機(jī)關(guān)文檔電子化歸檔及安全管理規(guī)程一、背景與目的隨著政務(wù)信息化深入推進(jìn)，機(jī)關(guān)文檔管理逐步實(shí)現(xiàn)電子化轉(zhuǎn)型。電子文檔在提升管理效率、降低存儲(chǔ)成本的同時(shí)，其易篡改性、技術(shù)依賴性也對(duì)歸檔規(guī)范性與安全防護(hù)提出更高要求。為貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）等法規(guī)要求，規(guī)范電子文檔全生命周期管理，保障信息真實(shí)、完整、可用、安全，結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際，制定本規(guī)程。二、基本原則（一）合法性原則電子文檔的形成、歸檔、管理需嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文檔來源合法、流程合規(guī)。歸檔系統(tǒng)需通過國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)（至少三級(jí)），元數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)格式符合《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（DA/T____）。（二）完整性原則歸檔文檔需完整反映業(yè)務(wù)活動(dòng)全貌，包含內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息（如創(chuàng)建者、修改記錄、審批流程）。若存在紙質(zhì)版本，需確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容、簽署信息、頁碼完全對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)“雙套制”管理下的版本一致性。（三）安全性原則從技術(shù)、管理、物理層面構(gòu)建“三位一體”防護(hù)體系，防止電子文檔被篡改、泄露、丟失。需定期開展安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，針對(duì)病毒攻擊、硬件故障、人為失誤等風(fēng)險(xiǎn)制定防控措施。（四）可利用性原則三、電子化歸檔流程（一）文檔形成與收集1.系統(tǒng)生成文檔：OA、公文系統(tǒng)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)等生成的電子文檔，需設(shè)置自動(dòng)歸檔觸發(fā)機(jī)制（如公文辦結(jié)后1個(gè)工作日內(nèi)推送至歸檔系統(tǒng)），確保版本唯一、流程閉環(huán)。2.外部/非系統(tǒng)文檔：掃描件、外部接收文件（如郵件、傳真）需經(jīng)業(yè)務(wù)部門審核后，按“年度-部門-業(yè)務(wù)類型”命名（如“2024-辦公室-會(huì)議紀(jì)要-001”），通過加密通道導(dǎo)入歸檔系統(tǒng)，禁止直接拷貝至存儲(chǔ)設(shè)備。3.收集時(shí)限：一般業(yè)務(wù)類文檔自辦結(jié)之日起3個(gè)工作日內(nèi)完成收集；重大項(xiàng)目、專項(xiàng)工作類文檔按階段（立項(xiàng)、驗(yàn)收等）同步收集，確保時(shí)效性。（二）整理與審核1.分類編目：參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，采用“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”分類法，建立層級(jí)目錄（如“2024-財(cái)務(wù)處-永久-預(yù)算報(bào)表”）。2.元數(shù)據(jù)采集：自動(dòng)提取文檔創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄、格式、權(quán)限等元數(shù)據(jù)，手動(dòng)補(bǔ)充業(yè)務(wù)背景信息（如項(xiàng)目編號(hào)、關(guān)聯(lián)事項(xiàng)），確?？勺匪菪浴?.審核校驗(yàn)：業(yè)務(wù)部門初審（內(nèi)容準(zhǔn)確性）→檔案部門復(fù)審（格式、元數(shù)據(jù)完整性）→技術(shù)部門終審（病毒查殺、格式兼容性）。不合格文檔退回修正，記錄整改臺(tái)賬。