2026年跨境營(yíng)銷(xiāo)策劃公司公文收發(fā)與歸檔管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司公文收發(fā)與歸檔管理工作，強(qiáng)化公文全流程管控，保障公文流轉(zhuǎn)安全、高效、準(zhǔn)確，確保公文檔案完整可追溯，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合公司跨境營(yíng)銷(xiāo)策劃業(yè)務(wù)特性（含境內(nèi)外公文協(xié)同流轉(zhuǎn)、跨國(guó)項(xiàng)目公文往來(lái)等），依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》及境內(nèi)外相關(guān)公文管理、檔案管理法律法規(guī)，特制定本制度。第二條本制度適用于公司境內(nèi)外所有公文的起草、收發(fā)、登記、傳閱、辦理、跟蹤、歸檔及檔案保管、查閱、銷(xiāo)毀等全流程工作，涵蓋決策類(lèi)公文、業(yè)務(wù)類(lèi)公文、行政類(lèi)公文、跨境協(xié)同公文等所有正式公文，涉及公司各部門(mén)、境外項(xiàng)目組及所有參與公文流轉(zhuǎn)與歸檔的人員。第三條公文收發(fā)與歸檔管理遵循“合規(guī)優(yōu)先、保密安全、高效流轉(zhuǎn)、全程追溯、規(guī)范歸檔”的原則，境內(nèi)公文確保流轉(zhuǎn)高效有序，跨境公文額外遵循“信息同步、語(yǔ)言適配、合規(guī)審核”的補(bǔ)充原則，確保符合境內(nèi)外公文管理及保密要求。第四條公司行政部為公文收發(fā)與歸檔管理的統(tǒng)籌責(zé)任部門(mén)，負(fù)責(zé)公文管理制度的落地執(zhí)行、公文收發(fā)的日常統(tǒng)籌、公文流轉(zhuǎn)的跟蹤協(xié)調(diào)、公文檔案的集中歸檔與保管、檔案查閱的審核審批；各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)公文的起草、流轉(zhuǎn)對(duì)接、辦理落實(shí)及公文資料的初步整理；境外項(xiàng)目組負(fù)責(zé)境外公文的本地收發(fā)、流轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)及境內(nèi)外公文信息同步；法務(wù)部負(fù)責(zé)公文內(nèi)容的合規(guī)性審核，重點(diǎn)審核跨境公文的法律條款；保密辦負(fù)責(zé)公文保密等級(jí)的核定及保密管理的監(jiān)督檢查。第二章公文收發(fā)與歸檔核心范圍與標(biāo)準(zhǔn)第五條核心管理范圍包括：（一）境內(nèi)公文：境內(nèi)各部門(mén)之間流轉(zhuǎn)的決策文件、業(yè)務(wù)方案、通知公告、合同協(xié)議、請(qǐng)示報(bào)告等公文的收發(fā)與歸檔；（二）跨境公文：涉及境內(nèi)外流轉(zhuǎn)的公文，包括境內(nèi)發(fā)往境外的營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、項(xiàng)目指令、合作協(xié)議等，以及境外發(fā)往境內(nèi)的項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、合作反饋、當(dāng)?shù)卣呶募龋唬ㄈ┌搭?lèi)型分類(lèi)：1.決策類(lèi)公文：公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大事項(xiàng)決議、管理層審批文件等；2.業(yè)務(wù)類(lèi)公文：營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、業(yè)務(wù)對(duì)接函、合作協(xié)議等；3.行政類(lèi)公文：通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、規(guī)章制度等；4.跨境協(xié)同公文：境內(nèi)外項(xiàng)目協(xié)同文件、跨國(guó)合作溝通函、境外業(yè)務(wù)合規(guī)性文件等；5.其他類(lèi)：符合公文管理規(guī)范的其他正式文件。第六條核心管理標(biāo)準(zhǔn)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：公文起草、收發(fā)、歸檔需符合境內(nèi)外相關(guān)法律法規(guī)及公司管理制度，跨境公文需額外審核是否符合目標(biāo)市場(chǎng)所在國(guó)（地區(qū)）的相關(guān)規(guī)定，必要時(shí)辦理合規(guī)備案手續(xù)；（二）保密標(biāo)準(zhǔn)：公文需按保密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密、普通四級(jí)，明確標(biāo)注保密等級(jí)及保密期限，涉密公文需采取加密流轉(zhuǎn)、專(zhuān)人保管等專(zhuān)項(xiàng)保密措施；（三）語(yǔ)言適配標(biāo)準(zhǔn)：跨境公文需根據(jù)流轉(zhuǎn)需求準(zhǔn)備對(duì)應(yīng)的工作語(yǔ)言版本（如中英文雙語(yǔ)），確保境內(nèi)外人員準(zhǔn)確理解公文內(nèi)容，翻譯內(nèi)容需經(jīng)合規(guī)審核確認(rèn)；（四）流轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)：公文收發(fā)需及時(shí)登記，明確流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)及責(zé)任人，境內(nèi)公文一般流轉(zhuǎn)時(shí)限不超過(guò)3個(gè)工作日，跨境公文一般流轉(zhuǎn)時(shí)限不超過(guò)5個(gè)工作日，緊急公文優(yōu)先流轉(zhuǎn)；（五）歸檔標(biāo)準(zhǔn)：公文歸檔需做到資料完整、分類(lèi)清晰、目錄規(guī)范，歸檔文件需保留原件或具有同等效力的電子版本，跨境公文需同時(shí)歸檔雙語(yǔ)版本及翻譯審核資料，確保檔案可追溯。