與OA系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案電子簽章與流轉(zhuǎn)自動(dòng)化。第二十六條文化建設(shè)：（一）發(fā)布《公司檔案管理行為準(zhǔn)則》，員工入職時(shí)簽署承諾書；（二）設(shè)立檔案管理月度表彰，樹立合規(guī)標(biāo)桿；（三）在內(nèi)部平臺(tái)定期推送檔案管理案例，強(qiáng)化全員意識(shí)。第二十七條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：檔案信息泄露或疑似違規(guī)時(shí)，需在X小時(shí)內(nèi)提交《檔案風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告》，內(nèi)容包括：事件描述、處置措施、責(zé)任認(rèn)定；（二）年度報(bào)告：每年1月31日前提交《年度檔案管理工作報(bào)告》，涵蓋：制度執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)整改進(jìn)度、系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)