詢價采購流程及范本模板使用指南在企業(yè)日常運營或項目執(zhí)行中，詢價采購作為一種高效靈活的采購方式，廣泛應(yīng)用于小額、標(biāo)準(zhǔn)化物資或服務(wù)的采購場景。相較于公開招標(biāo)的復(fù)雜流程，詢價采購?fù)ㄟ^聚焦價格、技術(shù)響應(yīng)、交付能力等核心要素，能在保障合規(guī)性的同時提升采購效率。然而，流程的規(guī)范性與范本模板的合理使用，直接影響采購結(jié)果的公正性與經(jīng)濟(jì)性。本文將結(jié)合實務(wù)經(jīng)驗，系統(tǒng)拆解詢價采購全流程，并針對核心范本模板的設(shè)計邏輯與填寫要點進(jìn)行詳解，助力采購人員實現(xiàn)“降本、合規(guī)、高效”的目標(biāo)。一、詢價采購的核心流程與操作要點（一）需求調(diào)研與計劃制定采購需求的精準(zhǔn)性是詢價采購成功的基礎(chǔ)。采購部門需聯(lián)合使用部門，從技術(shù)參數(shù)、數(shù)量規(guī)模、交付周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)四個維度梳理需求：例如，采購辦公設(shè)備時，需明確設(shè)備型號、最低配置要求、保修期限等；若為服務(wù)類采購（如臨時保潔服務(wù)），則需細(xì)化服務(wù)范圍、頻次、人員資質(zhì)等要求。同時，需結(jié)合預(yù)算情況制定采購計劃，明確采購預(yù)算上限、資金來源及審批流程，避免后續(xù)報價超出預(yù)算導(dǎo)致流程返工。（二）供應(yīng)商篩選與池建設(shè)優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商是保障采購質(zhì)量的關(guān)鍵。篩選環(huán)節(jié)需遵循“資質(zhì)合規(guī)、履約能力、行業(yè)口碑”原則：資質(zhì)審查：核實供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營范圍、相關(guān)許可證（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證），確保其具備合法經(jīng)營資格；履約能力評估：通過過往合作案例、客戶評價、產(chǎn)能/服務(wù)能力證明（如生產(chǎn)車間照片、服務(wù)團(tuán)隊規(guī)模），判斷其是否能滿足交付要求；風(fēng)險排查：借助企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、裁判文書網(wǎng)等工具，排查供應(yīng)商是否存在失信、涉訴等風(fēng)險。建議建立“供應(yīng)商信息庫”，按行業(yè)、產(chǎn)品類型分類管理，定期更新資質(zhì)、合作評價等信息，為后續(xù)詢價提供穩(wěn)定的供方資源。（三）詢價文件的編制與發(fā)布詢價文件是傳遞采購要求、規(guī)范報價行為的核心載體，需包含以下要素：項目概況：清晰描述采購標(biāo)的（如“XX型號辦公電腦10臺”）、交付地點、工期/服務(wù)周期；報價要求：明確報價幣種、有效期（如“報價自提交之日起30日內(nèi)有效”）、報價形式（含稅/不含稅、是否包含運輸費）；響應(yīng)文件組成：要求供應(yīng)商提供“報價單、技術(shù)參數(shù)響應(yīng)表、資質(zhì)證明復(fù)印件、售后服務(wù)方案”等材料，避免遺漏關(guān)鍵信息；評審規(guī)則：提前明確評審維度（如價格占比60%、技術(shù)響應(yīng)占比30%、服務(wù)方案占比10%），確保評審過程有據(jù)可依。文件編制完成后，需通過郵件、平臺公告或定向邀請等方式，向至少3家符合條件的供應(yīng)商同步發(fā)送，保障充分競爭。