水利工程檔案管理實(shí)施細(xì)則一、歸檔范圍與責(zé)任劃分水利工程檔案歸檔范圍涵蓋項(xiàng)目全生命周期，包括前期工作、勘察設(shè)計(jì)、施工建設(shè)、監(jiān)理管理、驗(yàn)收運(yùn)營及其他專項(xiàng)工作形成的具有保存價(jià)值的文件材料。具體劃分如下：（一）前期工作階段文件1.項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告（含投資估算）、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、水土保持方案報(bào)告等編制文件及相關(guān)審查意見、批復(fù)文件；2.項(xiàng)目選址意見、用地預(yù)審意見、取水許可批準(zhǔn)文件、文物保護(hù)協(xié)議等行政許可類文件；3.項(xiàng)目法人組建文件、籌資協(xié)議、招投標(biāo)文件（含招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書）；4.測量、地質(zhì)勘察成果（含地形圖、鉆孔柱狀圖、水文觀測記錄、地質(zhì)災(zāi)害評估報(bào)告）。（二）勘察設(shè)計(jì)階段文件1.初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件（含設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)圖紙、計(jì)算書、材料設(shè)備選型清單）；2.設(shè)計(jì)變更文件（含變更申請單、設(shè)計(jì)變更圖紙、變更論證報(bào)告、審批記錄）；3.設(shè)計(jì)審查文件（含各階段設(shè)計(jì)審查會議紀(jì)要、專家意見、審查批復(fù)文件）；4.勘察成果驗(yàn)證文件（含原位測試報(bào)告、室內(nèi)試驗(yàn)報(bào)告、勘察成果復(fù)核記錄）。（三）施工建設(shè)階段文件1.施工管理文件：施工合同、施工組織設(shè)計(jì)（含專項(xiàng)施工方案）、施工進(jìn)度計(jì)劃、工地會議紀(jì)要、工程簡報(bào)；2.質(zhì)量控制文件：原材料/構(gòu)配件進(jìn)場檢驗(yàn)報(bào)告（含水泥、鋼筋、外加劑等檢測報(bào)告）、混凝土/砂漿配合比試驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄（含影像資料及驗(yàn)收單）、分部分項(xiàng)工程質(zhì)量評定表；3.安全管理文件：安全技術(shù)交底記錄、安全檢查記錄、安全事故處理報(bào)告（含調(diào)查記錄、整改方案、驗(yàn)收意見）；4.進(jìn)度管理文件：工程計(jì)量單、工程款支付申請及審批記錄、工期延誤說明及批復(fù)文件；5.設(shè)備管理文件：主要設(shè)備（如閘門、啟閉機(jī)、水泵）的出廠合格證、安裝說明書、調(diào)試記錄、驗(yàn)收報(bào)告。（四）監(jiān)理管理階段文件1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)；2.監(jiān)理通知單（含質(zhì)量問題整改通知、安全隱患整改通知）及回復(fù)單；3.平行檢測報(bào)告（含原材料抽檢、混凝土強(qiáng)度抽檢記錄）、見證取樣記錄；4.單元工程質(zhì)量評定審核記錄、分部工程驗(yàn)收意見、單位工程質(zhì)量評估報(bào)告。（五）驗(yàn)收與運(yùn)營階段文件1.專項(xiàng)驗(yàn)收文件：水土保持驗(yàn)收、環(huán)境保護(hù)驗(yàn)收、消防驗(yàn)收、檔案驗(yàn)收等專項(xiàng)驗(yàn)收鑒定書及相關(guān)報(bào)告；2.竣工驗(yàn)收文件：工程竣工報(bào)告、竣工財(cái)務(wù)決算報(bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書、工程移交證書；3.運(yùn)行管理文件：日常巡查記錄（含水位、滲流、結(jié)構(gòu)變形觀測數(shù)據(jù)）、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、大修改造方案及實(shí)施記錄、應(yīng)急搶險(xiǎn)預(yù)案及演練記錄。責(zé)任劃分：項(xiàng)目法人（建設(shè)單位）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案管理，制定歸檔計(jì)劃；勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位按合同約定，負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)文件的收集、整理與移交；運(yùn)行管理單位負(fù)責(zé)接收竣工檔案并承擔(dān)運(yùn)營期文件歸檔責(zé)任。二、文件質(zhì)量與形成要求（一）紙質(zhì)文件要求1.