企業(yè)檔案二合一制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》等法律法規(guī)，參照行業(yè)檔案管理最佳實(shí)踐及集團(tuán)母公司相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀及風(fēng)險防控需求制定。旨在規(guī)范企業(yè)檔案的收集、整理、保管、利用、安全與銷毀等全生命周期管理，防控檔案管理風(fēng)險，提升檔案資源利用效率，保障企業(yè)核心信息資產(chǎn)安全，促進(jìn)企業(yè)合規(guī)經(jīng)營與可持續(xù)發(fā)展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。公司所有檔案的創(chuàng)建、收集、整理、鑒定、保管、利用、移交、銷毀等環(huán)節(jié)均須遵循本制度執(zhí)行。具體適用場景包括但不限于：經(jīng)營決策類檔案、財務(wù)會計類檔案、合同管理類檔案、人力資源類檔案、科研開發(fā)類檔案、安全生產(chǎn)類檔案、產(chǎn)品技術(shù)類檔案、行政事務(wù)類檔案等。第三條本制度中下列核心術(shù)語定義如下：（一）“檔案專項(xiàng)管理”指企業(yè)為實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、安全化、高效化管理目標(biāo)，在制度體系、組織架構(gòu)、流程機(jī)制、技術(shù)應(yīng)用、人員培訓(xùn)等方面開展的系統(tǒng)性管理活動。（二）“檔案管理風(fēng)險”指因檔案管理流程缺失、制度執(zhí)行不到位、技術(shù)防護(hù)不足、人員操作不當(dāng)?shù)纫蛩?，?dǎo)致檔案丟失、損毀、泄露、被篡改或無法有效利用的可能性。（三）“檔案合規(guī)”指企業(yè)檔案管理活動嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保檔案全生命周期管理合法合規(guī)。第四條檔案專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：確保公司所有類型、所有環(huán)節(jié)的檔案納入統(tǒng)一管理范疇，無死角、無遺漏。（二）責(zé)任到人原則：明確各層級、各崗位檔案管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任主體可追溯、可考核。（三）風(fēng)險導(dǎo)向原則：聚焦檔案管理重大風(fēng)險點(diǎn)，實(shí)施差異化管控措施，優(yōu)先防控高風(fēng)險領(lǐng)域。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評估檔案管理體系有效性，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時優(yōu)化制度流程與技術(shù)手段。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司檔案專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，對公司檔案合規(guī)性、安全性、完整性負(fù)最終責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司檔案專項(xiàng)管理直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織推動、監(jiān)督考核、資源保障等具體工作。第六條設(shè)立公司檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：統(tǒng)籌公司檔案專項(xiàng)管理工作；審議重大檔案管理決策；協(xié)調(diào)跨部門檔案管理事項(xiàng)；監(jiān)督考核檔案管理目標(biāo)完成情況。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在[牽頭部門名稱]，負(fù)責(zé)日常協(xié)調(diào)、信息匯總、會議組織等工作。第七條公司各部門、下屬單位及全體員工在檔案專項(xiàng)管理中承擔(dān)相應(yīng)職責(zé)，具體劃分如下：（一）牽頭部門職責(zé)：1.牽頭部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)公司檔案專項(xiàng)管理制度體系建設(shè)，組織制定、修訂、解釋檔案管理制度；2.負(fù)責(zé)組織開展檔案管理風(fēng)險識別、評估與處置；3.負(fù)責(zé)監(jiān)督考核各部門檔案管理履職情況，定期通報考核結(jié)果；4.負(fù)責(zé)組織全員檔案管理培訓(xùn)，提升員工檔案合規(guī)意識與操作能力；5.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)與運(yùn)維，推動檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。（二）專責(zé)部門職責(zé)：1.專責(zé)部門負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)合規(guī)審核，確保檔案管理流程符合制度要求；2.