2026年跨境電商公司勞動合同與聘用協(xié)議管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司勞動合同與聘用協(xié)議的管理，明確雙方權(quán)利與義務(wù)，保障公司與員工的合法權(quán)益，強(qiáng)化用工合規(guī)性，降低勞動爭議風(fēng)險，結(jié)合跨境電商業(yè)務(wù)特性及公司經(jīng)營管理實(shí)際，依據(jù)《中華人民共和國勞動法》《中華人民共和國勞動合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。第二條本辦法所稱勞動合同，是指公司與建立勞動關(guān)系的正式員工、試用期員工簽訂的書面勞動契約；聘用協(xié)議，是指公司與從事專業(yè)技術(shù)、項目制工作或短期服務(wù)的人員簽訂的書面聘用契約，適用于不構(gòu)成勞動關(guān)系的用工場景。第三條本辦法適用于公司所有勞動合同與聘用協(xié)議的起草、簽訂、履行、變更、解除、終止及檔案管理等全流程工作，覆蓋人力資源部、各業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部等相關(guān)部門及全體簽約人員。第四條勞動合同與聘用協(xié)議管理堅持“合法合規(guī)、平等自愿、協(xié)商一致、權(quán)責(zé)清晰”的原則，確保合同/協(xié)議內(nèi)容合法、條款明確、程序規(guī)范，兼顧公司經(jīng)營發(fā)展需求與員工合法權(quán)益保障。第五條公司人力資源部為勞動合同與聘用協(xié)議管理的歸口部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌合同/協(xié)議的標(biāo)準(zhǔn)模板制定、起草審核、簽訂履行監(jiān)督、檔案管理及爭議協(xié)調(diào)處理；各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)提出用工需求、配合人員資質(zhì)核查及合同/協(xié)議履行過程中的日常管理；財務(wù)部負(fù)責(zé)按合同/協(xié)議約定落實(shí)薪酬福利支付事宜。第二章職責(zé)分工第六條人力資源部職責(zé)：（一）牽頭制定、修訂勞動合同與聘用協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)模板，確保模板內(nèi)容符合最新法律法規(guī)及公司管理要求；（二）負(fù)責(zé)審核勞動合同與聘用協(xié)議的具體條款，核查簽約人員資質(zhì)信息，確保合同/協(xié)議的合法性與規(guī)范性；（三）組織開展勞動合同與聘用協(xié)議的簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止等手續(xù)辦理工作；（四）建立健全勞動合同與聘用協(xié)議管理臺賬，實(shí)時更新簽約人員信息、合同/協(xié)議期限、履行情況等內(nèi)容；（五）監(jiān)督合同/協(xié)議履行情況，及時協(xié)調(diào)處理履行過程中出現(xiàn)的問題，協(xié)助解決勞動爭議；（六）負(fù)責(zé)勞動合同與聘用協(xié)議相關(guān)檔案的整理、歸檔、保管及借閱管理。第七條各業(yè)務(wù)部門職責(zé)：（一）根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需求提出用工申請，明確崗位要求、用工類型、工作期限及核心工作任務(wù)；（二）配合人力資源部開展擬簽約人員的面試篩選、資質(zhì)核查及崗位匹配度確認(rèn)工作；（三）在合同/協(xié)議履行期間，負(fù)責(zé)安排簽約人員的具體工作任務(wù)，做好日常工作指導(dǎo)與績效跟蹤；（四）及時向人力資源部反饋合同/協(xié)議履行過程中出現(xiàn)的問題，如員工工作異動、崗位調(diào)整、違規(guī)違約等情況。第八條財務(wù)部職責(zé)：（一）依據(jù)勞動合同與聘用協(xié)議約定，準(zhǔn)確核算并及時支付員工薪酬、福利、勞務(wù)報酬等相關(guān)費(fèi)用；（二）配合人力資源部做好合同/協(xié)議履行過程中的費(fèi)用核查工作，確保費(fèi)用支付合規(guī)性；（三）妥善保管與薪酬支付相關(guān)的合同/協(xié)議副本及憑證資料。