2026年跨境電商公司物資與商品信息化管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司物資與商品信息化管理工作，提升管理效率、保障信息數(shù)據(jù)的準確性、完整性與安全性，支撐跨境電商業(yè)務全流程高效運轉，依據(jù)《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《電子商務法》及跨境電商相關監(jiān)管規(guī)定，結合公司實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有物資（包括辦公物資、倉儲設備、物流耗材等）與商品（包括在售商品、庫存商品、采購中商品等）的信息采集、建檔、維護、更新、查詢及安全管理等相關工作，覆蓋公司各業(yè)務部門及全體相關崗位人員。第三條物資與商品信息化管理堅持“統(tǒng)一標準、分級負責、實時準確、安全可控”的原則，確保信息數(shù)據(jù)與實際物資、商品情況一致，為采購決策、庫存管理、訂單履約、數(shù)據(jù)分析等工作提供可靠支撐。第四條公司信息化管理部門為物資與商品信息化管理的牽頭部門，負責信息化管理系統(tǒng)的搭建、維護與技術支持；各業(yè)務部門按職責分工配合完成信息數(shù)據(jù)的采集、錄入、核對等工作。第二章管理范圍與職責分工第五條管理范圍包括兩類核心信息：一是物資信息，涵蓋物資名稱、規(guī)格型號、計量單位、采購單價、供應商信息、庫存數(shù)量、存放位置、領用記錄等；二是商品信息，涵蓋商品基礎信息（名稱、規(guī)格、材質(zhì)、功能等）、合規(guī)信息（目標市場認證、標簽說明、禁限運屬性等）、采購信息（采購成本、供應商、采購周期等）、庫存信息（庫位、數(shù)量、批次、效期等）、銷售信息（平臺SKU、售價、銷售區(qū)域等）。第六條各部門職責分工如下：（一）信息化管理部門：負責搭建并持續(xù)優(yōu)化物資與商品信息化管理系統(tǒng)，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行；設置各崗位人員系統(tǒng)操作權限；定期進行數(shù)據(jù)備份與系統(tǒng)安全維護；提供信息化管理相關技術培訓與支持。（二）采購部：負責采集并錄入物資及商品的采購相關信息，包括供應商信息、采購價格、采購周期、采購批次等；及時更新采購信息變動情況，確保采購數(shù)據(jù)與實際業(yè)務一致。（三）倉儲部：負責錄入并維護物資及商品的庫存信息，包括入庫數(shù)量、存放庫位、出庫記錄、庫存盤點結果等；實時同步庫存變動情況，確保庫存信息準確無誤；配合完成物資與商品信息的核對工作。（四）運營部：負責錄入并維護商品的銷售相關信息，包括平臺SKU、銷售價格、銷售區(qū)域、促銷信息等；及時更新商品銷售狀態(tài)變動情況；反饋商品信息在銷售環(huán)節(jié)的問題與優(yōu)化需求。（五）合規(guī)部：負責審核并完善商品的合規(guī)信息，包括目標市場認證文件、標簽規(guī)范、禁限運屬性等；確保商品信息符合跨境電商相關監(jiān)管要求，避免因信息不合規(guī)導致的經(jīng)營風險。（六）行政部：負責管理辦公類物資的信息錄入、領用記錄更新等工作，配合倉儲部完成辦公物資的庫存盤點。第三章信息建檔與錄入規(guī)范第七條物資與商品信息建檔實行“一事一檔、一物一碼”原則，每類物資、每件商品均需建立唯一的信息檔案，分配專屬編碼，確保信息可追溯、可查詢。編碼規(guī)則由信息化管理部門統(tǒng)一制定，各部門嚴格按照規(guī)則執(zhí)行。第八條信息錄入需遵循“及時、準確、完整”的要求，具體規(guī)范如下：（一）新物資/商品采購或入庫前，責任部門需完成信息建檔與錄入工作，未完成信息建檔的物資/商品不得辦理入庫及后續(xù)業(yè)務。（二）錄入信息需真實反映物資/商品實際情況，不得虛構、篡改信息；涉及數(shù)量、價格、規(guī)格等關鍵數(shù)據(jù)的，需核對原始憑證（如采購合同、質(zhì)檢報告、供應商報價單等），確保數(shù)據(jù)準確。（三）信息錄入需完整，不得遺漏關鍵字段。其中，商品信息需重點完善合規(guī)信息與跨境物流相關信息，確保符合目標市場監(jiān)管要求與物流運輸規(guī)范；物資信息需明確領用流程與使用部門，便于成本核算與管理。（四）信息錄入完成后，責任部門需進行自查，自查無誤后提交信息化管理部門備案；信息化管理部門定期對錄入信息進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋責任部門整改。第四章信息維護與更新流程第九條物資與商品信息發(fā)生變動時（如價格調(diào)整、規(guī)格更新、供應商變更、庫存變動、合規(guī)信息更新等），責任部門需在1個工作日內(nèi)完成系統(tǒng)信息更新，確保系統(tǒng)信息與實際情況實時同步。