2026年跨境電商公司備用金管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司備用金的管理，保障日常經(jīng)營活動中零星開支的便捷高效支付，強(qiáng)化資金內(nèi)控管理，防范資金風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效益，依據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》及公司財(cái)務(wù)管理制度，結(jié)合跨境電商業(yè)務(wù)涉及國內(nèi)外零星開支、緊急采購等實(shí)際需求，制定本制度。第二條本制度所稱備用金，是指公司為滿足各部門日常零星開支、緊急業(yè)務(wù)需求（如跨境物流零星雜費(fèi)、海外倉小額耗材采購、臨時(shí)接待等），預(yù)先撥付給相關(guān)部門或個(gè)人的周轉(zhuǎn)資金，待使用后憑有效憑證報(bào)銷沖抵。第三條本制度適用于公司各部門及全體員工的備用金申請、領(lǐng)用、使用、報(bào)銷、歸還及監(jiān)督管理工作，覆蓋備用金全生命周期管理流程。第四條備用金管理遵循“定額管理、按需核定、專款專用、定期清理、全程追溯”的原則，嚴(yán)格控制備用金規(guī)模，確保資金安全、合規(guī)使用。第五條公司財(cái)務(wù)部是備用金管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)備用金的核定、撥付、核算、監(jiān)督及清理工作；各業(yè)務(wù)部門是備用金的使用主體，負(fù)責(zé)本部門備用金的規(guī)范使用與及時(shí)報(bào)銷；審計(jì)部負(fù)責(zé)備用金使用情況的監(jiān)督審計(jì)。第二章組織職責(zé)劃分第六條財(cái)務(wù)部主要職責(zé)：制定并動態(tài)完善備用金管理細(xì)則；根據(jù)各部門業(yè)務(wù)需求核定備用金定額；辦理備用金的撥付、報(bào)銷沖抵及收回手續(xù)；建立備用金管理臺賬，詳細(xì)記錄備用金的領(lǐng)用、使用、報(bào)銷、歸還等信息；定期對備用金使用情況進(jìn)行核查，確保賬實(shí)相符；負(fù)責(zé)備用金的會計(jì)核算，及時(shí)準(zhǔn)確反映資金變動情況；督促各部門按時(shí)清理備用金，防范資金沉淀風(fēng)險(xiǎn)。第七條各業(yè)務(wù)部門（含運(yùn)營部、采購部、倉儲物流部、海外業(yè)務(wù)部等）主要職責(zé)：根據(jù)本部門業(yè)務(wù)實(shí)際需求申請備用金；指定專人作為備用金保管人（以下簡稱“保管人”），負(fù)責(zé)備用金的日常保管、使用登記及憑證收集；確保備用金?？顚Ｓ?，嚴(yán)格按照規(guī)定用途使用，不挪作他用；及時(shí)整理備用金使用憑證，按要求提交報(bào)銷申請；配合財(cái)務(wù)部開展備用金核查工作，定期清理本部門備用金；部門人員調(diào)整或保管人變更時(shí)，及時(shí)辦理備用金交接手續(xù)。第八條備用金保管人主要職責(zé)：妥善保管備用金，采取必要的安全防范措施，防止資金丟失或被盜；建立備用金使用登記薄，詳細(xì)記錄每筆資金的支出日期、金額、用途、收款人等信息；及時(shí)收集、整理使用過程中的有效憑證（如發(fā)票、收據(jù)、費(fèi)用明細(xì)等）；按規(guī)定時(shí)限提交報(bào)銷申請，確保報(bào)銷憑證真實(shí)、完整、合規(guī)；離職或崗位調(diào)整前，必須將備用金余額及相關(guān)憑證、登記薄全部移交清楚，辦理交接手續(xù)。第九條審計(jì)部主要職責(zé)：定期或不定期對備用金使用情況開展監(jiān)督審計(jì)，重點(diǎn)核查備用金定額合理性、使用合規(guī)性、報(bào)銷憑證真實(shí)性及賬實(shí)相符情況；發(fā)現(xiàn)備用金管理中的違規(guī)問題及時(shí)上報(bào)管理層，并提出整改建議；跟蹤整改措施的落實(shí)情況，確保問題整改到位；對備用金管理制度的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，提出優(yōu)化建議。第十條各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)：審核本部門備用金申請的合理性與必要性；監(jiān)督本部門備用金的規(guī)范使用，確保專款專用；審核本部門備用金報(bào)銷憑證的真實(shí)性與完整性；督促保管人按時(shí)辦理報(bào)銷及清理手續(xù)；負(fù)責(zé)本部門備用金交接工作的監(jiān)督。第三章備用金核定與領(lǐng)用第十一條備用金定額核定：財(cái)務(wù)部根據(jù)各部門業(yè)務(wù)范圍、零星開支頻次及金額、緊急業(yè)務(wù)需求等因素，實(shí)行定額管理，具體核定標(biāo)準(zhǔn)如下：（一）一級定額部門：海外業(yè)務(wù)部、倉儲物流部等零星開支頻繁、金額較大的部門，備用金定額為5000-10000元；（二）二級定額部門：運(yùn)營部、采購部等有常規(guī)零星開支的部門，備用金定額為2000-5000元；（三）三級定額部門：行政部、人力資源部等零星開支較少的部門，備用金定額為1000-2000元；（四）個(gè)人備用金：因崗位需要（如海外駐點(diǎn)人員、頻繁外出辦事人員）需領(lǐng)用個(gè)人備用金的，定額為1000-3000元，具體金額根據(jù)崗位實(shí)際需求核定。