律師事務(wù)所案件管理流程規(guī)范指南為規(guī)范律師事務(wù)所（以下簡(jiǎn)稱“本所”）案件管理全流程，提升法律服務(wù)質(zhì)量、防控執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合《律師法》《律師執(zhí)業(yè)管理辦法》及行業(yè)實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，制定本指南。本指南適用于本所各類訴訟、非訴訟案件的受理、辦理、結(jié)案及歸檔等全流程管理，旨在為律師團(tuán)隊(duì)提供清晰、可操作的實(shí)務(wù)指引。一、案件受理與初始管理（一）案件受理1.案件來源甄別接待人員需初步了解案件性質(zhì)（如刑事、民商、行政等）、客戶核心訴求，判斷是否屬于本所服務(wù)范圍。對(duì)于法律援助、轉(zhuǎn)介案件，需同步核查委托合法性（如法律援助需核對(duì)指派函，轉(zhuǎn)介案件需確認(rèn)原律所無利益沖突）。2.利益沖突審查利益沖突審查為核心前置環(huán)節(jié)，需通過本所案件管理系統(tǒng)檢索已代理案件的當(dāng)事人、對(duì)方當(dāng)事人、關(guān)聯(lián)主體（如股東、實(shí)際控制人），確認(rèn)是否存在“同時(shí)代理原被告”“與本所已代理案件利益對(duì)立”等沖突情形。人工核查時(shí)，需查閱在辦、已結(jié)案件檔案，確保無潛在沖突。若存在沖突，報(bào)管委會(huì)評(píng)估后決定是否接受委托。3.客戶信息登記收集客戶基本信息（姓名/名稱、聯(lián)系方式、身份信息等），記錄案件核心要素（案由、爭(zhēng)議焦點(diǎn)、標(biāo)的額、時(shí)效節(jié)點(diǎn)等），填寫《案件受理登記表》。需特別核實(shí)客戶陳述的真實(shí)性，避免因虛假信息導(dǎo)致執(zhí)業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。（二）案件登記與建檔1.受理后2個(gè)工作日內(nèi)，行政人員將案件信息錄入本所管理系統(tǒng)，生成唯一案件編號(hào)（格式為“年份-業(yè)務(wù)類型-序號(hào)”，如“2024-CS-001”）。2.建立“一案一卷”檔案，分為電子檔案（同步上傳系統(tǒng)）和紙質(zhì)檔案（初期放入受理階段材料，如委托意向書、初步證據(jù)等）。二、案件分配與團(tuán)隊(duì)組建（一）分配原則專業(yè)適配：優(yōu)先分配至對(duì)應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域律師（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)案件分配給知產(chǎn)團(tuán)隊(duì)），確保律師具備案件所需的專業(yè)能力。負(fù)荷均衡：結(jié)合律師當(dāng)前在辦案件數(shù)量、工作強(qiáng)度，避免過度分配導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量下降。經(jīng)驗(yàn)匹配：重大復(fù)雜案件（如標(biāo)的額超百萬、涉及刑事犯罪）優(yōu)先分配給資深律師或合伙人，簡(jiǎn)單案件可由青年律師辦理以培養(yǎng)人才。（二）分配流程1.合伙人會(huì)議或管委會(huì)在受理后3個(gè)工作日內(nèi)確定主辦律師（或團(tuán)隊(duì)）。團(tuán)隊(duì)辦案需明確主辦律師、協(xié)辦律師、實(shí)習(xí)律師的職責(zé)分工（如主辦律師負(fù)責(zé)策略制定，協(xié)辦律師負(fù)責(zé)證據(jù)整理）。2.行政人員向主辦律師移交案件材料（含電子檔和紙質(zhì)檔），并在系統(tǒng)中更新案件負(fù)責(zé)人信息。三、辦案過程全流程管理（一）案件分析與方案制定主辦律師收到案件后5個(gè)工作日內(nèi)，組織團(tuán)隊(duì)分析案件事實(shí)、法律關(guān)系，梳理證據(jù)鏈，識(shí)別法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。制定《案件辦理方案》，明確訴訟策略（如訴訟請(qǐng)求設(shè)計(jì)、答辯思路）或非訴訟方案（如談判要點(diǎn)、合規(guī)建議），報(bào)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人或合伙人審批。如需調(diào)整方案，需重新審批并記錄變更原因。（二）證據(jù)收集與管理1.證據(jù)收集合規(guī)性：指導(dǎo)客戶提供證據(jù)線索，或自行調(diào)查取證（需注意調(diào)查權(quán)限，如證人證言需經(jīng)本人同意，調(diào)取書證需符合法定程序）。嚴(yán)禁偽造、變?cè)熳C據(jù)。2.證據(jù)清單與分類：建立《證據(jù)清單》，注明證據(jù)名稱、來源、證明內(nèi)容、取得時(shí)間，按“書證、物證、電子數(shù)據(jù)”等類型分類整理。電子證據(jù)需固化原始載體（如對(duì)微信聊天記錄進(jìn)行公證），紙質(zhì)證據(jù)需復(fù)印留存，原件交客戶保管或按規(guī)定提交法院。3.證據(jù)審查：使用前需審查證據(jù)的真實(shí)性、合法性、關(guān)聯(lián)性，避免提交瑕疵證據(jù)（如超過舉證期限、形式不符合要求的證據(jù)）。（三）法律文書管理1.法律文書（如起訴狀、答辯狀、代理詞、合同文書等）需經(jīng)主辦律師起草，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部討論后，報(bào)合伙人或資深律師審核。審核重點(diǎn)包括法律適用準(zhǔn)確性、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性、表述規(guī)范性（如避免歧義表述、錯(cuò)別字）。2.文書定稿后，由行政人員統(tǒng)一用印，留存電子檔和紙質(zhì)檔。向客戶或司法機(jī)關(guān)提交文書時(shí)，需取得客戶確認(rèn)（如起訴狀需客戶簽字確認(rèn)訴訟請(qǐng)求），并留存提交憑證（如郵寄回執(zhí)、送達(dá)回證）。