PAGE酸奶生產(chǎn)采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司酸奶生產(chǎn)采購管理工作，確保采購的物資符合生產(chǎn)要求，保證酸奶產(chǎn)品質(zhì)量，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司酸奶生產(chǎn)所需原材料、包裝材料、設(shè)備及相關(guān)服務(wù)的采購活動。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：所采購的物資必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司規(guī)定的質(zhì)量要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。2.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。3.公開公正原則：采購活動應(yīng)遵循公開、公正、公平的原則，杜絕暗箱操作和不正當(dāng)競爭。4.誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴(yán)格履行采購合同。二、采購計劃管理（一）生產(chǎn)需求分析1.生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)計劃、銷售訂單以及市場預(yù)測，提前制定酸奶生產(chǎn)月度、季度和年度計劃。2.詳細(xì)分析生產(chǎn)所需的原材料、包裝材料的品種、規(guī)格、數(shù)量以及質(zhì)量要求，并及時反饋給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門提供的需求信息，結(jié)合庫存狀況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等。2.對于緊急采購需求，生產(chǎn)部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門應(yīng)在最短時間內(nèi)安排采購。（三）采購計劃審批1.采購計劃初稿完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門進(jìn)行審批。審批部門包括生產(chǎn)部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等。2.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)審核采購計劃是否滿足生產(chǎn)需求；財務(wù)部門審核采購資金預(yù)算是否合理；質(zhì)量部門審核采購物資的質(zhì)量要求是否符合標(biāo)準(zhǔn)。3.經(jīng)各部門審批通過后的采購計劃方可實(shí)施。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選與評估1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評估其生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員素質(zhì)等方面的情況。3.根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，建立供應(yīng)商評估檔案，評估內(nèi)容包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面，按照評估得分對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。（二）供應(yīng)商選擇1.根據(jù)采購物資的類別和重要性，從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于關(guān)鍵原材料和重要包裝材料，應(yīng)選擇多家供應(yīng)商，以降低供應(yīng)風(fēng)險。2.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。（三）供應(yīng)商績效評估1.建立供應(yīng)商績效評估體系，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面進(jìn)行評估。評估周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定為季度或年度。2.采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商績效評估數(shù)據(jù)，包括到貨檢驗(yàn)合格率、交貨準(zhǔn)時率、價格波動情況、售后服務(wù)響應(yīng)時間等。3.根據(jù)績效評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行獎懲。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予增加采購量、優(yōu)先付款等獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時發(fā)出整改通知，如多次整改仍不符合要求，可考慮淘汰該供應(yīng)商。四、采購流程管理（一）采購申請1.生產(chǎn)部門、倉庫管理部門等根據(jù)生產(chǎn)需求、庫存短缺等情況填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期、用途等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。（二）采購詢價與報價1.采購部門接到采購申請后，根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和市場情況，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函。詢價函應(yīng)明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。2.供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)報價，采購部門對各供應(yīng)商的報價進(jìn)行整理和比較，分析價格差異原因。（三）采購談判1.根據(jù)詢價和報價情況，采購部門選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款。2.采購談判應(yīng)由采購部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商進(jìn)行，談判過程中應(yīng)充分溝通，爭取有利的采購條件。談判結(jié)果應(yīng)形成談判記錄，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。（四）采購合同簽訂1.采購談判達(dá)成一致后，采購部門起草采購合同。采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同經(jīng)公司法律部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。簽訂后的采購合同應(yīng)妥善保管，作為采購活動的重要依據(jù)。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。（六）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量部門、倉庫管理部門等做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時，質(zhì)量部門按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行檢驗(yàn)，倉庫管理部門核對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等是否與采購訂單一致。3.驗(yàn)收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資應(yīng)及時通知供應(yīng)商進(jìn)行處理，如退貨、換貨等。（七）付款管理1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，審核付款申請。付款申請應(yīng)包括采購訂單號、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，按照采購合同約定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付貨款。付款過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守公司財務(wù)管理制度，確保資金安全。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、交貨延遲風(fēng)險等。2.分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險：選擇多家供應(yīng)商，分散供應(yīng)風(fēng)險；在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款；加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。2.質(zhì)量風(fēng)險：嚴(yán)格審核供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系；加強(qiáng)物資驗(yàn)收環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制；定期對采購物資進(jìn)行質(zhì)量抽檢；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾。3.價格波動風(fēng)險：建立價格監(jiān)測機(jī)制，關(guān)注市場價格動態(tài)；與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款；合理安排采購時間和采購數(shù)量，避免因價格波動造成損失。4.交貨延遲風(fēng)險：在采購合同中明確交貨期違約責(zé)任；加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時了解生產(chǎn)進(jìn)度和運(yùn)輸情況；對于可能影響交貨期的因素，提前采取應(yīng)對措施，如備用供應(yīng)商安排等。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部門應(yīng)建立完善的采購檔案管理制度，對采購活動過程中的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案包括采購申請表、詢價函、報價單、談判記錄、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報告、付款憑證等。采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，如采購金額、采購數(shù)量、采購物資類別、供應(yīng)商采購情況等。2.通過采購數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購活動中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持和參考依據(jù)。（三）信息溝通與共享1.采購部門應(yīng)與生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等建立良好的信息溝通機(jī)制，及時共享采購相關(guān)信息。2.定期召開采購工作協(xié)調(diào)會議，通報采購工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應(yīng)定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作情況。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)采購活