機(jī)關(guān)單位文件歸檔與管理辦法一、總則1.目的：規(guī)范機(jī)關(guān)單位文件歸檔與管理工作，維護(hù)文件的完整與安全，充分發(fā)揮檔案的憑證、查考價值，為單位決策、業(yè)務(wù)開展及歷史追溯提供可靠依據(jù)。2.依據(jù)：依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際工作需求制定本辦法。3.適用范圍：本辦法適用于機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的文件歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等全流程管理工作。4.基本原則：堅持真實準(zhǔn)確（確保文件內(nèi)容與形成過程一致）、完整系統(tǒng)（涵蓋業(yè)務(wù)全周期文件）、規(guī)范有序（整理與管理符合專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）、安全保密（嚴(yán)防損毀、泄密）、便于利用（優(yōu)化檢索與服務(wù)機(jī)制）。二、歸檔范圍（一）文書類文件收文：上級機(jī)關(guān)及外部單位制發(fā)的正式文件（含批復(fù)、通知、意見、函件等）、督查檢查材料、調(diào)研通報等。發(fā)文：本單位制發(fā)的正式文件（含請示、報告、決定、辦法、規(guī)劃等）、內(nèi)部工作部署、對外函件等。內(nèi)部文件：黨組（黨委）會議、辦公會議的記錄/紀(jì)要，年度總結(jié)、工作計劃、調(diào)研成果、規(guī)章制度、人事任免、考核獎懲、信訪處理等材料。會議材料：重要會議的通知、議程、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流材料、簽到冊、音像記錄等。（二）業(yè)務(wù)類文件結(jié)合單位職能，重點歸檔以下文件：行政審批：申請材料、批復(fù)文件、備案憑證、證照發(fā)放記錄等。執(zhí)法監(jiān)督：檢查筆錄、調(diào)查取證材料、處罰決定、整改通知等。統(tǒng)計調(diào)研：年度報表、專項調(diào)研數(shù)據(jù)、分析報告、成果匯編等。項目管理：申報材料、立項批復(fù)、合同協(xié)議、驗收報告、資金往來憑證等。（三）科技類文件基建項目：立項批復(fù)、設(shè)計圖紙（含電子圖）、施工日志、變更記錄、竣工驗收報告等。設(shè)備管理：購置合同、使用說明書、維修記錄、報廢審批、技術(shù)改造方案等。（四）音像與電子文件音像文件：重要會議、活動、工程建設(shè)、榮譽(yù)表彰的照片（附文字說明：時間、地點、人物、事由）、視頻（含專題片、工作紀(jì)實、新聞報道等，標(biāo)注內(nèi)容、拍攝時間、載體規(guī)格）。電子文件：以電子形式生成、傳輸、存儲的公文、郵件、數(shù)據(jù)庫、多媒體文件等，需確?？勺x性（如保留原始格式、配備兼容軟件）、完整性（含元數(shù)據(jù)、背景信息）。三、整理要求（一）分類組卷按“年度—機(jī)構(gòu)（或問題）—保管期限”分類：同一年度、同一部門（或同一主題）、同一保管期限的文件集中組卷?？缒甓任募ㄈ缫?guī)劃、總結(jié)）按制發(fā)年度歸檔，會議文件按召開年度歸檔。（二）編號編目每份文件編制唯一檔號，結(jié)構(gòu)為：年度+機(jī)構(gòu)（問題）代碼+保管期限代碼+卷號+件號（示例：2023-辦-永-____）。編制《案卷目錄》《文件目錄》，內(nèi)容包括檔號、文件標(biāo)題、形成日期、頁數(shù)、責(zé)任者、保管期限等；電子目錄同步更新，確保與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。（三）裝訂裝盒去除文件金屬物（訂書釘、回形針），破損文件修復(fù)后，用線裝或膠裝整齊裝訂；幅面不統(tǒng)一的文件折疊/托裱，確保規(guī)格一致。裝盒時按目錄順序排列文件，填寫盒脊（檔號、年度、機(jī)構(gòu)、期限、件數(shù)）和備考表（記錄文件缺損、修改、補(bǔ)充情況）。四、保管與利用（一）保管條件檔案庫房需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫功能，配備溫濕度調(diào)控（溫度14-24℃，濕度45-60%）、消防（滅火器、煙感報警器）、安防（門禁、監(jiān)控）設(shè)備，定期檢查維護(hù)。電子檔案存儲于專用服務(wù)器或存儲介質(zhì)，定期備份（至少雙份，異地保存一份），遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、高溫環(huán)境；每半年檢測數(shù)據(jù)完整性，確?？砷L期讀取。（二）利用流程內(nèi)部利用：工作人員填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案部門辦理借閱（限期15個工作日，特殊情況可續(xù)借），用后及時歸還。外部利用：外單位人員持單位介紹信及有效證件，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案閱覽室查閱；確需復(fù)制的，由檔案部門加蓋證明章，原則上不借出。涉密檔案利用：嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，借閱、復(fù)制需經(jīng)保密工作機(jī)構(gòu)審批，限定知悉范圍，用后及時清退，全程登記備案。五、鑒定與銷毀（一）定期鑒定每10年（或結(jié)合單位實際）由檔案管理部門牽頭，組織業(yè)務(wù)部門、保密部門人員成立鑒定小組，對到期檔案（按保管期限）進(jìn)行鑒定，提出“銷毀”或“續(xù)存”意見。（二）銷毀程序鑒定小組形成《檔案鑒定意見書》，列明需銷毀檔案的檔號、標(biāo)題、數(shù)量、期限，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，編制《檔案銷毀清冊》。銷毀時，由兩人以上監(jiān)銷，核對檔案與清冊無誤后簽字；涉密檔案由專人銷毀，銷毀過程全程記錄（含時間、地點、監(jiān)銷人、方式）。六、責(zé)任與監(jiān)督（一）部門職責(zé)各部門指定專人（檔案員），負(fù)責(zé)文件的收集、整理、移交，確保文件及時、完整歸檔；檔案管理部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、保管、利用工作，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)。新入職員工需接受檔案管理培訓(xùn)，離職人員需完成文件移交后方可辦理離職手續(xù)。（二）監(jiān)督檢查單位每年度對文件歸檔管理工作進(jìn)行檢查，重點核查：歸檔范圍是否全面，整理質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)；保管條件是否合規(guī)，利用流程是否規(guī)范；電子檔案與紙質(zhì)檔案是否同步更新、安全可靠。（三）獎懲措施對歸檔及時、管理規(guī)范、利用高效的部門和個人，給予表彰獎勵；對未按規(guī)定歸檔、損毀丟失檔案、擅自銷毀或泄密的，依規(guī)追究責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，移