人事檔案的保管制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等國家法律法規(guī)，參照行業(yè)檔案管理最佳實踐及集團(tuán)母公司相關(guān)管理制度要求制定。為加強(qiáng)公司人事檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，有效防控檔案管理風(fēng)險，提升人力資源效能，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋人事檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全流程管理，以及相關(guān)信息系統(tǒng)操作與外部委托服務(wù)等場景。第三條本制度中下列術(shù)語定義：（一）人事檔案專項管理：指對員工個人身份信息、履歷信息、教育背景、考核記錄、獎懲情況、合同信息等檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)化收集、分類、存儲、保護(hù)與利用的管理活動。（二）檔案管理風(fēng)險：指因檔案管理不善導(dǎo)致檔案遺失、損毀、泄密、篡改或未能滿足合規(guī)要求而可能引發(fā)的業(yè)務(wù)中斷、法律責(zé)任、聲譽(yù)損害等潛在危害。（三）檔案合規(guī)：指檔案管理活動嚴(yán)格遵循法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及本制度要求，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性及可追溯性。第四條人事檔案專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有應(yīng)歸檔的人事檔案材料完整納入管理范圍，不留死角；（二）責(zé)任到人：明確各層級管理人員的職責(zé)，確保責(zé)任可追溯；（三）風(fēng)險導(dǎo)向：重點(diǎn)關(guān)注檔案管理中的高風(fēng)險環(huán)節(jié)，優(yōu)先配置資源；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評估管理效果，動態(tài)優(yōu)化管理制度與流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司人事檔案專項管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)首要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管人力資源、行政的領(lǐng)導(dǎo)為公司人事檔案專項管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常統(tǒng)籌與監(jiān)督。第六條設(shè)立公司人事檔案專項管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，人力資源部、行政部、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組職能包括：統(tǒng)籌全公司人事檔案管理工作的頂層設(shè)計；協(xié)調(diào)跨部門重大檔案管理事項；審批年度管理計劃與預(yù)算；監(jiān)督考核各層級管理責(zé)任落實情況。第七條人力資源部為公司人事檔案專項管理的牽頭部門，主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)制定、修訂和解釋本制度及配套細(xì)則；（二）組織全公司人事檔案管理培訓(xùn)與宣貫；（三）指導(dǎo)下屬單位檔案管理業(yè)務(wù)，開展現(xiàn)場檢查與評估；（四）建立檔案管理風(fēng)險庫，定期更新風(fēng)險清單。第八條行政部作為檔案保管與安全專責(zé)部門，主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)提供檔案庫房、設(shè)備等硬件保障，確保環(huán)境符合恒溫恒濕、防火防潮等要求；（二）實施檔案數(shù)字化遷移與系統(tǒng)運(yùn)維，保障檔案信息安全；（三）配合人力資源部開展檔案審計與問題整改。第九條各部門及下屬單位為人事檔案專項管理的業(yè)務(wù)部門，主要職責(zé)包括：（一）按照制度要求及時收集、初審員工檔案材料，確保信息準(zhǔn)確；（二）配合人力資源部完成檔案移交，做好工作銜接；（三）開展本部門檔案管理自查，主動報告異常情況。第十條各級管理人員及經(jīng)辦人員為人事檔案專項管理的基層執(zhí)行崗，主要職責(zé)包括：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在檔案管理中的責(zé)任；（二）嚴(yán)格遵守檔案傳遞、登記、利用等操作規(guī)程；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險或違規(guī)行為時，及時向人力資源部或行政部報告。第三章專項管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條檔案材料收集要求：（一）收集范圍覆蓋員工入職登記表、勞動合同、學(xué)歷學(xué)位證明、體檢報告、培訓(xùn)記錄、績效考核表、違紀(jì)處理決定等材料；（二）收集時限：新員工檔案應(yīng)在入職后X日內(nèi)完成收集，離職員工檔案應(yīng)在離職后X日內(nèi)完成歸檔。第十二條檔案整理與分類標(biāo)準(zhǔn)：（一）按照“一人一卷”原則，按時間順序排列檔案材料，統(tǒng)一使用檔案目錄；（二）電子檔案與紙質(zhì)檔案分類存儲，建立索引編號，確?？山徊鏅z索。第十三條檔案保管與安全要求：（一）紙質(zhì)檔案存放于符合安全標(biāo)準(zhǔn)的密集架，電子檔案存儲于專用服務(wù)器；（二）定期檢查檔案庫房環(huán)境，做好防火、防磁、防蟲害措施；（三）重要檔案實行雙份備份，建立異地容災(zāi)機(jī)制。