2026年跨境電商公司員工人事檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范XX跨境電商公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”）員工人事檔案管理工作，建立“完整歸集、規(guī)范歸檔、安全保密、高效利用”的全流程管理體系，保障員工合法權(quán)益與公司檔案資產(chǎn)安全，提升人力資源管理規(guī)范化水平，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司跨境電商業(yè)務(wù)特性（含境內(nèi)業(yè)務(wù)崗位、海外運(yùn)營(yíng)崗位、跨境出差崗位等員工構(gòu)成），制定本制度。第二條本制度所指員工人事檔案，是指公司在招聘錄用、勞動(dòng)合同管理、薪酬福利、績(jī)效考核、培訓(xùn)發(fā)展、崗位異動(dòng)、離職等全雇傭周期中，形成的反映員工個(gè)人基本情況、工作表現(xiàn)、職業(yè)發(fā)展等各類(lèi)具有保存價(jià)值的文字、電子等形式的資料，包括境內(nèi)員工檔案與海外員工專(zhuān)項(xiàng)檔案。第三條員工人事檔案管理遵循“依法合規(guī)、真實(shí)完整、安全保密、全程追溯、便捷高效”的核心原則，確保檔案管理全流程符合法律法規(guī)要求，檔案內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、完整可查，檔案信息嚴(yán)格保密，檔案利用規(guī)范高效。第四條本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理工作，涵蓋員工檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、銷(xiāo)毀等全環(huán)節(jié)；公司各部門(mén)及全體員工需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，積極配合人事檔案管理相關(guān)工作。第五條各部門(mén)核心職責(zé)分工：（一）人力資源部：作為員工人事檔案管理的牽頭部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管、更新，統(tǒng)籌檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等審批流程，建立檔案管理臺(tái)賬，負(fù)責(zé)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)及制度的修訂完善；（二）各業(yè)務(wù)部門(mén)（含跨境運(yùn)營(yíng)部、海外運(yùn)營(yíng)部、銷(xiāo)售部等）：負(fù)責(zé)配合人力資源部收集本部門(mén)員工入職、異動(dòng)、培訓(xùn)、考核等相關(guān)檔案資料，及時(shí)提交至人力資源部歸檔，協(xié)助核實(shí)檔案資料的真實(shí)性；（三）法務(wù)部：負(fù)責(zé)審核檔案管理全流程的合規(guī)性，特別是員工個(gè)人信息保護(hù)、檔案銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的法律風(fēng)險(xiǎn)防控，為檔案管理工作提供法律支持，協(xié)助處理檔案相關(guān)的爭(zhēng)議事項(xiàng)；（四）信息技術(shù)部：負(fù)責(zé)保障電子人事檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，搭建檔案信息安全防護(hù)體系，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)、備份與加密，協(xié)助優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)功能；（五）行政部：負(fù)責(zé)提供檔案保管所需的物理場(chǎng)地（檔案柜、檔案室），落實(shí)檔案室防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等安全保障措施，協(xié)助人力資源部做好紙質(zhì)檔案的日常保管；（六）公司管理層：負(fù)責(zé)審批重大檔案管理事項(xiàng)（如檔案銷(xiāo)毀、特殊檔案查閱等），監(jiān)督本制度的落實(shí)情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。第二章組織架構(gòu)與核心崗位職責(zé)第六條人事檔案管理架構(gòu)：公司設(shè)立員工人事檔案管理專(zhuān)項(xiàng)組（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“專(zhuān)項(xiàng)組”），由人力資源部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，行政部、法務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，人力資源部檔案專(zhuān)員、各部門(mén)檔案聯(lián)絡(luò)員、信息技術(shù)專(zhuān)員、行政安保人員為成員。