PAGE小企業(yè)生產(chǎn)采購制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范小企業(yè)生產(chǎn)采購活動，確保采購工作的順利進(jìn)行，滿足生產(chǎn)需求，提高采購效率，降低采購成本，保證產(chǎn)品質(zhì)量，維護(hù)企業(yè)利益，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于本小企業(yè)內(nèi)所有與生產(chǎn)采購相關(guān)的部門、人員及采購活動。（三）基本原則1.合法性原則采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.經(jīng)濟(jì)性原則在滿足生產(chǎn)需求的前提下，充分考慮成本因素，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。3.質(zhì)量原則所采購的物資和服務(wù)必須符合生產(chǎn)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量不受影響。4.及時(shí)性原則根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和需求，及時(shí)安排采購活動，確保物資和服務(wù)按時(shí)供應(yīng)，不影響生產(chǎn)進(jìn)度。5.公開透明原則采購過程應(yīng)保持公開、透明，接受企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督，防止腐敗和不正當(dāng)行為。二、采購計(jì)劃管理（一）生產(chǎn)需求分析1.生產(chǎn)部門應(yīng)定期（每月/每季度）對生產(chǎn)任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分析，明確所需物資和服務(wù)的種類、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求及交貨時(shí)間等。2.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃的調(diào)整，及時(shí)更新生產(chǎn)需求信息，并與采購部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門依據(jù)生產(chǎn)部門提供的生產(chǎn)需求信息，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃應(yīng)分批次制定，確保采購活動的有序進(jìn)行。對于緊急采購需求，應(yīng)及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃，并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。（三）采購計(jì)劃審批1.采購計(jì)劃制定完成后，需提交至相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批流程一般為采購部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核預(yù)算、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.各審批部門應(yīng)認(rèn)真審核采購計(jì)劃，確保其合理性、經(jīng)濟(jì)性和可行性。對于不符合要求的采購計(jì)劃，應(yīng)提出修改意見，采購部門根據(jù)意見進(jìn)行調(diào)整后重新提交審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等）收集潛在供應(yīng)商的信息，并進(jìn)行整理和分類。2.制定供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)選擇標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選，確定合格供應(yīng)商名單。3.對于重要物資和服務(wù)的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際情況。考察內(nèi)容包括企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量管理體系、人員配備等方面?？疾旖Y(jié)束后，形成考察報(bào)告，作為是否選擇該供應(yīng)商的參考依據(jù)。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估機(jī)制，定期（每半年/每年）對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作配合度等方面。2.采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告失分情況、交貨延遲次數(shù)、價(jià)格波動情況、客戶投訴處理情況等，并進(jìn)行整理和分析。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予獎勵和優(yōu)先合作機(jī)會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，發(fā)出整改通知，要求其限期改進(jìn)；對于整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，及時(shí)傳達(dá)企業(yè)的需求和要求，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和問題。2.建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對于在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格等方面表現(xiàn)突出的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如現(xiàn)金獎勵、訂單增加、合作期限延長等。3.幫助供應(yīng)商解決生產(chǎn)經(jīng)營過程中遇到的問題，如技術(shù)難題、資金周轉(zhuǎn)困難等，建立良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏。四、采購流程管理（一）采購申請1.生產(chǎn)部門及其他需要采購物資和服務(wù)的部門，根據(jù)生產(chǎn)需求和實(shí)際情況，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間、用途等內(nèi)容，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購申請表提交至采購部門后，采購人員應(yīng)進(jìn)行初步審核，檢查申請內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，需求是否合理。對于不符合要求的采購申請，采購人員應(yīng)及時(shí)與申請部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息。（二）采購詢價(jià)1.根據(jù)采購申請表的內(nèi)容，采購人員在合格供應(yīng)商名單中選擇若干家供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)方式可以采用電話詢價(jià)、郵件詢價(jià)、傳真詢價(jià)或面對面詢價(jià)等。2.詢價(jià)時(shí)，應(yīng)向供應(yīng)商提供詳細(xì)的采購需求信息，要求供應(yīng)商報(bào)出產(chǎn)品價(jià)格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購人員應(yīng)收集多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，并進(jìn)行整理和比較。（三）采購談判1.根據(jù)詢價(jià)結(jié)果及企業(yè)實(shí)際情況，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判人員一般由采購部門負(fù)責(zé)人、采購人員及相關(guān)技術(shù)人員組成。2.談判前，談判人員應(yīng)充分了解采購物資和服務(wù)的市場行情、供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)等信息，制定談判策略。談判過程中，應(yīng)重點(diǎn)圍繞產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭取達(dá)成雙方都能接受的采購合同。3.談判結(jié)束后，談判人員應(yīng)形成談判紀(jì)要，記錄談判過程中的主要內(nèi)容和達(dá)成的共識。