負(fù)責(zé)優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，提出制度改進(jìn)建議；3.負(fù)責(zé)檔案管理風(fēng)險事件的處置指導(dǎo)，協(xié)調(diào)資源支持風(fēng)險應(yīng)對；4.負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，為管理決策提供依據(jù)。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：1.業(yè)務(wù)部門/下屬單位負(fù)責(zé)本領(lǐng)域檔案的日常管理，確保檔案資料及時、完整、準(zhǔn)確歸檔；2.負(fù)責(zé)落實(shí)本領(lǐng)域檔案管理風(fēng)險防控措施，開展自查自糾；3.負(fù)責(zé)配合牽頭部門、專責(zé)部門開展檔案管理檢查與評估；4.負(fù)責(zé)本部門檔案信息安全，落實(shí)保密管理要求。（四）基層執(zhí)行崗職責(zé)：1.基層執(zhí)行崗應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，落實(shí)崗位合規(guī)承諾；2.負(fù)責(zé)本崗位檔案資料的形成、收集、整理、歸檔等基礎(chǔ)工作；3.負(fù)責(zé)及時上報檔案管理異常情況，協(xié)助開展風(fēng)險處置；4.負(fù)責(zé)學(xué)習(xí)掌握檔案管理相關(guān)制度，確保證照齊全、規(guī)范操作。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第八條檔案收集歸檔管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：檔案收集范圍應(yīng)覆蓋公司經(jīng)營管理活動全過程，包括但不限于紙質(zhì)、電子、音視頻、實(shí)物等載體檔案。檔案收集應(yīng)及時、完整，重要檔案應(yīng)建立雙重備份機(jī)制。檔案收集后應(yīng)及時進(jìn)行分類、編目、錄入系統(tǒng)，確保檔案標(biāo)識唯一、信息準(zhǔn)確。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自銷毀、隱匿、轉(zhuǎn)移應(yīng)歸檔的檔案資料；嚴(yán)禁將涉密檔案與非涉密檔案混裝管理。專項(xiàng)風(fēng)險防控點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注檔案收集不及時、收集范圍不全、歸檔質(zhì)量不高等風(fēng)險，加強(qiáng)源頭管控。第九條檔案保管安全管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：檔案保管應(yīng)遵循“三分三制”原則（三分級管理、三分時段保管、三分災(zāi)備存儲），重要檔案應(yīng)設(shè)置專庫保管，涉密檔案應(yīng)落實(shí)物理隔離、電磁屏蔽等防護(hù)措施。檔案保管環(huán)境應(yīng)滿足溫濕度、防火、防潮、防蟲鼠等要求。禁止性行為：嚴(yán)禁在非安全區(qū)域存放涉密檔案；嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播涉密檔案；嚴(yán)禁使用非專用設(shè)備處理涉密檔案。專項(xiàng)風(fēng)險防控點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注檔案保管設(shè)施設(shè)備老化、保管人員資質(zhì)不達(dá)標(biāo)、環(huán)境安全風(fēng)險等。第十條檔案利用借閱管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：檔案利用應(yīng)遵循“按需提供、分級審批、登記備案”原則，重要檔案利用應(yīng)經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批。電子檔案利用應(yīng)采用加密傳輸、水印標(biāo)記等技術(shù)手段，紙質(zhì)檔案利用應(yīng)控制借閱范圍與時限。禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自提供檔案查閱；嚴(yán)禁違規(guī)復(fù)制、傳播涉密檔案；嚴(yán)禁將檔案用于非公務(wù)目的。專項(xiàng)風(fēng)險防控點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注檔案利用審批不規(guī)范、電子檔案安全防護(hù)不足、利用記錄不完整等風(fēng)險。第十一條檔案鑒定銷毀管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：檔案鑒定應(yīng)遵循“定期鑒定、分類處置”原則，每年開展一次檔案鑒定，對失去保存價值的檔案編制銷毀清冊并按規(guī)定銷毀。檔案銷毀應(yīng)經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批，由專人監(jiān)督執(zhí)行，并做好銷毀記錄。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自銷毀應(yīng)予保留的檔案；嚴(yán)禁銷毀記錄不完整、不合規(guī)。