特殊業(yè)務(wù)需求（如大型促銷活動期間臨時(shí)零星開支、海外倉緊急維修等）需超出定額領(lǐng)用備用金的，按臨時(shí)備用金管理流程辦理。第十二條備用金申請：各部門需領(lǐng)用備用金的，由部門負(fù)責(zé)人牽頭，填寫《備用金領(lǐng)用申請表》，注明申請部門、保管人、申請金額、用途、使用期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交財(cái)務(wù)部審核。第十三條領(lǐng)用審批：（一）定額備用金：申請金額在3000元及以下的，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；申請金額在3000元以上、10000元及以下的，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司管理層審批；（二）臨時(shí)備用金：無論金額多少，均需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人依次審核后，報(bào)管理層審批；（三）個(gè)人備用金：由所在部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人復(fù)核后，報(bào)管理層審批。審批人需嚴(yán)格審核申請的合理性與必要性，對不符合要求的申請予以退回，并說明理由；審批流程完成后，財(cái)務(wù)部方可辦理撥付手續(xù)。第十四條資金撥付：財(cái)務(wù)部審核通過審批資料后，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式將備用金撥付至部門指定賬戶或個(gè)人銀行賬戶，原則上不支付現(xiàn)金；確因業(yè)務(wù)需要支付現(xiàn)金的，需在申請中說明理由，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批同意后辦理。第十五條領(lǐng)用限制：同一部門只能指定一名保管人領(lǐng)用備用金，不得多頭領(lǐng)用；個(gè)人備用金僅限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人或挪作他用；已領(lǐng)用備用金但未按規(guī)定完成報(bào)銷清理的，不得再次申請領(lǐng)用。第四章備用金使用與報(bào)銷第十六條使用范圍：備用金僅限用于以下日常零星開支及緊急業(yè)務(wù)需求，嚴(yán)禁超出范圍使用：（一）日常辦公零星開支：如辦公用品采購、小額打印復(fù)印費(fèi)、水電費(fèi)等；（二）跨境業(yè)務(wù)零星開支：如海外倉小額耗材采購、跨境物流零星雜費(fèi)、港口雜費(fèi)、臨時(shí)翻譯費(fèi)等；（三）臨時(shí)接待開支：符合公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理辦法的小額臨時(shí)接待費(fèi)用；（四）緊急業(yè)務(wù)開支：如設(shè)備小額維修、緊急采購、突發(fā)業(yè)務(wù)處置的零星費(fèi)用；（五）其他經(jīng)批準(zhǔn)的零星開支。嚴(yán)禁將備用金用于支付大額采購款、員工薪酬福利、罰款、捐贈、投資等非零星開支，嚴(yán)禁挪用備用金私用。第十七條使用規(guī)范：保管人使用備用金時(shí)，需嚴(yán)格遵守“專款專用、金額控制”的要求，確保每筆支出均有真實(shí)的業(yè)務(wù)背景；支付時(shí)需索要合法、合規(guī)的有效憑證，憑證需注明支出日期、金額、用途、收款人等關(guān)鍵信息；同時(shí)在備用金使用登記薄中詳細(xì)記錄，確保資金使用全程可追溯。第十八條報(bào)銷時(shí)限：（一）定額備用金：保管人需每月末匯總本月備用金使用憑證，提交報(bào)銷申請，財(cái)務(wù)部審核后辦理沖抵手續(xù)，確保備用金余額維持核定定額；（二）臨時(shí)備用金：需在業(yè)務(wù)完成后3個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷申請，最長使用期限不得超過15天，逾期未報(bào)銷且無合理理由的，財(cái)務(wù)部有權(quán)從相關(guān)責(zé)任人薪酬中抵扣；（三）個(gè)人備用金：每月末匯總使用憑證辦理報(bào)銷沖抵，年度終了前完成全額清理報(bào)銷。第十九條報(bào)銷憑證：報(bào)銷時(shí)需提供完整、真實(shí)、合規(guī)的憑證，包括但不限于：經(jīng)審批的《備用金領(lǐng)用申請表》、正規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭為公司全稱，項(xiàng)目填寫完整）、費(fèi)用明細(xì)清單、付款憑證（如轉(zhuǎn)賬記錄、收據(jù)等）；海外業(yè)務(wù)相關(guān)支出無正規(guī)發(fā)票的，需提供加蓋收款單位印章的收據(jù)、費(fèi)用說明及匯率折算說明，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后作為報(bào)銷依據(jù)。