PAGE帶電學(xué)校培訓(xùn)檔案制度一、總則（一）目的為加強帶電學(xué)校培訓(xùn)工作的規(guī)范化管理，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高培訓(xùn)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于帶電學(xué)校組織開展的各類培訓(xùn)活動所涉及的檔案管理工作，包括培訓(xùn)計劃、學(xué)員信息、教學(xué)資料、考核記錄等相關(guān)文件資料。（三）基本原則1.真實性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實反映培訓(xùn)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.保密性原則：對涉及學(xué)員個人隱私、商業(yè)機密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.統(tǒng)籌規(guī)劃培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作，確保檔案管理工作的順利開展。3.定期對培訓(xùn)檔案進(jìn)行檢查、評估和清理，保證檔案的質(zhì)量和安全性。4.負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和更新，提高檔案管理的效率和便捷性。（二）培訓(xùn)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)活動，并及時將培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類文件資料移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門對培訓(xùn)檔案進(jìn)行整理、核對和補充，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.根據(jù)培訓(xùn)工作需要，提出查閱培訓(xùn)檔案的申請，并配合檔案管理部門做好檔案查閱的相關(guān)工作。（三）授課教師職責(zé)1.在培訓(xùn)課程結(jié)束后，及時將授課教案、課件、考核試卷等教學(xué)資料提交給培訓(xùn)部門，由培訓(xùn)部門統(tǒng)一移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門對教學(xué)資料進(jìn)行整理和歸檔，確保資料符合檔案管理要求。（四）學(xué)員職責(zé)1.按照培訓(xùn)要求，如實填寫個人信息和培訓(xùn)反饋等相關(guān)表格，提供真實有效的資料。2.妥善保管個人培訓(xùn)檔案資料，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案。三、培訓(xùn)檔案的分類與編號（一）培訓(xùn)檔案分類1.培訓(xùn)計劃類：包括年度培訓(xùn)計劃、專項培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)課程安排等。2.學(xué)員信息類：涵蓋學(xué)員報名登記表、學(xué)員基本信息變更記錄、學(xué)員考勤記錄等。3.教學(xué)資料類：包含授課教案、課件、教材、參考資料、考核試卷及答案等。4.考核記錄類：如學(xué)員考核成績登記表、考核評語、補考記錄等。5.培訓(xùn)總結(jié)類：包括培訓(xùn)總結(jié)報告、培訓(xùn)效果評估報告、學(xué)員反饋意見匯總等。6.其他類：與培訓(xùn)活動相關(guān)的其他文件資料，如培訓(xùn)證書頒發(fā)記錄、培訓(xùn)費用報銷憑證等。（二）檔案編號規(guī)則培訓(xùn)檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。具體編碼規(guī)則如下：1.年份：取培訓(xùn)檔案形成年份的后兩位數(shù)字，如“22”表示2022年。2.類別代碼：按照培訓(xùn)檔案分類設(shè)置相應(yīng)的代碼，具體如下：“PJ”表示培訓(xùn)計劃類；“XY”表示學(xué)員信息類；“JX”表示教學(xué)資料類；“KH”表示考核記錄類；“ZJ”表示培訓(xùn)總結(jié)類；“QT”表示其他類。3.順序號：按照檔案形成的先后順序，從001開始依次編號。例如，2022年第3個培訓(xùn)計劃檔案的編號為“22PJ003”。四、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照本制度規(guī)定的時間節(jié)點和要求，及時將培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類文件資料收集齊全，移交檔案管理部門。2.培訓(xùn)資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于電子文檔資料，應(yīng)確保其格式統(tǒng)一、存儲規(guī)范，并與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。（二）整理方法1.檔案管理部門收到培訓(xùn)資料后，按照檔案分類進(jìn)行初步審核，對不符合要求的資料及時返回相關(guān)部門進(jìn)行補充或修正。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，并按照編號順序依次排列。3.對同一類檔案資料進(jìn)行分類裝訂，如培訓(xùn)計劃類按照年度順序裝訂，學(xué)員信息類按照學(xué)員姓名或?qū)W號順序裝訂等。4.在每份檔案資料首頁附上“檔案目錄”，注明資料名稱、編號、日期等信息，便于查閱。五、培訓(xùn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理后的培訓(xùn)檔案資料由檔案管理部門按照檔案類別分別進(jìn)行歸檔，建立相應(yīng)的檔案目錄索引。2.將歸檔后的檔案資料存入專門的檔案柜或檔案庫房，并按照檔案編號順序排列存放，便于查找和管理。3.同時，在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，包括檔案編號、名稱、類別、日期、保管期限等，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）保管期限1.培訓(xùn)計劃類：保管期限為5年。2.學(xué)員信息類：保管期限為自學(xué)員畢業(yè)或培訓(xùn)結(jié)束后10年。3.教學(xué)資料類：保管期限為5年。4.考核記錄類：保管期限為自考核結(jié)束后10年。5.培訓(xùn)總結(jié)類：保管期限為5年。6.其他類：根據(jù)文件資料的性質(zhì)和實際需要確定保管期限，但一般不少于3年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案的，需填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及學(xué)員個人隱私或商業(yè)機密的檔案資料，未經(jīng)學(xué)員本人或相關(guān)部門同意，不得查閱。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱培訓(xùn)檔案的，需提交正式的查閱申請函，并說明查閱目的和用途，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制或拍照檔案資料。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱條件的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案資料，不得隨意涂改、損壞或丟失檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《培訓(xùn)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要借閱培訓(xùn)檔案的，需填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間和歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過15個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位或個人原則上不得借閱培訓(xùn)檔案，如有特殊情況需要借閱的，需按照查閱流程提交申請，并經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門復(fù)印相關(guān)資料提供給借閱人，復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門公章。（四）借閱流程1.借閱申請人填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，符合借閱條件的，予以批準(zhǔn)，并辦理檔案借閱手續(xù)。3.檔案管理部門向借閱人員發(fā)放檔案資料，并在《培訓(xùn)檔案借閱登記表》上記錄借閱信息，包括借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出學(xué)校。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時間內(nèi)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。七、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件培訓(xùn)檔案保管期滿后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門對檔案進(jìn)行鑒定，確無保存價值的，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀原因。2.《培訓(xùn)檔案銷毀申請表》經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)指定