2026年跨境電商公司物資與商品追溯管理制度第一章總則1.1制定目的：為建立健全公司物資與商品全生命周期追溯管理體系，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)及商品入庫(kù)、銷售、物流、售后等各環(huán)節(jié)可追溯、可核查、可管控，保障商品質(zhì)量安全，提升供應(yīng)鏈管理效率，滿足跨境電商相關(guān)法律法規(guī)及目標(biāo)市場(chǎng)合規(guī)要求，維護(hù)公司品牌形象與消費(fèi)者合法權(quán)益，結(jié)合公司業(yè)務(wù)實(shí)際，特制定本制度。1.2適用范圍：本制度適用于公司跨境電商業(yè)務(wù)相關(guān)的所有物資與商品，包括采購(gòu)的原材料、輔料、包裝材料等物資，以及用于跨境銷售的成品商品；覆蓋物資與商品從采購(gòu)準(zhǔn)入、入庫(kù)驗(yàn)收、庫(kù)存管理、訂單履約、物流配送至售后退換的全流程追溯管理活動(dòng)，涉及采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)營(yíng)、物流、客服、品控、合規(guī)等所有相關(guān)部門及全體從業(yè)人員。1.3核心原則：堅(jiān)持“全程覆蓋、信息真實(shí)、精準(zhǔn)可溯、責(zé)任可究”的原則，以追溯信息為主線，以技術(shù)手段為支撐，將追溯管理要求融入業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)，確保追溯信息完整、準(zhǔn)確、及時(shí)，實(shí)現(xiàn)物資與商品“來源可查、去向可追、責(zé)任可究、風(fēng)險(xiǎn)可控”。1.4體系目標(biāo)：建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的物資與商品追溯管理流程，實(shí)現(xiàn)追溯覆蓋率100%（涵蓋所有業(yè)務(wù)相關(guān)物資與商品），追溯信息準(zhǔn)確率不低于99%，追溯查詢響應(yīng)時(shí)效不超過2小時(shí)，重大質(zhì)量問題追溯完成率100%，全面提升公司追溯管理水平與合規(guī)運(yùn)營(yíng)能力。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工2.1組織架構(gòu)：公司設(shè)立追溯管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由總經(jīng)理?yè)?dān)任組長(zhǎng)，分管供應(yīng)鏈副總經(jīng)理?yè)?dān)任副組長(zhǎng)，成員包括采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)營(yíng)、物流、客服、品控、合規(guī)、信息技術(shù)等部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)追溯管理辦公室（掛靠品控部門），負(fù)責(zé)追溯管理體系的日常運(yùn)行、協(xié)調(diào)推進(jìn)、監(jiān)督檢查等工作。2.2核心職責(zé)2.2.1追溯管理領(lǐng)導(dǎo)小組：負(fù)責(zé)審批追溯管理制度、體系目標(biāo)及重大追溯問題解決方案，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)追溯體系建設(shè)所需資源，定期評(píng)審追溯管理體系運(yùn)行效果，確保體系有效落地。2.2.2追溯管理辦公室：負(fù)責(zé)制定追溯管理細(xì)則及運(yùn)行計(jì)劃，組織開展追溯信息核查、追溯流程檢查及人員培訓(xùn)工作，收集整理追溯相關(guān)數(shù)據(jù)，分析追溯管理存在的問題并推動(dòng)整改，撰寫追溯體系運(yùn)行報(bào)告。2.2.3各業(yè)務(wù)部門職責(zé)采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)供應(yīng)商追溯能力評(píng)估，收集供應(yīng)商及采購(gòu)物資/商品的基礎(chǔ)追溯信息（如供應(yīng)商資質(zhì)、生產(chǎn)批號(hào)、生產(chǎn)日期、質(zhì)檢報(bào)告等），確保采購(gòu)環(huán)節(jié)追溯信息完整可查；配合追溯問題的核查與整改。