2026年跨境營銷策劃公司采購信息保密管理制度第一章總則第一條制定目的。為規(guī)范公司采購信息保密管理工作，防范采購信息泄露風險，保護公司商業(yè)秘密、客戶信息及供應商商業(yè)秘密，保障公司跨境營銷策劃業(yè)務的安全有序開展，維護公司合法權益與市場競爭力，依據(jù)《中華人民共和國反不正當競爭法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個人信息保護法》等相關法律法規(guī)，結合公司跨境采購業(yè)務實際，特制定本制度。第二條適用范圍。本制度適用于公司所有參與采購工作的部門及人員，包括采購部全體人員、各業(yè)務部門采購需求提報人員、參與采購評審與驗收的相關人員、負責采購財務結算的人員、檔案管理人員及其他接觸采購涉密信息的人員。公司所有采購信息的生成、收集、存儲、傳輸、使用、銷毀等全流程管理工作，均需遵循本制度規(guī)定。第三條核心原則。采購信息保密工作應遵循“全程管控、分級負責、權責統(tǒng)一、預防為主、懲戒從嚴”的核心原則。明確各部門及人員的保密責任，對采購信息實行全流程保密管控，優(yōu)先采取預防措施防范泄露風險，對違反保密規(guī)定的行為依法依規(guī)嚴肅處理。第四條管理職責。公司設立保密工作領導小組，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司采購信息保密管理工作；采購部為采購信息保密管理的牽頭部門，負責制定具體保密管理細則、組織保密培訓、監(jiān)督保密制度執(zhí)行、核查保密風險隱患；各業(yè)務部門負責人為本部門采購信息保密第一責任人，負責本部門涉密人員管理及涉密信息的日常管控；人力資源部負責將保密要求納入員工入職培訓及勞動合同，協(xié)助開展保密考核；審計部負責對采購信息保密制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督審計；所有接觸采購涉密信息的人員，均需嚴格履行保密義務。第二章采購保密信息的范圍與分級第五條采購保密信息范圍。采購保密信息是指公司在跨境采購全流程中生成、收集或獲取的，不為公眾所知悉、能為公司或相關方帶來經(jīng)濟利益、具有實用性并經(jīng)公司采取保密措施的各類信息。主要包括但不限于：（一）采購基礎信息：公司采購預算、采購計劃、采購戰(zhàn)略規(guī)劃、采購流程未公開的優(yōu)化方案；（二）供應商信息：供應商名單（尤其是核心供應商、潛在供應商）、供應商資質(zhì)文件、報價單、成本構成、合作協(xié)議條款、聯(lián)系方式及其他商業(yè)秘密；（三）采購交易信息：采購談判記錄、中標價格、成交金額、付款方式、履約進度、驗收報告、質(zhì)量檢測數(shù)據(jù)；（四）客戶關聯(lián)信息：客戶委托采購的需求細節(jié)、客戶指定的供應商信息、與客戶采購相關的商業(yè)秘密；（五）跨境專項信息：目標市場采購合規(guī)資料、跨境運輸與清關方案、外匯結算信息、海外采購渠道信息；（六）其他涉密信息：采購評審記錄、涉密會議紀要、未公開的采購統(tǒng)計數(shù)據(jù)、員工因工作接觸的采購涉密信息等。第六條采購保密信息分級。