員工離職手續(xù)辦理流程及證明范本員工離職是職場生態(tài)中不可避免的環(huán)節(jié)，規(guī)范的離職手續(xù)辦理既能保障員工合法權(quán)益，也能幫助企業(yè)妥善完成人員交接、規(guī)避法律風(fēng)險。本文結(jié)合勞動法律法規(guī)與實務(wù)經(jīng)驗，梳理離職流程核心環(huán)節(jié)，并提供合規(guī)性證明文書范本，供企業(yè)HR及職場人士參考。一、員工離職手續(xù)辦理流程（一）離職申請與溝通員工提出離職時，需根據(jù)勞動合同約定或《勞動合同法》規(guī)定提前通知企業(yè)：試用期員工提前3日（可書面或口頭）告知直屬上級；正式員工需提前30日提交書面離職申請（注明離職意向、預(yù)計離職日期）。企業(yè)應(yīng)在收到申請后1個工作日內(nèi)啟動離職溝通，由HR或直屬上級與員工面談，了解離職原因（如職業(yè)發(fā)展、薪資福利、工作環(huán)境等），評估是否有挽留可能（如調(diào)整崗位、薪酬協(xié)商等）。若溝通無效，需同步啟動交接準備。（二）工作交接工作交接是離職流程的核心環(huán)節(jié)，需形成書面交接清單，明確以下內(nèi)容：業(yè)務(wù)交接：未完成項目進度、客戶資源、供應(yīng)商信息、待辦事項的詳細說明（可附文件、系統(tǒng)權(quán)限清單）；物品交接：辦公設(shè)備（電腦、打印機等）、門禁卡、工牌、鑰匙、公司文檔（紙質(zhì)/電子）的歸還記錄；財務(wù)交接：備用金、借款、報銷單據(jù)的清算，確保無財務(wù)糾紛；權(quán)限注銷：郵件賬號、內(nèi)部系統(tǒng)、辦公軟件的權(quán)限關(guān)閉，避免信息泄露。交接完成后，由直屬上級、HR、財務(wù)等相關(guān)人員簽字確認，作為離職審批的必備材料。（三）離職審批企業(yè)需按內(nèi)部制度完成層級審批：直屬上級：確認工作交接完成度，簽署意見；部門負責(zé)人：審核團隊協(xié)作交接、業(yè)務(wù)影響評估；HR部門：核查勞動合同履行情況（如服務(wù)期、競業(yè)限制協(xié)議）、社保公積金繳納狀態(tài)；管理層（如需）：對核心崗位或特殊情況（如涉密人員）進行最終審批。審批周期一般不超過5個工作日，避免因流程拖沓引發(fā)勞動糾紛。（四）手續(xù)辦理1.社保與公積金停繳：HR需在員工離職當月或次月（依當?shù)卣撸┺k理社保、公積金的停繳手續(xù)，確保員工社保關(guān)系可順利轉(zhuǎn)移至新單位或戶籍地。2.檔案與勞動關(guān)系轉(zhuǎn)移：若員工需轉(zhuǎn)移人事檔案，企業(yè)應(yīng)在15日內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)至新單位或人才服務(wù)機構(gòu)（需員工提供接收函）；出具《解除/終止勞動合同證明》，作為員工辦理失業(yè)登記、入職新單位的法定憑證。3.工資與福利結(jié)算：工資：按實際出勤日結(jié)算，于離職當日或企業(yè)常規(guī)發(fā)薪日支付（需在離職協(xié)議中明確）；福利：未休年假、加班工資等需按《勞動法》規(guī)定折算（如未休年假按日工資300%支付）；經(jīng)濟補償：若屬企業(yè)單方解除（如裁員、合同到期不續(xù)簽等法定情形），需按“N+1”或法定標準支付經(jīng)濟補償。（五）離職證明開具企業(yè)應(yīng)在員工離職時（或離職后15日內(nèi)）出具《離職證明》，內(nèi)容需包含員工姓名、身份證號（脫敏處理，如僅保留首尾）、入職離職日期、崗位、離職性質(zhì)（勞動合同解除/終止），并注明“雙方無未了結(jié)勞動爭議”（可選，增強證明效力）。二、離職相關(guān)證明范本（一）離職證明（通用版）離職證明茲證明員工[姓名]，性別[X]，身份證號[XXX*XXX]，于[入職年份]年[入職月份]月[入職日期]日入職我司，擔(dān)任[部門][崗位]職務(wù)，勞動合同期限為[合同類型，如固定期限/無固定期限]。因[離職原因，如個人發(fā)展/勞動合同到期/協(xié)商一致等]，雙方勞動關(guān)系于[離職年份]年[離職月份]月[離職日期]日**正式終止。員工在職期間無違規(guī)違紀行為，工作交接已完成，雙方無未了結(jié)的勞動爭議及財務(wù)糾紛。特此證明。[企業(yè)全稱]（蓋章）[出具日期]（注：離職原因可根據(jù)實際情況簡化為“勞動合同終止”或“雙方協(xié)商一致解除”，避免涉及負面評價。）（二）解除勞動合同證明（法定版）解除勞動合同證明根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》相關(guān)規(guī)定，我司與員工[姓名]（身份證號[XXX*XXX]）的勞動合同于[解除日期]解除，解除原因為：[法定情形，如員工辭職/企業(yè)經(jīng)濟性裁員/勞動合同到期不續(xù)簽等]**。員工入職時間：[入職日期]，離職前崗位：[崗位]，離職前月平均工資：[金額，如需填寫，可寫“XXXX元（含）以下”]。本證明一式兩份，企業(yè)與員工各執(zhí)一份，具有同等法律效力。[企業(yè)全稱]（蓋章）[出具日期]（注：此證明用于員工辦理失業(yè)登記、社保轉(zhuǎn)移等，需嚴格依據(jù)《勞動合同法》第50條要求，注明解除/終止原因及時間。）（三）競業(yè)限制協(xié)議履行證明（可選）競業(yè)限制協(xié)議履行證明茲證明員工[姓名]（身份證號[XXX*XXX]）與我司簽訂的《競業(yè)限制協(xié)議》（協(xié)議編號：[XXX]）已于[協(xié)議生效日期]生效，截至[當前日期]**，員工已遵守協(xié)議約定，未從事與我司業(yè)務(wù)相競爭的活動。我司已按協(xié)議約定，于[支付日期]向員工支付競業(yè)限制補償金，金額為[金額，如“每月XXXX元”]。特此證明。[企業(yè)全稱]（蓋章）[出具日期]三、注意事項與風(fēng)險提示1.時效性要求：企業(yè)需在員工離職后15日內(nèi)完成社保停繳、檔案轉(zhuǎn)移、證明開具，否則可能面臨勞動監(jiān)察部門的處罰（如責(zé)令改正、賠償金）。2.證明真實性：離職證明內(nèi)容需客觀真實，若企業(yè)出具虛假證明（如隱瞞離職原因），可能需承擔(dān)連帶賠償責(zé)任（如新單位因員工隱瞞信息遭受損失）。3.員工義務(wù)：員工需配合完成工作交接，若因故意拖延或破壞交接導(dǎo)致企業(yè)損失，企業(yè)可依