辦公室實(shí)物登記制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)及集團(tuán)母公司關(guān)于規(guī)范實(shí)物資產(chǎn)管理的指導(dǎo)意見(jiàn)，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，旨在加強(qiáng)辦公實(shí)物的全生命周期管理，防控資產(chǎn)流失、使用不當(dāng)?shù)葘ｍ?xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效能，促進(jìn)合規(guī)經(jīng)營(yíng)。本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋辦公設(shè)備、低值易耗品、固定資產(chǎn)等實(shí)物的采購(gòu)、領(lǐng)用、登記、盤點(diǎn)、維護(hù)、處置等業(yè)務(wù)場(chǎng)景。第二條本制度所稱“XX專項(xiàng)管理”指公司針對(duì)辦公實(shí)物實(shí)行的系統(tǒng)性控制措施，包括流程規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)防控、信息記錄、責(zé)任追溯等環(huán)節(jié)；“XX風(fēng)險(xiǎn)”指實(shí)物管理過(guò)程中可能存在的資產(chǎn)流失、賬實(shí)不符、違規(guī)使用、安全隱患等潛在危害；“XX合規(guī)”指實(shí)物管理活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部規(guī)章的強(qiáng)制性要求。第三條本制度所稱“辦公實(shí)物”包括但不限于：（1）辦公家具類，如辦公桌椅、文件柜、會(huì)議桌等；（2）辦公設(shè)備類，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、手機(jī)等；（3）低值易耗品類，如文具、勞保用品、清潔工具等；（4）其他可移動(dòng)實(shí)物，如宣傳展架、綠植盆栽等。第四條辦公實(shí)物管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的原則。全面覆蓋要求管理范圍覆蓋所有實(shí)物類型及業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；責(zé)任到人要求明確各層級(jí)管理主體的職責(zé)分工；風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向要求優(yōu)先防控重大風(fēng)險(xiǎn)；持續(xù)改進(jìn)要求根據(jù)管理效果動(dòng)態(tài)優(yōu)化制度流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司辦公實(shí)物管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)首要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)專項(xiàng)管理工作負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督考核及重大事項(xiàng)決策。第六條設(shè)立辦公實(shí)物管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，成員包括財(cái)務(wù)部、行政部、審計(jì)部及各部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)實(shí)物管理重大事項(xiàng)，審批管理制度修訂，監(jiān)督考核管理成效，定期召開(kāi)工作會(huì)議研究解決管理難題。第七條行政部為辦公實(shí)物管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制度建設(shè)、流程優(yōu)化、日常監(jiān)督、風(fēng)險(xiǎn)排查、培訓(xùn)宣貫等工作；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)實(shí)物價(jià)值核算、資產(chǎn)入賬、報(bào)廢處置等財(cái)務(wù)監(jiān)督；審計(jì)部負(fù)責(zé)定期開(kāi)展專項(xiàng)審計(jì)，核查管理漏洞；各部門及下屬單位為業(yè)務(wù)主體，負(fù)責(zé)本領(lǐng)域?qū)嵨镄枨笊暾?qǐng)、領(lǐng)用登記、維護(hù)保養(yǎng)及閑置處置；基層執(zhí)行崗員工負(fù)責(zé)按制度要求操作，落實(shí)實(shí)物領(lǐng)用、歸還、檢查等具體任務(wù)。第八條牽頭部門每年組織編制實(shí)物管理目錄清單，明確實(shí)物分類、編碼規(guī)則、計(jì)量單位、價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)等要素，確保管理口徑統(tǒng)一；專責(zé)部門每季度開(kāi)展實(shí)物管理風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)審核采購(gòu)審批、領(lǐng)用登記、盤點(diǎn)處置等環(huán)節(jié)的合規(guī)性；業(yè)務(wù)部門每月匯總本領(lǐng)域?qū)嵨锸褂们闆r，及時(shí)上報(bào)閑置或報(bào)廢需求。