內(nèi)容完整：文件應(yīng)要素齊全，包括項(xiàng)目名稱、形成時(shí)間、責(zé)任單位（人）、關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如工程量、檢測數(shù)值）等；2.簽署規(guī)范：需簽字確認(rèn)的文件（如驗(yàn)收記錄、變更單）應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人手寫簽字，不得代簽或使用電子簽名（電子文件另有規(guī)定的除外）；需加蓋公章的文件應(yīng)加蓋清晰有效公章（鮮章），騎縫章覆蓋不少于3頁；3.載體合規(guī)：采用耐久性強(qiáng)的紙張（克重≥70g），書寫材料使用藍(lán)黑或碳素墨水，禁止使用鉛筆、純藍(lán)墨水或易褪色圓珠筆；圖紙采用硫酸紙底圖或CAD電子圖打印，曬藍(lán)圖需清晰無重影。（二）電子文件要求1.格式標(biāo)準(zhǔn)：文本類文件優(yōu)先采用PDF格式（可編輯版本需同時(shí)保存WORD/EXCEL原文件），圖紙類文件保存為CAD（.dwg）或PDF格式，表格類文件保存為EXCEL（.xlsx）格式；2.元數(shù)據(jù)完整：電子文件需關(guān)聯(lián)元數(shù)據(jù)，包括文件題名、形成時(shí)間、責(zé)任者、格式、密級、保管期限等，元數(shù)據(jù)與文件同步歸檔；3.備份要求：電子文件需雙套備份（一套離線存儲，一套在線備份），離線備份介質(zhì)采用藍(lán)光光盤或企業(yè)級移動硬盤（單盤容量≤4TB），存儲前需進(jìn)行病毒檢測，備份周期為重要文件（如驗(yàn)收報(bào)告）每月1次，一般文件每季度1次；4.長期可讀：每5年對電子文件存儲介質(zhì)進(jìn)行檢測，對出現(xiàn)讀取異常的文件及時(shí)遷移至新介質(zhì)，遷移過程需記錄遷移時(shí)間、介質(zhì)類型、操作人等信息。（三）聲像檔案要求1.照片：分辨率不低于300dpi，格式為JPEG（壓縮比≤1:10），需標(biāo)注時(shí)間、地點(diǎn)、事由、主要人物及背景說明；2.視頻：采用MP4格式（H.264編碼），分辨率不低于1920×1080，幀率≥25fps，時(shí)長超過5分鐘的視頻需分段存儲并添加章節(jié)索引；3.錄音：采用WAV或MP3格式（碼率≥192kbps），需附文字轉(zhuǎn)錄稿，標(biāo)注關(guān)鍵對話內(nèi)容及時(shí)間節(jié)點(diǎn)。三、整理與編目規(guī)范（一）分類與組卷1.分類方法：采用“項(xiàng)目-階段-專業(yè)”三級分類體系。一級類為項(xiàng)目代碼（由主管部門統(tǒng)一編制），二級類為階段代碼（前期GQ、設(shè)計(jì)SJ、施工SG、監(jiān)理JL、驗(yàn)收YS、運(yùn)營YY），三級類為專業(yè)代碼（水工SG、機(jī)電JD、金屬結(jié)構(gòu)JS等）；2.組卷原則：按文件形成規(guī)律、專業(yè)相關(guān)性及保管期限組卷，同一卷內(nèi)文件應(yīng)內(nèi)容關(guān)聯(lián)、數(shù)量適宜（一般不超過200頁）；跨階段文件按主要形成階段組卷，密級不同的文件分開組卷。（二）卷內(nèi)整理1.文件排列：卷內(nèi)文件按重要程度或時(shí)間順序排列，文字材料在前、圖紙?jiān)诤?；正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批?fù)在前、請示在后；2.卷內(nèi)目錄：采用A4紙編制，包括序號、文件編號、文件題名、日期、頁號、備注，目錄與卷內(nèi)文件一一對應(yīng)；3.卷內(nèi)備考表：填寫卷內(nèi)文件數(shù)量、缺損/修改情況、立卷人及立卷時(shí)間，備考表置于卷末。（三）案卷編目1.檔號編制：檔號=項(xiàng)目代碼-階段代碼-專業(yè)代碼-案卷號（4位數(shù)字），示例：SL2023-GQ-SG-0001（2023年水利項(xiàng)目前期階段水工專業(yè)第1卷）；2.案卷封面：標(biāo)注檔號、項(xiàng)目名稱、階段名稱、專業(yè)名稱、保管期限、密級（無密級標(biāo)注“非密”），封面采用牛皮紙制作，字跡清晰工整；3.電子檔案編目：建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，字段包括檔號、文件題名、形成時(shí)間、責(zé)任者、格式、存儲路徑等，支持關(guān)鍵詞檢索與批量導(dǎo)出。四、保管與保護(hù)措施（一）庫房管理1.環(huán)境控制：檔案庫房應(yīng)獨(dú)立設(shè)置，配備溫濕度自動調(diào)控系統(tǒng)，溫度控制在14-24℃（日波動≤2℃），相對濕度控制在45-60%（日波動≤5%）；2.安全防護(hù)：庫房安裝防火（自動噴淋+氣體滅火系統(tǒng)）、防盜（紅外監(jiān)控+門禁系統(tǒng)）、防光（遮光窗簾+防紫外線照明）、防蟲（定期投放無腐蝕性殺蟲劑）設(shè)施，禁止存放易燃、易爆及腐蝕性物品；3.裝具要求：紙質(zhì)檔案使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒（310mm×220mm×40mm），排列于密集架（架體間距≥0.7m）；電子檔案存儲介質(zhì)置于防磁柜（防磁等級≥5高斯），聲像檔案使用專用光盤盒或磁帶盒。