PAGE廣告公司生產(chǎn)保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣告公司生產(chǎn)保管工作的規(guī)范化管理，確保廣告生產(chǎn)資料的安全、完整，提高生產(chǎn)效率，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與廣告生產(chǎn)保管相關(guān)的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將廣告生產(chǎn)資料的安全保管放在首位，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.規(guī)范操作原則：各項(xiàng)生產(chǎn)保管工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保工作的準(zhǔn)確性和一致性。3.高效利用原則：在保障安全的前提下，充分提高生產(chǎn)資料的利用效率，避免資源浪費(fèi)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門、崗位及人員在生產(chǎn)保管工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、生產(chǎn)資料的分類與標(biāo)識(shí)（一）生產(chǎn)資料分類1.素材類圖像素材：包括廣告設(shè)計(jì)所需的各類圖片、照片等，如產(chǎn)品圖片、場景圖片、人物圖片等。音頻素材：用于廣告中的音樂、音效等音頻文件。視頻素材：如廣告拍攝的原始視頻素材、剪輯后的視頻片段等。2.設(shè)計(jì)文件類平面設(shè)計(jì)文件：如海報(bào)設(shè)計(jì)稿、宣傳單頁設(shè)計(jì)稿、包裝設(shè)計(jì)稿等，以電子文檔形式保存，格式通常為PSD、AI等。視頻設(shè)計(jì)文件：包括廣告視頻的腳本、分鏡頭腳本、后期制作的合成文件等，格式有AE工程文件、Premiere項(xiàng)目文件等。3.文案類廣告文案：廣告的標(biāo)題、正文、廣告語等文字內(nèi)容。策劃方案：廣告策劃的整體思路、目標(biāo)受眾分析、營銷策略等相關(guān)文檔。4.實(shí)物類道具：廣告拍攝或活動(dòng)現(xiàn)場使用的各類道具，如模型、道具服裝等。應(yīng)詳細(xì)記錄其名稱、規(guī)格、數(shù)量、購買時(shí)間、存放位置等信息。樣品：制作完成的廣告產(chǎn)品樣品，用于展示、審核或客戶確認(rèn)，需妥善保管并注明相關(guān)產(chǎn)品信息。（二）標(biāo)識(shí)要求及方法1.所有生產(chǎn)資料均應(yīng)進(jìn)行明確標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括資料名稱、類別、版本號(hào)、日期、責(zé)任人等關(guān)鍵信息。2.對(duì)于電子文件，標(biāo)識(shí)可通過文件名規(guī)范、文件屬性設(shè)置或在文件夾及文件內(nèi)部添加注釋等方式實(shí)現(xiàn)。例如，文件名應(yīng)按照“項(xiàng)目名稱資料類別版本號(hào)日期責(zé)任人”的格式命名，如“XX廣告項(xiàng)目海報(bào)設(shè)計(jì)稿V1.020230510張三”。3.對(duì)于實(shí)物類生產(chǎn)資料，應(yīng)在其顯著位置粘貼標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)識(shí)牌內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，與記錄信息一致。標(biāo)識(shí)牌應(yīng)采用耐久性好的材料制作，確保長期保存。三、生產(chǎn)資料的采購與入庫（一）采購流程1.需求申請(qǐng)：各部門根據(jù)廣告生產(chǎn)計(jì)劃，填寫《生產(chǎn)資料采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明所需資料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.采購審批：申請(qǐng)表提交至采購部門，采購人員對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或涉及特殊采購的項(xiàng)目，需提交公司管理層進(jìn)行審批。3.供應(yīng)商選擇：采購人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商評(píng)估等方式，選擇合適的供應(yīng)商。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案。4.采購合同簽訂：與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時(shí)將合同副本交至相關(guān)部門備案。5.采購執(zhí)行：采購人員按照合同約定，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲或產(chǎn)品質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的解決措施，并向相關(guān)部門匯報(bào)。（二）入庫管理1.到貨驗(yàn)收：生產(chǎn)資料到貨后，倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)采購合同、送貨單等相關(guān)文件進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括資料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否與合同約定一致。對(duì)于實(shí)物類生產(chǎn)資料，應(yīng)進(jìn)行實(shí)物清點(diǎn)和質(zhì)量檢查；對(duì)于電子文件，應(yīng)檢查文件的完整性和可用性。2.入庫登記：驗(yàn)收合格的生產(chǎn)資料應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員在《生產(chǎn)資料入庫登記表》上詳細(xì)記錄資料的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫單號(hào)等信息，并按照分類存放的原則，將資料放置到指定的倉庫區(qū)域。3.入庫標(biāo)識(shí)：對(duì)入庫的生產(chǎn)資料進(jìn)行標(biāo)識(shí)，確保其易于識(shí)別和查找。標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)與采購申請(qǐng)和驗(yàn)收記錄一致，同時(shí)在倉庫管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，以便進(jìn)行庫存管理和查詢。四、生產(chǎn)資料的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.倉庫選址與布局倉庫應(yīng)選擇地勢(shì)較高且干燥、通風(fēng)良好、遠(yuǎn)離火源和污染源的地點(diǎn)。倉庫內(nèi)部應(yīng)進(jìn)行合理布局，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如素材區(qū)、設(shè)計(jì)文件區(qū)、文案區(qū)、實(shí)物區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)耐ǖ谰嚯x，便于貨物的搬運(yùn)和管理。