2026年跨境電商公司辦公設備（含跨境運營設備）維護管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司辦公設備及跨境運營專用設備的維護管理，保障設備正常穩(wěn)定運行，延長設備使用壽命，降低設備故障對跨境電商業(yè)務（如平臺運營、物流跟蹤、海外倉管理等）的影響，控制設備維護成本，根據(jù)公司內部管理規(guī)定，結合跨境電商行業(yè)設備使用高頻、類型多樣的特性，制定本制度。第二條本制度所稱辦公設備，是指公司為保障日常運營配置的通用設備，包括電腦、打印機、復印機、掃描儀、投影儀、電話機、碎紙機等；所稱跨境運營專用設備，是指專為跨境電商業(yè)務配置的專項設備，包括運營專用電腦、跨境物流信息跟蹤終端、海外倉管理設備、跨境支付安全設備、產(chǎn)品拍攝設備及網(wǎng)絡傳輸設備等。第三條本制度適用于公司各業(yè)務部門、職能部門及下屬分支機構所有辦公設備和跨境運營專用設備的購置、登記、日常維護、故障報修、定期檢修、報廢處置等相關活動，全體設備使用、管理及維護人員均需嚴格遵守。第四條設備維護管理遵循以下基本原則：（一）預防為主原則：建立日常維護與定期檢修相結合的機制，優(yōu)先做好設備預防性維護，減少故障發(fā)生；（二）責任到崗原則：明確設備使用人、部門負責人、行政部門及維護人員的職責，確保每臺設備維護責任落實到人；（三）高效響應原則：建立快速故障報修與處置機制，縮短設備停機時間，保障跨境運營業(yè)務連續(xù)開展；（四）經(jīng)濟合理原則：在保障設備性能的前提下，選擇性價比最優(yōu)的維護方案，合理控制維護成本；（五）安全規(guī)范原則：設備維護過程需遵守安全操作規(guī)范，防范設備損壞、數(shù)據(jù)泄露及人員安全風險。第五條公司行政部門是設備維護管理的歸口部門，負責設備的統(tǒng)一登記、臺賬管理、維護計劃制定、維護服務商對接、維護費用核算及設備報廢處置；各業(yè)務部門負責本部門設備的日常使用管理、維護需求提報及使用人管理；跨境運營部門配合行政部門制定跨境運營專用設備的專項維護標準；財務部門負責設備維護費用的審核與支付；IT技術部門負責提供設備技術支持，協(xié)助處理復雜設備故障。第二章設備范圍與責任劃分第六條辦公設備及跨境運營專用設備具體范圍如下：（一）通用辦公設備：臺式電腦、筆記本電腦、打印機、復印機、多功能一體機、掃描儀、投影儀、會議音響設備、電話機、碎紙機、空調、飲水機等；（二）跨境運營專用設備：運營專用高配電腦、跨境物流跟蹤終端設備、海外倉庫存管理掃碼設備、跨境支付加密設備、產(chǎn)品專業(yè)拍攝相機及燈光設備、網(wǎng)絡交換機、路由器、防火墻等網(wǎng)絡設備。第七條設備使用人責任：（一）正確使用設備，嚴格遵守設備操作規(guī)范，避免因違規(guī)操作導致設備故障；（二）負責設備的日常清潔、防塵、防潮等基礎維護工作，保持設備及周邊環(huán)境整潔；（三）及時發(fā)現(xiàn)設備異常情況，第一時間向本部門負責人及行政部門報修，說明故障現(xiàn)象；（四）配合維護人員進行設備檢修，提供設備使用及故障相關信息；（五）妥善保管設備，防止設備丟失、損壞或被違規(guī)挪用。第八條部門負責人責任：（一）監(jiān)督本部門員工正確使用設備，組織學習設備操作及維護規(guī)范；（二）定期檢查本部門設備使用及日常維護情況，及時督促整改發(fā)現(xiàn)的問題；（三）審核本部門設備維護需求，協(xié)調行政部門推進維護工作；（四）負責本部門設備的領用、交接及歸還登記管理。