PAGE生產(chǎn)物料采購跟單制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司生產(chǎn)物料采購跟單工作流程，確保生產(chǎn)物料按時、按質(zhì)、按量供應，滿足公司生產(chǎn)運營需求，加強采購過程的監(jiān)控與管理，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及生產(chǎn)物料采購跟單的部門和人員，包括采購部門、生產(chǎn)部門、倉庫管理部門等。（三）基本原則1.準確性原則：采購跟單人員應確保所傳遞和記錄的信息準確無誤，避免因信息錯誤導致生產(chǎn)延誤或其他損失。2.及時性原則：及時跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，及時反饋相關信息，確保生產(chǎn)物料按時供應，不影響生產(chǎn)進度。3.溝通協(xié)調(diào)原則：與供應商、生產(chǎn)部門、倉庫管理部門等保持密切溝通與協(xié)調(diào)，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題。4.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量和交貨期的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。二、職責分工（一）采購部門1.負責生產(chǎn)物料采購訂單的下達，選擇合格的供應商，并與之簽訂采購合同。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時、按質(zhì)、按量供應。3.負責處理采購過程中的異常情況，如供應商交貨延遲、質(zhì)量問題等，并及時向相關部門反饋。4.定期對采購跟單工作進行總結和分析，提出改進措施和建議。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃，提前向采購部門提供準確的物料需求清單，明確物料的規(guī)格、型號、數(shù)量、交貨時間等要求。2.協(xié)助采購部門與供應商進行技術溝通，確保采購的物料符合生產(chǎn)工藝要求。3.在生產(chǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)物料短缺或質(zhì)量問題，及時通知采購部門，并配合采購部門進行處理。4.對采購物料的及時性、質(zhì)量等方面進行監(jiān)督和評價，為采購部門提供反饋意見。（三）倉庫管理部門1.負責接收采購的生產(chǎn)物料，對物料的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行驗收，并辦理入庫手續(xù)。2.按照規(guī)定的存儲方式和條件，妥善保管采購的物料，確保物料質(zhì)量不受損。3.根據(jù)生產(chǎn)部門的領料需求，及時發(fā)放物料，并做好物料出入庫記錄。4.定期對庫存物料進行盤點，確保賬實相符，發(fā)現(xiàn)問題及時通知采購部門和相關部門處理。（四）采購跟單人員1.負責采購訂單的跟進和執(zhí)行，及時掌握訂單的生產(chǎn)進度、檢驗情況、發(fā)貨情況等信息。2.與供應商保持密切溝通與協(xié)調(diào)，及時解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題等。3.定期向采購部門負責人匯報采購訂單的執(zhí)行情況，提交相關報表和數(shù)據(jù)。4.協(xié)助采購部門做好采購合同的管理工作，包括合同的簽訂、變更、終止等事宜。三、采購跟單流程（一）采購申請1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，填寫《生產(chǎn)物料采購申請表》，詳細列出所需物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交給采購部門。2.《生產(chǎn)物料采購申請表》需經(jīng)生產(chǎn)部門負責人審核簽字后生效。（二）采購訂單下達1.采購部門接到生產(chǎn)部門提交的《生產(chǎn)物料采購申請表》后，對其進行審核，確認需求信息準確無誤。2.根據(jù)審核后的采購申請，選擇合格的供應商，并向其下達采購訂單。采購訂單應明確物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等條款。3.采購訂單需經(jīng)采購部門負責人審核簽字后，加蓋公司公章或合同專用章，并及時發(fā)送給供應商。（三）訂單跟蹤1.采購跟單人員負責對采購訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤。跟蹤內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)進度、檢驗情況、發(fā)貨情況等。2.采購跟單人員應定期與供應商溝通，了解訂單的執(zhí)行情況，及時掌握可能影響交貨期的因素，并采取相應的措施進行協(xié)調(diào)解決。3.如發(fā)現(xiàn)供應商可能無法按時交貨，采購跟單人員應及時向采購部門負責人匯報，并與供應商協(xié)商解決方案，如調(diào)整交貨期、增加運輸方式等。（四）到貨驗收1.物料到貨前，采購跟單人員應及時通知倉庫管理部門做好驗收準備工作。2.倉庫管理部門按照采購合同和相關標準，對到貨的物料進行數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面的驗收。3.驗收合格的物料，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，并填寫《物料入庫單》。