印章管理責(zé)任書簽訂模板與管理流程印章作為組織權(quán)力與責(zé)任的法定載體，其管理合規(guī)性直接關(guān)系到法律風(fēng)險防控與權(quán)益維護(hù)。印章管理責(zé)任書需明確責(zé)任主體、管理職責(zé)、違規(guī)追責(zé)等核心要素，為印章全流程管理提供權(quán)責(zé)依據(jù)。以下為通用模板示例（可結(jié)合組織特性調(diào)整）：（一）責(zé)任書核心條款設(shè)計印章管理責(zé)任書甲方（責(zé)任單位）：____________________乙方（責(zé)任人員）：______________________為規(guī)范印章使用與管理，明確雙方權(quán)責(zé)，防范印章使用風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《印章治安管理辦法》及甲方內(nèi)部制度，甲乙雙方就[印章名稱，如“行政公章”“合同專用章”等]的管理事宜約定如下：1.責(zé)任主體與管理范圍乙方作為甲方[印章名稱]的專職保管人/使用責(zé)任人，負(fù)責(zé)該印章的日常保管、合規(guī)使用、風(fēng)險防控及全流程管理工作，管理范圍涵蓋印章的申請審核、用印登記、安全維護(hù)等環(huán)節(jié)。2.管理職責(zé)細(xì)化保管規(guī)范：乙方須將印章存放于[指定場所，如帶鎖保險柜]，非工作時間及用印間隙確保印章處于安全鎖存狀態(tài)；嚴(yán)禁擅自將印章帶離規(guī)定保管區(qū)域（特殊事項須經(jīng)甲方書面審批）。用印審批：嚴(yán)格執(zhí)行“先審批、后用印”制度，凡使用印章須取得甲方[審批層級，如“部門負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)”]的書面審批意見；用印前須核對文件內(nèi)容、格式、份數(shù)與審批事項的一致性，嚴(yán)禁為空白文件、超范圍文件加蓋印章。登記備案：建立《印章使用登記臺賬》，如實記錄用印時間、事項、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人等信息，臺賬須長期留存?zhèn)洳?；電子用印記錄同步上傳至甲方指定管理系統(tǒng)。風(fēng)險防控：發(fā)現(xiàn)印章遺失、被盜或違規(guī)使用線索，須立即向甲方報告并配合核查、掛失、報案等工作；嚴(yán)禁偽造、變造印章，嚴(yán)禁向第三方轉(zhuǎn)借、出租印章。3.違規(guī)責(zé)任追究若乙方違反本責(zé)任書約定，導(dǎo)致甲方產(chǎn)生法律糾紛、經(jīng)濟損失或聲譽損害的，甲方有權(quán)視情節(jié)給予警告、記過、解除勞動關(guān)系等處分；涉及違法犯罪的，移交司法機關(guān)追究刑事責(zé)任；乙方須對甲方全部損失承擔(dān)賠償責(zé)任。4.有效期與續(xù)簽本責(zé)任書自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期至[具體日期/乙方崗位調(diào)整/離職之日]。若乙方崗位調(diào)整或印章管理責(zé)任轉(zhuǎn)移，須重新簽訂責(zé)任書；有效期屆滿前30日內(nèi)，雙方協(xié)商續(xù)簽事宜。5.其他約定本責(zé)任書未盡事宜，按甲方現(xiàn)行管理制度執(zhí)行；因履行本責(zé)任書發(fā)生爭議，雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成可向甲方所在地勞動爭議調(diào)解機構(gòu)或人民法院提起訴訟。甲方（蓋章）：_________乙方（簽字）：_________日期：______年____月____日日期：______年____月____日二、印章管理全流程操作規(guī)范印章管理需貫穿“申請-審批-使用-保管-交接-銷毀”全周期，通過流程化、標(biāo)準(zhǔn)化操作降低風(fēng)險。（一）用印申請與審批流程1.申請發(fā)起：用印申請人填寫《印章使用申請表》，注明用印事項、文件類型、份數(shù)、緊急程度等，附待印文件（或草稿）提交至部門負(fù)責(zé)人初審。