第九條行政部門責任：（一）建立健全設備管理臺賬，詳細記錄設備名稱、型號、規(guī)格、購置時間、價值、使用部門、使用人、維護記錄、報廢情況等信息；（二）制定設備日常維護標準及定期檢修計劃，并組織落實；（三）對接專業(yè)維護服務商，建立合格服務商名錄，簽訂長期維護合作協(xié)議（如需）；（四）受理設備故障報修，統(tǒng)籌安排維護人員或協(xié)調服務商進行維修；（五）負責設備維護費用的統(tǒng)計、審核及報銷對接；（六）定期對設備維護管理情況進行檢查，更新設備管理臺賬。第十條IT技術部門責任：（一）為電腦、網(wǎng)絡設備、跨境運營專用電子設備等提供技術支持，協(xié)助排查處理技術故障；（二）協(xié)助行政部門制定電子設備維護標準及安全防護規(guī)范；（三）定期對電子設備進行系統(tǒng)更新、病毒查殺等安全維護；（四）指導設備使用人正確進行電子設備日常維護。第三章日常維護規(guī)范第十一條通用辦公設備日常維護規(guī)范：（一）電腦設備：使用人每日下班前關閉電腦及外設電源，清理電腦桌面及主機周邊灰塵；每周對電腦鍵盤、鼠標進行清潔；定期備份重要工作數(shù)據(jù)；嚴禁在電腦上安裝非工作必需軟件，嚴禁接入不明外接設備，防范病毒感染；（二）打印復印設備：使用人每日檢查設備耗材（紙張、墨粉/硒鼓）剩余量，及時補充；打印復印完成后清理設備托盤殘留紙張；每周對設備進紙口、出紙口及掃描區(qū)域進行清潔；發(fā)現(xiàn)設備卡紙、異響等異常及時停機報修；（三）其他辦公設備：電話機、碎紙機等設備每日清潔表面灰塵；碎紙機使用時避免放入過量紙張或非紙張物品；空調設備定期清理過濾網(wǎng)，保持通風順暢。第十二條跨境運營專用設備日常維護規(guī)范：（一）運營專用電腦：除遵守通用電腦維護規(guī)范外，需開啟系統(tǒng)安全防護功能，每日檢查網(wǎng)絡連接穩(wěn)定性；跨境平臺運營數(shù)據(jù)需實時備份，每周進行一次全量數(shù)據(jù)備份；嚴禁用于非跨境運營相關操作；（二）物流跟蹤及海外倉設備：每日檢查設備電量及網(wǎng)絡信號，及時充電；使用后清理掃碼頭灰塵及污漬；避免設備摔落、碰撞或接觸潮濕環(huán)境；定期檢查設備數(shù)據(jù)傳輸功能，確保物流信息、庫存數(shù)據(jù)實時同步；（三）跨境支付安全設備：妥善保管設備，避免丟失或被盜用；每日檢查設備連接狀態(tài)，確保加密功能正常；定期更換設備登錄密碼及加密密鑰；嚴禁將設備轉借他人使用或用于非工作用途；（四）網(wǎng)絡設備：行政部門安排專人每周檢查路由器、交換機等設備運行狀態(tài)，清理設備表面灰塵；檢查網(wǎng)絡線路連接穩(wěn)定性，避免線路松動或破損；IT技術部門每月對網(wǎng)絡設備進行一次系統(tǒng)檢查及安全配置優(yōu)化。第十三條設備日常維護禁忌：（一）嚴禁用濕抹布、腐蝕性清潔劑清潔電子設備；（二）嚴禁在設備運行過程中隨意插拔電源、數(shù)據(jù)線；（三）嚴禁擅自拆卸設備或更改設備硬件、軟件配置；（四）嚴禁將設備放置在高溫、潮濕、多塵或有磁場干擾的環(huán)境中；（五）跨境運營專用設備嚴禁接入公共網(wǎng)絡或不安全網(wǎng)絡環(huán)境。