專(zhuān)項(xiàng)組下設(shè)檔案歸集管理組、安全保密組、審核監(jiān)督組，明確各組人員分工、溝通機(jī)制及決策流程。第七條檔案歸集管理組崗位職責(zé)（由人力資源部、各部門(mén)檔案聯(lián)絡(luò)員組成）：（一）資料收集：負(fù)責(zé)員工全雇傭周期檔案資料的歸集工作，包括入職材料（簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證明、身份證明、離職證明等）、在職材料（勞動(dòng)合同、薪酬調(diào)整記錄、績(jī)效考核表、培訓(xùn)記錄、崗位異動(dòng)審批單等）、離職材料（離職申請(qǐng)、解除/終止勞動(dòng)合同證明等）；（二）整理歸檔：對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、甄別、整理，核實(shí)資料的真實(shí)性與完整性，按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)裝訂歸檔，建立紙質(zhì)檔案與電子檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)聯(lián)，同步更新檔案管理臺(tái)賬；（三）檔案更新：跟蹤員工在職期間的信息變動(dòng)，及時(shí)收集相關(guān)材料并更新檔案內(nèi)容，確保檔案信息與員工實(shí)際情況一致；（四）檔案流轉(zhuǎn)：負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞的日常對(duì)接工作，按審批流程辦理相關(guān)手續(xù)，跟蹤檔案流轉(zhuǎn)全過(guò)程，確保檔案安全回籠。第八條安全保密組崗位職責(zé)（由行政部、信息技術(shù)部、人力資源部檔案專(zhuān)員組成）：（一）物理安全：負(fù)責(zé)檔案室的日常安全管理，落實(shí)防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防高溫等防護(hù)措施，定期檢查檔案室環(huán)境及安全設(shè)施，排查安全隱患；（二）信息安全：負(fù)責(zé)電子檔案的安全防護(hù)，落實(shí)數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)權(quán)限管控、定期備份等措施，防止電子檔案信息泄露、丟失或篡改；（三）保密管理：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，規(guī)范檔案查閱、借閱流程，嚴(yán)禁擅自泄露檔案信息，對(duì)檔案管理過(guò)程中的涉密信息進(jìn)行嚴(yán)格管控；（四）應(yīng)急處置：制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)檔案損毀、丟失、信息泄露等突發(fā)情況，及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急處置流程，降低損失并追溯相關(guān)責(zé)任。第九條審核監(jiān)督組崗位職責(zé)（由法務(wù)部、人力資源部、專(zhuān)項(xiàng)組紀(jì)檢聯(lián)絡(luò)員組成）：（一）合規(guī)審核：審核檔案收集、整理、歸檔、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、銷(xiāo)毀等全流程的合規(guī)性，核查檔案資料的合法性與真實(shí)性，確保符合相關(guān)法律法規(guī)及本制度要求；（二）流程監(jiān)督：監(jiān)督檔案管理各環(huán)節(jié)工作的執(zhí)行情況，核查檔案管理臺(tái)賬的完整性與準(zhǔn)確性，及時(shí)糾正流程執(zhí)行中的不規(guī)范行為；（三）爭(zhēng)議處理：協(xié)助法務(wù)部處理檔案管理相關(guān)的爭(zhēng)議事項(xiàng)，核查爭(zhēng)議涉及的檔案資料，提供檔案管理層面的佐證材料；（四）復(fù)盤(pán)優(yōu)化：定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行復(fù)盤(pán)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，針對(duì)存在的問(wèn)題提出流程優(yōu)化建議，提升檔案管理規(guī)范化水平。