公司印鑑登記制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及相關(guān)行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于印章管理的指導(dǎo)意見，以及公司內(nèi)部控制體系建設(shè)的實(shí)際需求制定。旨在通過規(guī)范公司印鑒的申請、刻制、保管、使用、登記與銷毀等全流程管理，有效防控印章使用風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)經(jīng)營秩序穩(wěn)定。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司各類業(yè)務(wù)場景下的印章使用行為，包括但不限于公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人名章等印章的管理。第三條本制度中下列術(shù)語含義如下：（一）“印鑒專項(xiàng)管理”指公司對印章的制作、保管、使用、登記、變更和銷毀等全生命周期活動(dòng)實(shí)施系統(tǒng)化、規(guī)范化的管控活動(dòng)。（二）“印鑒使用風(fēng)險(xiǎn)”指因印章管理不當(dāng)或違規(guī)使用可能導(dǎo)致的法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害等潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）“印鑒合規(guī)”指印章使用行為嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部管理制度，確保操作合法、權(quán)責(zé)明確。（四）“印鑒登記管理”指對印章的刻制申請、保管責(zé)任、使用審批、變更記錄等事項(xiàng)進(jìn)行系統(tǒng)化登記與存檔。第四條印鑒專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則，確保公司所有印章納入統(tǒng)一管理范疇。（二）責(zé)任到人原則，明確各級管理者和崗位人員的管理責(zé)任。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則，重點(diǎn)防控重大印鑒使用風(fēng)險(xiǎn)。（四）持續(xù)改進(jìn)原則，動(dòng)態(tài)優(yōu)化印鑒管理制度與執(zhí)行流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司印鑒專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)直接管理責(zé)任，負(fù)責(zé)組織制度落實(shí)與監(jiān)督考核。第六條設(shè)立印鑒專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括法律合規(guī)部、財(cái)務(wù)部、辦公室等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌印鑒管理工作的頂層設(shè)計(jì)，協(xié)調(diào)跨部門重大事項(xiàng)決策，審批印鑒管理制度修訂，并對管理有效性開展監(jiān)督評價(jià)。第七條法律合規(guī)部為印鑒專項(xiàng)管理的牽頭部門，主要職責(zé)包括：（一）組織制定、修訂印鑒管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。（二）定期開展印鑒使用風(fēng)險(xiǎn)評估，提出管控優(yōu)化建議。（三）審核印章刻制申請與保管責(zé)任分配方案。（四）牽頭處理印章違規(guī)使用事件調(diào)查與處置。第八條財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)印鑒專項(xiàng)管理的專責(zé)部門，主要職責(zé)包括：（一）審核財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等印章的刻制與保管方案。（二）參與重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)印章使用的合規(guī)審核。（三）監(jiān)督資金審批等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的印章使用流程。第九條各部門及下屬單位為印鑒專項(xiàng)管理的業(yè)務(wù)部門，主要職責(zé)包括：（一）落實(shí)本領(lǐng)域印鑒使用要求，開展日常風(fēng)險(xiǎn)防控。（二）指定印章保管責(zé)任人，建立使用臺賬。（三）配合完成印鑒專項(xiàng)檢查與整改工作。第十條基層執(zhí)行崗位人員為印鑒專項(xiàng)管理的基層執(zhí)行崗，主要職責(zé)包括：（一）遵守印章使用審批流程，嚴(yán)禁無審批或超權(quán)限使用。（二）妥善保管負(fù)責(zé)的印章，防止遺失或被盜用。（三）發(fā)現(xiàn)印章使用風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，及時(shí)向直接上級或法律合規(guī)部報(bào)告。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條印章刻制申請與審批管理。（一）刻制公章、財(cái)務(wù)章等關(guān)鍵印章需提交專項(xiàng)申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組備案。（二）嚴(yán)禁私自刻制或委托非授權(quán)機(jī)構(gòu)制作印章，新印章需在刻制后三十日內(nèi)完成登記。第十二條印章保管責(zé)任管理。