人力資源信息系統(tǒng)培訓(xùn)教材與操作手冊(cè)一、系統(tǒng)概述人力資源信息系統(tǒng)（HRIS）是整合組織人力資源管理全流程的數(shù)字化工具，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)管理、自動(dòng)化流程執(zhí)行，助力HR從業(yè)者高效完成員工信息維護(hù)、考勤核算、薪酬管理、招聘培訓(xùn)等核心工作，同時(shí)為管理層提供實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)支撐，優(yōu)化人力決策效率。本系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，支持PC端（主流瀏覽器）及移動(dòng)端（企業(yè)微信/釘釘集成）訪問(wèn)，賬號(hào)為員工工號(hào)，初始密碼由系統(tǒng)管理員統(tǒng)一配置（首次登錄需修改）。二、核心模塊功能與操作指南（一）組織架構(gòu)管理功能定位：實(shí)現(xiàn)企業(yè)部門(mén)、崗位體系的可視化搭建與調(diào)整，支持多層級(jí)組織樹(shù)展示，關(guān)聯(lián)員工歸屬關(guān)系。操作步驟：1.新增部門(mén)：進(jìn)入【組織架構(gòu)】-【部門(mén)管理】，點(diǎn)擊“+新增”，填寫(xiě)部門(mén)名稱(chēng)、上級(jí)部門(mén)（可選）、部門(mén)負(fù)責(zé)人（可選），點(diǎn)擊“保存”。如需調(diào)整層級(jí)，可通過(guò)“拖拽”部門(mén)節(jié)點(diǎn)實(shí)現(xiàn)。3.組織架構(gòu)導(dǎo)出：點(diǎn)擊頁(yè)面右上角“導(dǎo)出”，選擇“Excel”格式，可生成包含部門(mén)、崗位、編制的架構(gòu)表，便于跨部門(mén)協(xié)作時(shí)共享。（二）員工信息管理功能定位：集中存儲(chǔ)員工全生命周期數(shù)據(jù)（入職、異動(dòng)、離職），支持多維度查詢與合規(guī)化管理（如勞動(dòng)合同、社保信息）。操作步驟：1.員工入職：進(jìn)入【員工管理】-【入職辦理】，填寫(xiě)員工基本信息（姓名、工號(hào)、部門(mén)、崗位）、入職日期、合同類(lèi)型（固定期/無(wú)固定期），上傳身份證、學(xué)歷證明等附件（支持PDF/圖片格式，單文件≤50M），點(diǎn)擊“提交”后，系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)“入職流程審批”（審批人可在【流程設(shè)置】中配置）。2.信息修改：?jiǎn)T工可通過(guò)【個(gè)人中心】-【信息維護(hù)】修改非核心信息（如聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人）；HR需修改核心信息（如職級(jí)、薪酬）時(shí)，需在【員工管理】中找到對(duì)應(yīng)員工，點(diǎn)擊“編輯”，修改后需填寫(xiě)“變更原因”（如“崗位晉升”），保存后同步更新相關(guān)模塊（如薪酬系統(tǒng)）。3.離職辦理：在【員工管理】-【離職管理】中，選擇離職員工，填寫(xiě)離職日期、離職類(lèi)型（主動(dòng)/被動(dòng)）、離職原因，點(diǎn)擊“啟動(dòng)離職流程”，系統(tǒng)自動(dòng)推送交接任務(wù)至相關(guān)部門(mén)（如IT回收設(shè)備、財(cái)務(wù)結(jié)算工資），流程結(jié)束后員工狀態(tài)變更為“離職”，賬號(hào)權(quán)限自動(dòng)失效。（三）考勤與假期管理功能定位：自動(dòng)抓取考勤機(jī)/移動(dòng)端打卡數(shù)據(jù)，結(jié)合假期規(guī)則（如年假、病假額度）生成考勤報(bào)表，支持異?？记冢ㄟt到、曠工）的申訴與審批。操作步驟：1.考勤規(guī)則配置：HR進(jìn)入【考勤設(shè)置】-【規(guī)則管理】，設(shè)置考勤組（如“研發(fā)部-彈性工作制”“銷(xiāo)售部-外勤打卡”），定義打卡時(shí)段（如上午9:00-12:00，下午13:30-18:00）、遲到/早退判定標(biāo)準(zhǔn)（如遲到≥10分鐘記為遲到），關(guān)聯(lián)假期類(lèi)型（如年假按司齡自動(dòng)計(jì)算額度）。2.