會(huì)議與議事制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)準(zhǔn)則制定，同時(shí)符合集團(tuán)母公司關(guān)于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理、合規(guī)經(jīng)營的要求。結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營需求，旨在規(guī)范會(huì)議與議事流程，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，提升決策效率與科學(xué)性，保障公司資產(chǎn)安全與業(yè)務(wù)穩(wěn)定發(fā)展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司年度戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策、組織架構(gòu)調(diào)整、合同簽訂、風(fēng)險(xiǎn)處置等各類會(huì)議與議事活動(dòng)。涉及子公司、關(guān)聯(lián)方的相關(guān)活動(dòng)參照本制度執(zhí)行。第三條本制度下列術(shù)語定義如下：（一）“專項(xiàng)管理”指公司圍繞特定領(lǐng)域（如會(huì)議組織、議事決策、風(fēng)險(xiǎn)防控等）制定的管理制度、操作流程及配套措施，旨在實(shí)現(xiàn)全流程標(biāo)準(zhǔn)化與風(fēng)險(xiǎn)動(dòng)態(tài)管控。（二）“風(fēng)險(xiǎn)”指公司在運(yùn)營過程中可能面臨的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)等，包括但不限于決策失誤、流程疏漏、信息泄露等導(dǎo)致?lián)p失或聲譽(yù)損害的情形。（三）“合規(guī)”指公司所有會(huì)議與議事活動(dòng)必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及內(nèi)部管理制度要求，確保決策合法合規(guī)、程序正當(dāng)。第四條專項(xiàng)管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：確保所有會(huì)議與議事活動(dòng)納入管理范圍，不留死角。（二）責(zé)任到人：明確各層級、各部門的管理職責(zé)與執(zhí)行責(zé)任。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：重點(diǎn)關(guān)注重大風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控。（四）持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化，動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司會(huì)議與議事管理負(fù)總責(zé)，對重大決策的合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)最終責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對專項(xiàng)管理的直接實(shí)施負(fù)責(zé)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門事項(xiàng)。第六條設(shè)立“會(huì)議與議事管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)及各核心部門負(fù)責(zé)人組成，主要履行以下職能：（一）審議公司級重大會(huì)議與議事事項(xiàng)的決策方案；（二）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)跨部門會(huì)議的組織與實(shí)施；（三）監(jiān)督專項(xiàng)管理制度的執(zhí)行情況，定期評估有效性。第七條明確三類主體的管理職責(zé)：（一）牽頭部門（由辦公室或合規(guī)部承擔(dān)）：負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識別、流程優(yōu)化、監(jiān)督考核及培訓(xùn)宣貫。（二）專責(zé)部門（由財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、內(nèi)審部等承擔(dān)）：負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)合規(guī)審核、爭議調(diào)解、流程優(yōu)化建議及風(fēng)險(xiǎn)處置。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實(shí)專項(xiàng)管理要求，開展本領(lǐng)域日常風(fēng)險(xiǎn)防控，定期提交管理報(bào)告。第八條基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作責(zé)任包括：（一）嚴(yán)格按流程參與會(huì)議與議事活動(dòng)，不得擅自變更議題或決策內(nèi)容；（二）如實(shí)記錄會(huì)議決議，確保可追溯；（三）發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或潛在風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，及時(shí)上報(bào)至部門負(fù)責(zé)人或?qū)Ｘ?zé)部門。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議組織環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：公司級會(huì)議需提前發(fā)布通知，明確議題、參會(huì)人員、時(shí)間地點(diǎn)等，確保決策目的明確；部門級會(huì)議實(shí)行審批制，由部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)備。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自召開涉及重大決策的會(huì)議；禁止利用會(huì)議傳遞違規(guī)指令或泄露涉密信息。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立會(huì)議簽到制度，防止無關(guān)人員列席；重要議題需經(jīng)多人論證，避免決策偏差。第十條議事決策環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：重大決策需經(jīng)集體討論，形成書面決議并簽字確認(rèn)；涉及金額超過X萬元的議題需提交管理層審議。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁以少數(shù)服從多數(shù)的形式規(guī)避集體決策；禁止利用職務(wù)便利操縱議結(jié)果。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立決策回避機(jī)制，利益相關(guān)方不得參與本議題表決；重大決策實(shí)施前需進(jìn)行合規(guī)審查。第十一條流程優(yōu)化環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：采用標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議模板，明確議程控制、時(shí)間管理、決議追蹤等要求；推行線上議事平臺，實(shí)現(xiàn)電子化審批。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁超時(shí)討論議題；禁止將會(huì)議作為拖延決策的手段。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：設(shè)定議題討論時(shí)限，超過時(shí)限的議題需另行組織會(huì)議；建立決議督辦機(jī)制，確保落實(shí)到位。第十二條風(fēng)險(xiǎn)隔離環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：敏感議題需在獨(dú)立場所討論，參會(huì)人員經(jīng)授權(quán)后方可知悉；重要決策需同時(shí)備份至兩個(gè)以上存檔位置。