倉(cāng)儲(chǔ)部門：負(fù)責(zé)物資與商品入庫(kù)、庫(kù)存、出庫(kù)環(huán)節(jié)的追溯信息記錄與維護(hù)，建立庫(kù)存追溯臺(tái)賬，確保物資與商品流轉(zhuǎn)過程追溯信息連續(xù)、準(zhǔn)確；配合開展追溯信息核查與庫(kù)存追溯演練。運(yùn)營(yíng)部門：負(fù)責(zé)在電商平臺(tái)同步商品追溯相關(guān)信息（如追溯碼查詢方式、產(chǎn)品流轉(zhuǎn)信息等），確保平臺(tái)展示的追溯信息真實(shí)有效；協(xié)助客服部門處理消費(fèi)者追溯相關(guān)咨詢。物流部門：負(fù)責(zé)對(duì)接跨境物流商，建立物流環(huán)節(jié)追溯信息對(duì)接機(jī)制，記錄并跟蹤物資與商品配送過程的追溯信息（如物流單號(hào)、發(fā)運(yùn)時(shí)間、中轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)、簽收信息等）；及時(shí)反饋物流環(huán)節(jié)追溯信息異常情況。客服部門：負(fù)責(zé)受理消費(fèi)者關(guān)于物資與商品追溯的咨詢與投訴，協(xié)助查詢追溯信息，記錄相關(guān)訴求并反饋至追溯管理辦公室；跟蹤追溯相關(guān)問題的處理進(jìn)展并向消費(fèi)者反饋。品控部門：負(fù)責(zé)追溯信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性核查，在質(zhì)量檢驗(yàn)過程中同步記錄追溯信息，針對(duì)質(zhì)量問題開展追溯調(diào)查，明確責(zé)任主體并推動(dòng)整改；協(xié)助追溯管理辦公室開展體系運(yùn)行監(jiān)督。信息技術(shù)部門：負(fù)責(zé)追溯管理相關(guān)系統(tǒng)（如ERP系統(tǒng)、倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)、追溯查詢系統(tǒng)等）的建設(shè)、維護(hù)與升級(jí)，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行；協(xié)助各部門完成追溯信息的錄入、存儲(chǔ)與查詢功能優(yōu)化。2.2.4全體員工：嚴(yán)格遵守追溯管理相關(guān)規(guī)定，按要求完成崗位相關(guān)的追溯信息錄入與維護(hù)工作，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)并反饋?zhàn)匪莨芾磉^程中存在的問題，配合開展追溯相關(guān)培訓(xùn)與檢查工作。第三章追溯管理核心流程與要求3.1追溯信息采集與錄入3.1.1基礎(chǔ)信息采集：采購(gòu)部門在供應(yīng)商準(zhǔn)入階段，需收集供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、跨境相關(guān)認(rèn)證證書等資質(zhì)信息，以及所供應(yīng)物資/商品的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)批號(hào)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期（如有）、檢驗(yàn)合格證明等基礎(chǔ)追溯信息，錄入公司追溯管理系統(tǒng)備案。對(duì)于進(jìn)口商品，還需收集報(bào)關(guān)單、檢驗(yàn)檢疫證明等合規(guī)追溯信息。3.1.2采購(gòu)環(huán)節(jié)錄入：采購(gòu)訂單生成后，采購(gòu)部門需在系統(tǒng)中關(guān)聯(lián)供應(yīng)商信息及物資/商品基礎(chǔ)追溯信息，明確采購(gòu)批次、采購(gòu)數(shù)量、到貨時(shí)間等信息；物資/商品到貨后，及時(shí)將到貨信息錄入系統(tǒng)，確保采購(gòu)環(huán)節(jié)追溯信息完整關(guān)聯(lián)。