日常打卡與異常處理：?jiǎn)T工通過(guò)移動(dòng)端“打卡”按鈕完成定位打卡（外勤需開(kāi)啟位置權(quán)限）；若忘打卡，可在【個(gè)人中心】-【考勤申訴】中提交“補(bǔ)卡申請(qǐng)”，上傳工作證明（如會(huì)議記錄、客戶拜訪截圖），HR在【考勤管理】-【異常處理】中審核，通過(guò)后考勤記錄自動(dòng)修正。3.假期申請(qǐng)與統(tǒng)計(jì)：?jiǎn)T工在【假期管理】中選擇假期類(lèi)型（年假/病假/調(diào)休），填寫(xiě)申請(qǐng)日期、天數(shù)，上傳病假證明（病假需附件），提交后由直屬上級(jí)審批；HR可在【假期報(bào)表】中查看全員假期使用情況，導(dǎo)出“年假剩余額度表”用于年度結(jié)算。（四）薪酬福利管理功能定位：基于考勤、績(jī)效、崗位信息自動(dòng)核算月薪/年薪，支持社保、個(gè)稅的合規(guī)計(jì)算，生成工資條并推送至員工端。操作步驟：1.薪酬方案配置：HR在【薪酬設(shè)置】-【方案管理】中，新建薪酬方案（如“2024年研發(fā)崗薪酬方案”），設(shè)置工資結(jié)構(gòu)（基本工資、績(jī)效工資、補(bǔ)貼、扣款），關(guān)聯(lián)考勤（遲到扣款公式：遲到次數(shù)×50）、績(jī)效（績(jī)效得分×績(jī)效系數(shù)）等數(shù)據(jù)來(lái)源。2.月度薪酬核算：每月5日前，在【薪酬核算】中選擇核算周期（如“2024年3月”），系統(tǒng)自動(dòng)拉取考勤數(shù)據(jù)、績(jī)效數(shù)據(jù)（需提前在【績(jī)效管理】中完成評(píng)分），HR檢查“異常項(xiàng)”（如新增員工工資、離職員工結(jié)算），確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊“生成工資表”，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算社保（按當(dāng)?shù)鼗鶖?shù)）、個(gè)稅（累計(jì)預(yù)扣法）。（五）招聘與培訓(xùn)管理功能定位：從崗位需求發(fā)布到候選人入職的全流程管理，以及員工培訓(xùn)計(jì)劃的制定、實(shí)施與效果評(píng)估。招聘模塊操作：1.需求提報(bào)：用人部門(mén)在【招聘管理】-【需求提報(bào)】中，填寫(xiě)崗位名稱(chēng)、需求人數(shù)、任職要求、到崗時(shí)間，提交后由HRBP審核，通過(guò)后自動(dòng)發(fā)布至招聘網(wǎng)站（需提前在【渠道管理】中配置賬號(hào)，如智聯(lián)、獵聘）。2.候選人管理：HR在【簡(jiǎn)歷庫(kù)】中篩選候選人，點(diǎn)擊“安排面試”，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送面試邀請(qǐng)（含時(shí)間、地點(diǎn)、面試官）至候選人手機(jī)/郵箱；面試結(jié)束后，面試官在系統(tǒng)內(nèi)填寫(xiě)“面試評(píng)價(jià)”（結(jié)構(gòu)化評(píng)分+文字評(píng)語(yǔ)），HR根據(jù)評(píng)價(jià)推進(jìn)“錄用/淘汰”流程，錄用后自動(dòng)生成“入職待辦”。培訓(xùn)模塊操作：1.培訓(xùn)計(jì)劃制定：HR在【培訓(xùn)管理】-【計(jì)劃管理】中，新建年度/季度培訓(xùn)計(jì)劃，選擇培訓(xùn)主題（如“新員工入職培訓(xùn)”“領(lǐng)導(dǎo)力提升”）、培訓(xùn)方式（線上/線下）、參與人員（按部門(mén)/崗位篩選），上傳培訓(xùn)資料（如PPT、視頻）。2.培訓(xùn)實(shí)施與評(píng)估：培訓(xùn)結(jié)束后，系統(tǒng)自動(dòng)推送“培訓(xùn)評(píng)價(jià)問(wèn)卷”至參與員工，員工完成評(píng)分（1-5分）與建議填寫(xiě)；HR在【培訓(xùn)報(bào)表】中查看“滿意度分析”“知識(shí)測(cè)試通過(guò)率”（若設(shè)置了在線考試），用于優(yōu)化后續(xù)培訓(xùn)。三、系統(tǒng)操作流程與場(chǎng)景化指引（一）數(shù)據(jù)初始化（首次上線使用）（二）日常操作場(chǎng)景示例場(chǎng)景1：新員工入職全流程用人部門(mén)提報(bào)招聘需求→HR發(fā)布崗位→篩選候選人→安排面試→錄用審批→生成入職待辦→HR在【員工管理】中填寫(xiě)入職信息→觸發(fā)入職流程（IT開(kāi)通賬號(hào)、行政準(zhǔn)備工位）→員工入職當(dāng)天掃碼填寫(xiě)電子合同→系統(tǒng)自動(dòng)更新員工狀態(tài)為“在職”。