（四）溝通與匯報(bào)機(jī)制1.客戶溝通：主辦律師需至少每?jī)芍芟蚩蛻魠R報(bào)案件進(jìn)展，重大事項(xiàng)（如調(diào)解方案、庭前會(huì)議結(jié)果）需即時(shí)溝通，確?？蛻糁闄?quán)。溝通內(nèi)容需記錄在《案件溝通日志》中，電子檔同步上傳系統(tǒng)。2.團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通：實(shí)行周例會(huì)制度，主辦律師總結(jié)本周工作，安排下周計(jì)劃，解決疑難問題。涉及重大決策（如是否上訴、和解金額確定），需提交合伙人會(huì)議討論。（五）庭審與談判管理1.庭審前準(zhǔn)備：組織模擬庭審，梳理爭(zhēng)議焦點(diǎn)，預(yù)測(cè)對(duì)方觀點(diǎn)，準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)策略；檢查證據(jù)原件、出庭手續(xù)（如授權(quán)委托書、律師證）是否齊全。2.庭審中規(guī)范：嚴(yán)格遵守法庭紀(jì)律，尊重司法人員和對(duì)方當(dāng)事人；庭審結(jié)束后，及時(shí)向客戶反饋庭審情況，分析勝負(fù)關(guān)鍵點(diǎn)。3.談判管理：堅(jiān)持客戶利益最大化原則，談判方案需經(jīng)客戶同意，重大讓步需報(bào)合伙人審批。談判過程需記錄，達(dá)成的和解協(xié)議需律師審核后由客戶簽署。四、結(jié)案與檔案管理（一）結(jié)案條件訴訟案件：裁判文書生效（含一審生效、二審維持/改判、再審結(jié)案），或當(dāng)事人達(dá)成和解并履行完畢。非訴訟案件：法律服務(wù)事項(xiàng)完成（如合同起草審查完畢、專項(xiàng)合規(guī)報(bào)告提交、談判達(dá)成一致），客戶確認(rèn)服務(wù)結(jié)束。（二）結(jié)案報(bào)告主辦律師在結(jié)案后10個(gè)工作日內(nèi)，撰寫《案件結(jié)案報(bào)告》，內(nèi)容包括：案件基本情況（案由、當(dāng)事人、爭(zhēng)議焦點(diǎn)）；辦理過程（策略調(diào)整、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)處理）；結(jié)果分析（勝訴/敗訴原因、客戶滿意度反饋）；經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)（可優(yōu)化的環(huán)節(jié)、需規(guī)避的風(fēng)險(xiǎn)）。報(bào)告需經(jīng)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人審核后，提交管委會(huì)備案。（三）檔案歸檔1.紙質(zhì)檔案：整理案件全流程材料（委托代理合同、授權(quán)委托書、證據(jù)材料、法律文書、庭審記錄、結(jié)案報(bào)告等），按時(shí)間順序或類別裝訂，標(biāo)注頁(yè)碼，裝入檔案袋，移交檔案室。2.電子檔案：將所有材料掃描成PDF格式，按案件編號(hào)分類存儲(chǔ)于本所服務(wù)器，確保可檢索、防篡改。3.檔案保管：檔案室需防火、防潮、防盜，電子檔案定期備份。案件檔案保存期限不少于十五年，涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，需按保密規(guī)定管理。五、質(zhì)量監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)防控（一）案件質(zhì)量評(píng)查1.定期評(píng)查：管委會(huì)每季度隨機(jī)抽取10%的結(jié)案案件，從法律文書質(zhì)量、辦案流程合規(guī)性、客戶滿意度等方面進(jìn)行評(píng)查，形成《質(zhì)量評(píng)查報(bào)告》，通報(bào)全所。對(duì)優(yōu)秀案例總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)問題案例提出整改要求。2.專項(xiàng)評(píng)查：針對(duì)特定領(lǐng)域（如重大疑難案件、投訴案件）開展專項(xiàng)評(píng)查，分析風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，完善辦案指引。（二）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與處置1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：主辦律師在辦案過程中，如發(fā)現(xiàn)證據(jù)瑕疵、程序違法風(fēng)險(xiǎn)、客戶虛假陳述等問題，需立即向團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人報(bào)告，啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。2.風(fēng)險(xiǎn)處置：團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人組織研討，制定補(bǔ)救措施（如補(bǔ)充證據(jù)、申請(qǐng)程序救濟(jì)），必要時(shí)聘請(qǐng)專家論證。處置過程需記錄，報(bào)管委會(huì)備案。（三）投訴處理機(jī)制1.客戶投訴由行政部統(tǒng)一接收，3個(gè)工作日內(nèi)轉(zhuǎn)交管委會(huì)調(diào)查。調(diào)查需聽取主辦律師陳述、查閱案件材料、詢問相關(guān)人員，15個(gè)工作日內(nèi)形成調(diào)查報(bào)告。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，如確屬律師過錯(cuò)，需向客戶道歉、退還部分律師費(fèi)、內(nèi)部追責(zé)；如屬誤解，需向客戶解釋說明，爭(zhēng)取諒解。處理結(jié)果需反饋客戶，并在內(nèi)部通報(bào)。附則本指南自發(fā)布之日起施行，由本所管委會(huì)負(fù)責(zé)解釋。每年根據(jù)實(shí)務(wù)反饋、行業(yè)新規(guī)進(jìn)行修訂