法律事務(wù)所案件管理系統(tǒng)使用手冊一、系統(tǒng)概述法律事務(wù)所案件管理系統(tǒng)圍繞案件全生命周期管理設(shè)計(jì)，通過數(shù)字化手段整合案件信息錄入、進(jìn)度追蹤、文檔管理、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、統(tǒng)計(jì)分析等功能，助力律所規(guī)范辦案流程、提升協(xié)作效率、保障數(shù)據(jù)安全，滿足對案件從“立案到結(jié)案歸檔”的精細(xì)化管理需求。二、系統(tǒng)登錄與基礎(chǔ)設(shè)置（一）登錄入口系統(tǒng)支持兩種登錄方式：客戶端：Windows/macOS版本需從律所IT部門獲取安裝包，安裝后通過桌面圖標(biāo)啟動。（二）賬號與密碼管理賬號為個人工號（或郵箱前綴），初始密碼由管理員統(tǒng)一分配（格式為簡單組合，首次登錄需修改為8位以上含字母、數(shù)字的密碼）。（三）個人信息維護(hù)登錄后點(diǎn)擊右上角頭像進(jìn)入「個人中心」，可修改姓名、聯(lián)系方式、密碼等信息。密碼建議每季度更新，確保賬戶安全。三、核心功能模塊操作指南（一）案件錄入與初始化1.新建案件（個人/團(tuán)隊(duì)）點(diǎn)擊左側(cè)導(dǎo)航欄「案件管理」→「新建案件」，按提示填寫核心信息：基本信息：案號（律所統(tǒng)一編號規(guī)則）、當(dāng)事人（原告/被告/第三人，需核對身份信息準(zhǔn)確性）、案由（選擇或自定義，需符合《民事案件案由規(guī)定》等規(guī)范）、受理日期、承辦團(tuán)隊(duì)（或個人）。案件類型：民事、刑事、行政或非訴，選擇后系統(tǒng)自動加載對應(yīng)流程模板（如刑事案含“偵查階段”“審查起訴階段”等節(jié)點(diǎn)）。保存與提交：填寫完畢點(diǎn)擊「保存草稿」可后續(xù)編輯；點(diǎn)擊「提交審核」（需主管律師/合伙人審批），審批通過后案件正式建檔。2.批量導(dǎo)入（管理員/高級權(quán)限）（二）案件進(jìn)度追蹤與管理1.階段更新進(jìn)入案件詳情頁，點(diǎn)擊「流程管理」→「更新階段」，選擇當(dāng)前案件所處階段（如“立案成功”“庭審結(jié)束”“判決生效”），可上傳階段相關(guān)文書（如立案回執(zhí)、庭審記錄）作為佐證。2.節(jié)點(diǎn)與提醒添加節(jié)點(diǎn)：在「流程管理」→「節(jié)點(diǎn)管理」中，點(diǎn)擊「新增節(jié)點(diǎn)」，填寫節(jié)點(diǎn)名稱（如“提交證據(jù)”“開庭日期”）、截止時間、責(zé)任人（可多選團(tuán)隊(duì)成員），設(shè)置提醒方式（系統(tǒng)彈窗、郵件、短信，需提前在「個人中心」綁定手機(jī)號/郵箱）。自動提醒：系統(tǒng)內(nèi)置法定時限提醒（如答辯期、上訴期），管理員可在「系統(tǒng)設(shè)置」→「時限規(guī)則」中維護(hù)或更新規(guī)則。3.進(jìn)度可視化案件詳情頁的「進(jìn)度看板」以時間軸、甘特圖形式展示階段與節(jié)點(diǎn)完成情況，點(diǎn)擊節(jié)點(diǎn)可查看詳情、上傳附件或留言溝通。（三）文檔管理與合規(guī)存檔1.文檔上傳與分類進(jìn)入案件詳情頁→「文檔中心」，點(diǎn)擊「上傳文檔」，選擇本地文件（支持PDF、DOC、JPG等格式，單文件≤50M），按類型（起訴狀、證據(jù)材料、判決書）或階段（立案、庭審、執(zhí)行）分類。系統(tǒng)自動生成文檔索引，支持按關(guān)鍵詞、日期、類型檢索。2.權(quán)限與版本控制權(quán)限設(shè)置：點(diǎn)擊文檔右側(cè)「權(quán)限」，可設(shè)置“僅本人可見”“團(tuán)隊(duì)可見”“全所可見”，或指定個別成員權(quán)限（如實(shí)習(xí)生僅可查看，不可編輯）。3.合規(guī)存檔案件結(jié)案后，點(diǎn)擊「文檔中心」→「歸檔」，系統(tǒng)自動生成歸檔包（含所有案件文檔、流程記錄），支持導(dǎo)出為PDF或加密壓縮包，滿足律所檔案管理要求。（四）團(tuán)隊(duì)協(xié)作與溝通1.案件討論組進(jìn)入案件詳情頁→「協(xié)作溝通」→「討論組」，可@團(tuán)隊(duì)成員提問、上傳臨時文件、記錄會議要點(diǎn)。討論內(nèi)容與案件強(qiáng)關(guān)聯(lián)，便于后續(xù)追溯。2.任務(wù)分配與追蹤點(diǎn)擊左側(cè)「任務(wù)管理」→「新建任務(wù)」，填寫任務(wù)名稱、描述、截止時間、責(zé)任人（可多選），關(guān)聯(lián)案件后任務(wù)將同步至案件詳情頁的「任務(wù)看板」。責(zé)任人完成任務(wù)后點(diǎn)擊「標(biāo)記完成」，發(fā)起者可實(shí)時查看進(jìn)度。3.