場(chǎng)景2：月度考勤與薪酬閉環(huán)每月1日，系統(tǒng)自動(dòng)抓取上月考勤數(shù)據(jù)→HR處理異?？记冢ㄑa(bǔ)卡、請(qǐng)假審批）→3日，績(jī)效數(shù)據(jù)導(dǎo)入薪酬系統(tǒng)→5日，生成工資表并審核→7日，推送工資條→10日，財(cái)務(wù)完成工資發(fā)放，系統(tǒng)自動(dòng)記錄發(fā)放狀態(tài)。（三）報(bào)表與數(shù)據(jù)分析1.常用報(bào)表導(dǎo)出：在【報(bào)表中心】中，可導(dǎo)出“員工花名冊(cè)”（含聯(lián)系方式、合同信息）、“考勤匯總表”（按部門(mén)/個(gè)人統(tǒng)計(jì)遲到、請(qǐng)假次數(shù)）、“薪酬分析表”（各部門(mén)人力成本占比），支持按時(shí)間、部門(mén)、崗位等維度篩選。2.自定義報(bào)表：若需個(gè)性化報(bào)表（如“95后員工學(xué)歷分布”），HR可在【報(bào)表中心】-【自定義報(bào)表】中，選擇數(shù)據(jù)字段（如年齡、學(xué)歷、部門(mén)），設(shè)置篩選條件，生成可視化圖表（柱狀圖/餅圖），便于匯報(bào)使用。四、常見(jiàn)問(wèn)題與解決方案（一）登錄類(lèi)問(wèn)題現(xiàn)象：輸入工號(hào)密碼后提示“賬號(hào)或密碼錯(cuò)誤”。解決：①確認(rèn)工號(hào)是否正確（可聯(lián)系HR查詢）；②密碼區(qū)分大小寫(xiě)，若忘記密碼，點(diǎn)擊“忘記密碼”，通過(guò)綁定的手機(jī)號(hào)/郵箱重置；③若提示“賬號(hào)被鎖定”，聯(lián)系系統(tǒng)管理員解鎖（連續(xù)輸錯(cuò)密碼≥5次觸發(fā)鎖定，1小時(shí)后自動(dòng)解鎖）。（二）數(shù)據(jù)操作類(lèi)問(wèn)題現(xiàn)象：填寫(xiě)員工信息后點(diǎn)擊“保存”無(wú)反應(yīng)，或提示“字段格式錯(cuò)誤”。解決：①檢查“*”標(biāo)記的必填字段是否填寫(xiě)（如身份證號(hào)需為18位，手機(jī)號(hào)需為11位）；②附件上傳時(shí)，確認(rèn)格式為PDF/PNG/JPG，且大小≤50M；③若仍無(wú)法保存，清空瀏覽器緩存（Ctrl+Shift+Delete）后重新登錄嘗試。（三）報(bào)表統(tǒng)計(jì)類(lèi)問(wèn)題現(xiàn)象：考勤報(bào)表中“遲到次數(shù)”與實(shí)際打卡記錄不符。解決：①檢查考勤規(guī)則是否正確（如遲到判定時(shí)間是否為“≥10分鐘”）；②查看該員工的“打卡記錄”，確認(rèn)是否有補(bǔ)卡申請(qǐng)未審核；③若數(shù)據(jù)異常，聯(lián)系系統(tǒng)管理員在【數(shù)據(jù)修復(fù)】中手動(dòng)調(diào)整（需提供員工工號(hào)、日期）。五、數(shù)據(jù)安全與系統(tǒng)維護(hù)（一）權(quán)限管理系統(tǒng)采用“角色-權(quán)限”分離機(jī)制，HR管理員可在【系統(tǒng)設(shè)置】-【權(quán)限管理】中，為不同角色（如“HR專(zhuān)員”“部門(mén)經(jīng)理”“普通員工”）分配權(quán)限：HR專(zhuān)員：可維護(hù)員工信息、處理考勤異常、核算薪酬；部門(mén)經(jīng)理：可查看本部門(mén)員工信息、審批假期/招聘需求；普通員工：僅可查看個(gè)人信息、提交請(qǐng)假/補(bǔ)卡申請(qǐng)。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)每日凌晨自動(dòng)備份全量數(shù)據(jù)（存儲(chǔ)在企業(yè)私有云/阿里云，加密處理）；HR管理員可在【系統(tǒng)設(shè)置】-【數(shù)據(jù)備份】中，手動(dòng)導(dǎo)出“員工信息”“薪酬數(shù)據(jù)”等核心數(shù)據(jù)，保存至本地（建議每月導(dǎo)出一次）。若需恢復(fù)歷史數(shù)據(jù)（如誤刪員工信息），聯(lián)系系統(tǒng)管理員從備份中提取，操作前需確認(rèn)恢復(fù)范圍