第十條信息更新流程如下：（一）信息變動申請：責任部門填寫《物資/商品信息變動申請表》，說明變動原因、變動內(nèi)容，并附相關證明材料（如價格調(diào)整通知、合規(guī)認證更新文件等）。（二）審核：部門負責人對申請材料進行初審，審核通過后提交信息化管理部門；信息化管理部門結合系統(tǒng)管理要求與業(yè)務規(guī)范進行復審，涉及合規(guī)信息變動的，需同步提交合規(guī)部審核。（三）更新與備案：審核通過后，責任部門在信息化管理系統(tǒng)中完成信息更新，信息化管理部門對更新結果進行確認，留存相關申請材料備案。第十一條倉儲部需每日核對物資與商品庫存信息，每月完成一次全面庫存盤點，盤點結果與系統(tǒng)信息不一致的，需及時查明原因，填寫《庫存信息差異調(diào)整表》，按流程完成信息調(diào)整；運營部需每周核對商品銷售信息，確保銷售價格、庫存狀態(tài)等信息準確，避免因信息錯誤導致訂單履約問題。第五章信息安全與保密管理第十二條信息化管理部門需建立健全物資與商品信息安全保障機制，定期對信息化管理系統(tǒng)進行安全檢測與升級，安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護設備，防范數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。第十三條系統(tǒng)操作權限實行“分級授權、最小權限”原則，信息化管理部門根據(jù)各崗位工作職責分配相應的系統(tǒng)操作權限，嚴禁越權操作；員工離職、調(diào)崗時，所在部門需及時通知信息化管理部門，辦理權限注銷或調(diào)整手續(xù)，避免權限濫用風險。第十四條員工需嚴格遵守信息保密規(guī)定，不得擅自泄露、傳播物資與商品的核心信息（如采購成本、供應商信息、獨家銷售資源等）；嚴禁將系統(tǒng)賬號、密碼轉借他人使用，定期更換個人密碼，確保賬號安全。第十五條物資與商品信息數(shù)據(jù)實行定期備份制度，信息化管理部門需每日進行數(shù)據(jù)增量備份，每月進行數(shù)據(jù)全量備份，備份數(shù)據(jù)需存儲在安全可靠的位置，保存期限不少于3年，確保數(shù)據(jù)可恢復。第十六條跨境數(shù)據(jù)傳輸需符合國家及目標市場數(shù)據(jù)安全相關規(guī)定，涉及個人信息、商業(yè)秘密的，需進行加密處理，避免因數(shù)據(jù)傳輸不合規(guī)導致的法律風險。第六章監(jiān)督考核與獎懲第十七條信息化管理部門聯(lián)合公司質(zhì)量管理部門，每月對物資與商品信息化管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括信息錄入的準確性、完整性，信息更新的及時性，系統(tǒng)權限管理規(guī)范性，數(shù)據(jù)備份完整性等，檢查結果形成《信息化管理工作檢查報告》。第十八條對在物資與商品信息化管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的部門或個人，給予相應獎勵：（一）嚴格遵守本制度要求，連續(xù)6個月信息錄入準確率、更新及時率均達到100%，未出現(xiàn)信息相關問題的，給予部門通報表揚及現(xiàn)金獎勵500-1000元；（二）主動發(fā)現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)漏洞或信息管理問題，提出有效優(yōu)化建議并被采納的，給予個人現(xiàn)金獎勵300-800元；（三）在信息安全管理工作中表現(xiàn)突出，成功防范數(shù)據(jù)泄露、丟失風險的，給予相關責任人通報表揚及現(xiàn)金獎勵800-1500元。第十九條對違反本制度規(guī)定的部門或個人，視情節(jié)輕重給予相應處罰：（一）信息錄入不及時、不完整，導致業(yè)務開展受阻或數(shù)據(jù)錯誤的，給予相關責任人警告處分，扣發(fā)績效獎金200-500元；（二）虛構、篡改物資與商品信息，或未按規(guī)定更新信息導致經(jīng)營風險的，給予相關責任人調(diào)崗處分，扣發(fā)當月50%績效獎金，并處500-2000元罰款；造成公司經(jīng)濟損失的，依法追究賠償責任；（三）違反信息安全與保密規(guī)定，泄露核心信息、濫用系統(tǒng)權限或導致數(shù)據(jù)泄露、丟失的，給予相關責任人解除勞動合同處分，并處1000-5000元罰款；涉嫌違法的，移交司法機關處理；（四）部門未配合完成信息核對、盤點或監(jiān)督檢查工作的，給予部門負責人警告處分，扣發(fā)當月30%績效獎金。第七章附則第二十條本制度所涉及的相關表單（