專項(xiàng)風(fēng)險防控點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)不明確、銷毀流程不規(guī)范、銷毀記錄缺失等風(fēng)險。第十二條檔案信息化管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：公司應(yīng)建立統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期線上管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步形成、同步歸檔，確保數(shù)據(jù)一致、可追溯。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案檢索、統(tǒng)計、分析、預(yù)警等功能，支持移動辦公與遠(yuǎn)程查閱。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自篡改電子檔案數(shù)據(jù)；嚴(yán)禁將涉密檔案上傳非安全系統(tǒng)；嚴(yán)禁未按規(guī)定備份電子檔案。專項(xiàng)風(fēng)險防控點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注電子檔案系統(tǒng)安全防護(hù)不足、數(shù)據(jù)備份機(jī)制不完善、系統(tǒng)運(yùn)維不規(guī)范等風(fēng)險。第十三條檔案保密管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：檔案保密應(yīng)遵循“誰主管、誰負(fù)責(zé)”原則，明確不同層級、不同類型檔案的保密等級，簽訂保密協(xié)議。涉密檔案管理應(yīng)落實(shí)“清退、清查、清銷”制度，離職人員應(yīng)按規(guī)定交還所有檔案資料。禁止性行為：嚴(yán)禁泄露涉密檔案信息；嚴(yán)禁擅自擴(kuò)大涉密檔案傳播范圍；嚴(yán)禁在非涉密系統(tǒng)中處理涉密檔案。專項(xiàng)風(fēng)險防控點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注保密意識薄弱、保密制度執(zhí)行不到位、保密技術(shù)防護(hù)不足等風(fēng)險。第十四條檔案應(yīng)急管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：公司應(yīng)制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案，明確突發(fā)事件（如火災(zāi)、地震、系統(tǒng)癱瘓）下的檔案搶救、保護(hù)、恢復(fù)措施。應(yīng)急演練應(yīng)每年至少開展一次，確保相關(guān)人員熟悉處置流程。禁止性行為：嚴(yán)禁在應(yīng)急事件中未按規(guī)定處置檔案；嚴(yán)禁擅自放棄搶救重要檔案。專項(xiàng)風(fēng)險防控點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注應(yīng)急預(yù)案不完善、應(yīng)急演練不到位、應(yīng)急處置能力不足等風(fēng)險。第十五條檔案移交管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：公司分立、合并、解散或檔案工作機(jī)構(gòu)調(diào)整時，應(yīng)按規(guī)定向檔案行政管理部門或指定單位移交檔案，并辦理移交手續(xù)。檔案移交前應(yīng)進(jìn)行清點(diǎn)、編目、鑒定，確保檔案完整、系統(tǒng)。禁止性行為：嚴(yán)禁拒絕或拖延檔案移交；嚴(yán)禁在移交過程中擅自損毀、篡改檔案。專項(xiàng)風(fēng)險防控點(diǎn)：重點(diǎn)關(guān)注檔案移交范圍不全、移交程序不規(guī)范、移交記錄缺失等風(fēng)險。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動態(tài)更新機(jī)制：公司檔案專項(xiàng)管理制度應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)政策、集團(tuán)母公司要求及公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，每年至少評估一次，必要時及時修訂。修訂后的制度應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并由牽頭部門印發(fā)實(shí)施。制度修訂過程應(yīng)充分征求相關(guān)部門意見，確保制度的科學(xué)性、適用性。第十七條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：公司應(yīng)建立檔案管理風(fēng)險識別與評估機(jī)制，每年至少開展一次全面風(fēng)險排查，對檔案管理各環(huán)節(jié)的風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行分級評估。風(fēng)險排查結(jié)果應(yīng)形成報告，明確風(fēng)險等級、責(zé)任部門、應(yīng)對措施，并定期向領(lǐng)導(dǎo)小組報告。對重大風(fēng)險應(yīng)發(fā)布預(yù)警通知，要求相關(guān)單位及時整改。