根據(jù)采購信息的重要程度、泄露后可能造成的損失大小，將采購保密信息分為三級：（一）絕密級：泄露后將給公司造成特別重大經(jīng)濟損失或嚴重損害公司聲譽、影響公司核心業(yè)務開展的信息，包括但不限于公司年度采購戰(zhàn)略規(guī)劃、核心供應商獨家合作方案、重大跨境采購項目底價、客戶核心采購需求及商業(yè)秘密；（二）機密級：泄露后將給公司造成較大經(jīng)濟損失或損害公司聲譽的信息，包括但不限于采購預算明細、非核心供應商完整名單及報價、常規(guī)跨境采購合同核心條款、采購評審標準及記錄；（三）秘密級：泄露后將給公司造成一定經(jīng)濟損失或不良影響的信息，包括但不限于日常采購計劃、普通采購驗收報告、非涉密供應商基礎信息（已公開部分除外）。第七條分級標識與管理要求。采購部負責對各類采購保密信息進行分級標識，在涉密信息載體（包括電子文檔、紙質(zhì)文件、存儲設備等）上明確標注“絕密”“機密”“秘密”字樣。不同級別信息實行差異化管理：絕密級信息需由指定專人保管，借閱、使用需經(jīng)公司主要負責人審批；機密級信息由部門負責人指定人員保管，借閱、使用需經(jīng)部門負責人審批；秘密級信息由相關崗位人員規(guī)范保管，借閱、使用需經(jīng)直接上級審批。第三章采購信息保密管理流程第八條信息生成與收集階段保密要求。采購信息生成或收集時，相關人員需明確信息的保密級別，及時進行分級標識；收集供應商、客戶等相關方涉密信息時，需告知對方保密義務及違約責任；通過線上渠道收集信息時，需使用公司加密網(wǎng)絡及合規(guī)采集工具，避免信息被非法獲取；紙質(zhì)信息收集后需及時整理歸檔，嚴禁隨意堆放。第九條信息存儲階段保密要求。電子涉密信息需存儲在公司內(nèi)部加密服務器或指定的加密存儲設備中，設置訪問權限及密碼，密碼需定期更換；嚴禁將電子涉密信息存儲在私人電腦、手機、U盤等非公司指定設備中，嚴禁上傳至公共云存儲平臺。紙質(zhì)涉密文件需存放在帶鎖文件柜中，存放地點需具備防火、防潮、防盜等安全條件；絕密級、機密級文件需存放在專用保密柜中，由專人管理。第十條信息傳輸階段保密要求。傳輸采購涉密信息需使用公司內(nèi)部加密通信渠道，嚴禁通過公共郵箱、微信、QQ等非加密方式傳輸；傳輸紙質(zhì)涉密文件需由專人遞送，密封包裝并標注保密級別，嚴禁委托無關人員代送；跨境傳輸涉密信息時，需符合國家及目標市場數(shù)據(jù)跨境傳輸相關法律法規(guī)，采取加密等安全保障措施。第十一條信息使用階段保密要求。使用采購涉密信息時，需嚴格遵循“按需獲取、最小權限”原則，不得超出工作范圍使用；涉密信息的查閱、復制、摘錄需經(jīng)相應審批流程，做好登記記錄，復制件需與原件標注相同的保密級別，使用后及時銷毀；涉密會議需在保密場所召開，會議文件需統(tǒng)一發(fā)放、回收，嚴禁參會人員私自記錄、攜帶涉密文件離場；外部單位或人員因工作需要接觸采購涉密信息的，需簽訂保密協(xié)議，明確保密義務，經(jīng)公司相關負責人審批后，在專人陪同下使用。第十二條信息銷毀階段保密要求。采購涉密信息載體（包括紙質(zhì)文件、電子存儲設備、光盤等）不再使用時，需進行徹底銷毀，確保信息無法恢復。紙質(zhì)文件需采用碎紙機粉碎或指定地點焚燒方式銷毀，由兩人以上監(jiān)督完成并做好記錄；電子存儲設備需通過專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件清除數(shù)據(jù)或進行物理銷毀，嚴禁隨意丟棄；銷毀記錄需存檔備查，保存期限不少于3年。第十三條人員離崗離職保密要求。員工因調(diào)崗、離職等原因不再接觸采購涉密信息時，需辦理涉密信息交接手續(xù)，交還所有涉密文件、存儲設備及其他涉密載體，簽訂《離崗離職保密承諾書》，明確離崗后仍需履行的保密義務及違約責任；人力資源部需在員工離職前進行保密提醒，采購部需核查涉密載體交還情況，確保無涉密信息留存或泄露風險。第四章保密風險防控與應急處理第十四條日常風險防控。