（一）公章、財(cái)務(wù)章等高風(fēng)險(xiǎn)印章實(shí)行雙人雙鎖保管，保管人需簽署責(zé)任書。（二）印章保管場所應(yīng)設(shè)置監(jiān)控設(shè)備，并定期進(jìn)行安全檢查。第十三條印章使用審批管理。（一）一般事項(xiàng)使用印章需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；重大事項(xiàng)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。（二）特殊緊急情況需事后補(bǔ)辦審批手續(xù)，且須在七個(gè)工作日內(nèi)完成。第十四條印章外借管理。（一）禁止印章外借，確需臨時(shí)使用需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)并全程留痕。（二）外借期間由借用人承擔(dān)保管責(zé)任，法律合規(guī)部實(shí)施監(jiān)督。第十五條印章變更與銷毀管理。（一）印章名稱、規(guī)格變更需重新履行刻制審批程序。（二）印章遺失或到期失效需立即上報(bào)并申請銷毀，銷毀過程須兩名以上人員監(jiān)督，并拍照存檔。第十六條印章使用記錄管理。（一）建立電子印章使用臺賬，記錄使用時(shí)間、事由、審批人、保管人等信息。（二）每年年底對印章使用記錄進(jìn)行全量核查，確?？勺匪荨５谑邨l印章違規(guī)使用防控。（一）嚴(yán)禁未經(jīng)審批使用公章辦理擔(dān)保、抵押等重大事項(xiàng)。（二）嚴(yán)禁在空白文件或未填寫完整內(nèi)容時(shí)加蓋印章。（三）發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用行為時(shí)，立即采取措施終止使用并啟動(dòng)調(diào)查。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制。（一）法律合規(guī)部每年第一季度牽頭評估制度適用性，根據(jù)監(jiān)管變化、業(yè)務(wù)調(diào)整需求提出修訂建議。（二）修訂后的制度需經(jīng)公司辦公會審議通過，并發(fā)布執(zhí)行。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制。（一）每半年開展一次印鑒使用風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)崗位與環(huán)節(jié)。（二）對發(fā)現(xiàn)的共性風(fēng)險(xiǎn)發(fā)布預(yù)警通知，并組織專項(xiàng)培訓(xùn)。第二十條合規(guī)審查機(jī)制。（一）將印章使用合規(guī)納入合同簽訂、資金審批等關(guān)鍵流程前置審查。（二）未經(jīng)合規(guī)審核的印章使用指令無效，審批人承擔(dān)連帶責(zé)任。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制。（一）一般違規(guī)使用由責(zé)任部門處理，重大違規(guī)使用啟動(dòng)集團(tuán)級調(diào)查。（二）緊急風(fēng)險(xiǎn)事件需在四小時(shí)內(nèi)上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組，并制定臨時(shí)處置方案。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制。（一）對印章保管人失職、違規(guī)使用等行為，依據(jù)《員工手冊》給予處分。（二）造成經(jīng)濟(jì)損失的，按管理權(quán)限追償賠償款項(xiàng)。第二十三條評估改進(jìn)機(jī)制。（一）每年第四季度對印鑒專項(xiàng)管理體系有效性開展自評，形成評估報(bào)告。（二）評估結(jié)果作為次年制度優(yōu)化的主要依據(jù)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障。（一）各級領(lǐng)導(dǎo)干部需在季度會議上明確印鑒管理職責(zé)分工。（二）法律合規(guī)部設(shè)立印鑒專項(xiàng)管理聯(lián)絡(luò)崗，統(tǒng)籌日常事務(wù)。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制。（一）將印章使用合規(guī)情況納入部門年度考核指標(biāo)，占比不低于5%。（二）對印鑒管理優(yōu)秀部門授予專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)，對責(zé)任人優(yōu)先評優(yōu)。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制。（一）新員工入職須參加印鑒管理培訓(xùn)，考核合格后方可接觸印章。（二）每半年組織一次全員風(fēng)險(xiǎn)警示教育，以案說法。第二十七條信息化支撐。（一）開發(fā)電子印章管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)審批流程線上化、使用記錄自動(dòng)化。（二）對接OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)印章使用授權(quán)與實(shí)時(shí)監(jiān)控。第二十八條文化建設(shè)。（一）編制《印鑒管理合規(guī)手冊》，發(fā)放至各崗位。（二）每年五月開展“印鑒合規(guī)月”活動(dòng)，強(qiáng)化全員意識。第二十九條報(bào)告制度。（一）風(fēng)險(xiǎn)事件須在兩小時(shí)內(nèi)逐級上報(bào)至領(lǐng)導(dǎo)小組，并同步至母公司監(jiān)管平臺。（二）年度管理報(bào)告需在次年二月十五日前完成，內(nèi)容涵蓋風(fēng)險(xiǎn)事件、整改措施、制度完善情況。第六