第九條辦公實(shí)物實(shí)行分級(jí)管理：行政部負(fù)責(zé)價(jià)值萬(wàn)元以上的固定資產(chǎn)管理，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)價(jià)值萬(wàn)元以下低值易耗品管理，各部門負(fù)責(zé)本領(lǐng)域?qū)嵨镱I(lǐng)用及日常維護(hù)。第十條基層執(zhí)行崗員工必須履行以下職責(zé)：（1）領(lǐng)用實(shí)物時(shí)簽署領(lǐng)用單，注明用途、數(shù)量、期限等信息；（2）閑置實(shí)物主動(dòng)上報(bào)行政部調(diào)劑或處置；（3）發(fā)現(xiàn)實(shí)物損壞、丟失、失竊等情況，24小時(shí)內(nèi)向部門負(fù)責(zé)人及行政部報(bào)告；（4）每年簽署崗位合規(guī)承諾書，承諾遵守實(shí)物管理各項(xiàng)規(guī)定。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條采購(gòu)管理：采購(gòu)活動(dòng)必須符合公司采購(gòu)管理制度，嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)配置、重復(fù)采購(gòu)、違規(guī)拆分采購(gòu)。行政部每半年編制實(shí)物需求計(jì)劃，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實(shí)施；供應(yīng)商選擇需進(jìn)行盡職調(diào)查，重點(diǎn)核查資質(zhì)、價(jià)格、售后服務(wù)等要素；采購(gòu)合同簽訂后3日內(nèi)完成實(shí)物入庫(kù)登記。第十二條領(lǐng)用登記：領(lǐng)用實(shí)物必須填寫領(lǐng)用單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批、行政部備案后生效。領(lǐng)用單需包含領(lǐng)用人、用途、數(shù)量、期限、歸還責(zé)任人等信息；手機(jī)等敏感設(shè)備領(lǐng)用需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；領(lǐng)用人需在領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)，遺失或損壞需承擔(dān)賠償責(zé)任。第十三條盤點(diǎn)清查：每年開(kāi)展全面盤點(diǎn)，每季度抽查重點(diǎn)實(shí)物。盤點(diǎn)前3日暫停領(lǐng)用，由財(cái)務(wù)部、行政部聯(lián)合組織，各部門配合；盤點(diǎn)結(jié)果需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部雙重確認(rèn)，與系統(tǒng)賬目差異超過(guò)5%的需查明原因；盤點(diǎn)報(bào)告需提交領(lǐng)導(dǎo)小組審核并存檔。第十四條維護(hù)保養(yǎng)：行政部建立實(shí)物維護(hù)臺(tái)賬，定期安排檢修；損壞實(shí)物需及時(shí)報(bào)修，由專責(zé)部門評(píng)估維修成本，超過(guò)原值50%的考慮報(bào)廢；電子設(shè)備需安裝安全防護(hù)軟件，定期更新系統(tǒng)補(bǔ)丁。第十五條閑置處置：閑置實(shí)物超過(guò)3個(gè)月需集中盤點(diǎn)，由行政部提出調(diào)劑方案，優(yōu)先內(nèi)部流轉(zhuǎn)；無(wú)法調(diào)劑的需編制處置清單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后通過(guò)公開(kāi)拍賣、報(bào)廢折舊等方式處置；處置收入需上繳財(cái)務(wù)部統(tǒng)一管理。第十六條報(bào)廢管理：實(shí)物達(dá)到使用年限或無(wú)法修復(fù)的，需填寫報(bào)廢申請(qǐng)單，經(jīng)部門論證、財(cái)務(wù)審核、領(lǐng)導(dǎo)小組審批后方可報(bào)廢；報(bào)廢實(shí)物需進(jìn)行資產(chǎn)核銷，相關(guān)資料歸檔備查；報(bào)廢價(jià)值超過(guò)萬(wàn)元的單項(xiàng)需進(jìn)行環(huán)境無(wú)害化處置。第十七條特殊領(lǐng)域管理：（1）涉外實(shí)物領(lǐng)用需經(jīng)外事部門備案，確保符合保密規(guī)定；（2）租賃設(shè)備需簽訂租賃合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，按期歸還；（3）電子設(shè)備需落實(shí)數(shù)據(jù)安全責(zé)任，離職員工需交還全部設(shè)備。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新：根據(jù)國(guó)家政策變化、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整及公司業(yè)務(wù)發(fā)展，每年評(píng)估制度有效性，由牽頭部門提出修訂方案，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議后實(shí)施。