PAGE生產部文員崗位制度一、總則（一）目的為規(guī)范生產部文員崗位的工作流程和行為準則，提高工作效率，確保生產部各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司生產部文員崗位的全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)及公司的各項規(guī)章制度。2.以服務生產為宗旨，認真履行崗位職責。3.堅持實事求是，準確、及時地完成各項工作任務。4.嚴格保守公司機密，維護公司利益。二、崗位職責（一）文件管理1.負責生產部各類文件、資料的收集、整理、歸檔和保管工作，確保文件資料的完整性和準確性。2.按照文件類別和編號規(guī)則，對文件進行分類編號，建立清晰的文件目錄，便于查詢和使用。3.定期對文件進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理文件丟失、損壞等問題。4.根據(jù)公司規(guī)定的文件保管期限，對過期文件進行妥善處理。（二）文檔起草與處理1.根據(jù)生產部工作需要，起草各類通知、報告、會議紀要等文檔，確保文檔內容符合公司要求和格式規(guī)范。2.負責文檔的打印、復印、傳真等工作，保證文檔及時準確地傳遞給相關人員。3.對收到的外來文件進行登記、分發(fā)和跟蹤處理，確保文件得到及時有效的回復和落實。4.協(xié)助部門領導對重要文檔進行審核和修改，提高文檔質量。（三）生產計劃與調度1.協(xié)助生產主管制定月度、周度生產計劃，根據(jù)訂單情況和生產能力進行合理安排。2.及時收集生產進度信息，跟蹤生產計劃的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向生產主管匯報，并協(xié)助解決。3.負責生產調度工作，協(xié)調各生產環(huán)節(jié)之間的關系，確保生產順暢進行。4.根據(jù)生產計劃調整情況，及時更新生產報表，為生產決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）物料管理1.協(xié)助倉庫管理人員做好生產物料的出入庫管理工作，確保物料數(shù)量準確、賬目清晰。2.定期對物料庫存進行盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理物料短缺、積壓等問題。3.根據(jù)生產需求，提前做好物料的申購和催貨工作，保證生產所需物料的及時供應。4.協(xié)助制定物料消耗定額，對物料消耗情況進行統(tǒng)計和分析，提出節(jié)約物料的建議和措施。（五）數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析1.負責收集、整理和統(tǒng)計生產部各類數(shù)據(jù)，如產量、質量、工時、設備利用率等。2.運用數(shù)據(jù)分析工具，對生產數(shù)據(jù)進行深入分析，生成各類統(tǒng)計報表和分析報告，為生產決策提供數(shù)據(jù)支持。3.定期對生產數(shù)據(jù)進行匯總和上報，確保數(shù)據(jù)的及時性和準確性。4.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結果，提出改進生產管理的建議和措施，協(xié)助提高生產效率和質量。（六）會議組織與安排1.負責生產部各類會議的組織和安排工作，包括會議通知的發(fā)送、會議場地的布置、會議資料的準備等。2.做好會議記錄，準確記錄會議內容和決議，會后及時整理會議紀要并發(fā)送給相關人員。3.跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，及時向會議主持人匯報。4.協(xié)助部門領導組織召開跨部門協(xié)調會議，促進部門之間的溝通與協(xié)作。（七）辦公用品管理1.負責生產部辦公用品的采購、發(fā)放和管理工作，建立辦公用品臺賬，確保辦公用品的合理使用。2.根據(jù)辦公用品的使用情況，定期進行盤點和庫存調整，避免浪費和積壓。3.制定辦公用品消耗定額，對各部門的辦公用品使用情況進行統(tǒng)計和分析，提出節(jié)約辦公用品的建議和措施。4.負責辦公設備的日常維護和管理工作，如打印機、復印機、傳真機等，及時處理設備故障，確保設備正常運行。（八）其他工作1.完成領導交辦的其他臨時性工作任務，積極配合其他部門的工作，共同完成公司的整體目標。2.協(xié)助做好生產現(xiàn)場的5S管理工作，保持工作環(huán)境的整潔和有序。3.加強與其他部門文員的溝通與協(xié)作，共同做好公司的行政后勤工作。三、工作流程（一）文件收發(fā)流程1.收文外來文件送達生產部文員處，文員首先進行登記，記錄文件的名稱、文號、發(fā)文單位、日期、份數(shù)等信息。對文件進行初步審核，檢查文件的完整性和有效性，如發(fā)現(xiàn)問題及時與發(fā)文單位聯(lián)系。根據(jù)文件內容和性質，將文件分發(fā)給相關人員，并在文件傳閱單上簽字確認。跟蹤文件的處理情況，及時提醒相關人員在規(guī)定時間內完成文件的處理，并收回處理結果。