談判紀(jì)要經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，作為采購合同的附件。（四）采購合同簽訂1.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同起草完成后，提交至相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核流程一般為采購部門審核、財(cái)務(wù)部門審核條款、法務(wù)部門審核合法性、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.各審核部門應(yīng)認(rèn)真審核采購合同，確保其內(nèi)容完整、條款清晰、合法合規(guī)。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，要求其進(jìn)行修改。采購合同審核通過后，由企業(yè)法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。（五）采購訂單下達(dá)1.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時(shí)下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.采購訂單下達(dá)后，采購人員應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。對于訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保物資和服務(wù)按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。（六）采購驗(yàn)收1.物資和服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門（如生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等）做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資和服務(wù)到貨后，由驗(yàn)收人員按照采購合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。對于重要物資和服務(wù)，應(yīng)進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)或全檢。3.驗(yàn)收合格的物資和服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)出具驗(yàn)收報(bào)告，并辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資和服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（七）采購付款1.采購付款應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行。采購人員應(yīng)在付款前，核對采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)單據(jù)，確保付款信息準(zhǔn)確無誤。2.采購付款申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)記錄采購付款情況，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)識別機(jī)制，定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估。風(fēng)險(xiǎn)識別的范圍包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.采購部門及相關(guān)人員應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)、供應(yīng)商經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況等信息，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)因素。對于發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并分析其可能產(chǎn)生的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別的結(jié)果，對采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估。風(fēng)險(xiǎn)評估可以采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級和可能性。2.對于高風(fēng)險(xiǎn)的采購項(xiàng)目，應(yīng)制定專門的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理力度。對于中風(fēng)險(xiǎn)和低風(fēng)險(xiǎn)的采購項(xiàng)目，也應(yīng)保持關(guān)注，采取適當(dāng)?shù)姆婪洞胧?，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對不同類型的采購風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。例如，對于市場風(fēng)險(xiǎn)，可以通過建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制、簽訂長期合同等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可以加強(qiáng)供應(yīng)商管理、增加備用供應(yīng)商等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，可以加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)、要求供應(yīng)商提供質(zhì)量擔(dān)保等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于合同風(fēng)險(xiǎn)，可以加強(qiáng)合同審核、明確雙方責(zé)任等方式進(jìn)行應(yīng)對；對于付款風(fēng)險(xiǎn)，可以加強(qiáng)付款審批、跟蹤付款進(jìn)度等方式進(jìn)行應(yīng)對。2.在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。同時(shí)，應(yīng)定期對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行效果進(jìn)行評估和總結(jié)，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。六、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立采購內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購過程的監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇與管理情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與履行情況、采購付款情況等方面。2.企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期（每半年/每年）對采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.采購部門應(yīng)定期向企業(yè)管理層匯報(bào)采購工作情況，接受管理層的監(jiān)督和指導(dǎo)。同時(shí)，應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)部門的審計(jì)工作，提供相關(guān)資料和信息。（二）外部審計(jì)1.企業(yè)應(yīng)定期聘請外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對采購活動進(jìn)行審計(jì)，確保采購行為合法合規(guī)。外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和專業(yè)能力，能夠獨(dú)立、客觀、公正地開展審計(jì)工作。2.外部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和審計(jì)要求，制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃，對采購活動進(jìn)行全面