采購部每月對采購信息保密管理情況進行自查，重點核查涉密信息存儲、傳輸、使用及載體保管情況，及時發(fā)現(xiàn)并整改風險隱患；審計部每季度開展一次采購保密專項監(jiān)督檢查，形成檢查報告并上報保密工作領導小組；公司定期對辦公環(huán)境進行安全排查，加強涉密場所的安保措施，防范外部人員非法獲取涉密信息。第十五條保密培訓與教育。人力資源部聯(lián)合采購部每半年組織一次采購信息保密培訓，內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、涉密信息識別與管理技巧、泄密風險防范措施等；新員工入職時需進行保密專項培訓，考核合格后方可上崗；通過案例講解、專題講座等形式，增強全員保密意識，提升保密工作能力。第十六條泄密事件應急處理。建立采購信息泄密事件應急響應機制，發(fā)現(xiàn)泄密事件后，相關人員需立即向直屬領導及采購部報告，情況緊急時可直接向保密工作領導小組報告；報告內(nèi)容包括泄密信息的級別、內(nèi)容、泄露范圍、可能造成的影響、發(fā)現(xiàn)時間及初步原因。采購部接到報告后，需立即組織開展調(diào)查，核實泄密情況，采取封堵泄露渠道、回收涉密信息、控制知情范圍等措施，防止泄密范圍擴大；針對不同級別泄密事件，制定相應的應急處置方案，必要時可尋求法律專業(yè)人士幫助。第十七條泄密事件復盤與改進。泄密事件處置完成后，采購部牽頭組織復盤，分析泄密事件產(chǎn)生的原因，評估事件造成的損失，總結經(jīng)驗教訓，制定針對性的改進措施；將泄密事件復盤結果及改進措施上報保密工作領導小組，并在公司內(nèi)部進行通報（涉及核心涉密信息的除外），避免類似事件再次發(fā)生。第五章監(jiān)督考核與獎懲第十八條監(jiān)督考核機制。公司將采購信息保密管理工作納入相關部門及人員的績效考核體系，考核指標包括保密制度執(zhí)行情況、涉密信息管理規(guī)范性、泄密風險隱患排查成效、泄密事件發(fā)生情況等。考核方式采用日?？己伺c年度考核相結合，考核結果與績效薪酬、崗位晉升、評優(yōu)評先等直接掛鉤。第十九條獎勵措施。對在采購信息保密管理工作中表現(xiàn)突出的部門及個人，公司給予相應獎勵：（一）嚴格遵守保密制度，全年未發(fā)生泄密事件，且在保密檢查中表現(xiàn)優(yōu)異的，給予部門及個人通報表揚及物質(zhì)獎勵；（二）及時發(fā)現(xiàn)泄密風險隱患并有效避免泄密事件發(fā)生的，給予個人專項獎勵；（三）積極提出采購信息保密管理優(yōu)化建議并被采納的，給予個人績效加分或榮譽表彰；（四）在泄密事件應急處置中表現(xiàn)突出，有效降低損失的，給予相關人員表彰及獎勵。第二十條懲處措施。對違反本制度規(guī)定，存在泄密行為或未履行保密義務的部門及人員，公司將根據(jù)情節(jié)輕重、造成損失大小給予相應懲處：（一）情節(jié)較輕，未造成損失的，給予口頭警告、通報批評，扣減相應績效分數(shù)；（二）情節(jié)較重，造成一定經(jīng)濟損失或不良影響的，給予書面警告、記過處分，扣除當月績效薪酬，取消年度評優(yōu)資格；（三）情節(jié)嚴重，造成重大經(jīng)濟損失或嚴重損害公司聲譽的，給予崗位調(diào)整、降職降級處分，直至解除勞動合同；（四）泄露的信息涉及客戶、供應商商業(yè)秘密，給第三方造成損失的，由相關責任人承擔相應賠償責任；（五）構成違法犯罪的，移交司法機關依法追究法律責任。第六章附則第二十一條制度修訂。本制度根據(jù)國家相關法律法規(guī)變化、行業(yè)發(fā)展