將處理完畢的文件進行整理歸檔。2.發(fā)文由相關人員起草文件，經部門領導審核簽字后交生產部文員。文員對文件進行格式排版和校對，確保文件符合公司要求。在公司發(fā)文系統(tǒng)中進行文件的登記和編號，生成正式的文件文號。根據(jù)文件的發(fā)送范圍，通過郵件、OA系統(tǒng)等方式將文件發(fā)送給相關人員，并要求收件人進行簽收確認。將發(fā)文的紙質文件進行打印、蓋章，按照規(guī)定的份數(shù)分發(fā)到相關部門和人員手中。定期對發(fā)文進行整理歸檔，建立發(fā)文臺賬。（二）生產計劃制定流程1.訂單接收銷售部門將客戶訂單信息傳遞給生產部文員，文員進行詳細記錄，包括訂單編號、產品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨日期等。2.產能評估文員根據(jù)訂單要求，結合生產部現(xiàn)有設備、人員、原材料等情況，對產能進行初步評估，判斷是否能夠按時完成訂單生產。3.計劃制定將產能評估結果反饋給生產主管，與生產主管共同商討制定月度、周度生產計劃。生產計劃應明確各生產環(huán)節(jié)的任務、時間節(jié)點、責任人等信息。4.計劃審批生產計劃制定完成后，提交給部門領導進行審批。部門領導根據(jù)公司整體生產安排和市場需求情況，對生產計劃進行審核和調整，確保計劃的合理性和可行性。5.計劃下達計劃審批通過后，生產部文員將生產計劃以書面形式下達給各生產車間、班組及相關部門，并組織召開生產計劃動員會，確保各部門明確生產任務和要求。6.計劃跟蹤與調整在生產過程中，文員及時收集生產進度信息，與生產車間、班組及相關部門保持密切溝通，跟蹤生產計劃的執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)實際生產進度與計劃存在偏差，及時分析原因，并協(xié)助生產主管進行生產計劃的調整，確保生產任務按時完成。（三）物料管理流程1.物料申購根據(jù)生產計劃和物料庫存情況，各生產車間、班組及相關部門向生產部文員提交物料申購單，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、申購日期等信息。文員對物料申購單進行匯總和審核，檢查申購物料的必要性和合理性，如發(fā)現(xiàn)問題及時與申購部門溝通。將審核通過的物料申購單提交給采購部門，并跟蹤采購進度，確保物料按時采購到位。2.物料入庫采購的物料到貨后，倉庫管理人員通知生產部文員。文員與倉庫管理人員共同對物料進行驗收，檢查物料的數(shù)量、規(guī)格型號、質量等是否符合要求。如驗收合格，文員在物料入庫單上簽字確認，并協(xié)助倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，將物料信息錄入庫存管理系統(tǒng)。如驗收不合格，文員及時與采購部門聯(lián)系，協(xié)商處理退貨、換貨等事宜。3.物料發(fā)放各生產車間、班組及相關部門根據(jù)生產需要，填寫物料領料單，注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用日期等信息，經部門負責人簽字后提交給生產部文員。文員對物料領料單進行審核，檢查領料的合理性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題及時與領料部門溝通。根據(jù)審核通過的物料領料單，通知倉庫管理人員發(fā)放物料，并在物料發(fā)放登記表上簽字確認。倉庫管理人員按照物料領料單的要求，發(fā)放物料，并做好物料出庫記錄，更新庫存管理系統(tǒng)。4.物料盤點定期組織倉庫管理人員對物料進行盤點，盤點周期可根據(jù)公司實際情況確定，一般為每月或每季度。文員制定物料盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員等信息，并組織相關人員進行盤點工作。在盤點過程中，認真核對物料的實際數(shù)量與庫存管理系統(tǒng)記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異及時記錄并查找原因。盤點結束后，文員根據(jù)盤點結果編制物料盤點報告，分析差異原因，提出處理建議，并提交給部門領導。根據(jù)部門領導的批示，對物料盤點差異進行處理，調整庫存賬目，確保物料賬實相符。（四）數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析流程1.數(shù)據(jù)收集生產部文員按照規(guī)定的時間周期和數(shù)據(jù)來源，收集各類生產數(shù)據(jù)，如產量數(shù)據(jù)從生產車間的生產報表中獲取，質量數(shù)據(jù)從質量檢驗記錄中提取，工時數(shù)據(jù)從考勤系統(tǒng)和生產記錄中收集等。對收集到的數(shù)據(jù)進行初步整理，去除重復、無效的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.數(shù)據(jù)錄入將整理好的數(shù)據(jù)錄入到專門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析軟件或電子表格中，建立生產數(shù)據(jù)臺賬。