人事科管理檔案制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等國家法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于檔案管理的指導(dǎo)意見及公司內(nèi)部規(guī)范化管理需求，旨在建立健全人事管理檔案工作體系，防控檔案管理風(fēng)險，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提升檔案資源利用效率。本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋員工入職、在職、離職全周期的人事檔案收集、整理、保管、利用及安全等管理活動。第二條本制度所稱“人事管理檔案”（以下簡稱“檔案”）是指公司在人力資源管理活動中直接形成的，具有保存價值的各類文字、圖表、音視頻等不同形式的歷史記錄，包括但不限于員工入職登記表、身份證明材料、培訓(xùn)記錄、績效考核表、獎懲記錄、勞動合同、離職證明等。第三條本制度核心術(shù)語定義如下：（一）“檔案專項(xiàng)管理”是指公司通過建立健全檔案管理制度、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、強(qiáng)化風(fēng)險防控、完善技術(shù)保障等措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理全流程規(guī)范化、安全化、高效化的系統(tǒng)性工作。（二）“檔案風(fēng)險”是指因檔案管理不善可能導(dǎo)致的信息泄露、數(shù)據(jù)損毀、合規(guī)違規(guī)等問題，包括人為操作風(fēng)險、技術(shù)安全風(fēng)險、制度執(zhí)行風(fēng)險等。（三）“檔案合規(guī)”是指檔案管理活動嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部制度要求，確保檔案的完整性、真實(shí)性、安全性和可追溯性。第四條人事檔案專項(xiàng)管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的原則。全面覆蓋要求檔案管理覆蓋所有業(yè)務(wù)場景和員工群體；責(zé)任到人強(qiáng)調(diào)各層級主體需明確分工；風(fēng)險導(dǎo)向指優(yōu)先防控重大和頻發(fā)風(fēng)險；持續(xù)改進(jìn)要求動態(tài)優(yōu)化管理機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為本單位人事檔案專項(xiàng)管理的第一責(zé)任人，對檔案管理工作的總體質(zhì)量和風(fēng)險防控負(fù)總責(zé)；分管人力資源工作的領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)日常組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督考核。第六條設(shè)立“人事檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，人力資源部、財務(wù)部、信息技術(shù)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及下屬單位代表組成。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行統(tǒng)籌規(guī)劃、決策審批、監(jiān)督評價等職能，定期召開會議研究解決重大問題。第七條明確三類主體職責(zé)：（一）人力資源部作為檔案管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定和修訂檔案管理制度，組織開展風(fēng)險排查和培訓(xùn)宣貫，監(jiān)督考核各部門執(zhí)行情況。（二）信息技術(shù)部作為專責(zé)部門，負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)，保障數(shù)據(jù)安全，優(yōu)化數(shù)字化應(yīng)用功能。（三）各部門及下屬單位作為業(yè)務(wù)部門，負(fù)責(zé)本領(lǐng)域檔案的日常收集、初步整理及安全保管，落實(shí)風(fēng)險防控要求。第八條基層執(zhí)行崗（如招聘專員、薪酬專員等）需履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）嚴(yán)格遵守檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，確保收集材料真實(shí)完整；（二）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確保密義務(wù)和違規(guī)后果；（三）發(fā)現(xiàn)檔案風(fēng)險時及時上報，協(xié)助開展處置工作。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條員工入職檔案管理環(huán)節(jié)：需在入職后X日內(nèi)完成身份證明、學(xué)歷證明等材料的收集歸檔，核實(shí)材料真實(shí)性，建立檔案唯一編號。禁止接收偽造或篡改的材料，嚴(yán)禁將檔案信息用于非公務(wù)用途。重點(diǎn)防控身份信息泄露風(fēng)險，要求專人專柜保管。