（四）報價接收與初步審核供應(yīng)商提交報價后，采購人員需進(jìn)行“形式審查”：檢查響應(yīng)文件是否完整（如報價單是否簽字蓋章、資質(zhì)文件是否清晰）；核對報價是否存在明顯錯誤（如單價與總價邏輯矛盾、關(guān)鍵參數(shù)未響應(yīng)）；記錄報價時間，確保在截止時間前提交的報價才被納入評審。對于不符合要求的報價，可按文件約定要求供應(yīng)商補正；若補正后仍不滿足，應(yīng)書面告知并說明理由，避免后續(xù)爭議。（五）評審定標(biāo)與結(jié)果公示評審環(huán)節(jié)需組建“3人及以上”的評審小組（含技術(shù)、財務(wù)、使用部門代表），按既定規(guī)則開展評審：1.技術(shù)評審：對比供應(yīng)商的技術(shù)參數(shù)響應(yīng)情況，判斷是否滿足采購需求（如設(shè)備配置是否達(dá)標(biāo)、服務(wù)方案是否可行）；2.價格評審：計算各供應(yīng)商的報價得分（如以最低報價為基準(zhǔn)分，其他報價按比例得分）；3.綜合評審：結(jié)合技術(shù)、價格、服務(wù)等維度，形成評審報告，推薦“性價比最優(yōu)”的供應(yīng)商。定標(biāo)后，需在企業(yè)內(nèi)部或指定平臺公示結(jié)果（公示期一般為3-5個工作日），接受內(nèi)部監(jiān)督，公示無異議后即可進(jìn)入合同簽訂環(huán)節(jié)。（六）合同簽訂與履約管理合同內(nèi)容需與詢價文件、報價響應(yīng)保持一致，明確“標(biāo)的、價格、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、違約責(zé)任”等條款。例如，設(shè)備采購合同需約定“到貨后7日內(nèi)完成驗收，驗收標(biāo)準(zhǔn)以詢價文件技術(shù)參數(shù)為準(zhǔn)”；服務(wù)合同需明確“服務(wù)成果的交付形式（如月度報告）、考核指標(biāo)（如客戶滿意度≥95%）”。履約過程中，需建立“節(jié)點跟蹤機制”：到貨時檢查數(shù)量、外觀；驗收時核對技術(shù)參數(shù)；結(jié)算時依據(jù)合同約定的付款條件（如驗收合格后30日內(nèi)支付90%貨款，質(zhì)保期滿支付尾款）。同時，需留存驗收單、付款憑證等文件，作為審計備查資料。二、核心范本模板解析與使用指南（一）詢價通知書（模板示例與填寫要點）模板結(jié)構(gòu)：標(biāo)題：“XX項目詢價通知書”致供應(yīng)商：明確供應(yīng)商名稱，體現(xiàn)正式性；項目概況：簡潔描述采購內(nèi)容（如“采購一批實驗室耗材，包含試管、燒杯等，具體規(guī)格見附件”）；報價要求：報價截止時間：精確到“某年某月某日某時”（需預(yù)留合理響應(yīng)時間，如自發(fā)布之日起5個工作日）；報價方式：指定郵箱或平臺上傳，避免線下隨意提交；價格構(gòu)成：明確“報價包含稅費、運輸費、安裝調(diào)試費（如需）”，防止后期糾紛；響應(yīng)文件清單：逐項列出需提交的材料（如“1.報價單（加蓋公章）；2.營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件；3.技術(shù)參數(shù)響應(yīng)表”）；評審標(biāo)準(zhǔn)：量化各維度權(quán)重（如“價格60%、技術(shù)響應(yīng)25%、售后服務(wù)15%”）；聯(lián)系方式：提供采購聯(lián)系人、電話、郵箱，方便供應(yīng)商咨詢。填寫要點：技術(shù)參數(shù)需“清晰、可驗證”，避免模糊表述（如將“電腦內(nèi)存≥16G”改為“電腦內(nèi)存為16GDDR5”）；報價有效期需結(jié)合項目周期設(shè)置，避免過短導(dǎo)致報價失效、過長增加價格波動風(fēng)險；評審標(biāo)準(zhǔn)需提前與使用部門溝通，確保技術(shù)、服務(wù)維度的要求符合實際需求。