2.層級審批：部門負(fù)責(zé)人審核事項真實性、合規(guī)性后，按事項重要程度提交至分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批（如合同用印須經(jīng)法務(wù)部門合規(guī)審查）；涉及對外承諾、擔(dān)保等重大事項，須經(jīng)集體決策。3.審批反饋：審批通過后，申請人將《印章使用申請表》及審批意見交至印章保管人；審批未通過的，說明理由并退回，申請人可補充材料后重新申請。（二）用印登記與操作規(guī)范1.登記核驗：保管人對照《印章使用申請表》核對待印文件的內(nèi)容、份數(shù)、審批意見，確認(rèn)無誤后在《印章使用登記臺賬》逐項登記。2.用印操作：保管人在監(jiān)控覆蓋區(qū)域加蓋印章，確保印章清晰、位置規(guī)范；多頁文件須加蓋騎縫章，復(fù)印件用印須標(biāo)注“復(fù)印無效”；用印后在文件注明日期及編號，與申請表一并歸檔。3.特殊情形處理：緊急事項且審批人無法及時簽字的，須通過電話、郵件取得審批人同意，24小時內(nèi)補全手續(xù)；嚴(yán)禁以“緊急”為由規(guī)避審批。（三）印章保管與安全管理1.專人保管：印章由甲方指定專人（即責(zé)任書乙方）保管，保管人簽署保密承諾書，不得透露印章保管位置、密碼等信息。2.存放要求：印章存放于防火、防潮、防盜的專用保險柜，鑰匙/密碼由保管人專人持有；非工作時間，保險柜須鎖定，鑰匙/密碼不得轉(zhuǎn)交他人。3.定期檢查：保管人每周檢查印章保管狀態(tài)，每月會同行政部/審計部盤點印章，核對實物與臺賬一致性，檢查結(jié)果形成書面記錄。（四）印章交接與銷毀流程1.交接管理：因人員離職、崗位調(diào)整移交印章的，須提前3個工作日申請，由部門負(fù)責(zé)人+HR專員現(xiàn)場監(jiān)交。移交時填寫《印章交接清單》，注明印章名稱、數(shù)量、移交時間、三方簽字確認(rèn)后存檔；接收人須重新簽訂責(zé)任書。2.銷毀流程：印章因磨損、廢止需銷毀的，保管人填寫《印章銷毀申請表》，附印章實物及廢止依據(jù)，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批后，由行政部+法務(wù)部現(xiàn)場監(jiān)督銷毀；銷毀時對印章進(jìn)行破壞性處理（如切割、熔毀），拍攝過程照片、視頻并歸檔。三、印章管理保障機制為確保責(zé)任書與流程落地，需建立“監(jiān)督+培訓(xùn)+技術(shù)”三位一體的保障體系。（一）監(jiān)督與審計機制1.日常監(jiān)督：行政部、審計部每季度抽查印章管理情況，重點檢查用印審批、登記臺賬、保管狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題立即整改并通報責(zé)任人。2.專項審計：每年開展一次印章管理專項審計，排查全年用印合規(guī)性與風(fēng)險點，形成審計報告并提出改進(jìn)建議；對違規(guī)行為按責(zé)任書嚴(yán)肅追責(zé)。（二）培訓(xùn)與宣導(dǎo)機制1.入職培訓(xùn)：新員工入職時參加印章管理專項培訓(xùn)，學(xué)習(xí)責(zé)任書條款、流程規(guī)范及風(fēng)險案例，考核通過后方可參與相關(guān)工作。2.定期復(fù)訓(xùn)：每半年組織一次印章管理人員復(fù)訓(xùn)，結(jié)合最新法規(guī)、制度調(diào)整及典型案例，強化責(zé)任意識與操作能力；復(fù)訓(xùn)記錄納入績效考核。（三）技術(shù)賦能管理1.防偽印章應(yīng)用：重要印章采用芯片植入、特殊紋路等防偽技術(shù)，便于快速鑒別真?zhèn)?，降低偽造風(fēng)險。2.電子用印系統(tǒng)：推廣電子印章管理系統(tǒng)，實現(xiàn)申請、審批、登記、記錄全流程線上化，自動留存操作痕跡，提高管理效率與可追溯性。3.智能監(jiān)控設(shè)備：在印章保管區(qū)及用印場所安裝高清監(jiān)控，錄像至少留存3個月，便于事后核查異常用印行為。結(jié)語印章管理責(zé)任書的簽訂與全流程規(guī)范管理，是組織防范法律風(fēng)險、維護(hù)運營安全的核