2026年跨境電商公司合規(guī)檔案管理制度第一章總則第一條制定目的。為規(guī)范公司合規(guī)檔案的全流程管理，明確合規(guī)檔案的收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、存儲要求、使用規(guī)范及各部門職責(zé)邊界，保障合規(guī)檔案的真實、完整、安全與可追溯，支撐公司跨境電商業(yè)務(wù)合規(guī)運(yùn)營，防范合規(guī)風(fēng)險，同時確保檔案管理工作符合國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，結(jié)合公司跨境電商業(yè)務(wù)特性及檔案管理實際，特制定本制度。第二條制定依據(jù)。本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》《中華人民共和國電子商務(wù)法》及海外目標(biāo)市場相關(guān)檔案管理與數(shù)據(jù)保護(hù)法律法規(guī)（如歐盟GDPR、美國CCPA等），結(jié)合公司跨境電商運(yùn)營管理體系、合規(guī)管理規(guī)范及檔案管理實踐經(jīng)驗制定。第三條適用范圍。本制度適用于公司所有合規(guī)檔案的收集、整理、審核、存儲、借閱、使用、銷毀及歸檔管理等全流程工作。合規(guī)檔案涵蓋跨境電商業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的具有合規(guī)價值的各類資料，包括但不限于資質(zhì)文件、合同協(xié)議、合規(guī)審核記錄、政策文件、監(jiān)管反饋材料、風(fēng)險處置記錄等。適用于合規(guī)部、檔案管理部、各業(yè)務(wù)部門（如海外運(yùn)營部、營銷策劃部、客戶運(yùn)營部等）、IT技術(shù)部、財務(wù)部、人力資源部等相關(guān)部門及全體參與合規(guī)檔案管理工作的員工。第四條核心原則。合規(guī)檔案管理工作堅持“合規(guī)優(yōu)先、真實完整、安全可控、便捷可溯、權(quán)責(zé)明晰”的原則，以支撐跨境業(yè)務(wù)合規(guī)運(yùn)營為核心，確保合規(guī)檔案管理全流程符合法律法規(guī)要求，同時保障檔案資源的有效利用。第五條術(shù)語定義。本制度所稱“合規(guī)檔案”，指公司在跨境電商業(yè)務(wù)運(yùn)營及合規(guī)管理過程中形成的，能夠反映公司合規(guī)工作開展情況、具有保存價值的各類文字、電子、影像等不同形式的資料；“合規(guī)檔案管理全流程”，指合規(guī)檔案從產(chǎn)生、收集、整理、審核、存儲、借閱、使用到銷毀的完整管理過程；“電子合規(guī)檔案”，指以數(shù)字形式存儲在電子介質(zhì)上的合規(guī)檔案資料；“紙質(zhì)合規(guī)檔案”，指以紙張為載體的合規(guī)檔案資料。第二章職責(zé)分工第六條合規(guī)部職責(zé)。作為合規(guī)檔案管理工作的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定合規(guī)檔案管理的操作規(guī)范、流程標(biāo)準(zhǔn)及分類體系；負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門推進(jìn)合規(guī)檔案全流程管理工作，解決執(zhí)行過程中的問題；負(fù)責(zé)對各部門提交的合規(guī)檔案進(jìn)行審核，確保檔案的合規(guī)性、真實性與完整性；負(fù)責(zé)組織合規(guī)檔案的風(fēng)險排查與合規(guī)自查，防范檔案管理風(fēng)險；負(fù)責(zé)合規(guī)檔案管理相關(guān)資料的匯總分析，定期輸出工作報表；負(fù)責(zé)組織合規(guī)檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)工作。第七條檔案管理部職責(zé)。負(fù)責(zé)合規(guī)檔案的具體整理、編號、歸檔、存儲及日常保管工作；負(fù)責(zé)建立合規(guī)檔案管理臺賬，清晰記錄檔案的收集、借閱、使用、銷毀等全流程信息；負(fù)責(zé)保障合規(guī)檔案存儲環(huán)境的安全，防范檔案損壞、丟失或泄露；負(fù)責(zé)按規(guī)定辦理合規(guī)檔案的借閱、復(fù)制及歸還手續(xù)；負(fù)責(zé)定期對合規(guī)檔案進(jìn)行清查盤點，確保檔案賬實相符；負(fù)責(zé)按規(guī)定開展合規(guī)檔案的銷毀工作。第八條各業(yè)務(wù)部門職責(zé)。負(fù)責(zé)本部門在跨境業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生的合規(guī)檔案的收集、初步整理及按時提交工作；確保本部門提交的合規(guī)檔案真實、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理規(guī)范要求；負(fù)責(zé)配合合規(guī)部及檔案管理部開展合規(guī)檔案的審核、清查及相關(guān)專項工作；負(fù)責(zé)本部門員工合規(guī)檔案管理相關(guān)規(guī)定的執(zhí)行，加強(qiáng)本部門合規(guī)檔案的臨時保管與安全防護(hù)。