2026年劇本殺運營公司禮品采購管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司禮品采購管理工作，明確采購標準、流程及責任分工，保障禮品質(zhì)量符合品牌定位與使用需求，控制采購成本，防范采購過程中的廉政風險與法律風險，提升禮品采購與使用效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司經(jīng)營管理實際，結(jié)合劇本殺行業(yè)禮品使用特性（客戶回饋、活動抽獎、員工福利等），制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有禮品采購全流程管理工作，涵蓋禮品需求提報、供應(yīng)商篩選與管理、采購計劃制定、采購實施、驗收入庫、儲存保管、發(fā)放使用、費用結(jié)算、檔案管理等環(huán)節(jié)；適用于公司各部門因經(jīng)營需要開展的各類禮品采購，包括客戶回饋禮品（劇本周邊、定制紀念品等）、市場活動禮品（抽獎禮品、參與獎等）、員工福利禮品（節(jié)日福利、表彰禮品等）、商務(wù)往來禮品等；適用于公司行政部門、財務(wù)部門、各需求部門及所有參與禮品采購工作的員工，各部門及相關(guān)人員需嚴格遵照本制度執(zhí)行。第三條核心定義（一）采購禮品。指公司為實現(xiàn)客戶維護、品牌推廣、員工激勵、商務(wù)往來等目標，通過正規(guī)采購渠道購置的各類物品，包括定制類禮品（印有公司品牌標識的物品）、通用類禮品、劇本主題周邊禮品等。（二）定制類禮品。指帶有公司品牌LOGO、名稱、宣傳語等標識的專屬禮品，如定制鑰匙扣、筆記本、帆布袋、劇本主題徽章等，用于品牌傳播與客戶深度綁定。（三）供應(yīng)商。指具備合法經(jīng)營資質(zhì)，能為公司提供禮品供應(yīng)服務(wù)的各類商家，包括生產(chǎn)廠家、經(jīng)銷商、電商平臺官方店鋪等。（四）采購周期。指禮品采購的時間跨度，分為日常采購周期（常規(guī)禮品）、專項采購周期（大型活動、節(jié)日福利等專項需求）、應(yīng)急采購周期（臨時突發(fā)需求）。（五）采購風險。指因供應(yīng)商選擇不當、禮品質(zhì)量不達標、采購流程不合規(guī)、成本失控、廉政問題等因素引發(fā)的，可能損害公司利益、影響品牌形象或違反法律法規(guī)的各類風險。第四條基本原則（一）合法合規(guī)原則。嚴格遵守《中華人民共和國招標投標法》《政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保采購流程、合同簽訂、供應(yīng)商合作等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。（二）需求導向原則。以實際使用需求為核心，采購禮品需匹配使用場景（客戶回饋、活動抽獎等）與受眾需求，避免盲目采購與資源浪費。（三）質(zhì)優(yōu)價廉原則。在保證禮品質(zhì)量符合標準的前提下，通過多方比價、集中采購等方式控制采購成本，提升資金使用效率。（四）公開透明原則。采購流程需公開規(guī)范，供應(yīng)商選擇、價格確定、合同簽訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)需留存完整記錄，確保可追溯、可監(jiān)督。（五）廉政自律原則。參與采購工作的人員需嚴格遵守廉政規(guī)定，嚴禁收受供應(yīng)商回扣、賄賂或接受不正當利益，杜絕暗箱操作。（六）品牌適配原則。采購禮品的品質(zhì)、風格需符合公司品牌定位，定制類禮品需嚴格規(guī)范品牌標識呈現(xiàn)，強化品牌形象傳播。第二章組織架構(gòu)與職責第五條組織架構(gòu)公司建立“行政部門牽頭統(tǒng)籌、需求部門提報需求、財務(wù)部門審核監(jiān)督、供應(yīng)商分級管理、管理層審批決策”的禮品采購管理機制，形成分工明確、協(xié)同高效的管理體系，確保采購工作有序推進。第六條各部門及人員職責（一）行政部門。作為禮品采購牽頭管理部門，主要職責包括：1.負責本制度的制定、修訂及解釋，統(tǒng)籌禮品采購全流程工作；2.接收各部門禮品需求，匯總編制采購計劃；3.負責供應(yīng)商的篩選、評估、準入、淘汰及日常管理；4.