2026年跨境電商公司財(cái)務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司財(cái)務(wù)檔案管理工作，保障財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、完整、安全與可追溯性，提高財(cái)務(wù)檔案利用效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司財(cái)務(wù)管理制度，結(jié)合跨境電商業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)檔案特點(diǎn)，特制定本制度。第二條本制度適用于公司所有財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、移交及銷毀等全流程管理工作。公司各部門及全體員工，凡涉及財(cái)務(wù)檔案生成、使用、保管的，均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條財(cái)務(wù)檔案管理遵循“統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、安全保密、規(guī)范有序、便于利用”的基本原則。公司財(cái)務(wù)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理模式，由財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，各相關(guān)部門配合做好財(cái)務(wù)檔案的生成、移交等工作；嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，嚴(yán)防檔案信息泄露、損毀或丟失。第四條本制度由公司財(cái)務(wù)部牽頭制定、修訂與解釋，行政部（或檔案管理部門）協(xié)同配合管理，公司管理層負(fù)責(zé)監(jiān)督制度的落實(shí)情況。第二章財(cái)務(wù)檔案管理范圍第五條財(cái)務(wù)檔案是指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的會(huì)計(jì)核算資料、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)資料及相關(guān)證明材料，具體包括以下類別：（一）會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他會(huì)計(jì)憑證。其中原始憑證涵蓋采購(gòu)發(fā)票、銷售發(fā)票、費(fèi)用報(bào)銷單、銀行回單、跨境結(jié)算憑證、海關(guān)報(bào)關(guān)單相關(guān)財(cái)務(wù)附件、稅務(wù)完稅憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬（現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會(huì)計(jì)賬簿。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（含資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注）、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)報(bào)告、跨境業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)專項(xiàng)報(bào)告等。（四）其他財(cái)務(wù)資料類：包括財(cái)務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)核算辦法、財(cái)務(wù)工作計(jì)劃與總結(jié)、資金管理資料（含融資、投資相關(guān)資料）、成本核算資料、財(cái)務(wù)印章使用登記冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)等；跨境電商業(yè)務(wù)特有的財(cái)務(wù)資料，如外匯核銷資料、跨境平臺(tái)費(fèi)用結(jié)算憑證、海外倉(cāng)財(cái)務(wù)結(jié)算資料等。第六條財(cái)務(wù)檔案的載體形式包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。電子財(cái)務(wù)檔案是指以電子形式存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)告等資料，其管理需符合國(guó)家電子檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。第三章財(cái)務(wù)檔案的收集與整理第七條財(cái)務(wù)檔案收集責(zé)任：財(cái)務(wù)部各崗位人員在日常工作中，需及時(shí)收集所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)資料，確保資料的真實(shí)、完整、合規(guī)。各相關(guān)部門需配合財(cái)務(wù)部做好財(cái)務(wù)資料的提供工作，如業(yè)務(wù)部門及時(shí)提交與財(cái)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、結(jié)算憑證等資料。第八條收集時(shí)限要求：月度會(huì)計(jì)憑證需在月度結(jié)賬后10個(gè)工作日內(nèi)完成收集；季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告需在報(bào)告編制完成后5個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔；其他財(cái)務(wù)資料需在業(yè)務(wù)辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔?？缇硺I(yè)務(wù)相關(guān)財(cái)務(wù)資料因涉及跨境流程，可適當(dāng)延長(zhǎng)收集時(shí)限，但最長(zhǎng)不超過(guò)15個(gè)工作日。第九條財(cái)務(wù)檔案整理規(guī)范：（一）紙質(zhì)檔案整理：財(cái)務(wù)部檔案管理人員需對(duì)收集的紙質(zhì)財(cái)務(wù)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。分類需按本制度第五條規(guī)定的類別劃分，再按時(shí)間順序或業(yè)務(wù)類型細(xì)分；編號(hào)采用“年度-類別-序號(hào)”的統(tǒng)一編碼規(guī)則，確保每一份檔案都有唯一標(biāo)識(shí)；裝訂需整齊牢固，加裝封面和封底，封面上注明檔案名稱、年度、編號(hào)、保管期限等信息。（二）電子檔案整理：電子財(cái)務(wù)檔案需按紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類歸檔，建立規(guī)范的電子檔案目錄；電子檔案需采用符合安全要求的存儲(chǔ)格式，確保可長(zhǎng)期讀?。恢匾娮迂?cái)務(wù)檔案需進(jìn)行異地備份，備份頻率至少每月一次；電子檔案的命名需與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，便于檢索關(guān)聯(lián)。第十條檔案交接登記：財(cái)務(wù)資料收集整理完成后，檔案管理人員需填寫《財(cái)務(wù)檔案移交登記冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、移交人、接收人、移交日期等信息，移交人和接收人需簽字確認(rèn)，確保檔案交接過(guò)程可追溯。第四章財(cái)務(wù)檔案的保管與防護(hù)第十一條保管場(chǎng)所要求：公司需設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管室，配備防火、防潮、防盜、防蛀、防磁、防高溫等防護(hù)設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境安全。保管室需保持整潔干燥，溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%；電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備需放置在防磁柜中，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)電場(chǎng)。