2026年跨境營銷策劃公司打印復印設備使用管理制度1.總則1.1制定目的為規(guī)范公司打印、復印設備（以下簡稱“印控設備”）的使用與管理，提高設備使用效率，降低運營成本，保障印控設備安全穩(wěn)定運行，防范因文件打印復印產(chǎn)生的信息泄露風險，尤其是跨境營銷業(yè)務相關涉密文件的安全，依據(jù)國家信息安全相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，結合跨境營銷策劃業(yè)務的行業(yè)特點及公司實際經(jīng)營情況，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司及下屬各業(yè)務單元、分支機構所有印控設備的配置、使用、維護、耗材管理等全流程工作，覆蓋公司全體員工（包括正式員工、試用期員工、實習生及外包人員）的印控設備使用行為。本制度所指印控設備包括各部門專用打印機、辦公區(qū)域共享打印機、復印機、多功能一體機等各類具備打印、復印、掃描、傳真功能的辦公設備。1.3核心原則1.3.1規(guī)范使用原則：明確印控設備使用流程與操作標準，確保全體員工按規(guī)操作，避免設備損壞及資源浪費。1.3.2節(jié)約高效原則：倡導綠色辦公理念，優(yōu)先采用雙面打印、電子化流轉(zhuǎn)等方式，減少紙張、耗材浪費，提升設備使用效率。1.3.3安全保密原則：強化跨境營銷業(yè)務文件、財務數(shù)據(jù)、客戶信息等涉密文件的印控管理，嚴防文件泄露、丟失或濫用。1.3.4責任明確原則：明確各部門及員工在印控設備使用、維護、管理中的責任，確保設備管理工作落到實處。1.3.5適配業(yè)務原則：結合跨境營銷業(yè)務文件打印復印的特殊性，針對性制定涉密文件、境外業(yè)務資料的印控管理要求，保障業(yè)務合規(guī)開展。2.核心定義與職責分工2.1核心定義印控設備：指公司配置的用于辦公文件打印、復印、掃描、傳真的各類辦公設備，包括專用設備與共享設備。涉密文件：指涉及公司核心業(yè)務信息、商業(yè)秘密、財務數(shù)據(jù)、跨境營銷方案、境外客戶信息、合作協(xié)議等需要保密的文件資料。耗材：指印控設備運行所需的各類消耗品，包括打印紙、墨盒、硒鼓、碳粉等。設備管理員：由行政部門指定的負責印控設備日常管理、維護協(xié)調(diào)的專人或兼職人員。2.2行政部門職責行政部門作為印控設備管理的牽頭部門，核心職責包括：（1）制定并完善印控設備使用管理相關制度、操作規(guī)范及保密要求，明確設備使用、維護、耗材管理的具體標準。（2）負責印控設備的統(tǒng)一規(guī)劃、采購、配置與登記管理，建立設備臺賬，詳細記錄設備型號、采購時間、配置位置、使用狀態(tài)、維修記錄等信息。（3）負責印控設備耗材的統(tǒng)一采購、登記、發(fā)放與管理，建立耗材臺賬，合理控制耗材庫存，避免積壓與浪費。（4）牽頭組織印控設備的日常維護、定期檢修與故障維修工作，對接專業(yè)維修機構，確保設備正常運行；建立設備維修檔案，記錄維修原因、維修內(nèi)容、維修費用等信息。（5）負責印控設備使用的監(jiān)督檢查工作，定期排查設備使用過程中的違規(guī)行為，及時糾正不規(guī)范操作；協(xié)助處理因設備使用產(chǎn)生的信息安全問題。（6）組織開展印控設備使用規(guī)范及保密知識培訓，提升員工規(guī)范操作與安全保密意識。2.3業(yè)務部門職責各業(yè)務部門（包括跨境營銷部、采購部、財務部等）是本部門印控設備使用管理的責任主體，核心職責包括：（1）監(jiān)督本部門員工嚴格遵守印控設備使用管理制度，規(guī)范使用部門內(nèi)專用印控設備及共享印控設備。（2）負責本部門專用印控設備的日常使用管理，指定專人協(xié)助行政部門進行設備日常檢查與維護，及時向行政部門反饋設備故障及耗材需求。（3）強化本部門涉密文件（尤其是跨境營銷業(yè)務相關文件）的印控管理，嚴格執(zhí)行涉密文件打印復印的審批與登記流程，防范文件泄露風險。（4）配合行政部門開展印控設備使用監(jiān)督檢查與培訓工作，及時整改檢查中發(fā)現(xiàn)的問題。2.4員工職責（1）嚴格遵守印控設備使用管理制度及操作規(guī)范，正確操作印控設備，避免因操作不當造成設備損壞。