第十條員工培訓(xùn)檔案管理環(huán)節(jié)：培訓(xùn)記錄需包含課程名稱、參訓(xùn)人員、考核結(jié)果等內(nèi)容，紙質(zhì)材料需與電子系統(tǒng)同步更新。禁止隨意銷毀培訓(xùn)記錄，離職員工培訓(xùn)檔案需長期保存。重點(diǎn)防控培訓(xùn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計錯誤風(fēng)險，建立復(fù)核機(jī)制。第十一條績效考核檔案管理環(huán)節(jié)：考核表需經(jīng)員工簽字確認(rèn)，并由部門負(fù)責(zé)人審核簽字。禁止擅自修改考核結(jié)果，考核檔案需按年裝訂存檔。重點(diǎn)防控考核數(shù)據(jù)失真風(fēng)險，要求考核過程留痕。第十二條獎懲檔案管理環(huán)節(jié)：獎懲記錄需附相關(guān)證明材料，如表彰文件、處分決定等。禁止未經(jīng)核實(shí)發(fā)布獎懲信息，獎懲檔案需長期保存。重點(diǎn)防控獎懲信息錯誤風(fēng)險，建立審批雙簽制度。第十三條勞動合同檔案管理環(huán)節(jié)：合同簽訂需雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，電子合同需同步存檔。禁止擅自變更合同條款，合同續(xù)簽或變更需留痕。重點(diǎn)防控合同違約風(fēng)險，定期開展合同到期提醒。第十四條離職檔案管理環(huán)節(jié)：離職手續(xù)辦結(jié)后X日內(nèi)完成檔案歸檔，包含離職證明、結(jié)算清單等材料。禁止泄露離職員工隱私，離職檔案需按檔案類型分類保存。重點(diǎn)防控離職信息泄露風(fēng)險，要求脫敏處理敏感內(nèi)容。第十五條檔案安全保密管理環(huán)節(jié)：紙質(zhì)檔案需使用防火防潮檔案柜，電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限。禁止非授權(quán)人員接觸檔案，定期開展保密培訓(xùn)。重點(diǎn)防控物理損毀和技術(shù)入侵風(fēng)險，落實(shí)雙因素認(rèn)證。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動態(tài)更新機(jī)制：每年X月開展制度評估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時修訂檔案管理細(xì)則。重大調(diào)整需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過。第十七條風(fēng)險識別預(yù)警機(jī)制：每季度開展檔案風(fēng)險排查，對發(fā)現(xiàn)的問題發(fā)布預(yù)警通知，明確整改時限和責(zé)任人。重大風(fēng)險需上報領(lǐng)導(dǎo)小組決策。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：將檔案合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程，如入職材料需經(jīng)人力資源部復(fù)核、離職檔案需經(jīng)財務(wù)部核對。未經(jīng)審查的業(yè)務(wù)流程不得實(shí)施。第十九條風(fēng)險應(yīng)對機(jī)制：一般風(fēng)險由人力資源部牽頭處置，重大風(fēng)險需成立專項(xiàng)工作組協(xié)同處理。建立應(yīng)急流程，要求48小時內(nèi)上報處置進(jìn)展。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：違規(guī)情形包括檔案損毀、信息泄露、制度執(zhí)行不力等，依據(jù)情節(jié)輕重給予警告、降級等處分，并扣除績效獎金。重大違規(guī)需移交司法機(jī)關(guān)。第二十一條評估改進(jìn)機(jī)制：每年X月開展體系評估，對流程漏洞、技術(shù)短板提出優(yōu)化建議，形成整改報告存檔備查。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：各部門負(fù)責(zé)人需在月度會議上匯報檔案管理工作進(jìn)展，確保制度落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)小組每半年召開一次會議，審議重大事項(xiàng)。第二十三條考核激勵機(jī)制：將檔案合規(guī)情況納入部門年度考核，優(yōu)秀部門予以獎勵，不合格部門取消評優(yōu)資格。員工違規(guī)行為與績效考核直接掛鉤。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：每年X月開展全員檔案合規(guī)培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)學(xué)習(xí)制度紅線，一線員工重點(diǎn)掌握操作規(guī)范。培訓(xùn)考核不合格者不得上崗。第二十五條信息化支撐：通過檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子化歸檔、智能檢索、權(quán)限管理等功能。每年X月升級系統(tǒng)安全防護(hù)，確保數(shù)據(jù)不可篡改。第二十六條文化建設(shè)：編制《人事檔案合規(guī)手冊》，發(fā)布典型案例警示。每年X月開展“檔案安全月”活動，營造全員合規(guī)氛圍。第二十七條報告制度：每月X日前提交檔案管理情況報告，包括風(fēng)險事件、整改進(jìn)展等內(nèi)容。重大問題需即時上報，