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁將涉密信息外傳；禁止在公共網(wǎng)絡(luò)討論敏感議題。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：安裝會(huì)議保密系統(tǒng)，對錄音錄像進(jìn)行編號管理；實(shí)行責(zé)任追究制，泄露事件按情節(jié)嚴(yán)重程度處罰。第十三條信息管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)議記錄需包含參會(huì)人員、討論要點(diǎn)、決議內(nèi)容及責(zé)任分工，由專責(zé)部門統(tǒng)一歸檔；重要議事材料需經(jīng)法務(wù)部審核。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁篡改會(huì)議記錄；禁止將會(huì)議材料用于非授權(quán)用途。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立電子存檔系統(tǒng)，確保信息不可篡改；定期對存檔材料進(jìn)行保密檢查。第十四條爭議調(diào)解環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：議事過程中產(chǎn)生的分歧需當(dāng)場記錄，由牽頭部門組織調(diào)解；調(diào)解不成的，提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁利用職權(quán)壓制不同意見；禁止在爭議未解決前強(qiáng)行推進(jìn)決策。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立第三方調(diào)解機(jī)制，引入外部專家參與復(fù)雜議題的評判。第十五條修訂管理環(huán)節(jié)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：專項(xiàng)管理制度每年修訂一次，修訂內(nèi)容需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議；重大調(diào)整需發(fā)布補(bǔ)遺文件。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁擅自刪改制度條款；禁止在舊版制度失效前繼續(xù)使用。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控：建立版本控制臺賬，確保所有人員使用最新制度版本。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）每年X月由牽頭部門牽頭，組織各部門及專責(zé)部門對制度執(zhí)行情況評估，結(jié)合法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整提出修訂建議；（二）領(lǐng)導(dǎo)小組審議修訂草案，經(jīng)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布實(shí)施；（三）修訂內(nèi)容需同步更新至培訓(xùn)材料、系統(tǒng)工具及電子檔案。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制：（一）每月由專責(zé)部門聯(lián)合業(yè)務(wù)部門開展風(fēng)險(xiǎn)排查，形成風(fēng)險(xiǎn)清單，按“一般/重大/緊急”分級標(biāo)注；（二）對重大風(fēng)險(xiǎn)發(fā)布預(yù)警通知，明確防控措施及責(zé)任部門；（三）建立風(fēng)險(xiǎn)趨勢分析模型，動(dòng)態(tài)調(diào)整預(yù)警閾值。第十八條合規(guī)審查機(jī)制：（一）所有議題在提交決策前需經(jīng)專責(zé)部門審核，出具合規(guī)意見書；（二）未經(jīng)審核或?qū)徍瞬煌ㄟ^的議題，不得進(jìn)入議事流程；（三）將合規(guī)審查結(jié)果納入部門績效考核指標(biāo)。第十九條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌應(yīng)對；（二）制定應(yīng)急預(yù)案，明確責(zé)任分工、處置流程及上報(bào)標(biāo)準(zhǔn)；（三）風(fēng)險(xiǎn)事件處置完畢后需提交復(fù)盤報(bào)告，分析根源并完善制度。第二十條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形分為“輕微/一般/重大”三級，對應(yīng)警告、績效扣減、紀(jì)律處分等處罰；（二）建立違規(guī)臺賬，定期向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告處理情況；（三）聯(lián)動(dòng)績效考核，違規(guī)行為直接影響評優(yōu)資格。第二十一條評估改進(jìn)機(jī)制：（一）每半年由內(nèi)審部牽頭，對專項(xiàng)管理體系運(yùn)行情況開展評估，形成評估報(bào)告；（二）評估結(jié)果作為制度修訂的重要依據(jù)；（三）對評估發(fā)現(xiàn)的共性問題，組織專題培訓(xùn)或流程再造。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：（一）各級領(lǐng)導(dǎo)干部需定期參加專項(xiàng)管理培訓(xùn)，掌握履職要求；（二）將專項(xiàng)管理納入年度工作計(jì)劃，明確責(zé)任分工；（三）設(shè)立專項(xiàng)管理聯(lián)絡(luò)員制度，各部門指定專人對接。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度考核，占分比例不低于X%；（二）對優(yōu)秀執(zhí)行者給予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)，對失職者取消評優(yōu)資格；（三）建立“合規(guī)積分制”，積分結(jié)果與晉升掛鉤。第二十四條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層每年參加合規(guī)履職培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)決策權(quán)限、爭議調(diào)解等內(nèi)容；（二）一線員工每月接受操作規(guī)范培訓(xùn)，確保熟練掌握流程要求；（三）制作標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)課件，并通過線上平臺同步學(xué)習(xí)資料。第二十五條信息化支撐：（一）開發(fā)會(huì)議議事管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)議題在線提交、審批、督辦；（二）嵌入風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能，自動(dòng)識別違規(guī)操作并推送提醒；（三）與OA系統(tǒng)集成，自動(dòng)生成會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)給責(zé)任部門。第二十六條文化建設(shè)：（一）編制《會(huì)議與議事合規(guī)手冊》，印發(fā)至所有員工；（二）每年簽署《合規(guī)承諾書》，明確個(gè)人責(zé)任；（三）評選“合規(guī)標(biāo)兵”，樹立正面典型，營造全員參與氛圍。第二十七條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：重大風(fēng)險(xiǎn)須在X小時(shí)內(nèi)向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告，并同步提交處置方案；（二）年度管理報(bào)告：每年X月提交專項(xiàng)管理報(bào)告，包括制度執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)處置效果等；（三）報(bào)告內(nèi)容需經(jīng)專責(zé)部門審核，確保數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確。第六章附則第二十八條本制度由公司辦公室（或