驗收不合格的物料，倉庫管理部門應及時通知采購部門，采購部門與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。（五）付款結算1.采購部門根據(jù)采購合同和到貨驗收情況，審核供應商提交的發(fā)票和付款申請。2.審核無誤后，采購部門填寫《付款審批表》，按照公司財務審批流程進行審批。3.審批通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，向供應商支付貨款。四、采購過程監(jiān)控（一）供應商管理1.采購部門應建立合格供應商名錄，定期對供應商進行評估和考核，確保供應商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面符合公司要求。2.對于表現(xiàn)不佳的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門應考慮更換供應商。3.采購部門應與供應商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量方面的權利和義務，確保采購的物料符合質(zhì)量標準。（二）合同管理1.采購部門應加強采購合同的管理，確保合同的簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)和公司規(guī)定。2.采購合同簽訂前，應進行嚴格的審核，確保合同條款明確、具體、合法有效，避免出現(xiàn)模糊不清或潛在風險的條款。3.在合同履行過程中，采購部門應及時跟蹤合同執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與供應商協(xié)商解決，并做好相關記錄。4.如需變更或終止采購合同，采購部門應按照規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)，并及時通知相關部門。（三）成本控制監(jiān)控1.采購部門應定期對采購成本進行分析和評估，對比不同供應商的價格水平，尋找降低采購成本的機會。2.在采購過程中，采購部門應嚴格控制采購費用，如運輸費、保險費、檢驗費等，確保采購成本合理。3.采購部門應與財務部門密切配合，做好采購成本的核算和統(tǒng)計工作，為公司成本控制提供準確的數(shù)據(jù)支持。五、信息溝通與反饋（一）內(nèi)部溝通1.采購部門、生產(chǎn)部門、倉庫管理部門等應建立定期的溝通協(xié)調(diào)機制，及時交流采購跟單工作中的相關信息。2.采購跟單人員應定期向采購部門負責人匯報采購訂單的執(zhí)行情況，并提交相關報表和數(shù)據(jù)。采購部門負責人應及時將采購進展情況反饋給生產(chǎn)部門和其他相關部門。3.在采購過程中，如出現(xiàn)問題或異常情況，采購跟單人員應及時與相關部門溝通協(xié)調(diào)，共同商討解決方案，并及時反饋處理結果。（二）與供應商溝通采購跟單人員應與供應商保持密切的溝通與聯(lián)系，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、質(zhì)量狀況、交貨安排等信息。對于供應商提出的問題和需求，采購跟單人員應及時給予回應和解決。同時，采購跟單人員應定期向供應商反饋公司的生產(chǎn)計劃和需求變化情況，以便供應商做好相應的準備工作。六、風險管理（一）風險識別1.采購部門應識別采購過程中可能存在的風險，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、交貨延遲風險等。2.針對不同的風險類型，采購部門應制定相應的風險識別標準和方法，以便及時發(fā)現(xiàn)和評估風險。（二）風險評估1.采購部門應對識別出的風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結果，采購部門應確定風險的等級，并采取相應的風險應對措施。（三）風險應對1.對于高風險事件，采購部門應制定詳細的風險應對預案，采取多種措施進行防范和控制。如選擇多家供應商、簽訂備用采購合同、購買保險等。2.對于中風險事件，采購部門應加強監(jiān)控和管理，及時采取措施降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。如與供應商加強溝通協(xié)調(diào)、增加檢驗頻次等。3.對于低風險事件，采購部門應保持關注，定期進行評估和檢查，確保風險處于可控狀態(tài)。七、績效評估（一）評估指標1.采購訂單按時交付率：考核采購訂單按時交付的比例。2.采購物料質(zhì)量合格率：考核采購物料符合質(zhì)量標準的比例。3.采購成本控制率：考核采購成本控制在預算范圍內(nèi)的比例。4.供應商滿意度：考核供應商對公司采購工作的滿意程度。5.內(nèi)部客戶滿意度：考核生產(chǎn)部門、倉庫管理部門等對采購跟單工作的滿意程度。（二）評估方法1.采購部門定期收集和整理采購跟單工作的數(shù)據(jù)和信息，按照設定的評估指標進行計算和分析。2.通過與供應商、生產(chǎn)部門、倉庫管理部門等進行溝通和調(diào)查，獲取他們對采購跟單工作的評價和意見。3.根據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計和調(diào)查結果，對采購跟單人員的工作績效進行綜合評估。（三）評估結果應用1.將績效評估結果與采購跟單人員的薪酬、獎金、晉升等掛鉤，激勵采購跟單人員提高工作績效。2.對于績效評估結果優(yōu)秀的采購跟單人員，給予表彰和獎勵；對于績效評估結果較差的采購跟單人員，進行培訓和輔導，如仍不能改進，可考慮調(diào)整崗位或辭退。3.根據(jù)績