（二）報價單（模板示例與填寫要點）模板結(jié)構(gòu)：供應(yīng)商信息：名稱、地址、聯(lián)系人、電話、開戶行及賬號（便于后期結(jié)算）；項目信息：對應(yīng)詢價通知書的項目名稱、編號；報價明細(xì)：按“序號、產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價、備注（如交貨期、質(zhì)保期）”列示，確保與詢價要求一一對應(yīng)；總價匯總：明確“合計總價（大寫+小寫）”，避免筆誤；聲明條款：如“本報價真實有效，若中標(biāo)將嚴(yán)格履行合同義務(wù)”，并加蓋公章、簽署日期。填寫要點：單價與總價需“邏輯一致”，可通過公式自動計算（如Excel模板）；備注欄需補充關(guān)鍵信息，如“設(shè)備免費保修2年，終身維護(hù)”“服務(wù)人員需持健康證上崗”；若存在“備選方案”（如不同配置的報價），需單獨列示并說明適用場景，便于采購方對比。（三）評審表（模板示例與填寫要點）模板結(jié)構(gòu)：評審項目：分為“價格、技術(shù)響應(yīng)、售后服務(wù)、資質(zhì)信譽”等維度；評分標(biāo)準(zhǔn)：為每個維度設(shè)置“分值、評分細(xì)則”（如價格維度：最低報價得60分，其他報價=60×（最低報價/當(dāng)前報價））；評審記錄：評審人員對每個供應(yīng)商的打分情況、關(guān)鍵評審意見（如“供應(yīng)商A技術(shù)參數(shù)全部響應(yīng)，但報價高于最低報價10%”）；匯總結(jié)果：計算各供應(yīng)商的總分，按得分排序推薦中標(biāo)候選人。填寫要點：評分細(xì)則需“客觀可量化”，避免主觀判斷（如將“售后服務(wù)好”改為“售后服務(wù)方案包含7×24小時響應(yīng)，得15分；響應(yīng)時間超過48小時，得0分”）；評審意見需“具體、有依據(jù)”，如指出某供應(yīng)商“資質(zhì)文件未提供特種設(shè)備許可證，不符合采購要求”；評審表需由評審人員簽字確認(rèn)，確保責(zé)任可追溯。三、常見問題與優(yōu)化建議（一）常見問題及解決思路1.供應(yīng)商響應(yīng)不足（少于3家）：原因：供應(yīng)商庫資源有限、詢價文件要求過高；解決：拓寬邀請渠道（如行業(yè)協(xié)會推薦、公開招標(biāo)平臺發(fā)布），或適當(dāng)放寬非核心要求（如將“必須有3年以上行業(yè)經(jīng)驗”改為“提供類似項目案例”）。2.報價偏離采購需求：表現(xiàn)：供應(yīng)商報價的產(chǎn)品參數(shù)、服務(wù)內(nèi)容與詢價要求不符；解決：在詢價文件中明確“偏離項需單獨說明，重大偏離（如參數(shù)不滿足）將導(dǎo)致報價無效”，評審時嚴(yán)格剔除重大偏離的報價。3.模板填寫不規(guī)范：表現(xiàn)：報價單未蓋章、資質(zhì)文件模糊、評審表打分邏輯混亂；解決：發(fā)布模板時提供“填寫指南”（如標(biāo)注“*”為必填項、示例填寫方式），并在接收報價前開展供應(yīng)商培訓(xùn)。（二）流程優(yōu)化與效率提升1.信息化工具應(yīng)用：使用采購管理系統(tǒng)（如釘釘采購模塊、簡道云表單）實現(xiàn)“詢價文件發(fā)布、報價提交、評審打分”全流程線上化，自動統(tǒng)計報價、生成評審報告，減少人工失誤。2.范本模板動態(tài)更新：定期復(fù)盤采購項目，根據(jù)新的法規(guī)要求（如《政府采購法》修訂）、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如產(chǎn)品新國標(biāo)）更新模板，確保合規(guī)性。3.合規(guī)性審查前置：在詢價文件發(fā)布前，由法務(wù)或合規(guī)部門審查“評審規(guī)則、合同條款”，避免因條款違法導(dǎo)致采購無效。結(jié)語詢價采購的