第十二條保管責(zé)任劃分：財(cái)務(wù)部檔案管理人員為財(cái)務(wù)檔案保管第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案的日常保管、維護(hù)和管理工作；檔案管理人員離崗或調(diào)崗時(shí)，需辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。第十三條保管期限規(guī)定：財(cái)務(wù)檔案保管期限嚴(yán)格按照國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，分為永久保管和定期保管兩類：（一）永久保管檔案：包括年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、涉及重大權(quán)益的跨境業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)檔案等。（二）定期保管檔案：定期保管期限分為10年和30年。其中，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等保管期限為30年；月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、納稅申報(bào)表等保管期限為10年；其他財(cái)務(wù)資料的保管期限根據(jù)其重要性確定，最低不低于5年。第十四條檔案日常維護(hù)：檔案管理人員需定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，每月至少檢查一次紙質(zhì)檔案的保存情況，及時(shí)處理受潮、霉變、蟲蛀等問(wèn)題；每季度對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，電子檔案無(wú)損壞、丟失。第五章財(cái)務(wù)檔案的利用與保密第十五條檔案利用范圍：財(cái)務(wù)檔案的利用限于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)需要，包括財(cái)務(wù)核算、審計(jì)監(jiān)督、稅務(wù)檢查、業(yè)務(wù)查詢、決策參考等合法用途。外部單位（如稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等）需查閱財(cái)務(wù)檔案的，需提供有效證明文件和單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，方可查閱。第十六條利用審批流程：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案的，需填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱方式（查閱、復(fù)制、摘錄），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員陪同查閱。查閱涉及公司核心商業(yè)機(jī)密的財(cái)務(wù)檔案（如跨境業(yè)務(wù)核心結(jié)算數(shù)據(jù)、融資投資資料等），需額外報(bào)公司總經(jīng)理審批。第十七條利用管理要求：查閱紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案需在指定的檔案保管室進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案帶出保管室；確需復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容的，需經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批，復(fù)制件需由檔案管理人員加蓋檔案證明章，并登記備案；查閱人員需愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取、損毀檔案，嚴(yán)禁泄露檔案內(nèi)容。第十八條保密管理規(guī)定：所有接觸財(cái)務(wù)檔案的人員均需嚴(yán)格遵守公司保密制度，嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露財(cái)務(wù)檔案信息；檔案管理人員需嚴(yán)格控制財(cái)務(wù)檔案的訪問(wèn)權(quán)限，電子檔案需設(shè)置訪問(wèn)密碼和權(quán)限分級(jí)，防止信息泄露；跨境業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)檔案涉及的外匯結(jié)算、海外稅務(wù)等敏感信息，需采取額外保密措施，嚴(yán)禁隨意傳播。第六章財(cái)務(wù)檔案的移交與銷毀第十九條檔案移交管理：公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、人員變動(dòng)等原因需要移交財(cái)務(wù)檔案的，需填寫《財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列明移交檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，移交方、接收方及監(jiān)交人需簽字確認(rèn)。移交永久保管的財(cái)務(wù)檔案，需移交至公司指定的長(zhǎng)期檔案管理機(jī)構(gòu)；移交定期保管的財(cái)務(wù)檔案，需確保移交過(guò)程安全有序，檔案完整無(wú)缺。第二十條檔案銷毀流程：財(cái)務(wù)檔案保管期滿后，由財(cái)務(wù)部檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。（一）鑒定審核：公司成立財(cái)務(wù)檔案銷毀鑒定小組，由財(cái)務(wù)部、行政部、審計(jì)部（如設(shè)置）等相關(guān)部門人員組成，對(duì)擬銷毀的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的，方可進(jìn)入銷毀流程；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，需重新確定保管期限，繼續(xù)保管。（二）審批備案：《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定小組簽字確認(rèn)后，報(bào)公司總經(jīng)理審批；涉及永久保管檔案的銷毀，需報(bào)董事會(huì)審批（如公司設(shè)置董事會(huì)），并按規(guī)定向相關(guān)主管部門備案。（三）監(jiān)督銷毀：財(cái)務(wù)檔案銷毀需由兩名以上監(jiān)銷人負(fù)責(zé)監(jiān)督，監(jiān)銷人需在銷毀前核對(duì)檔案數(shù)量和內(nèi)容，確保與《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》一致；銷毀過(guò)程需全程監(jiān)督，銷毀完成后，監(jiān)銷人、銷毀人需在《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，檔案管理人員將《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》歸檔永久保存。第二十一條特殊檔案處理：保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證、涉及未了事項(xiàng)的財(cái)務(wù)檔案，不得銷毀，需單獨(dú)抽出立卷，重新確定保管期限，直至事項(xiàng)完結(jié)后方可按規(guī)定銷毀。第七章責(zé)任追究第二十二條對(duì)在財(cái)務(wù)檔案管理工作中，因未遵守本制度規(guī)定，出現(xiàn)以下行為之一的，公司將視情節(jié)輕重對(duì)相關(guān)部門及責(zé)任人給予相應(yīng)處理：（一）未及時(shí)收集、整理財(cái)務(wù)檔案，導(dǎo)致檔案丟失、損毀的；（二）擅自涂改、勾畫、抽取、損毀財(cái)務(wù)檔案的；（三）未經(jīng)審批擅自查閱、復(fù)制、傳播財(cái)務(wù)檔案信息，導(dǎo)致檔案內(nèi)容泄露的；（四）未按規(guī)定辦理檔案交接、銷毀手續(xù)，造成不良后果的；（五）檔案管理人員玩忽職守，未履行保管職責(zé)，導(dǎo)致檔案受損或丟失的；（六）其他違反本制度規(guī)定的行為。第二十三條相關(guān)處理措施包括警告、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰（罰款金額根據(jù)損失程度確定）；情節(jié)嚴(yán)重，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的，給予記過(guò)、開除等處