組織開展采購實施工作，包括詢價、比價、談判、合同簽訂等；5.牽頭開展禮品驗收、入庫、儲存、發(fā)放管理工作；6.負責采購檔案的建立與管理，定期開展采購工作復盤；7.組織采購相關(guān)培訓，提升采購人員專業(yè)能力與廉政意識；8.協(xié)調(diào)處理采購過程中的各類問題，包括質(zhì)量糾紛、供應(yīng)商違約等。（二）需求部門。主要職責包括：1.根據(jù)實際需求提交《禮品采購需求申請表》，明確禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用時間、質(zhì)量要求等信息；2.配合行政部門開展禮品選型、樣品確認等工作；3.參與禮品驗收工作，確認禮品符合需求標準；4.負責本部門領(lǐng)用禮品的發(fā)放、登記及使用管理；5.及時向行政部門反饋禮品使用過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題。（三）財務(wù)部門。主要職責包括：1.負責禮品采購預(yù)算的審核與管控，確保采購支出符合公司財務(wù)制度；2.審核采購合同中的財務(wù)條款，包括價格、付款方式、發(fā)票要求等；3.負責采購費用的審核與支付，核對采購發(fā)票、驗收單據(jù)、合同等資料的一致性與合規(guī)性；4.對采購成本進行核算與分析，提出成本優(yōu)化建議；5.監(jiān)督采購資金使用情況，防范財務(wù)風險與廉政風險。（四）法務(wù)部門。主要職責包括：1.審核采購合同的合法性、合規(guī)性，防范合同風險；2.為采購過程中的法律問題提供咨詢支持，指導處理供應(yīng)商糾紛、質(zhì)量索賠等法律事務(wù)；3.參與供應(yīng)商準入審核，核查供應(yīng)商資質(zhì)的合法性；4.監(jiān)督采購流程的合規(guī)性，防范法律風險。（五）采購專員。由行政部門指定專人擔任，主要職責包括：1.負責日常采購工作的具體執(zhí)行，包括需求匯總、供應(yīng)商對接、詢價比價、樣品收集等；2.建立采購臺賬，詳細記錄采購過程中的各類信息；3.跟蹤采購進度，確保禮品按時到位；4.協(xié)助開展禮品驗收、入庫、發(fā)放等工作；5.維護供應(yīng)商關(guān)系，收集供應(yīng)商相關(guān)信息，定期上報供應(yīng)商評估情況；6.嚴格遵守廉政規(guī)定，規(guī)范采購行為。（六）公司管理層。主要職責包括：1.審批本制度、年度采購預(yù)算、重大采購項目及采購合同；2.保障禮品采購工作所需資源（人員、資金等）的投入；3.監(jiān)督各部門采購管理工作的落實情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題；4.審批供應(yīng)商準入與淘汰的重大決策。第三章禮品采購全流程管理第七條需求提報與審核（一）需求提報。各部門因工作需要采購禮品時，需提前填寫《禮品采購需求申請表》，明確以下信息：禮品名稱、規(guī)格型號、材質(zhì)要求、數(shù)量、使用用途、使用時間、質(zhì)量標準、是否需要定制（含品牌標識要求）、預(yù)算金額等；提報時間需預(yù)留充足采購周期，常規(guī)禮品提前7個工作日提報，定制類禮品提前15個工作日提報，大型活動或節(jié)日福利禮品提前30個工作日提報，應(yīng)急需求至少提前3個工作日提報。（二）需求審核。1.行政部門接收需求申請表后，1個工作日內(nèi)完成初步審核，核查需求的合理性、完整性，對信息不完整的退回補充；2.涉及大額采購（單次采購金額XX元及以上）或?qū)ｍ棽少彽?，需?jīng)需求部門負責人、行政部門負責人、財務(wù)部門負責人審核后，報管理層審批；3.審核通過后，行政部門匯總各部門需求，編制《禮品采購計劃》，明確采購批次、采購方式、預(yù)算分配、完成時限等。第八條供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入。行政部門建立供應(yīng)商準入審核機制，篩選符合以下條件的供應(yīng)商：1.具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等經(jīng)營資質(zhì)；2.