第四章故障報修與維修流程第十四條設備故障報修需遵循以下流程：（一）故障上報：設備使用人發(fā)現(xiàn)設備故障后，立即向本部門負責人說明情況，填寫《設備故障報修單》，詳細注明設備名稱、型號、故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、使用人及聯(lián)系方式等信息，提交至行政部門；跨境運營專用設備故障需同時抄報跨境運營部門負責人；（二）故障受理：行政部門收到報修單后，1個工作日內完成審核登記，根據(jù)故障類型及復雜程度，確定處理方式：簡單故障由IT技術部門或行政部門維護人員現(xiàn)場處理；復雜故障或需專業(yè)維修的設備，協(xié)調合作服務商進行維修；（三）維修實施：維護人員或服務商接到維修通知后，需在規(guī)定時限內響應：普通辦公設備故障2個工作日內到場處理；跨境運營專用設備故障需在12小時內響應，緊急故障（影響核心業(yè)務開展）需立即到場處理；維修過程中需做好設備數(shù)據(jù)保護，避免數(shù)據(jù)丟失或泄露；（四）維修驗收：設備維修完成后，維護人員需向行政部門及使用人說明維修情況，使用人現(xiàn)場測試設備功能，確認故障排除后，在《設備故障報修單》上簽字確認驗收；（五）記錄歸檔：行政部門將維修情況（維修時間、維修內容、更換部件、維修費用、服務商信息等）詳細記錄至設備管理臺賬，并將《設備故障報修單》及維修憑證整理歸檔。第十五條維修費用管理：（一）設備維修費用由行政部門統(tǒng)一核算，憑維修憑證、服務商發(fā)票等材料，按公司費用報銷流程提交財務部門審核支付；（二）在設備保修期內的故障維修，由行政部門對接設備供應商辦理免費保修；人為損壞導致的維修費用，經(jīng)核實后由相關責任人承擔；（三）行政部門需建立維修費用臺賬，定期分析費用支出情況，優(yōu)化維護方案以控制成本。第五章定期檢修管理第十六條行政部門聯(lián)合IT技術部門、跨境運營部門制定設備定期檢修計劃，明確檢修周期、檢修內容、責任人員及完成時限，定期檢修分為月度、季度、年度三個級別：（一）月度檢修：每月末開展，由部門負責人組織本部門設備使用人進行自查，重點檢查設備外觀完好性、基本功能運行狀態(tài)及日常維護落實情況，將自查結果反饋至行政部門；行政部門抽查各部門設備自查情況；（二）季度檢修：每季度末開展，由行政部門牽頭，IT技術部門配合，對所有辦公設備及跨境運營專用設備進行全面檢查，重點包括電子設備系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡設備運行狀態(tài)、跨境專用設備數(shù)據(jù)傳輸功能等；對檢查發(fā)現(xiàn)的問題及時安排整改；（三）年度檢修：每年12月開展，由行政部門組織專業(yè)人員或服務商對設備進行全面檢測評估，包括設備性能、使用壽命、維修成本等，形成《設備年度檢修評估報告》，為設備更新、報廢提供依據(jù)。第十七條跨境運營專用設備專項檢修：針對跨境物流跟蹤設備、海外倉管理設備等核心運營設備，除常規(guī)定期檢修外，行政部門需聯(lián)合跨境運營部門每半年開展一次專項檢修，重點檢查設備防水、防震、續(xù)航能力及惡劣環(huán)境適應性，確保設備在跨境業(yè)務場景中穩(wěn)定運行；海外倉設備可委托當?shù)睾献鳈C構進行現(xiàn)場檢修，檢修結果需及時反饋至公司行政部門。第十八條定期檢修結果處理：（一）檢修過程中發(fā)現(xiàn)的設備故障，按本制度第四章故障維修流程及時處理；（二）對性能下降但可繼續(xù)使用的設備，制定專項維護措施，加強日常監(jiān)控；（三）對達到使用壽命、維修成本過高或無法修復的設備，納入報廢計劃，按本章后續(xù)條款處置；（四）行政部門根據(jù)定期檢修情況，更新設備管理臺賬，優(yōu)化設備維護計劃。