（三）歸檔與存儲(chǔ)1.歸檔方式：在線歸檔：業(yè)務(wù)系統(tǒng)與歸檔系統(tǒng)對(duì)接，通過API接口自動(dòng)推送，全程留痕；離線歸檔：涉密文檔或系統(tǒng)外文檔，采用加密U盤、檔案級(jí)藍(lán)光光盤歸檔，填寫《離線歸檔交接單》，雙人簽字確認(rèn)。2.存儲(chǔ)管理：介質(zhì)選擇：采用“本地存儲(chǔ)（企業(yè)級(jí)硬盤）+異地容災(zāi)（距離≥50公里）”雙活架構(gòu)，定期（每季度）檢測(cè)介質(zhì)健康狀態(tài)；格式轉(zhuǎn)換：對(duì)易失效格式（如DOC、XLS）轉(zhuǎn)換為PDF/A-2b（長(zhǎng)期保存格式），確保50年以上可讀性；備份策略：每日增量備份、每周全量備份，備份數(shù)據(jù)加密后異地存放，每月開展恢復(fù)演練。四、安全管理措施（一）技術(shù)安全保障1.加密與訪問控制：分級(jí)加密：公開文檔采用SM4對(duì)稱加密，涉密文檔采用SM2非對(duì)稱加密（結(jié)合CA證書）；2.防篡改與審計(jì)：哈希校驗(yàn)：對(duì)文檔內(nèi)容生成SHA-256哈希值，修改時(shí)自動(dòng)比對(duì)，發(fā)現(xiàn)篡改即時(shí)告警；3.病毒與入侵防護(hù)：部署防病毒網(wǎng)關(guān)、入侵檢測(cè)系統(tǒng)（IDS），實(shí)時(shí)監(jiān)控存儲(chǔ)環(huán)境；定期（每月）更新病毒庫(kù)、系統(tǒng)補(bǔ)丁，封堵安全漏洞。（二）管理安全規(guī)范1.制度建設(shè)：規(guī)范銷毀流程：到期文檔需經(jīng)鑒定小組審核，采用“邏輯刪除+物理消磁”雙銷毀（涉密文檔需雙人監(jiān)銷，留存銷毀記錄）。2.人員培訓(xùn)：新入職人員需通過“檔案法規(guī)+系統(tǒng)操作+安全意識(shí)”培訓(xùn)并考核（80分以上）方可上崗；每季度開展安全警示教育，通報(bào)典型案例（如違規(guī)拷貝、密碼泄露）。3.應(yīng)急處置：制定《電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案》，涵蓋病毒攻擊、服務(wù)器宕機(jī)、自然災(zāi)害等場(chǎng)景；每半年組織演練，模擬“勒索病毒攻擊導(dǎo)致文檔加密”“機(jī)房火災(zāi)導(dǎo)致存儲(chǔ)介質(zhì)損壞”等場(chǎng)景，檢驗(yàn)響應(yīng)速度與恢復(fù)能力。（三）物理安全防護(hù)1.機(jī)房與設(shè)備：存儲(chǔ)服務(wù)器部署在三級(jí)等保機(jī)房（溫濕度20±2℃、濕度40%-60%），配備UPS（供電中斷后保障30分鐘運(yùn)行）、防雷接地裝置；定期（每月）清潔設(shè)備、檢測(cè)硬件狀態(tài)，記錄維護(hù)日志。2.介質(zhì)管理：離線備份介質(zhì)（光盤、硬盤）存放于防磁柜、防火柜，建立臺(tái)賬（編號(hào)、內(nèi)容、密級(jí)、位置）；介質(zhì)借閱需登記，歸還時(shí)檢測(cè)完整性（如光盤讀取測(cè)試、硬盤哈希校驗(yàn)）。五、保障機(jī)制（一）組織保障成立由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭的電子檔案管理小組，成員涵蓋業(yè)務(wù)、檔案、技術(shù)部門，統(tǒng)籌規(guī)劃資源、協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作，每月召開例會(huì)解決管理難題。（二）技術(shù)保障與專業(yè)IT服務(wù)商簽訂運(yùn)維協(xié)議，確保歸檔系統(tǒng)每季度迭代升級(jí)（如優(yōu)化檢索算法、升級(jí)加密模塊）；每年開展安全評(píng)估，邀請(qǐng)第三方機(jī)構(gòu)檢測(cè)系統(tǒng)漏洞。（三）監(jiān)督考核1.月度抽查：檔案部門每月抽查歸檔質(zhì)量（完整性、元數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性）、安全措施執(zhí)行情況（權(quán)限設(shè)置、備份頻率），通報(bào)問題并限期5個(gè)工作日整改；2.年度審計(jì)：邀請(qǐng)第三方對(duì)電子檔案管理體系進(jìn)行合規(guī)性、安全性審計(jì)，形成報(bào)告并作為次年改進(jìn)依據(jù)；3.績(jī)效考核：將電子文檔管理納入部門績(jī)效考