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警：每季度開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注以下事項(xiàng)：（1）采購(gòu)審批不規(guī)范，如超權(quán)限采購(gòu)、無(wú)預(yù)算采購(gòu)；（2）領(lǐng)用登記不完整，如未注明用途、期限不清；（3）閑置實(shí)物處置不及時(shí)，造成資源浪費(fèi)；（4）報(bào)廢程序違規(guī)，如未履行審批程序。風(fēng)險(xiǎn)排查結(jié)果需形成清單，發(fā)布預(yù)警通知，明確整改要求。第二十條合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程：將實(shí)物管理嵌入采購(gòu)申請(qǐng)、領(lǐng)用審批、盤點(diǎn)處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則。審查內(nèi)容包括：采購(gòu)依據(jù)是否充分、審批權(quán)限是否合規(guī)、登記信息是否完整、處置程序是否合法。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（1）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，每月匯總上報(bào)行政部；（2）重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭成立專項(xiàng)小組，制定整改方案，限期完成；（3）突發(fā)事件如實(shí)物失竊，需立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，24小時(shí)內(nèi)上報(bào)，并配合調(diào)查處理。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：（1）違反采購(gòu)管理規(guī)定的，對(duì)責(zé)任部門罰款5000-10000元，責(zé)任人取消年度評(píng)優(yōu)資格；（2）領(lǐng)用登記不實(shí)的，對(duì)領(lǐng)用人通報(bào)批評(píng)，并按實(shí)物原值20%處以罰款；（3）擅自處置報(bào)廢實(shí)物的，對(duì)直接責(zé)任人追責(zé)，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動(dòng)合同；（4）重大風(fēng)險(xiǎn)事件涉及違規(guī)的，按公司相關(guān)規(guī)定從重處罰。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年12月開(kāi)展管理成效評(píng)估，由審計(jì)部牽頭，結(jié)合盤點(diǎn)準(zhǔn)確率、處置及時(shí)率、員工合規(guī)率等指標(biāo)，提出優(yōu)化建議。評(píng)估報(bào)告需提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并納入次年工作計(jì)劃。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：公司主要負(fù)責(zé)人每年聽(tīng)取實(shí)物管理工作報(bào)告，分管領(lǐng)導(dǎo)每季度調(diào)度工作進(jìn)度；各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本領(lǐng)域管理負(fù)首要責(zé)任，行政部每月開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)檢查。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：將實(shí)物管理納入年度績(jī)效考核，考核結(jié)果與部門評(píng)優(yōu)、個(gè)人晉升掛鉤；設(shè)立專項(xiàng)管理獎(jiǎng)項(xiàng)，對(duì)管理成效突出的部門給予獎(jiǎng)勵(lì)。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：每年4月、10月開(kāi)展全員培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)學(xué)習(xí)合規(guī)履職要求，基層員工重點(diǎn)學(xué)習(xí)操作規(guī)范；利用內(nèi)部平臺(tái)發(fā)布管理案例，強(qiáng)化警示教育。第二十七條信息化支撐：開(kāi)發(fā)實(shí)物管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)申請(qǐng)、領(lǐng)用登記、盤點(diǎn)處置等流程線上化，自動(dòng)生成管理報(bào)告；系統(tǒng)需具備風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等功能。第二十八條文化建設(shè)：編制《辦公實(shí)物管理手冊(cè)》，發(fā)放至全體員工；每年簽訂合規(guī)承諾書，明確管理要求；設(shè)立舉報(bào)箱，鼓勵(lì)員工監(jiān)督違規(guī)行為。第二十九條報(bào)告制度：行政部每月向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)送實(shí)物管理情況，包括新增實(shí)物、閑置清單、報(bào)