第十四條檔案利用與查閱審批：（一）查閱范圍限于工作需要，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸檔案；（二）查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，特殊情況需分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；（三）復(fù)印、摘抄檔案需經(jīng)人力資源部核準(zhǔn)，并記錄用途。第十五條檔案鑒定與銷毀制度：（一）定期開展檔案鑒定，對過期或無效檔案編制銷毀清單；（二）銷毀過程需兩人以上監(jiān)督，做好記錄，并登記銷毀設(shè)備編號；（三）電子檔案銷毀需通過專業(yè)工具徹底刪除，不可恢復(fù)。第十六條檔案數(shù)字化管理要求：（一）優(yōu)先將離職人員檔案數(shù)字化，紙質(zhì)檔案與電子檔案同步更新；（二）建立電子檔案訪問權(quán)限分級制度，嚴(yán)禁非授權(quán)下載；（三）系統(tǒng)操作日志需保存X年，用于追溯責(zé)任。第十七條檔案異地保管要求：（一）關(guān)鍵崗位員工檔案及特殊檔案實行異地備份，備份地點(diǎn)與原件庫房相距X公里以上；（二）災(zāi)難恢復(fù)預(yù)案需每年演練一次，確保極端情況下檔案可恢復(fù)。第十八條外部委托服務(wù)管理：（一）檔案寄存、掃描等業(yè)務(wù)僅委托經(jīng)審計的第三方機(jī)構(gòu)；（二）簽訂保密協(xié)議，明確數(shù)據(jù)交接標(biāo)準(zhǔn)與違約責(zé)任；（三）每季度抽查服務(wù)記錄，評估第三方履約情況。第四章專項管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動態(tài)更新機(jī)制：（一）人力資源部每年牽頭評估制度適用性，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整提出修訂建議；（二）制度修訂需經(jīng)公司管理層會議審議，重大調(diào)整需向母公司報備。第二十條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：（一）每年X月開展檔案管理風(fēng)險排查，重點(diǎn)檢查庫房安全、系統(tǒng)漏洞、授權(quán)管理等方面；（二）對發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險按“一般/重大”分類，發(fā)布預(yù)警通報并制定整改計劃。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將檔案管理審查嵌入招聘審批、離職結(jié)算等業(yè)務(wù)流程；（二）未經(jīng)合規(guī)審查的檔案流轉(zhuǎn)行為視為無效，相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第二十二條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險由人力資源部牽頭整改，重大風(fēng)險成立專項工作組協(xié)同處置；（二）緊急情況需啟動應(yīng)急預(yù)案，48小時內(nèi)上報公司主要負(fù)責(zé)人。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：（一）檔案遺失或泄密視情節(jié)嚴(yán)重程度，給予警告至解除勞動合同處分；（二）違規(guī)操作導(dǎo)致?lián)p失時，按“直接責(zé)任+管理責(zé)任”雙重追究；（三）責(zé)任認(rèn)定依據(jù)制度條款、操作記錄、審計報告等證據(jù)。第二十四條評估改進(jìn)機(jī)制：（一）每半年對制度執(zhí)行情況開展?jié)M意度調(diào)查，收集業(yè)務(wù)部門反饋；（二）評估結(jié)果用于優(yōu)化檔案管理流程，如簡化電子檔案提交環(huán)節(jié)。第五章專項管理保障措施第二十五條組織保障：（一）公司主要負(fù)責(zé)人在年度工作會議中強(qiáng)調(diào)檔案管理重要性；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)每月聽取牽頭部門工作匯報，協(xié)調(diào)解決跨部門問題。第二十六條考核激勵機(jī)制：（一）將檔案管理得分納入部門年度績效考核，占比X%；（二）對檔案管理標(biāo)桿部門給予專項獎勵，金額不低于X萬元；（三）個人合規(guī)表現(xiàn)與晉升掛鉤，違規(guī)者取消評優(yōu)資格。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）新員工入職培訓(xùn)需包含檔案管理合規(guī)內(nèi)容；（二）每年X月開展全員檔案知識競賽，優(yōu)秀者獲得榮譽(yù)證書；（三）制作《人事檔案管理手冊》，供各部門查閱。第二十八條信息化支撐：（一）采用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)材料自動分類、智能檢索；（二）系統(tǒng)對接OA、HR等平臺，自動抓取電子檔案材料；（三）引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)對關(guān)鍵檔案進(jìn)行存證，增強(qiáng)不可篡改性。第二十九條文化建設(shè)：（一）設(shè)立“檔案合規(guī)月”活動，通過案例分享強(qiáng)化意識；（二）在辦公區(qū)張貼宣傳海報，強(qiáng)調(diào)“檔案即資產(chǎn)”理念；（三）組織員工簽署《檔案管理承諾書》，納入員工手冊附件。第三十條報告制度：（一）風(fēng)險事件報告需包含時間、地點(diǎn)、責(zé)任人員、整改措施；（二）年度管理報告需向公司管理層提交，內(nèi)容涵蓋：1.檔案收集完整性統(tǒng)計；2.風(fēng)險事件發(fā)生次數(shù)與處置