（2）樹立節(jié)約意識，優(yōu)先采用雙面打印、電子化流轉(zhuǎn)方式處理文件，減少紙張、耗材浪費；打印復印完成后及時取走文件，避免文件丟失或泄露。（3）嚴格遵守涉密文件印控管理要求，未經(jīng)審批不得擅自打印復印涉密文件；打印復印涉密文件后，及時銷毀廢棄文件及邊角料，確保信息安全。（4）發(fā)現(xiàn)印控設備故障、耗材不足或異常情況時，及時向本部門負責人或行政部門設備管理員反饋，不得擅自拆卸、維修設備。（5）積極參加公司組織的印控設備使用規(guī)范及保密知識培訓，提升自身操作技能與安全意識。2.5公司管理層職責（1）審批印控設備使用管理制度及相關配套規(guī)定，明確公司印控設備管理的整體要求。（2）監(jiān)督印控設備使用管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決設備管理過程中的重大問題，保障制度有效落地。（3）審批印控設備大額采購、重大維修及涉密文件印控管理的重大事項，確保資源配置合理、信息安全可控。3.印控設備使用規(guī)范3.1常規(guī)使用流程（1）文件打印：員工打印文件前，需確認文件內(nèi)容與打印需求，優(yōu)先選擇雙面打印模式；使用共享印控設備打印時，需輸入個人身份標識（如工號）或使用授權卡登錄，打印完成后及時取走文件，清理打印殘留紙張。（2）文件復?。簭陀∥募?，需核查文件是否為涉密文件，非涉密文件可直接復印，涉密文件需按規(guī)定履行審批手續(xù)；復印過程中需妥善保管原始文件，復印完成后及時取走復印件，關閉復印任務，避免后續(xù)人員查看或誤印。（3）掃描與傳真：使用設備掃描或傳真功能時，需確認接收方信息準確，避免錯發(fā)；掃描或傳真涉密文件后，及時刪除設備內(nèi)的文件緩存，確保信息不殘留。（4）設備使用后整理：使用完畢后，需關閉設備不必要的功能，清理設備周邊的紙屑、雜物，保持設備整潔；若使用了共享設備，需確認個人登錄信息已退出。3.2涉密文件使用要求（1）審批流程：打印復印跨境營銷方案、境外客戶信息、商業(yè)合同、財務報表等涉密文件前，需提交書面申請，說明文件名稱、打印復印份數(shù)、使用用途，經(jīng)部門負責人審批同意后，方可進行打印復?。簧婕肮竞诵纳虡I(yè)秘密的文件，需額外經(jīng)公司分管領導審批。（2）操作規(guī)范：涉密文件打印復印需在指定的涉密印控設備上進行，由申請人親自操作或監(jiān)督操作，避免他人接觸文件；打印復印過程中，需全程在場，防止文件被篡改或竊取。（3）文件保管與銷毀：打印復印完成后，需立即取走所有文件，核對份數(shù)，確保無遺漏；廢棄的涉密文件及打印復印過程中產(chǎn)生的邊角料，需使用碎紙機徹底銷毀，不得隨意丟棄。（4）記錄留存：行政部門需建立涉密文件打印復印登記臺賬，詳細記錄申請人、文件名稱、份數(shù)、審批人、打印復印時間等信息，登記記錄保存期限不少于1年。3.3耗材使用規(guī)范（1）耗材領用：各部門需指定專人負責耗材領用，領用耗材時需在行政部門耗材臺賬上登記，說明領用部門、耗材類型、數(shù)量及用途；個人不得擅自領用或存放大量耗材。（2）耗材更換：印控設備耗材不足時，由部門耗材管理員或行政部門設備管理員統(tǒng)一更換；更換下來的廢舊耗材（如廢舊墨盒、硒鼓）需統(tǒng)一交至行政部門指定回收點，由行政部門聯(lián)系專業(yè)機構進行回收處理，不得隨意丟棄。（3）節(jié)約要求：員工需合理控制打印復印數(shù)量，避免重復打印復?。淮蛴》潜匾募r，可使用廢舊紙張的背面；發(fā)現(xiàn)耗材浪費現(xiàn)象，需及時提醒糾正。3.4設備使用禁忌（1）嚴禁使用印控設備打印復印與工作無關的個人文件、違規(guī)資料、涉密違規(guī)信息等。（2）嚴禁擅自拆卸、改裝、維修印控設備，不得隨意更改設備設置或刪除設備內(nèi)的文件緩存、操作記錄。（3）嚴禁在印控設備上放置重物、液體或磁性物品，避免設備損壞；不得使用潮濕、褶皺、破損的紙張，防止設備卡紙或損壞。（4）嚴禁泄露印控設備登錄密碼、授權信息，不得轉(zhuǎn)借個人授權卡給他人使用。（5）嚴禁隨意丟棄打印復印后的文件，尤其是涉密文件，防止信息泄露。4.設備維護與故障處理4.1日常維護（1）員工日常使用過程中，需保持印控設備清潔，定期用干燥、柔軟的抹布擦拭設備表面，清除紙屑、灰塵；避免用尖銳物品刮擦設備。