第三章勞動合同管理第九條勞動合同簽訂：（一）員工入職后1個工作日內(nèi)，人力資源部向員工出示勞動合同標(biāo)準(zhǔn)模板，明確合同條款內(nèi)容；員工無異議的，雙方應(yīng)在入職之日起1個月內(nèi)完成勞動合同簽訂；（二）勞動合同應(yīng)具備以下核心條款：用人單位信息、勞動者信息、勞動合同期限、工作內(nèi)容與工作地點(diǎn)、工作時間與休息休假、勞動報酬、社會保險、勞動保護(hù)與勞動條件、勞動紀(jì)律、勞動合同終止條件、違約責(zé)任等；（三）試用期約定需符合法律法規(guī)要求：勞動合同期限3個月以上不滿1年的，試用期不得超過1個月；勞動合同期限1年以上不滿3年的，試用期不得超過2個月；3年以上固定期限和無固定期限的勞動合同，試用期不得超過6個月；（四）簽訂勞動合同前，人力資源部需核實(shí)員工身份信息、學(xué)歷資質(zhì)、從業(yè)經(jīng)歷等，確保信息真實(shí)有效；員工需提交與原單位解除/終止勞動關(guān)系的證明材料。第十條勞動合同履行與變更：（一）公司與員工應(yīng)嚴(yán)格按照勞動合同約定履行各自義務(wù)，公司保障員工獲得勞動報酬、享受社會保險和福利待遇的權(quán)利，員工需遵守公司規(guī)章制度、完成工作任務(wù)；（二）因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、崗位優(yōu)化或員工個人情況變化等原因需變更勞動合同條款的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，簽訂《勞動合同變更協(xié)議書》，作為原勞動合同的補(bǔ)充文件；（三）變更后的勞動合同條款不得違反法律法規(guī)規(guī)定，變更手續(xù)應(yīng)在情況發(fā)生后15個工作日內(nèi)完成，變更協(xié)議與原勞動合同具有同等法律效力。第十一條勞動合同解除與終止：（一）勞動合同解除分為協(xié)商解除、員工單方解除、公司單方解除三種情形，解除條件與程序需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國勞動合同法》相關(guān)規(guī)定；（二）公司單方解除勞動合同的，需事先將理由通知工會（如有），并向員工出具《勞動合同解除通知書》，明確解除原因、依據(jù)及后續(xù)事宜；（三）勞動合同期滿、員工達(dá)到法定退休年齡、公司或員工主體資格消滅等情形下，勞動合同依法終止；公司擬續(xù)簽勞動合同的，應(yīng)在合同期滿前30個工作日內(nèi)與員工協(xié)商確認(rèn)；不續(xù)簽的，應(yīng)提前30個工作日書面通知員工；（四）勞動合同解除或終止后，雙方應(yīng)在15個工作日內(nèi)辦理工作交接、檔案轉(zhuǎn)移、社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移等手續(xù)，公司應(yīng)按規(guī)定出具解除/終止勞動合同證明。第四章聘用協(xié)議管理第十二條聘用協(xié)議簽訂：（一）對于從事專業(yè)技術(shù)服務(wù)、短期項目工作或臨時性崗位的人員，經(jīng)業(yè)務(wù)部門申請、人力資源部審核后，簽訂聘用協(xié)議；（二）聘用協(xié)議應(yīng)明確以下核心條款：雙方基本信息、聘用期限、工作內(nèi)容與服務(wù)要求、工作地點(diǎn)與工作時間、勞務(wù)報酬標(biāo)準(zhǔn)與支付方式、雙方權(quán)利義務(wù)、協(xié)議解除/終止條件、違約責(zé)任等；（三）聘用協(xié)議期限根據(jù)工作任務(wù)需求確定，一般不超過1年；確需延長的，應(yīng)在協(xié)議期滿前15個工作日內(nèi)協(xié)商續(xù)簽；（四）簽訂聘用協(xié)議前，人力資源部需核實(shí)擬聘用人員的資質(zhì)證書、專業(yè)能力證明及是否存在勞動關(guān)系等信息，避免用工風(fēng)險。