第六章設備報廢處置第十九條設備符合以下條件之一的，可申請報廢：（一）達到規(guī)定使用年限，性能嚴重下降，無法滿足工作需求，且維修成本過高的；（二）設備故障無法修復，或修復費用超過設備現(xiàn)有價值50%以上的；（三）因技術更新?lián)Q代，設備已被淘汰，無法適配現(xiàn)有業(yè)務需求的；（四）設備因意外事故、自然災害等原因嚴重損壞，無法修復的；（五）存在重大安全隱患，繼續(xù)使用可能導致數(shù)據(jù)泄露或人員安全風險的。第二十條設備報廢流程：（一）申請?zhí)峤唬涸O備使用部門填寫《設備報廢申請表》，說明設備名稱、型號、購置時間、報廢原因及處置建議，附設備檢修評估報告，經(jīng)部門負責人簽字確認后提交行政部門；（二）審核評估：行政部門收到申請后，組織IT技術部門、財務部門進行聯(lián)合審核，評估設備報廢的合理性及殘值；跨境運營專用設備報廢需額外經(jīng)跨境運營部門審核；（三）審批通過：普通辦公設備報廢經(jīng)行政部門負責人、財務負責人審批；跨境運營專用設備及價值較高設備報廢需提交公司分管領導審批；（四）處置實施：報廢審批通過后，行政部門負責設備處置工作，需優(yōu)先對設備內存儲的數(shù)據(jù)進行徹底清除（如硬盤格式化、數(shù)據(jù)粉碎），確保商業(yè)秘密及跨境業(yè)務數(shù)據(jù)安全；處置方式包括出售、回收、銷毀等，需選擇合規(guī)處置機構，簽訂處置協(xié)議；（五）賬務處理：行政部門將設備報廢情況記錄至設備管理臺賬，財務部門根據(jù)報廢審批文件及處置憑證，進行固定資產(chǎn)賬務處理；（六）歸檔留存：行政部門將《設備報廢申請表》、審核評估材料、處置協(xié)議及賬務處理憑證等整理歸檔，保管期限不少于3年。第七章監(jiān)督檢查與責任追究第二十一條行政部門聯(lián)合財務部門、風控部門建立設備維護管理監(jiān)督檢查機制，定期（每季度）開展專項檢查，重點檢查以下內容：（一）設備管理臺賬的完整性、準確性，是否及時更新設備信息；（二）設備日常維護規(guī)范的落實情況，設備使用及維護狀態(tài)；（三）故障報修與維修流程的合規(guī)性、及時性；（四）定期檢修計劃的執(zhí)行情況及問題整改效果；（五）設備維護費用的核算與使用合規(guī)性；（六）報廢設備處置的合規(guī)性，數(shù)據(jù)清除及安全防護情況。第二十二條監(jiān)督檢查結果需形成《設備維護管理檢查報告》，報送公司管理層，并通報各部門；對檢查發(fā)現(xiàn)的問題，相關部門需在規(guī)定時限內完成整改，行政部門跟蹤整改落實情況，確保問題閉環(huán)。第二十三條對在設備維護管理過程中存在以下行為的，公司將追究相關部門及人員責任：（一）設備使用人違規(guī)操作、未按要求進行日常維護，導致設備故障、損壞或數(shù)據(jù)泄露的，給予通報批評；造成經(jīng)濟損失的，承擔相應賠償責任；（二）部門負責人未履行監(jiān)督管理職責，導致本部門設備維護混亂、故障頻發(fā)的，扣減部門年度績效考核分數(shù)；（三）行政部門未按規(guī)定建立設備臺賬、制定維護計劃，或未及時處理設備報修、推諉責任的，追究相關負責人及工作人員責任；（四）維護人員或服務商在維修過程中弄虛作假、虛報費用，或未按要求保護設備數(shù)據(jù)導致泄露的，終止合作（服務商），追究相關人員責任；造成公司損失的，承擔賠償責任；（五）在設備報廢處置過程中，未按規(guī)定清除數(shù)據(jù)、違規(guī)處置設備，導致商業(yè)秘密泄露或資產(chǎn)損失的，追究相關責任人責任；情節(jié)嚴重的，給予紀律處分；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關處理。第二十四條對