（二）日常維護(hù)1.紙質(zhì)檔案：每季度檢查案卷封裝情況，對破損文件及時(shí)修復(fù)（采用糨糊或中性膠粘貼，避免使用透明膠帶），對字跡模糊文件進(jìn)行復(fù)制并標(biāo)注“復(fù)制件，原件存于××卷”；2.電子檔案：每月檢測存儲介質(zhì)讀取狀態(tài)，對出現(xiàn)壞道的硬盤進(jìn)行數(shù)據(jù)搶救，藍(lán)光光盤每3年翻刻一次；3.聲像檔案：視頻/錄音文件每2年播放檢測一次，照片每5年打印輸出紙質(zhì)件（分辨率不低于300dpi）作為備份。五、利用與服務(wù)管理（一）利用申請1.內(nèi)部利用：本單位人員查閱檔案需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；查閱密級檔案需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；2.外部利用：外單位人員查閱檔案需出具單位介紹信、身份證復(fù)印件，簽訂《檔案利用保密協(xié)議》，經(jīng)項(xiàng)目法人審批；涉及工程關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如設(shè)計(jì)參數(shù)、安全監(jiān)測值）的檔案，需經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人審核；3.利用限制：涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私的檔案（標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”的文件）禁止對外提供，僅限內(nèi)部授權(quán)查閱。（二）利用方式1.現(xiàn)場查閱：在檔案查閱室進(jìn)行，禁止攜帶手機(jī)、相機(jī)等拍攝設(shè)備（經(jīng)批準(zhǔn)的復(fù)制需求除外）；2.數(shù)字化利用：對非密檔案提供掃描件（分辨率300dpi，PDF格式），掃描件標(biāo)注“僅供參考，以原件為準(zhǔn)”；3.復(fù)制服務(wù)：紙質(zhì)檔案復(fù)制采用彩色掃描或翻拍，復(fù)制件加蓋“檔案復(fù)制專用章”并標(biāo)注復(fù)制時(shí)間、經(jīng)辦人；電子檔案復(fù)制需從備份介質(zhì)中導(dǎo)出，禁止直接從在線系統(tǒng)拷貝。（三）利用登記與反饋1.建立《檔案利用登記薄》，記錄查閱人、時(shí)間、檔號、查閱目的、復(fù)制情況；2.對利用頻率高的檔案（如竣工驗(yàn)收鑒定書）編制《檔案利用指南》，包含檔號、內(nèi)容簡介、查閱流程；3.每年開展檔案利用效果評估，收集用戶反饋，優(yōu)化服務(wù)流程。六、鑒定與銷毀程序（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、技術(shù)部門、項(xiàng)目管理部門代表組成（不少于5人），負(fù)責(zé)對保管期滿檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.繼續(xù)保存：涉及工程安全、歷史考證、知識產(chǎn)權(quán)的檔案（如設(shè)計(jì)計(jì)算書、重大事故處理記錄）；2.銷毀：已無參考價(jià)值且無法律糾紛的一般性文件（如一般性會議通知、臨時(shí)往來函件）；3.密級檔案：密級解除前不得銷毀，密級解除后按普通檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)處理。（三）銷毀流程1.登記造冊：編制《檔案銷毀清冊》，列明檔號、題名、數(shù)量、保管期限、鑒定意見；2.審核批準(zhǔn)：銷毀清冊經(jīng)鑒定小組組長簽字，報(bào)項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)人審批；3.現(xiàn)場監(jiān)銷：銷毀時(shí)由2名以上監(jiān)銷人（檔案管理人員+紀(jì)檢人員）全程監(jiān)督，紙質(zhì)檔案采用碎紙機(jī)粉碎（顆?！?mm×5mm）或焚燒（灰燼深埋），電子檔案使用專業(yè)軟件徹底擦除（覆蓋3次以上）；4.記錄歸檔：銷毀完成后，監(jiān)銷人在銷毀清冊上簽字，清冊與銷毀過程記錄（照片或視頻）一并歸檔保存（保存期限永久）。七、監(jiān)督與考核機(jī)制（一）監(jiān)督主體與內(nèi)容1.監(jiān)督主體：項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)對參建單位檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，主管部門每年度開展專項(xiàng)檢查；2.監(jiān)督內(nèi)容：歸檔完整性（檢查應(yīng)歸檔文件漏缺率≤2%）、整理規(guī)范性（檢查卷內(nèi)目錄與文件匹配率≥98%）、保管安全性（檢查庫房溫濕度記錄、安全設(shè)施運(yùn)行情況）、利用合規(guī)性（檢查利用登記與保密協(xié)議簽署情況）。（二）考核與獎懲1.參建單位檔案管理工