第三章核心流程規(guī)范第十條檔案歸集與歸檔流程：（一）入職檔案歸集：?jiǎn)T工入職后3個(gè)工作日內(nèi)，人力資源部檔案專(zhuān)員通知員工提交入職相關(guān)材料，各部門(mén)協(xié)助督促；人力資源部在收到材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，審核通過(guò)后整理歸檔，建立員工初始檔案；（二）在職檔案更新：?jiǎn)T工發(fā)生薪酬調(diào)整、績(jī)效考核、崗位異動(dòng)、培訓(xùn)等情況后，相關(guān)部門(mén)需在5個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)審批文件、記錄材料提交至人力資源部；檔案專(zhuān)員在收到材料后3個(gè)工作日內(nèi)完成審核歸檔，更新檔案內(nèi)容及臺(tái)賬；（三）離職檔案歸集：?jiǎn)T工辦理離職手續(xù)時(shí)，人力資源部同步收集離職相關(guān)材料，在離職手續(xù)辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)完成離職檔案的整理歸檔，完善檔案收尾工作；（四）電子檔案同步：紙質(zhì)檔案歸檔后，檔案專(zhuān)員需在1個(gè)工作日內(nèi)完成電子檔案的掃描上傳與關(guān)聯(lián)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，電子檔案命名規(guī)范、分類(lèi)清晰。第十一條檔案查閱與借閱流程：（一）內(nèi)部查閱：因工作需要查閱員工人事檔案的，需由查閱部門(mén)提交《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱事由、查閱范圍，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及人力資源部負(fù)責(zé)人審批同意后，在檔案專(zhuān)員陪同下在指定場(chǎng)所查閱，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容；（二）外部借閱：外部單位（如司法機(jī)關(guān)、政府部門(mén)）需借閱檔案的，需提供有效證明文件及單位介紹信，經(jīng)法務(wù)部審核、公司管理層審批同意后，由檔案專(zhuān)員按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，跟蹤檔案歸還情況；（三）查閱/借閱記錄：檔案專(zhuān)員需詳細(xì)記錄每次查閱/借閱的相關(guān)信息，包括查閱/借閱人、查閱/借閱事由、查閱/借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，建立查閱/借閱臺(tái)賬，確保全程可追溯；（四）特殊限制：?jiǎn)T工個(gè)人原則上不得查閱本人檔案，確有合理需求的，需提交書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批同意后，在檔案專(zhuān)員監(jiān)督下查閱，嚴(yán)禁員工擅自修改本人檔案內(nèi)容。第十二條檔案轉(zhuǎn)遞流程：（一）轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)：因員工調(diào)崗至子公司/關(guān)聯(lián)公司、離職后檔案轉(zhuǎn)移等需要轉(zhuǎn)遞檔案的，由相關(guān)部門(mén)或員工提交《人事檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批同意后，啟動(dòng)轉(zhuǎn)遞流程；（二）檔案整理：檔案專(zhuān)員對(duì)需轉(zhuǎn)遞的檔案進(jìn)行整理核查，確保檔案資料完整，密封包裝并加蓋公司檔案專(zhuān)用章，明確轉(zhuǎn)遞方式（專(zhuān)人送達(dá)、機(jī)要郵寄等）；（三）轉(zhuǎn)遞跟蹤：檔案轉(zhuǎn)遞后，檔案專(zhuān)員及時(shí)跟蹤檔案送達(dá)情況，獲取對(duì)方單位的檔案接收回執(zhí)，確保檔案安全、準(zhǔn)確送達(dá)；（四）海外檔案轉(zhuǎn)遞：涉及海外員工檔案轉(zhuǎn)遞的，需符合境內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)要求，由海外運(yùn)營(yíng)部協(xié)助對(duì)接，選擇合規(guī)的轉(zhuǎn)遞渠道，確保檔案轉(zhuǎn)遞合法合規(guī)。第十三條檔案銷(xiāo)毀流程：（一）銷(xiāo)毀申請(qǐng)：對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的人事檔案，由人力資源部提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，附《人事檔案銷(xiāo)毀清單》，注明檔案編號(hào)、員工姓名、檔案內(nèi)容、保管期限等信息；（二）審核審批：《人事檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)法務(wù)部審核、專(zhuān)項(xiàng)組審議后，提交公司管理層審批；涉及海外員工檔案銷(xiāo)毀的，需額外經(jīng)海外運(yùn)營(yíng)部核實(shí)是否符合當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)要求；（三）銷(xiāo)毀實(shí)施：審批通過(guò)后，由人力資源部、行政部、法務(wù)部共同負(fù)責(zé)檔案銷(xiāo)毀工作，選擇合規(guī)的銷(xiāo)毀方式（如集中焚燒、專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)銷(xiāo)毀等），全程監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程；（四）銷(xiāo)毀記錄：檔案銷(xiāo)毀完成后，相關(guān)人員需在《人事檔案銷(xiāo)毀清單》上簽字確認(rèn)，留存銷(xiāo)毀過(guò)程記錄（如照片、視頻等），歸檔備查，確保銷(xiāo)毀全程可追溯。