第二十條報(bào)銷審核：（一）部門審核：保管人提交報(bào)銷申請后，部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷憑證的真實(shí)性、用途的合規(guī)性進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)，提交財(cái)務(wù)部；（二）財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部對報(bào)銷憑證的完整性、合規(guī)性進(jìn)行審核，核對報(bào)銷金額與備用金使用登記薄記錄的一致性，審核發(fā)票真?zhèn)渭百M(fèi)用明細(xì)的合理性；審核通過后辦理賬務(wù)處理，沖抵備用金；審核不通過的，退回保管人補(bǔ)充完善。第二十一條資金補(bǔ)足：定額備用金報(bào)銷沖抵后，財(cái)務(wù)部根據(jù)核定定額，對不足部分及時(shí)補(bǔ)足，維持備用金定額不變；臨時(shí)備用金報(bào)銷后，備用金余額由財(cái)務(wù)部收回，不得結(jié)轉(zhuǎn)使用。第五章備用金歸還與清理第二十二條常規(guī)清理：財(cái)務(wù)部每季度組織一次備用金全面清理工作，通知各部門保管人核對備用金余額，提交備用金使用登記薄及未報(bào)銷憑證，財(cái)務(wù)部現(xiàn)場核查或遠(yuǎn)程核實(shí)，確保賬實(shí)相符。第二十三條歸還情形：出現(xiàn)以下情況之一的，保管人需及時(shí)歸還備用金：（一）備用金使用期限屆滿；（二）部門業(yè)務(wù)調(diào)整，不再需要備用金；（三）保管人離職、調(diào)崗或不再負(fù)責(zé)備用金管理工作；（四）公司調(diào)整備用金定額，需核減部分或全額歸還；（五）出現(xiàn)違規(guī)使用備用金情況，財(cái)務(wù)部責(zé)令歸還的。第二十四條歸還流程：保管人需在規(guī)定期限內(nèi)，將備用金余額通過銀行轉(zhuǎn)賬方式歸還至公司指定賬戶，同時(shí)提交備用金使用登記薄、已報(bào)銷及未報(bào)銷憑證；財(cái)務(wù)部核對無誤后，辦理還款確認(rèn)手續(xù)；存在未報(bào)銷憑證的，需先完成報(bào)銷沖抵，再歸還剩余余額。第二十五條交接管理：保管人離職或調(diào)崗時(shí)，需在部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督下，與接任保管人辦理備用金交接手續(xù)，填寫《備用金交接清單》，注明備用金余額、未報(bào)銷憑證數(shù)量及金額、使用登記薄等相關(guān)資料，交接雙方簽字確認(rèn)，部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部備案；未辦理交接手續(xù)的，原保管人不得離職或調(diào)崗。第二十六條逾期處理：對未按規(guī)定時(shí)限歸還或清理備用金的，財(cái)務(wù)部發(fā)出《備用金清理通知書》，限期整改；逾期仍未整改的，財(cái)務(wù)部有權(quán)從相關(guān)責(zé)任人薪酬中抵扣相應(yīng)金額，并將相關(guān)情況納入績效考核。第六章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第二十七條監(jiān)督機(jī)制：建立“財(cái)務(wù)部日常監(jiān)督+審計(jì)部專項(xiàng)審計(jì)+管理層不定期抽查”的多層級監(jiān)督機(jī)制。財(cái)務(wù)部每月對備用金使用及報(bào)銷情況進(jìn)行核查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常情況；審計(jì)部每半年開展一次備用金專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)核查定額合理性、使用合規(guī)性、賬實(shí)相符情況；管理層不定期對各部門備用金管理情況進(jìn)行抽查，確保本制度有效執(zhí)行。第二十八條考核標(biāo)準(zhǔn)：將備用金管理工作納入各部門年度績效考核體系，考核指標(biāo)包括備用金使用合規(guī)率、報(bào)銷及時(shí)率、賬實(shí)相符率、清理完成率等；考核結(jié)果與部門績效獎(jiǎng)金、評優(yōu)評先直接掛鉤。第二十九條獎(jiǎng)勵(lì)措施：對嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定、備用金管理規(guī)范、報(bào)銷及時(shí)準(zhǔn)確、賬實(shí)相符的部門及保管人，公司給予通報(bào)表揚(yáng)、績效加分或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對提出備用金管理優(yōu)化建議并取得顯著成效的，給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)。第三十條責(zé)任追究：對違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、績效扣分、崗位調(diào)整等處罰；造成公司資金損失的，依法追究賠償責(zé)任；涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：（一）未經(jīng)審批擅自領(lǐng)用備用金的；（二）超出備用金使用范圍或挪用備用金的；（三）使用虛假憑證報(bào)銷套取備用金的；（四）未按規(guī)定時(shí)限辦理報(bào)