第九條IT技術(shù)部職責(zé)。負(fù)責(zé)搭建并維護(hù)電子合規(guī)檔案管理系統(tǒng)，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行及功能適配；負(fù)責(zé)實現(xiàn)電子合規(guī)檔案的線上收集、整理、存儲、查詢、借閱等全流程管理，優(yōu)化系統(tǒng)操作體驗；負(fù)責(zé)保障電子合規(guī)檔案管理系統(tǒng)的信息安全，搭建數(shù)據(jù)加密、訪問控制、日志記錄、備份恢復(fù)等安全防護(hù)機(jī)制；負(fù)責(zé)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中的技術(shù)故障，及時響應(yīng)各部門的技術(shù)需求；負(fù)責(zé)配合合規(guī)部落實電子合規(guī)檔案管理的合規(guī)要求。第十條財務(wù)部職責(zé)。負(fù)責(zé)審核合規(guī)檔案管理相關(guān)的費(fèi)用支出（如檔案存儲設(shè)備采購、系統(tǒng)維護(hù)、檔案整理服務(wù)等費(fèi)用），對費(fèi)用支出進(jìn)行管控；負(fù)責(zé)核算合規(guī)檔案管理工作的成本，提供財務(wù)數(shù)據(jù)分析支持；負(fù)責(zé)相關(guān)費(fèi)用的報銷審核與支付工作。第十一條人力資源部職責(zé)。負(fù)責(zé)將合規(guī)檔案管理相關(guān)規(guī)定納入公司全員培訓(xùn)體系，組織開展合規(guī)檔案管理培訓(xùn)，提升員工檔案管理意識與合規(guī)素養(yǎng)；負(fù)責(zé)將合規(guī)檔案管理相關(guān)工作表現(xiàn)納入員工績效考核，配合合規(guī)部及檔案管理部開展考核相關(guān)工作。第三章合規(guī)檔案管理全流程管控第十二條檔案收集管理。各業(yè)務(wù)部門需在相關(guān)跨境業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)結(jié)束后3個工作日內(nèi)，完成本部門產(chǎn)生的合規(guī)檔案的收集工作。收集范圍包括但不限于：跨境業(yè)務(wù)資質(zhì)文件（如進(jìn)出口經(jīng)營權(quán)、海外市場準(zhǔn)入資質(zhì)等）、業(yè)務(wù)合同協(xié)議（如供應(yīng)商合同、平臺入駐協(xié)議、物流合作協(xié)議等）、合規(guī)審核記錄（如營銷內(nèi)容合規(guī)審核表、產(chǎn)品合規(guī)檢測報告等）、政策文件（如國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)、海外平臺規(guī)則等）、監(jiān)管反饋材料（如海關(guān)、稅務(wù)、市場監(jiān)管等部門的檢查通知、反饋意見等）、風(fēng)險處置記錄（如合規(guī)風(fēng)險事件報告、處置方案、整改記錄等）、客戶相關(guān)合規(guī)資料（如客戶信息認(rèn)證材料、隱私政策告知記錄等）。收集的檔案需確保真實完整，無缺失、篡改或偽造情況，電子檔案需保證格式規(guī)范、可正常讀取。第十三條檔案整理與審核管理。各業(yè)務(wù)部門收集合規(guī)檔案后，需按合規(guī)部制定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，標(biāo)注檔案名稱、形成日期、業(yè)務(wù)類別、形成部門等關(guān)鍵信息，于每周五前提交至合規(guī)部審核。合規(guī)部在收到檔案后2個工作日內(nèi)完成審核，審核內(nèi)容包括檔案的合規(guī)性、真實性、完整性及整理規(guī)范性。審核通過的檔案，由合規(guī)部移交至檔案管理部進(jìn)行正式歸檔；審核未通過的，需明確告知相關(guān)業(yè)務(wù)部門未通過原因及整改要求，業(yè)務(wù)部門需在2個工作日內(nèi)完成整改并重新提交審核。第十四條檔案分類與編號管理。檔案管理部接收審核通過的合規(guī)檔案后，需按合規(guī)部制定的分類體系進(jìn)行系統(tǒng)分類，具體分為跨境業(yè)務(wù)資質(zhì)類、合同協(xié)議類、合規(guī)審核類、政策文件類、監(jiān)管互動類、風(fēng)險處置類、客戶合規(guī)類及其他類共八大類，每大類下可根據(jù)業(yè)務(wù)細(xì)分需求設(shè)置子類。同時，采用“年度-部門-類別-序號”的編碼規(guī)則對檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號，確保每一份檔案編號唯一、規(guī)范可追溯。