第十三條聘用協(xié)議履行與變更：（一）雙方應(yīng)按聘用協(xié)議約定履行義務(wù)，公司按協(xié)議支付勞務(wù)報酬，聘用人員按要求完成工作任務(wù)、遵守公司相關(guān)管理規(guī)定；（二）因工作任務(wù)調(diào)整、客觀情況變化等需變更協(xié)議條款的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，簽訂《聘用協(xié)議變更補(bǔ)充協(xié)議》，補(bǔ)充協(xié)議與原協(xié)議具有同等法律效力。第十四條聘用協(xié)議解除與終止：（一）聘用協(xié)議期滿自然終止；經(jīng)雙方協(xié)商一致的，可提前解除協(xié)議；聘用人員存在嚴(yán)重違反協(xié)議約定、未按要求完成工作任務(wù)等情形的，公司可單方解除協(xié)議；（二）公司單方解除聘用協(xié)議的，應(yīng)提前10個工作日書面通知聘用人員，明確解除原因及依據(jù)；（三）聘用協(xié)議解除或終止后，聘用人員應(yīng)及時辦理工作交接手續(xù)，公司按協(xié)議約定結(jié)清勞務(wù)報酬。第五章檔案管理第十五條勞動合同與聘用協(xié)議檔案包括原件、變更補(bǔ)充協(xié)議、解除/終止證明、簽約人員資質(zhì)材料、工作交接記錄等相關(guān)資料；（四）人力資源部需在合同/協(xié)議簽訂、變更、解除/終止等手續(xù)辦理完畢后10個工作日內(nèi)，完成檔案資料的整理歸檔；（五）檔案資料采用電子與紙質(zhì)雙重歸檔方式，電子檔案存儲至公司指定加密系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，配備防火、防潮、防盜等防護(hù)設(shè)施；（六）檔案保管期限：勞動合同檔案自解除/終止之日起保存至少2年；聘用協(xié)議檔案自解除/終止之日起保存至少1年；涉及勞動爭議的檔案，保存期限延長至爭議解決后3年；（七）內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及人力資源部批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱期限不得超過5個工作日；外部單位需查閱檔案的，需提供有效證明文件及公司管理層審批意見，在指定人員陪同下查閱，嚴(yán)禁復(fù)制或帶出。第六章監(jiān)督管理與獎懲第十六條監(jiān)督檢查機(jī)制：人力資源部每季度對勞動合同與聘用協(xié)議管理工作開展監(jiān)督檢查，重點(diǎn)核查合同/協(xié)議簽訂的及時性、條款的合規(guī)性、履行的規(guī)范性及檔案管理的完整性；檢查結(jié)果納入部門績效考核。第十七條獎勵措施：（一）各部門嚴(yán)格執(zhí)行本辦法規(guī)定，年度內(nèi)勞動合同與聘用協(xié)議管理規(guī)范、無違規(guī)事項的，給予部門通報表揚(yáng)及現(xiàn)金獎勵800-1500元；（二）個人在合同/協(xié)議管理工作中表現(xiàn)突出，及時發(fā)現(xiàn)并規(guī)避重大用工風(fēng)險、提出合理化建議并被采納的，給予通報表揚(yáng)及現(xiàn)金獎勵300-800元。第十八條懲罰措施：（一）未按規(guī)定及時簽訂、續(xù)簽勞動合同或聘用協(xié)議的，給予相關(guān)責(zé)任人警告處分，扣發(fā)績效獎金200-500元；導(dǎo)致公司承擔(dān)法律責(zé)任的，加重處罰；（二）擅自修改合同/協(xié)議條款、偽造檔案資料的，給予相關(guān)責(zé)任人記過處分，扣發(fā)績效獎金500-1000元；造成公司損失的，依法追究賠償責(zé)任；（三）未按規(guī)定保管檔案，導(dǎo)致檔案丟失、損毀或泄露的，給予相關(guān)責(zé)任人警告處分，扣發(fā)績效獎金200-500元；造成嚴(yán)重后果的，給予記過至調(diào)崗處分；（四）業(yè)務(wù)部門未及時反饋合同/協(xié)議履行過程中的問題，導(dǎo)致風(fēng)險擴(kuò)大或勞動爭議的，給予部門負(fù)責(zé)人警告處分，扣發(fā)當(dāng)月15%績效獎金。第七章附則第十九條本辦法所涉及的相關(guān)表單（如《勞動合同