工程項目資料歸檔與管理規(guī)范一、引言工程項目資料作為項目全生命周期的原始記錄載體，承載著決策、實施、運維等階段的核心信息，是保障工程質量、支撐后期運維、應對審計監(jiān)察及糾紛處理的關鍵依據(jù)。為規(guī)范資料歸檔與管理工作，確保資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性及可追溯性，結合行業(yè)實踐與法規(guī)要求，制定本規(guī)范。二、術語與定義1.工程項目資料：指工程項目策劃、立項、勘察、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收及運維階段形成的，以紙質、電子、音像等形式存在的文件、圖紙、報告、記錄等資料的總稱。2.歸檔：將具有保存價值的工程項目資料，按規(guī)定程序整理后移交至檔案管理部門（或指定機構）保存的行為。三、歸檔范圍工程項目資料需覆蓋項目全流程，具體類別如下：（一）前期審批類項目立項文件（建議書、可研報告及批復）、建設用地/工程規(guī)劃許可證、施工許可證等行政許可文件；環(huán)境影響評價、節(jié)能評估、地質災害評估等專項評估報告及批復；征地拆遷協(xié)議、權屬證明、紅線圖等土地相關資料。（二）勘察設計類工程勘察報告（巖土、水文地質等）、勘察圖紙；初步設計、施工圖設計（含各專業(yè)圖紙）、設計計算書；設計變更單、技術核定單、圖紙會審記錄；綠色建筑、BIM技術應用等專項設計資料。（三）施工管理類施工組織設計、專項施工方案（深基坑、高支模等）及審批記錄；施工日志、監(jiān)理日志、旁站記錄；分部分項工程檢驗批、隱蔽工程驗收記錄、質量驗收報告；材料/構配件/設備合格證、檢驗報告、進場驗收記錄（含見證取樣報告）；施工進度計劃、工程款支付憑證、工程變更簽證及費用審批資料。（四）監(jiān)理管理類監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則；監(jiān)理通知單、整改回復單、工程暫停令、復工令；工程質量/安全評估報告；監(jiān)理例會紀要、專題會議紀要。（五）竣工驗收類竣工圖紙（含各專業(yè)，需加蓋竣工圖章）；竣工驗收報告、備案表、各參建單位質量評價意見；消防、人防、環(huán)保、規(guī)劃等專項驗收文件；工程質量保修書、使用說明書。（六）運維階段類設備維護手冊、操作規(guī)程、維修記錄；物業(yè)管理方案、設施改造圖紙及方案；能耗監(jiān)測、安全檢測報告（防雷、消防等）。四、管理流程（一）資料收集1.責任分工：建設單位：牽頭收集前期審批、竣工驗收及各參建單位移交的綜合資料；施工單位：負責施工過程資料（含分包資料）的收集、整理，確保與工程進度同步形成；監(jiān)理單位：收集監(jiān)理資料，審核施工資料的真實性、完整性；設計/勘察單位：移交勘察設計文件及變更資料。2.收集要求：紙質資料字跡清晰、簽字蓋章完整，禁止使用易褪色筆書寫；電子資料與紙質資料內容一致，格式為通用格式（PDF、JPG、DWG等），命名含項目名稱、階段、類型等要素；音像資料（工程影像、航拍視頻）需標注拍攝時間、地點、內容，存儲于不可擦寫介質。（二）資料整理1.分類組卷：按項目階段（前期、勘察設計、施工、竣工、運維）或專業(yè)類型（建筑、結構、水電等）分類；組卷遵循“一事一卷”或“同類合并”原則，卷內文件按時間或重要性排序，編制卷內目錄。2.編目與裝訂：案卷封面標注項目名稱、案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限；紙質資料采用線裝或膠裝，避免使用金屬裝訂物；電子檔案建立目錄樹，與紙質案卷一一對應，存儲于專用硬盤或云平臺（加密備份）。（三）資料歸檔1.歸檔時間：施工過程資料：分階段歸檔（基礎、主體、竣工驗收前完成階段性歸檔）；竣工資料：工程竣工驗收合格后3個月內完成最終歸檔（可依合同或地方規(guī)定調整）。2.歸檔手續(xù)：移交方編制《工程資料移交清單》，注明資料數(shù)量、類型、載體形式；接收方核對無誤后簽字確認，雙方各留存一份清單。（四）保管與利用1.保管要求：檔案庫房滿足“八防”要求（防火、防潮、防盜、防蟲、防鼠、防光、防塵、防高溫），溫度14-24℃，濕度45%-60%；電子檔案定期（每半年）備份，存儲環(huán)境遠離強磁場、熱源，采用異地備份（云端+本地硬盤）。2.利用流程：內部借閱：填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批；外部借閱：需建設單位審批，原則上僅提供復印件（涉密資料禁止外借）；利用后及時歸還，檔案管理人員檢查資料完整性。（五）鑒定與銷毀1.定期鑒定：檔案管理部門每5-10年組織對超保管期限的資料進行鑒定，評估保存價值（歷史、法律、科研價值等）。2.銷毀流程：對無保存價值的資料，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)單位分管領導審批后，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀記錄永久留存。五、質量要求1.完整性：資料覆蓋項目全流程，無關鍵環(huán)節(jié)缺失（如隱蔽工程記錄需與施工進度同步，不得事后補填）。2.準確性：內容真實反映工程實際，數(shù)據(jù)準確（試驗報告需與送檢樣品對應，簽字蓋章齊全）。3.規(guī)范性：紙質資料格式統(tǒng)一（A4紙，頁碼連續(xù)），編號規(guī)則清晰（如“施工-____”）；電子檔案與紙質檔案元數(shù)據(jù)一致（文件編號、日期、責任人），無病毒或損壞。六、責任分工建設單位：統(tǒng)籌協(xié)調各參建單位資料管理，監(jiān)督歸檔進度與質量，承擔最終歸檔責任。施工單位：對施工資料的真實性、完整性負責，配備專職資料員，按要求移交資料。監(jiān)理單位：審核施工資料，確保與工程實體一致，及時移交監(jiān)理資料。設計/勘察單位：對勘察設計資料的準確性、合規(guī)性負責，按時移交相關文件。檔案管理部門：指導資料整理規(guī)范，驗收歸檔資料，負責檔案保管、利用及鑒定銷毀。七、附則1.本規(guī)范適用于各類新建、改