3.1.3倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)錄入：倉(cāng)儲(chǔ)部門在物資/商品入庫(kù)時(shí)，需核對(duì)采購(gòu)部門提供的追溯信息，在系統(tǒng)中記錄入庫(kù)時(shí)間、入庫(kù)批次、存放貨位、驗(yàn)收結(jié)果等信息，生成唯一的入庫(kù)追溯標(biāo)識(shí)；庫(kù)存管理過程中，記錄物資/商品的盤點(diǎn)信息、移位信息、臨期預(yù)警信息等；出庫(kù)時(shí)，關(guān)聯(lián)訂單信息，記錄出庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)批次、數(shù)量、對(duì)應(yīng)物流單號(hào)等信息，確保倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)追溯信息連續(xù)可查。3.1.4物流環(huán)節(jié)錄入：物流部門在接收出庫(kù)商品后，需在系統(tǒng)中錄入物流單號(hào)、發(fā)運(yùn)時(shí)間、發(fā)運(yùn)地點(diǎn)、承運(yùn)商信息等；在配送過程中，跟蹤并錄入中轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)信息、預(yù)計(jì)送達(dá)時(shí)間等；商品簽收后，及時(shí)錄入簽收信息（簽收人、簽收時(shí)間、簽收地點(diǎn)），完成物流環(huán)節(jié)追溯信息錄入。3.1.5售后環(huán)節(jié)錄入：客服部門在受理售后退換貨時(shí)，需記錄退換貨商品的追溯標(biāo)識(shí)、訂單信息、退換貨原因、接收時(shí)間等信息；品控部門對(duì)退回商品進(jìn)行檢驗(yàn)后，錄入檢驗(yàn)結(jié)果、問題分析等信息；倉(cāng)儲(chǔ)部門接收退回商品后，錄入退回商品的存放信息、處理方式（如返工、報(bào)廢、重新入庫(kù)）等，確保售后環(huán)節(jié)追溯信息閉環(huán)。3.2追溯標(biāo)識(shí)管理3.2.1標(biāo)識(shí)生成：對(duì)于所有入庫(kù)的物資與商品，倉(cāng)儲(chǔ)部門需配合信息技術(shù)部門生成唯一的追溯標(biāo)識(shí)（可采用二維碼、條形碼等形式），追溯標(biāo)識(shí)需包含物資/商品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)批號(hào)、入庫(kù)批次、唯一編碼等核心信息，確保一物一碼或一批一碼可追溯。3.2.2標(biāo)識(shí)粘貼與維護(hù)：倉(cāng)儲(chǔ)部門在物資/商品入庫(kù)驗(yàn)收合格后，需將追溯標(biāo)識(shí)規(guī)范粘貼在商品包裝或物資外包裝上，確保標(biāo)識(shí)清晰、牢固、不易脫落；庫(kù)存管理過程中，定期檢查追溯標(biāo)識(shí)完整性，對(duì)脫落、模糊的標(biāo)識(shí)及時(shí)重新粘貼或更新。3.2.3標(biāo)識(shí)使用：訂單履約過程中，倉(cāng)儲(chǔ)部門、物流部門需核對(duì)追溯標(biāo)識(shí)信息與訂單信息的一致性，確保物資/商品準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)；消費(fèi)者可通過掃描追溯標(biāo)識(shí)或登錄公司指定查詢渠道，查詢商品相關(guān)追溯信息。3.3追溯信息查詢與應(yīng)用3.3.1內(nèi)部查詢：各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，通過追溯管理系統(tǒng)查詢物資與商品的全流程追溯信息，用于質(zhì)量核查、問題追溯、庫(kù)存管理等工作。查詢需嚴(yán)格遵守信息安全規(guī)定，做好查詢記錄備案。3.3.2外部查詢：運(yùn)營(yíng)部門需在電商平臺(tái)顯著位置公示商品追溯信息查詢方式（如追溯查詢?nèi)肟?、客服咨詢方式等），為消費(fèi)者提供便捷的查詢服務(wù)。消費(fèi)者查詢時(shí)，客服部門需在2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，協(xié)助完成查詢并解答相關(guān)疑問。3.3.3問題追溯應(yīng)用：當(dāng)出現(xiàn)商品質(zhì)量問題、消費(fèi)者投訴、監(jiān)管部門核查等情況時(shí)，品控部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)部門通過追溯管理系統(tǒng)開展追溯調(diào)查，根據(jù)追溯信息鎖定問題批次、涉及范圍、責(zé)任主體，制定針對(duì)性的整改措施（如召回問題商品、督促供應(yīng)商整改、優(yōu)化倉(cāng)儲(chǔ)管理等），并跟蹤整改落實(shí)情況。