具備良好的商業(yè)信譽，無重大違法違規(guī)記錄或嚴重違約歷史；3.具備相應(yīng)的供貨能力，能保障禮品質(zhì)量與交付時限；4.報價合理，具備完善的售后服務(wù)體系；5.供應(yīng)定制類禮品的供應(yīng)商需具備相應(yīng)的設(shè)計與生產(chǎn)能力。審核流程：供應(yīng)商提交資質(zhì)材料→行政部門初審→法務(wù)部門合規(guī)審核→管理層審批→納入合格供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商分級。根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格優(yōu)勢、交付效率、售后服務(wù)等情況，將合格供應(yīng)商分為A級（優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商）、B級（合格供應(yīng)商）、C級（觀察供應(yīng)商），實行分級管理；優(yōu)先選擇A級供應(yīng)商開展合作，對C級供應(yīng)商加強審核監(jiān)督，連續(xù)兩次評估不合格的予以淘汰。（三）供應(yīng)商評估。行政部門每季度對合格供應(yīng)商開展一次綜合評估，評估指標包括禮品質(zhì)量、價格合理性、交付及時性、售后服務(wù)、合作配合度等，形成評估報告；每年開展一次全面評估，結(jié)合季度評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級，淘汰不合格供應(yīng)商，補充優(yōu)質(zhì)新供應(yīng)商。（四）供應(yīng)商檔案。行政部門建立供應(yīng)商檔案，完整留存供應(yīng)商資質(zhì)材料、評估記錄、合作合同、交易記錄、質(zhì)量反饋等信息，檔案保管期限至少為3年，確保合作過程可追溯。第九條采購實施管理（一）采購方式選擇。根據(jù)采購金額與需求特性，選擇對應(yīng)采購方式：1.小額采購（單次采購金額低于XX元）：可通過合格供應(yīng)商名錄中的商家詢價，選擇報價合理、信譽良好的供應(yīng)商直接采購；2.大額采購（單次采購金額XX元及以上）：需至少向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出詢價函，開展多方比價，必要時組織談判，擇優(yōu)確定供應(yīng)商；3.定制類禮品采購：需選擇具備定制能力的合格供應(yīng)商，明確設(shè)計要求、樣品確認流程、生產(chǎn)周期等，簽訂專項采購合同；4.應(yīng)急采購：因突發(fā)情況需緊急采購的，經(jīng)管理層審批后，可簡化采購流程，但需在采購完成后3個工作日內(nèi)補齊相關(guān)手續(xù)。（二）詢價與比價。采購專員向合格供應(yīng)商發(fā)出詢價函，明確禮品需求、質(zhì)量標準、交付時間、付款方式等要求，要求供應(yīng)商提供書面報價單；對供應(yīng)商報價進行匯總分析，重點對比價格、質(zhì)量、交付周期、售后服務(wù)等因素，形成比價報告，作為供應(yīng)商選擇的重要依據(jù)。（三）合同簽訂。確定供應(yīng)商后，行政部門牽頭與供應(yīng)商簽訂正式采購合同，合同需明確以下核心條款：禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交付時間與地點、驗收方式、付款方式、發(fā)票要求、違約責任、售后服務(wù)等；合同需經(jīng)法務(wù)部門審核、財務(wù)部門審核、管理層審批后簽訂，確保合同合法合規(guī)、權(quán)責清晰。（四）采購進度跟蹤。采購專員需全程跟蹤采購進度，定期與供應(yīng)商溝通，了解禮品生產(chǎn)、備貨、物流等情況；對定制類禮品或大額采購，需階段性核查生產(chǎn)進度與質(zhì)量；確保禮品按時交付，如遇供應(yīng)商可能延遲交付的情況，需及時協(xié)調(diào)并向部門負責人匯報。第十條驗收與入庫管理（一）驗收標準。根據(jù)采購合同約定的質(zhì)量標準、需求部門提出的要求，制定驗收標準，明確驗收項目（外觀、規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、定制標識準確性等）、驗收方法及合格要求。