（2）各部門專用印控設備管理員需每日檢查設備運行狀態(tài)，包括設備是否正常開機、打印復印質(zhì)量是否達標、耗材是否充足、設備是否存在異常噪音等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理或反饋。（3）行政部門設備管理員需每周對公司所有印控設備進行全面檢查，包括設備運行狀態(tài)、耗材庫存、安全設置等，形成檢查記錄；每月對設備進行一次基礎維護，如清理設備內(nèi)部紙屑、檢查設備連接線路等。4.2定期檢修行政部門需每季度組織一次印控設備定期檢修工作，對接專業(yè)維修機構對設備進行全面檢測與維護，及時更換老化部件，修復潛在故障；每年對設備進行一次全面評估，對老化嚴重、維修成本過高或無法滿足工作需求的設備，提出更新?lián)Q代建議，按規(guī)定流程報批后實施。4.3故障處理（1）員工發(fā)現(xiàn)印控設備故障（如卡紙、無法開機、打印復印質(zhì)量差等）時，需立即停止使用，查看設備提示信息，嘗試簡單的故障排除（如清除卡紙）；無法排除的，及時向本部門負責人或行政部門設備管理員反饋，說明設備型號、故障現(xiàn)象、發(fā)生時間等信息。（2）行政部門設備管理員收到故障反饋后，需在2個工作日內(nèi)進行處理，簡單故障現(xiàn)場解決，復雜故障需聯(lián)系專業(yè)維修機構上門維修；維修過程中需跟蹤維修進度，記錄維修情況。（3）設備維修完成后，設備管理員需進行試運行，確認設備恢復正常；同時更新設備維修檔案，將維修記錄、維修費用等信息歸檔留存。（4）若設備故障導致文件打印復印中斷，需及時告知相關員工，協(xié)調(diào)使用其他設備，避免影響工作進度；若涉及涉密文件打印復印中斷，需立即采取保密措施，防止信息泄露。5.監(jiān)督考核與責任追究5.1監(jiān)督機制（1）行政部門定期對印控設備使用情況進行監(jiān)督檢查，每月至少開展一次抽查，每季度開展一次全面檢查，重點檢查設備使用規(guī)范執(zhí)行情況、涉密文件印控管理情況、耗材使用與節(jié)約情況、設備維護情況等，形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時通報并督促整改。（2）各部門每月對本部門印控設備使用管理情況進行自查，及時糾正不規(guī)范操作，向行政部門提交自查報告。（3）建立內(nèi)部舉報機制，鼓勵員工對印控設備使用過程中的違規(guī)行為（如擅自打印復印涉密文件、浪費耗材、損壞設備等）進行舉報，行政部門需及時核查處理并反饋結果，對舉報人員信息嚴格保密。5.2考核評價公司將印控設備使用管理工作納入各部門及相關崗位的績效考核范圍，核心考核指標包括：（1）規(guī)范使用率：本部門員工按制度規(guī)范使用印控設備的比例；（2）節(jié)約成效：本部門紙張、耗材的單位使用成本，是否存在明顯浪費現(xiàn)象；（3）保密合規(guī)性：涉密文件印控管理流程的執(zhí)行情況，是否發(fā)生信息泄露事件；（4）設備維護情況：本部門專用設備的完好率，故障反饋的及時性與整改完成率?？己私Y果與績效工資、評優(yōu)評先直接掛鉤：對印控設備使用管理規(guī)范、節(jié)約成效顯著、未發(fā)生違規(guī)事件的部門或個人，給予表彰獎勵；對考核不合格的，責令限期整改，并扣減相應績效分數(shù)。5.3責任追究在印控設備使用管理工作中，對存在以下行為的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予通報批評、經(jīng)濟處罰、崗位調(diào)整等處分；構成違法犯罪的，依法追究法律責任：（1）違反設備使用規(guī)范，擅自打印復印涉密文件、違規(guī)資料，或泄露打印復印的涉密信息，造成公司商業(yè)秘密泄露、經(jīng)濟損失或不良影響的；（2）操作不當或故意損壞印控設備，導致設備故障或無法使用，需承擔設備維修費用或賠償損失的；（3）嚴重浪費紙張、耗材，經(jīng)提醒后仍不糾正的；（4）擅自拆卸、改裝、維修印控設備，或更改設備設置、刪除設備操作記錄的；（5）未按規(guī)定履行涉密文件打印復印審批、登記流程，或隨意丟棄涉密文件及邊角料，存在信息安全隱患的；（6）發(fā)現(xiàn)設備故障、信息安