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：公司應(yīng)將檔案管理合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)“未經(jīng)審查不得實(shí)施”管理要求。具體審查節(jié)點(diǎn)包括：檔案收集歸檔前、檔案保管期間、檔案利用借閱前、檔案銷毀前等。合規(guī)審查應(yīng)由專責(zé)部門或第三方機(jī)構(gòu)實(shí)施，審查結(jié)果應(yīng)形成報告，作為績效考核、責(zé)任追究的依據(jù)。第十九條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：公司應(yīng)建立分級風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制，對一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門/下屬單位自行處置，對重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置。風(fēng)險應(yīng)對過程應(yīng)記錄在案，處置完成后應(yīng)進(jìn)行復(fù)盤評估，優(yōu)化處置流程。對涉及跨部門、跨單位的風(fēng)險事件，應(yīng)明確牽頭單位、責(zé)任部門、協(xié)辦單位，確保協(xié)同處置。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：公司應(yīng)建立檔案管理責(zé)任追究制度，對違反本制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重、后果影響，采取以下措施：輕微違規(guī)，予以批評教育；一般違規(guī)，予以警告、通報批評；重大違規(guī)，予以降級、撤職；涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理。責(zé)任追究應(yīng)與績效考核、紀(jì)律處分掛鉤，確保追究到位。第二十一條評估改進(jìn)機(jī)制：公司應(yīng)建立檔案管理有效性評估機(jī)制，每年至少開展一次全面評估，評估內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、風(fēng)險防控效果、資源保障水平等。評估結(jié)果應(yīng)形成報告，提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并作為制度改進(jìn)、資源配置的重要依據(jù)。評估過程應(yīng)引入第三方機(jī)構(gòu)參與，確保評估客觀公正。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：公司各層級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)履行檔案管理推進(jìn)責(zé)任，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期聽取檔案管理工作匯報，協(xié)調(diào)解決重大問題。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)落實(shí)檔案管理主體責(zé)任，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保制度要求落實(shí)到位。第二十三條考核激勵機(jī)制：公司應(yīng)將檔案管理合規(guī)情況納入部門年度績效考核，考核結(jié)果與部門績效、評優(yōu)評先掛鉤。對檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個人，予以表彰獎勵；對檔案管理履職不力的部門和個人，予以約談、通報批評，情節(jié)嚴(yán)重的取消評優(yōu)資格。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：公司應(yīng)分層級開展檔案管理培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)培訓(xùn)合規(guī)履職要求，業(yè)務(wù)人員重點(diǎn)培訓(xùn)操作規(guī)范，基層員工重點(diǎn)培訓(xùn)崗位責(zé)任。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)結(jié)合實(shí)際案例，增強(qiáng)培訓(xùn)效果。公司應(yīng)利用內(nèi)部宣傳平臺，定期發(fā)布檔案管理知識，營造全員合規(guī)氛圍。第二十五條信息化支撐：公司應(yīng)加快檔案管理信息化建設(shè)，采用電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、數(shù)字化、智能化管理。系統(tǒng)應(yīng)具備檔案在線收集、編目、檢索、統(tǒng)計、分析等功能，支持移動辦公與遠(yuǎn)程查閱，提升檔案管理效率。第二十六條文化建設(shè)：公司應(yīng)加強(qiáng)檔案管理文化建設(shè)，編制《檔案管理合規(guī)手冊》，明確檔案管理行為規(guī)范、風(fēng)險防控要求。全體員工應(yīng)簽訂《檔案管理合規(guī)承諾書》，強(qiáng)化檔案合規(guī)意識。公司應(yīng)設(shè)立檔案管理宣傳周，開展主題宣傳活動，營造全員重視檔案管理的良好氛圍。第二十七條報告制度：公司