編號信息需同步記錄至合規(guī)檔案管理臺賬及電子管理系統(tǒng)。第十五條檔案存儲管理。合規(guī)檔案采用電子檔案與紙質(zhì)檔案雙重存儲模式。電子合規(guī)檔案由IT技術(shù)部通過專用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行加密存儲，定期開展數(shù)據(jù)備份（至少每月備份一次，備份數(shù)據(jù)保存至少2年），確保數(shù)據(jù)安全可靠；紙質(zhì)合規(guī)檔案需存儲在專用檔案庫房，庫房需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等安全防護(hù)設(shè)施，檔案存放需有序排列，便于查閱。檔案管理部需建立詳細(xì)的合規(guī)檔案管理臺賬，記錄檔案的存儲位置、編號、形成日期、借閱情況等信息，定期更新臺賬內(nèi)容。第十六條檔案借閱與使用管理。公司內(nèi)部員工因工作需要借閱合規(guī)檔案的，需填寫《合規(guī)檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱用途、借閱期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及合規(guī)部負(fù)責(zé)人審批同意后，到檔案管理部辦理借閱手續(xù)。電子檔案借閱通過電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，系統(tǒng)自動記錄借閱信息；紙質(zhì)檔案借閱需當(dāng)場核對檔案數(shù)量及完整性，明確借閱期限（一般不超過7個工作日，特殊情況需延長的，需重新審批）。借閱人員需妥善保管借閱的檔案，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借、復(fù)制、篡改、損毀或用于非工作用途，借閱期滿后需及時歸還，檔案管理部需核對檔案完整性后辦理歸還手續(xù)。外部單位因監(jiān)管檢查、司法調(diào)查等需要查閱合規(guī)檔案的，需提供相關(guān)證明文件，經(jīng)公司管理層審批同意后，在合規(guī)部及檔案管理部人員陪同下查閱，嚴(yán)禁外部人員自行查閱或復(fù)制檔案。第十七條檔案保管期限管理。合規(guī)檔案保管期限分為永久保管和定期保管兩類。永久保管的檔案包括：公司核心跨境業(yè)務(wù)資質(zhì)文件、重大合規(guī)風(fēng)險處置記錄、涉及司法訴訟的檔案、監(jiān)管部門重大檢查相關(guān)檔案等；定期保管的檔案根據(jù)其重要程度及業(yè)務(wù)需求，分為5年、10年、20年三個檔次，具體保管期限由合規(guī)部結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)及業(yè)務(wù)實際確定。檔案管理部需在檔案管理臺賬中明確標(biāo)注每一份檔案的保管期限，定期對到期檔案進(jìn)行梳理。第十八條檔案銷毀管理。定期保管的合規(guī)檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部提出銷毀申請，編制《合規(guī)檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、形成日期、保管期限、銷毀原因等信息，提交至合規(guī)部審核。合規(guī)部審核通過后，報公司管理層審批。審批通過后，由檔案管理部組織銷毀工作，合規(guī)部及相關(guān)部門人員現(xiàn)場監(jiān)督銷毀過程。電子檔案需采用不可恢復(fù)的方式銷毀，紙質(zhì)檔案需采用粉碎或焚燒等安全方式銷毀，確保檔案信息完全滅失。銷毀工作完成后，監(jiān)督人員需在《合規(guī)檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，清單由檔案管理部歸檔永久保存。第四章風(fēng)險防控第十九條檔案真實性與完整性風(fēng)險防控。各業(yè)務(wù)部門需對提交的合規(guī)檔案真實性、完整性負(fù)責(zé)，合規(guī)部加強(qiáng)檔案審核力度，對疑似缺失、篡改的檔案堅決不予通過審核，要求相關(guān)部門限期整改；建立檔案收集審核責(zé)任追溯機(jī)制，對因檔案缺失、虛假導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險的，追究相關(guān)部門及人員責(zé)任；定期開展檔案完整性清查工作，每年至少開展一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)并補(bǔ)充缺失檔案。第二十條檔案信息安全風(fēng)險防控。