（二）驗收流程。1.供應(yīng)商交付禮品后，采購專員需在2個工作日內(nèi)組織驗收，需求部門相關(guān)人員參與；2.對照驗收標準，對禮品進行抽樣或全檢，核查外觀是否完好、規(guī)格是否匹配、數(shù)量是否準確、定制標識是否符合要求、質(zhì)量是否達標等；3.驗收合格的，填寫《禮品驗收單》，由采購專員、需求部門驗收人員、行政部門負責人簽字確認；4.驗收不合格的，立即通知供應(yīng)商，根據(jù)合同約定提出整改、退換貨或索賠要求，跟蹤處理進度，確保問題解決。（三）入庫管理。驗收合格的禮品，需及時辦理入庫手續(xù)：1.倉庫管理人員核對《禮品驗收單》與實物，確認無誤后，登記《禮品庫存臺賬》，明確禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、采購批次等信息；2.按照禮品特性分類存放，做好防潮、防塵、防損壞處理，定制類禮品需單獨存放，避免品牌標識磨損；3.倉庫管理人員需定期對庫存禮品進行盤點，確保賬實相符。第十一條發(fā)放與使用管理（一）領(lǐng)用流程。各部門需領(lǐng)用禮品時，填寫《禮品領(lǐng)用申請表》，明確領(lǐng)用禮品名稱、數(shù)量、用途、領(lǐng)用人員等信息，經(jīng)部門負責人審批后，提交行政部門；行政部門核對申請信息，倉庫管理人員根據(jù)審批后的申請表發(fā)放禮品，更新《禮品庫存臺賬》，領(lǐng)用人員簽字確認。（二）發(fā)放規(guī)范。1.客戶回饋禮品：需求部門（如運營部門、各門店）領(lǐng)用后，需準確記錄發(fā)放對象、發(fā)放時間、禮品類型等信息，建立發(fā)放臺賬，確保發(fā)放可追溯；2.活動禮品：活動組織部門需在活動結(jié)束后3個工作日內(nèi)，將禮品發(fā)放明細（發(fā)放數(shù)量、剩余數(shù)量、未發(fā)放原因等）上報行政部門；3.員工福利禮品：行政部門根據(jù)福利發(fā)放方案，統(tǒng)一組織發(fā)放，做好發(fā)放記錄，確保每位員工簽字確認；4.商務(wù)往來禮品：需經(jīng)管理層審批后領(lǐng)用，領(lǐng)用部門需記錄禮品使用對象、用途等信息，嚴格控制使用范圍。（三）剩余禮品處理。活動結(jié)束或需求完成后，剩余禮品需及時退回倉庫，倉庫管理人員核對后更新庫存臺賬；對過期、損壞或無法使用的禮品，由行政部門提出處置方案，經(jīng)管理層審批后，進行報廢處理，做好處置記錄。第十二條庫存與盤點管理（一）庫存監(jiān)控。倉庫管理人員需實時監(jiān)控禮品庫存情況，對常用禮品設(shè)置最低庫存預(yù)警線，當庫存低于預(yù)警線時，及時向行政部門反饋，以便及時補充采購，避免影響使用。（二）定期盤點。行政部門每月組織一次禮品庫存盤點，倉庫管理人員、采購專員參與，核對庫存臺賬與實物，確保賬實相符；每季度開展一次全面盤點，形成盤點報告，對盤點中發(fā)現(xiàn)的短缺、損壞、過期等問題，查明原因，明確責任，提出處理方案，報管理層審批后落實。（三）庫存安全。倉庫需保持整潔有序，配備必要的防護設(shè)施，防止禮品受潮、霉變、損壞、丟失；非倉庫管理人員未經(jīng)允許不得進入倉庫，嚴禁私自領(lǐng)用或挪用庫存禮品。第十三條費用結(jié)算管理（一）結(jié)算資料準備。供應(yīng)商按照合同約定提供合法有效的發(fā)票，采購專員收集整理結(jié)算資料，包括采購合同、《禮品驗收單》、發(fā)票、付款申請單等，確保資料完整、一致。（二）結(jié)算審核。采購專員提交結(jié)算資料至財務(wù)部門，財務(wù)部門審核資料的合規(guī)性、準確性，核對發(fā)票金額與合同金額、驗收數(shù)量是否一致；審核通過后，按公司財務(wù)制度辦理付款手續(xù)。（三）付款執(zhí)行。財務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請，按照合同約定的付款方式（如貨到付款、分期付款等）向供應(yīng)商支付款項；付款完成后，及時更新財務(wù)臺賬，采購專員需跟蹤確認供應(yīng)商收款情況。第四章采購檔案與監(jiān)督檢查第十四條采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容。