2.溫濕度控制根據(jù)不同生產(chǎn)資料的特性，對(duì)倉庫的溫濕度進(jìn)行控制。一般來說，素材類、設(shè)計(jì)文件類和文案類資料應(yīng)存儲(chǔ)在溫度適宜（18℃25℃）、相對(duì)濕度較低（40%60%）的環(huán)境中，以防止文件受潮、發(fā)霉或變形。對(duì)于實(shí)物類生產(chǎn)資料，如道具和樣品，應(yīng)根據(jù)其材質(zhì)和保存要求，采取相應(yīng)的防護(hù)措施，避免因溫濕度變化導(dǎo)致?lián)p壞。例如，對(duì)于易受潮的木質(zhì)道具，應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的環(huán)境中，并定期檢查。3.防火、防盜、防蟲、防潮措施倉庫內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置明顯的防火標(biāo)識(shí)，嚴(yán)禁在倉庫內(nèi)吸煙和使用明火。安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，加強(qiáng)倉庫的安全防范。倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守門禁制度，非倉庫工作人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入倉庫。采取防蟲、防潮措施，如在倉庫內(nèi)放置驅(qū)蟲藥品、干燥劑，并定期對(duì)倉庫進(jìn)行清掃和消毒，防止蟲害和霉菌滋生對(duì)生產(chǎn)資料造成損害。（二）保管責(zé)任與措施1.倉庫管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)生產(chǎn)資料的日常保管工作，嚴(yán)格按照規(guī)定的存儲(chǔ)環(huán)境要求和保管方法進(jìn)行操作。定期對(duì)倉庫內(nèi)的生產(chǎn)資料進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符或資料損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并向上級(jí)報(bào)告。做好倉庫的環(huán)境衛(wèi)生和安全管理工作，保持倉庫整潔、通風(fēng)良好，消除安全隱患。根據(jù)生產(chǎn)部門的需求，及時(shí)辦理生產(chǎn)資料的出庫手續(xù)，并做好記錄。2.分類保管措施按照生產(chǎn)資料的分類，進(jìn)行分區(qū)存放。同類資料應(yīng)集中放置在同一區(qū)域，并按照一定的順序排列，便于查找和管理。對(duì)于重要的生產(chǎn)資料，如涉及公司核心業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)文件、文案資料等，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份存儲(chǔ)等額外的保管措施，以防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。實(shí)物類生產(chǎn)資料應(yīng)根據(jù)其特性進(jìn)行妥善保管，如道具應(yīng)進(jìn)行分類存放，并做好防護(hù)措施；樣品應(yīng)標(biāo)明產(chǎn)品信息和存放期限，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.庫存盤點(diǎn)倉庫管理人員應(yīng)定期（每月/每季度）對(duì)生產(chǎn)資料進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，盤點(diǎn)內(nèi)容包括資料的數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)狀態(tài)等。盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)填寫《生產(chǎn)資料庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與賬目記錄不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，屬于正常損耗或合理誤差的，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整；屬于人為原因?qū)е碌膩G失、損壞等情況，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。庫存盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題和改進(jìn)建議，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行總結(jié)和分析，以便采取措施加以改進(jìn)。五、生產(chǎn)資料的領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用流程1.領(lǐng)用申請(qǐng)：生產(chǎn)部門根據(jù)廣告生產(chǎn)需要，填寫《生產(chǎn)資料領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明所需資料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間（如有）等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批發(fā)放：申請(qǐng)表提交至倉庫管理人員，倉庫管理人員對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)庫存情況和領(lǐng)用需求的合理性。對(duì)于貴重或限量的生產(chǎn)資料，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后才能發(fā)放。3.領(lǐng)用登記：倉庫管理人員根據(jù)審批后的申請(qǐng)，辦理生產(chǎn)資料的出庫手續(xù)。在《生產(chǎn)資料出庫登記表》上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、資料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并將領(lǐng)用的生產(chǎn)資料發(fā)放給領(lǐng)用人。4.簽字確認(rèn)：領(lǐng)用人在領(lǐng)取生產(chǎn)資料時(shí)，應(yīng)在出庫登記表上簽字確認(rèn)，確保對(duì)所領(lǐng)用的資料負(fù)責(zé)。（二）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：嚴(yán)格按照生產(chǎn)部門的實(shí)際需求發(fā)放生產(chǎn)資料，避免超量領(lǐng)用或浪費(fèi)。2.先進(jìn)先出原則：對(duì)于有保質(zhì)期或時(shí)效性要求的生產(chǎn)資料，應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)放，確保資料在有效期內(nèi)使用。3.以舊換新原則：對(duì)于可重復(fù)使用的實(shí)物類生產(chǎn)資料，如道具等，在領(lǐng)用新資料時(shí)，應(yīng)要求領(lǐng)用人以舊換新，以保證生產(chǎn)資料的合理使用和回收利用。