IT技術(shù)部與檔案管理部聯(lián)合搭建檔案信息安全防護(hù)體系，電子檔案實行全程加密傳輸與存儲，嚴(yán)格控制系統(tǒng)訪問權(quán)限，落實最小權(quán)限原則，定期開展系統(tǒng)安全檢測與漏洞掃描，及時修復(fù)安全隱患；紙質(zhì)檔案庫房加強(qiáng)安全管控，安裝監(jiān)控設(shè)備，嚴(yán)格執(zhí)行出入登記制度，防止檔案丟失或泄露；完善檔案操作日志記錄，對檔案的收集、審核、借閱、銷毀等全流程操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保全程可追溯；嚴(yán)禁任何部門或個人擅自將合規(guī)檔案帶出公司或泄露給外部單位及個人。第二十一條檔案管理合規(guī)風(fēng)險防控。合規(guī)部定期梳理國內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，及時更新合規(guī)檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限及操作規(guī)范，確保檔案管理全流程符合合規(guī)要求；定期開展合規(guī)檔案管理專項合規(guī)自查，重點核查檔案收集、審核、存儲、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的合規(guī)性，及時發(fā)現(xiàn)并整改合規(guī)風(fēng)險點；加強(qiáng)對員工的合規(guī)檔案管理培訓(xùn)，提升員工的合規(guī)意識，避免因操作不當(dāng)引發(fā)合規(guī)風(fēng)險。第二十二條檔案存儲與損毀風(fēng)險防控。檔案管理部定期檢查紙質(zhì)檔案庫房的安全防護(hù)設(shè)施，確保防火、防潮、防蟲等設(shè)施正常運(yùn)行，定期對庫房環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測與調(diào)整；IT技術(shù)部定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，落實數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，防范因系統(tǒng)故障、自然災(zāi)害等導(dǎo)致電子檔案丟失或損毀；建立檔案損毀應(yīng)急處置預(yù)案，對突發(fā)的檔案損毀事件，及時啟動應(yīng)急響應(yīng)，采取補(bǔ)救措施，減少損失。第五章監(jiān)督考核第二十三條監(jiān)督檢查機(jī)制。公司建立合規(guī)檔案管理全流程監(jiān)督檢查機(jī)制，檔案管理部負(fù)責(zé)日常執(zhí)行情況監(jiān)督，重點核查檔案收集的及時性、整理的規(guī)范性、存儲的安全性及借閱使用的合規(guī)性；合規(guī)部每月開展一次專項監(jiān)督檢查，重點核查檔案審核的準(zhǔn)確性、合規(guī)風(fēng)險防控措施的落實情況；管理層每季度開展一次全面監(jiān)督檢查，核查整體工作質(zhì)量與效果。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，下達(dá)整改通知書，明確整改責(zé)任部門、整改時限及要求，跟蹤整改效果，形成閉環(huán)管理。第二十四條考核指標(biāo)設(shè)定。將合規(guī)檔案管理相關(guān)指標(biāo)納入各相關(guān)部門及員工的績效考核體系，核心考核指標(biāo)包括：檔案收集完整率、檔案提交及時率、檔案審核通過率、借閱合規(guī)率、檔案安全事故發(fā)生率、合規(guī)風(fēng)險事件發(fā)生率等。具體考核指標(biāo)及權(quán)重根據(jù)部門職責(zé)與崗位特性確定，確?？己丝茖W(xué)合理、可衡量。第二十五條考核結(jié)果應(yīng)用?？己私Y(jié)果與部門績效獎金、員工薪酬晉升、評優(yōu)評先直接掛鉤。對合規(guī)檔案管理工作成效顯著、合規(guī)風(fēng)險防控到位的部門及個人，公司給予通報表揚(yáng)及相應(yīng)績效獎勵；對未按要求落實工作職責(zé)、出現(xiàn)檔案缺失、篡改、泄露、管理混亂等問題的部門及個人，公司給予通報批評、扣減績效獎金等處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，追究相關(guān)責(zé)任人的管理責(zé)任；造成公司經(jīng)濟(jì)損失或品牌損害的，依法追究相應(yīng)責(zé)任。第六章附則第二十六條申訴機(jī)制。各部門及員工對合規(guī)檔案管理的監(jiān)督檢查結(jié)論、考核結(jié)果有異議的，可在收到相關(guān)通知后3個工作日內(nèi)，向人力資源部提交書面申訴申請，說明申訴理由并提供相關(guān)證明材料。人力資源部需在收到申訴申請后5個工作日內(nèi)，聯(lián)合合規(guī)部及檔案管理部開展重新核查，形成申訴處理意見并反饋給申訴人，申訴處理意見為最終結(jié)果。第二十七條制度培訓(xùn)。本制度發(fā)布后，人力資源部聯(lián)合合規(guī)部、檔案管理部組織全體相關(guān)