外部溝通記錄同步與客戶、法院的溝通（如電話、郵件），可在「協(xié)作溝通」→「外部溝通」中手動記錄，上傳溝通記錄（如郵件截圖、通話錄音轉(zhuǎn)文字），確保溝通留痕、責(zé)任可溯。（五）統(tǒng)計(jì)分析與決策支持1.案件統(tǒng)計(jì)點(diǎn)擊左側(cè)「統(tǒng)計(jì)分析」→「案件統(tǒng)計(jì)」，可按案件類型（民事/刑事/行政）、狀態(tài)（在辦/結(jié)案/中止）、承辦人、時間區(qū)間生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表（柱狀圖、餅圖），支持導(dǎo)出為Excel或PDF。2.效率分析「效率分析」模塊展示團(tuán)隊(duì)/個人的辦案時長（從立案到結(jié)案的平均時長）、節(jié)點(diǎn)完成率（如“開庭節(jié)點(diǎn)按時完成率”），幫助管理者優(yōu)化流程、分配資源。3.自定義報(bào)表高級用戶可點(diǎn)擊「統(tǒng)計(jì)分析」→「自定義報(bào)表」，選擇需統(tǒng)計(jì)的字段（如當(dāng)事人地區(qū)、案由分布、勝訴率），生成個性化分析報(bào)告。（六）系統(tǒng)設(shè)置與權(quán)限管理（管理員操作）1.角色權(quán)限配置管理員進(jìn)入「系統(tǒng)設(shè)置」→「角色管理」，可創(chuàng)建角色（如“實(shí)習(xí)律師”“主辦律師”“合伙人”），并為每個角色分配權(quán)限（如實(shí)習(xí)律師僅可查看案件、上傳文檔；主辦律師可編輯案件信息、分配任務(wù)）。2.系統(tǒng)參數(shù)維護(hù)時限規(guī)則：維護(hù)法定時限、律所內(nèi)部時限（如“3個工作日內(nèi)回復(fù)客戶咨詢”），系統(tǒng)自動觸發(fā)提醒。文檔存儲：設(shè)置文檔存儲路徑（本地服務(wù)器或云端，需符合數(shù)據(jù)安全規(guī)范），定期備份策略。3.日志與審計(jì)「系統(tǒng)日志」記錄所有用戶的操作（如登錄、案件修改、文檔上傳），管理員可按時間、用戶、操作類型查詢，保障系統(tǒng)安全與合規(guī)。四、常見問題與解決方案（一）登錄失敗現(xiàn)象：輸入賬號密碼后提示“賬號或密碼錯誤”。解決：①確認(rèn)賬號為工號/郵箱前綴，密碼區(qū)分大小寫；②聯(lián)系管理員重置密碼（若忘記）；③檢查網(wǎng)絡(luò)連接，嘗試切換瀏覽器/客戶端。（二）文檔上傳失敗現(xiàn)象：上傳文檔時提示“格式不支持”或“文件過大”。解決：①確認(rèn)文件格式為PDF、DOC、JPG等（不支持.exe等可執(zhí)行文件）；②壓縮大文件（如將多張圖片轉(zhuǎn)為PDF，或使用壓縮工具）；③聯(lián)系管理員調(diào)整文件大小限制（單文件≤50M為默認(rèn)，可按需調(diào)整）。（三）提醒未收到現(xiàn)象：未收到節(jié)點(diǎn)提醒、時限提醒。解決：①檢查「個人中心」→「通知設(shè)置」，確保已開啟彈窗、郵件、短信提醒；②確認(rèn)手機(jī)號/郵箱正確且未被攔截（如郵件進(jìn)入垃圾箱）；③聯(lián)系管理員檢查系統(tǒng)提醒服務(wù)是否正常。（四）案件信息修改失敗現(xiàn)象：修改案件信息時提示“無權(quán)限”或“數(shù)據(jù)沖突”。解決：①確認(rèn)當(dāng)前角色權(quán)限（如僅管理員可修改已結(jié)案案件的案號）；②若為“數(shù)據(jù)沖突”，可能有其他成員同時編輯，稍等片刻后刷新重試；③聯(lián)系主管律師或管理員申請臨時權(quán)限。五、注意事項(xiàng)與合規(guī)要求（一）數(shù)據(jù)安全所有案件信息、文檔需嚴(yán)格保密，避免在公共網(wǎng)絡(luò)、非授權(quán)設(shè)備登錄系統(tǒng)。定期備份案件數(shù)據(jù)（管理員每周自動備份，用戶可在「文檔中心」手動導(dǎo)出重要文檔）。離職/轉(zhuǎn)崗人員需及時移交案件權(quán)限，管理員在「用戶管理」中凍結(jié)賬號，避免數(shù)據(jù)泄露。（二）操作規(guī)范案件信息錄入需真實(shí)、準(zhǔn)確，尤其是當(dāng)事人身份、案由、時限等關(guān)鍵信息，避免因錯誤導(dǎo)致辦案延誤或合規(guī)風(fēng)險。流程節(jié)點(diǎn)需及時更新（如庭審后24小時內(nèi)更新階段），確保團(tuán)隊(duì)成員信息同步。外部溝通記錄需客觀、完整，禁止記錄主觀評價或違規(guī)內(nèi)容，遵守《律師執(zhí)業(yè)管理辦法》等規(guī)范。（三）系統(tǒng)維護(hù)定期清理瀏覽器緩存（網(wǎng)頁端）或更新客戶端（客戶端），避免系統(tǒng)卡頓。若遇系統(tǒng)故障（如頁面無法加載、功能報(bào)錯），聯(lián)系IT部門并提供操作時間、錯誤提示截圖，便于快速排查。附錄：系統(tǒng)快