在錄入過程中，認真核對數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)錄入的準確性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤。3.數(shù)據(jù)分析運用數(shù)據(jù)分析工具，如Excel的數(shù)據(jù)透視表、圖表制作功能等，對生產數(shù)據(jù)進行深入分析。分析內容包括產量趨勢分析、質量合格率分析、工時利用率分析、設備故障率分析等。通過數(shù)據(jù)分析，找出生產過程中存在的問題和規(guī)律，如產量波動較大的原因、質量問題頻發(fā)的環(huán)節(jié)、設備故障高發(fā)的時間段等。4.報告編制根據(jù)數(shù)據(jù)分析結果，編制生產數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析報告。報告內容應包括數(shù)據(jù)圖表、分析結論、問題提出及改進建議等。報告語言應簡潔明了，數(shù)據(jù)準確可靠，分析結論客觀公正，改進建議具有針對性和可操作性。5.報告提交將編制好的生產數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析報告提交給生產主管和部門領導，為生產決策提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)部門領導的意見和建議，對報告進行修改和完善，確保報告能夠滿足公司管理需求。（五）會議組織流程1.會議籌備根據(jù)會議主題和目的，確定會議時間、地點、參會人員等信息，并提前發(fā)布會議通知。會議通知應明確會議的主題、時間、地點、議程、參會要求等內容。準備會議所需的資料，如會議議程、匯報材料、討論文件等，并確保資料的準確性和完整性。布置會議場地，包括擺放桌椅、調試音響設備、準備投影儀等，營造良好的會議環(huán)境。2.會議記錄在會議過程中，認真記錄會議內容，包括會議發(fā)言、討論要點、決議事項等。記錄應盡量完整、準確，采用速記、錄音等方式輔助記錄。對會議中的重要觀點和決議事項進行重點標注，以便會后整理和傳達。3.會議紀要整理會議結束后，及時對會議記錄進行整理，形成會議紀要。會議紀要應包括會議基本信息、會議內容摘要、決議事項及責任人、下一步工作安排等內容。對會議紀要進行審核和修改，確保內容準確、語言通順、格式規(guī)范。4.會議紀要發(fā)放將審核通過的會議紀要及時發(fā)放給參會人員和相關部門，確保會議決議得到及時傳達和落實。跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，定期向會議主持人匯報，對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時協(xié)調解決。四、工作規(guī)范（一）工作時間1.生產部文員應遵守公司規(guī)定的工作時間，按時上下班，不得遲到、早退。2.如有特殊情況需要請假，應提前按照公司請假制度辦理請假手續(xù)，經批準后方可離開崗位。（二）工作態(tài)度1.保持積極主動的工作態(tài)度，認真負責地完成各項工作任務，不得敷衍塞責。2.對待工作要嚴謹細致，注重細節(jié)，確保工作質量。3.具有較強的團隊合作精神，積極與同事溝通協(xié)作，共同完成生產部的各項工作。（三）工作紀律1.嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度，保守公司機密，不得泄露公司的商業(yè)秘密和技術信息。2.在工作時間內，不得從事與工作無關的事情，如玩游戲、瀏覽無關網站等。3.愛護公司的辦公設備和辦公用品，不得隨意損壞或浪費。（四）工作溝通1.與上級領導保持密切溝通，及時匯報工作進展情況，認真聽取領導的意見和建議，按照領導的要求開展工作。2.與其他部門文員保持良好的溝通協(xié)作關系，共同做好公司的行政后勤工作。3.與生產車間、班組及相關部門的工作人員保持經常聯(lián)系，及時了解生產情況，協(xié)調解決工作中出現(xiàn)的問題。五、考核與獎懲（一）考核內容1.工作業(yè)績：主要考核生產部文員在文件管理、文檔起草與處理、生產計劃與調度、物料管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析、會議組織與安排等方面的工作完成情況和工作質量。2.工作態(tài)度：考核文員的工作積極性、責任心、團隊合作精神等方面的表現(xiàn)。3.工作能力：評估文員的專業(yè)知識、業(yè)務技能、溝通協(xié)調能力等方面的水平。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度進行一次定期考核，由生產主管對文員的工作表現(xiàn)進行評價和打分。2.不定期考核：根據(jù)工作需要，對文員的某項工作任務或工作表現(xiàn)進行不定期考核，及時發(fā)現(xiàn)問題并給予指導和糾正。3.自我評價：文員應定期進行自我評價，總結工作經驗和不足，