六、生產(chǎn)資料的使用與歸還（一）使用規(guī)范1.領(lǐng)用人在使用生產(chǎn)資料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)操作規(guī)程和使用說明進(jìn)行操作，確保資料的安全和有效使用。2.對(duì)于電子文件類生產(chǎn)資料，領(lǐng)用人應(yīng)妥善保管，不得擅自修改、刪除或傳播。如需對(duì)文件進(jìn)行編輯，應(yīng)在備份文件的基礎(chǔ)上進(jìn)行操作，并確保編輯后的文件符合公司的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)要求。3.實(shí)物類生產(chǎn)資料在使用過程中，領(lǐng)用人應(yīng)注意愛護(hù)，避免損壞。如因使用不當(dāng)造成資料損壞，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)向倉庫管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）歸還要求1.使用完畢后，領(lǐng)用人應(yīng)及時(shí)將生產(chǎn)資料歸還倉庫。歸還時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)按照入庫驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，確保資料的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等符合要求。2.對(duì)于實(shí)物類生產(chǎn)資料，如道具等，歸還時(shí)應(yīng)保持清潔、完好，如有損壞或丟失，領(lǐng)用人應(yīng)說明原因，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。3.對(duì)于電子文件類生產(chǎn)資料，領(lǐng)用人應(yīng)將文件備份后歸還倉庫，并確保備份文件的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，應(yīng)在倉庫管理系統(tǒng)中更新文件的使用記錄和歸還狀態(tài)。七、生產(chǎn)資料檔案管理（一）檔案建立1.為每一份生產(chǎn)資料建立檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括采購申請(qǐng)、采購合同、入庫單、出庫單、使用記錄、盤點(diǎn)記錄、維護(hù)記錄等相關(guān)文件和資料。2.電子文件檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢和管理。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。(二)檔案保管期限1.生產(chǎn)資料檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)需求和相關(guān)法律法規(guī)確定。一般來說，重要的廣告項(xiàng)目資料檔案應(yīng)保管[X]年，一般性的生產(chǎn)資料檔案保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記和審批，確保檔案銷毀過程的合規(guī)性。（三）檔案查詢與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢生產(chǎn)資料檔案時(shí)，應(yīng)填寫《生產(chǎn)資料檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后提供相應(yīng)的檔案資料供查詢?nèi)藛T查閱。查詢?nèi)藛T應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。3.因特殊原因需要借閱生產(chǎn)資料檔案的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)資料檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的完整性和保密性進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。八、生產(chǎn)資料的報(bào)廢與銷毀(一)報(bào)廢條件1.生產(chǎn)資料因使用年限到期、損壞無法修復(fù)、技術(shù)過時(shí)等原因，已失去使用價(jià)值的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、廣告項(xiàng)目結(jié)束等原因，不再需要的生產(chǎn)資料，也可進(jìn)行報(bào)廢處理。(二)報(bào)廢申請(qǐng)與審批1.各部門發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)資料符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《生產(chǎn)資料報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、資料名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間等信息，并附上相關(guān)證明材料（如損壞照片、技術(shù)鑒定報(bào)告等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司管理層審批。2.公司管理層對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后將申請(qǐng)表交至倉庫管理人員和檔案管理部門備案。(三)銷毀程序1.倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的報(bào)廢申請(qǐng)，對(duì)擬銷毀的生產(chǎn)資料進(jìn)行清理和核對(duì)，確保賬實(shí)相符。2.對(duì)于實(shí)物類生產(chǎn)資料，應(yīng)選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)使用。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并填寫《生產(chǎn)資料銷毀記錄》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。3.對(duì)于電子文件類生產(chǎn)資料，應(yīng)按照數(shù)據(jù)刪除和存儲(chǔ)介質(zhì)銷毀的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，確保數(shù)據(jù)徹底刪除且存儲(chǔ)介質(zhì)無法恢復(fù)數(shù)據(jù)。銷毀后，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中更新相關(guān)記錄。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)廣告生產(chǎn)保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查生產(chǎn)資料的采購、入庫、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、使用、歸還、檔案管理、報(bào)廢銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提