采購檔案需完整留存以下資料：《禮品采購需求申請表》《禮品采購計劃》、詢價函、報價單、比價報告、供應(yīng)商資質(zhì)材料、采購合同、《禮品驗收單》、《禮品領(lǐng)用申請表》、庫存臺賬、盤點報告、結(jié)算資料（發(fā)票、付款申請單等）、供應(yīng)商評估報告、問題處理記錄等。（二）歸檔規(guī)范。行政部門負責采購檔案的日常整理與歸檔，實行電子化與紙質(zhì)化雙重管理；日常采購資料每月歸檔一次，專項采購、大額采購資料及時歸檔；電子檔案存儲于公司指定服務(wù)器，紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，分類編號，確保檢索便捷。（三）保管與查閱。采購檔案保管期限至少為3年，重大采購項目檔案需永久保管；各部門因工作需要查閱檔案的，需提交《檔案查閱申請》，經(jīng)行政部門負責人審批后，在采購專員陪同下查閱，嚴禁私自復制、摘抄或篡改檔案資料；外部單位查閱需經(jīng)管理層審批。第十五條監(jiān)督檢查機制（一）日常監(jiān)督。行政部門負責人每日對采購工作開展情況進行抽查，重點核查采購流程規(guī)范性、需求審核準確性、采購進度及時性等；財務(wù)部門定期對采購資金使用情況進行審核，防范財務(wù)風險。（二）專項檢查。管理層每半年組織一次禮品采購專項檢查，由行政部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門聯(lián)合開展，重點核查采購流程合規(guī)性、供應(yīng)商管理規(guī)范性、禮品質(zhì)量與成本控制情況、檔案管理完整性等，形成專項檢查報告，上報管理層。（三）廉政監(jiān)督。建立采購廉政監(jiān)督機制，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為、廉政問題進行舉報；對舉報線索及時核查，嚴肅處理違規(guī)人員；參與采購工作的人員需簽訂《廉政承諾書》，明確廉政責任。（四）問題整改。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門需及時制定整改方案，明確整改責任、整改時限，跟蹤整改落實情況；對涉及供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題的，及時啟動追責或索賠程序。第五章培訓考核與獎懲第十六條培訓管理（一）培訓內(nèi)容。包括本制度、采購流程規(guī)范、供應(yīng)商管理方法、合同簽訂要點、廉政規(guī)定、質(zhì)量驗收標準、財務(wù)報銷要求等，結(jié)合采購工作中的實際案例開展實操培訓。（二）培訓頻率與方式。1.新員工入職培訓：涉及采購相關(guān)崗位的，必須包含禮品采購專項培訓，確保熟悉制度要求；2.全員定期培訓：每季度開展一次采購相關(guān)培訓，提升采購人員專業(yè)能力與各部門需求提報規(guī)范性；3.專項培訓：針對大額采購、定制類禮品采購、應(yīng)急采購等特殊場景，組織專項培訓。培訓方式采用線下講解、案例分析、實操演練等多種形式。第十七條考核機制將禮品采購管理工作納入相關(guān)部門及員工的績效考核，核心考核指標包括：1.采購流程合規(guī)率：嚴格遵守采購流程的比例，要求100%；2.采購及時性：禮品按時交付的比例，要求≥98%；3.禮品質(zhì)量合格率：驗收合格的禮品數(shù)量占采購總量的比例，要求≥99%；4.成本控制效果：采購成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)的比例，以及通過比價等方式實現(xiàn)的成本節(jié)約情況；5.供應(yīng)商管理規(guī)范性：合格供應(yīng)商準入審核準確率、評估及時性；6.檔案管理完整性：采購檔案齊全、歸檔及時的比例。第十八條獎懲措施（一）獎勵。對在禮品采購管理工作中表現(xiàn)突出的部門及個人，給予表彰和物質(zhì)獎勵：1.年度采購管理先進部門：考核指標全部達標，采購工作規(guī)范高效，無重大采購風險的部門，獎勵部門經(jīng)費XX元；2.年度優(yōu)秀采購專員：嚴格遵守采購規(guī)范，采購效率