3.4追溯信息存儲(chǔ)與保管3.4.1存儲(chǔ)要求：信息技術(shù)部門需保障追溯管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)安全，追溯信息存儲(chǔ)期限不得少于商品保質(zhì)期滿后6個(gè)月；沒有保質(zhì)期的商品，存儲(chǔ)期限不得少于銷售后2年，確保追溯信息可長(zhǎng)期追溯查詢。3.4.2備份與維護(hù)：信息技術(shù)部門需建立追溯信息定期備份機(jī)制，每周至少完成一次全量備份，每月開展一次備份恢復(fù)測(cè)試，確保追溯信息不丟失、可恢復(fù)；定期對(duì)追溯管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，保障系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定。3.4.3安全保密：各部門及員工需嚴(yán)格遵守追溯信息安全保密規(guī)定，嚴(yán)禁泄露、篡改、濫用追溯信息（尤其是客戶信息、供應(yīng)商商業(yè)秘密等）；追溯信息的查閱、導(dǎo)出需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，做好記錄備案。第四章監(jiān)督檢查與考核評(píng)價(jià)4.1監(jiān)督檢查機(jī)制：建立日常自查、專項(xiàng)檢查、定期評(píng)審相結(jié)合的追溯管理監(jiān)督體系。各部門每日開展追溯信息錄入與維護(hù)工作自查，確保信息及時(shí)準(zhǔn)確；追溯管理辦公室每周開展專項(xiàng)抽查，重點(diǎn)核查追溯信息完整性、標(biāo)識(shí)規(guī)范性等；每月組織全面檢查，覆蓋追溯全流程；每季度由追溯管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織開展追溯管理體系運(yùn)行評(píng)審，評(píng)估體系適用性與有效性。4.2問題整改機(jī)制：對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的追溯管理問題，追溯管理辦公室需下達(dá)整改通知，明確責(zé)任部門、整改措施及整改時(shí)限（一般問題不超過2個(gè)工作日，重大問題不超過3個(gè)工作日）；責(zé)任部門需按期完成整改，追溯管理辦公室跟蹤驗(yàn)證整改效果，確保問題閉環(huán)管理。4.3考核評(píng)價(jià)體系：將追溯管理指標(biāo)納入各部門及崗位績(jī)效考核，考核指標(biāo)包括追溯信息準(zhǔn)確率、追溯信息完整率、追溯查詢響應(yīng)時(shí)效、問題整改完成率等；考核結(jié)果與薪酬發(fā)放、評(píng)優(yōu)評(píng)先、崗位調(diào)整直接掛鉤。4.4獎(jiǎng)懲機(jī)制：對(duì)追溯管理工作表現(xiàn)突出、考核指標(biāo)優(yōu)異的部門及個(gè)人，公司給予表彰及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反本制度規(guī)定，存在追溯信息錄入不及時(shí)、不準(zhǔn)確、不完整，或泄露、篡改追溯信息，導(dǎo)致追溯管理出現(xiàn)問題或造成公司損失的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、績(jī)效扣分、經(jīng)濟(jì)處罰；情節(jié)嚴(yán)重的，追究相關(guān)人員管理責(zé)任。第五章追溯管理體系改進(jìn)與優(yōu)化5.1問題分析與改進(jìn)：追溯管理辦公室每月對(duì)監(jiān)督檢查結(jié)果、消費(fèi)者反饋、追溯問題處理情況等進(jìn)行匯總分析，梳理追溯管理體系存在的薄弱環(huán)節(jié)，深入分析問題根源，制定針對(duì)性的改進(jìn)措施，推動(dòng)追溯流程優(yōu)化、系統(tǒng)功能升級(jí)、管理要求完善。5.2培訓(xùn)提升：建立常態(tài)化追溯管理培訓(xùn)機(jī)制，定期組織各部門人員開展追溯管理制度、流程規(guī)范、系統(tǒng)操作、信息安全等方面的培訓(xùn)，提升員工追溯管理意識(shí)與專業(yè)能力；新員工上