第四章檔案安全與保密管理第十四條物理檔案安全管理：（一）檔案室管理：檔案室需設(shè)置獨(dú)立區(qū)域，安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備、消防器材，配備防潮、防蟲(chóng)、防高溫設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全穩(wěn)定；（二）檔案存放：紙質(zhì)檔案需按分類(lèi)編號(hào)有序存放于專(zhuān)用檔案柜，檔案柜加鎖管理，鑰匙由檔案專(zhuān)員專(zhuān)人保管，嚴(yán)禁隨意存放或帶出檔案室；（三）日常檢查：檔案專(zhuān)員每日檢查檔案室環(huán)境，每周核查檔案存放情況，每月聯(lián)合行政安保人員開(kāi)展安全隱患排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理問(wèn)題。第十五條電子檔案安全管理：（一）權(quán)限管控：電子檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，按崗位分配操作權(quán)限，實(shí)現(xiàn)“專(zhuān)人專(zhuān)權(quán)、全程留痕”，嚴(yán)禁超權(quán)限訪問(wèn)或操作；（二）數(shù)據(jù)防護(hù)：電子檔案需進(jìn)行加密存儲(chǔ)，定期開(kāi)展數(shù)據(jù)備份（至少每月備份一次，備份數(shù)據(jù)異地存放），防止數(shù)據(jù)丟失或損壞；（三）系統(tǒng)維護(hù)：信息技術(shù)部定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與升級(jí)，修復(fù)系統(tǒng)漏洞，查殺病毒，確保系統(tǒng)穩(wěn)定安全運(yùn)行。第十六條保密責(zé)任管理：（一）保密培訓(xùn)：人力資源部定期組織檔案管理人員及相關(guān)人員開(kāi)展保密培訓(xùn)，強(qiáng)化保密意識(shí)，明確保密責(zé)任，確保相關(guān)人員熟悉檔案保密規(guī)定；（二）行為規(guī)范：嚴(yán)禁檔案管理人員及其他相關(guān)人員擅自泄露、傳播、篡改檔案信息，嚴(yán)禁私自復(fù)制、摘錄、銷(xiāo)毀檔案資料，嚴(yán)禁將檔案資料帶離指定保管或查閱場(chǎng)所；（三）責(zé)任追究：對(duì)違反檔案保密規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或損壞的，按公司相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任人責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。第五章保障措施第十七條制度保障：專(zhuān)項(xiàng)組每半年對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行梳理評(píng)估，結(jié)合境內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)更新、公司業(yè)務(wù)發(fā)展變化（如新增海外崗位、調(diào)整人力資源管理模式等），提出制度修訂建議，經(jīng)公司管理層審批后更新實(shí)施；各部門(mén)可結(jié)合自身崗位特性，制定內(nèi)部檔案資料提交配合細(xì)則。第十八條人員保障：人力資源部配備專(zhuān)職檔案管理人員，明確檔案管理人員的任職要求與崗位職責(zé)；定期組織檔案管理人員參加專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提升檔案管理專(zhuān)業(yè)能力與合規(guī)意識(shí)；建立檔案管理崗位績(jī)效考核機(jī)制，激勵(lì)人員規(guī)范履職。第十九條技術(shù)保障：信息技術(shù)部持續(xù)優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)功能，新增檔案信息自動(dòng)備份、訪問(wèn)權(quán)限預(yù)警、檔案到期提醒等功能；針對(duì)海外員工檔案管理，適配多語(yǔ)言、多時(shí)區(qū)的系統(tǒng)操作需求，保障跨境檔案管理的便捷性與安全性。第二十條資源保障：公司為人事檔案管理工作提供必要的資源支持，包括檔案室建設(shè)與維護(hù)經(jīng)費(fèi)、檔案管理設(shè)備（檔案柜、掃描儀、打印機(jī)等）、電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)維經(jīng)費(fèi)、培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)等；行政部、人力資源