第三章公文收發(fā)與歸檔全流程規(guī)范第七條公文接收流程：（一）境內(nèi)公文接收：1.登記核對(duì)：行政部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)境內(nèi)公文接收，收到公文后立即核對(duì)公文完整性、是否標(biāo)注保密等級(jí)，確認(rèn)無(wú)誤后登記《境內(nèi)公文接收臺(tái)賬》，注明公文標(biāo)題、發(fā)文單位、接收時(shí)間、保密等級(jí)、公文類(lèi)型等信息；2.流轉(zhuǎn)分發(fā)：根據(jù)公文內(nèi)容及涉及部門(mén)，當(dāng)日內(nèi)完成公文分發(fā)，通過(guò)企業(yè)內(nèi)部協(xié)同系統(tǒng)或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)相關(guān)部門(mén)，重要公文需由接收人簽字確認(rèn)；3.辦理跟蹤：行政部跟蹤公文流轉(zhuǎn)進(jìn)度，督促相關(guān)部門(mén)按時(shí)辦理，對(duì)未按時(shí)完成辦理的及時(shí)提醒。（二）跨境公文接收：1.登記核對(duì)：境內(nèi)接收跨境公文時(shí)，行政部協(xié)同業(yè)務(wù)部門(mén)、保密辦核對(duì)公文完整性、保密等級(jí)及內(nèi)容合規(guī)性，登記《跨境公文接收臺(tái)賬》，注明境外發(fā)文單位、流轉(zhuǎn)方式、語(yǔ)言版本、報(bào)關(guān)/備案信息（如需）等；境外項(xiàng)目組接收跨境公文時(shí)，需核對(duì)公文信息與流轉(zhuǎn)要求一致性，簽收后立即同步至境內(nèi)行政部及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)；2.流轉(zhuǎn)處理：境內(nèi)接收的跨境公文，行政部當(dāng)日內(nèi)完成分發(fā)，需翻譯的先完成合規(guī)翻譯并審核后再流轉(zhuǎn)；3.異常處理：發(fā)現(xiàn)公文缺失、破損、信息不符或存在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的，立即暫停流轉(zhuǎn)，聯(lián)系發(fā)文方核實(shí)情況，登記《公文流轉(zhuǎn)異常記錄表》，聯(lián)合相關(guān)部門(mén)制定處理方案，跟進(jìn)直至問(wèn)題解決。第八條公文發(fā)送流程：（一）境內(nèi)公文發(fā)送：1.起草審核：業(yè)務(wù)部門(mén)起草公文后，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核；涉及多部門(mén)的公文需征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)；重要公文需經(jīng)分管管理層審批；2.登記發(fā)送：審核通過(guò)后，提交行政部登記《境內(nèi)公文發(fā)送臺(tái)賬》，注明公文標(biāo)題、收文單位、發(fā)送時(shí)間、發(fā)送方式等；行政部按要求選擇發(fā)送方式（內(nèi)部協(xié)同系統(tǒng)、專(zhuān)人送達(dá)、快遞等），確保公文準(zhǔn)確送達(dá)；3.反饋跟蹤：跟蹤收文單位接收及辦理情況，及時(shí)收集反饋意見(jiàn)，形成閉環(huán)管理。（二）跨境公文發(fā)送：1.起草審核：業(yè)務(wù)部門(mén)起草跨境公文后，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、法務(wù)部合規(guī)審核、保密辦保密審核；涉及重大事項(xiàng)的需經(jīng)分管管理層審批；2.語(yǔ)言適配：根據(jù)收文方需求完成公文翻譯，形成雙語(yǔ)版本，翻譯內(nèi)容需經(jīng)專(zhuān)人審核確認(rèn)，確保語(yǔ)義準(zhǔn)確無(wú)誤；3.登記發(fā)送：審核通過(guò)后，提交行政部登記《跨境公文發(fā)送臺(tái)賬》，注明境外收文單位、地址、聯(lián)系方式、語(yǔ)言版本、發(fā)送方式（跨境快遞、加密郵件、專(zhuān)人送達(dá)等）；行政部協(xié)同境外項(xiàng)目組選擇合規(guī)安全的發(fā)送方式，涉密跨境公文需采用加密寄送或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)；4.跟蹤確認(rèn)：聯(lián)合境外項(xiàng)目組跟蹤公文送達(dá)情況，確保收文方確認(rèn)接收，及時(shí)反饋送達(dá)信息。第九條公文歸檔流程：（一）歸檔準(zhǔn)備：公文辦理完畢后，業(yè)務(wù)部門(mén)需在3個(gè)工作日內(nèi)將公文原件、相關(guān)附件、辦理記錄等整理齊全，提交行政部；跨境公文需額外提交雙語(yǔ)版本、翻譯審核資料、流轉(zhuǎn)記錄等；（二）歸檔審核：行政部審核歸檔資料的完整性、規(guī)范性，核對(duì)公文信息與臺(tái)賬記錄一致性，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行分類(lèi)整理；（三）規(guī)范歸檔：按公文類(lèi)型、保密等級(jí)、年度等進(jìn)行分類(lèi)歸檔，編制《公文檔案歸檔目錄》，明確檔案編號(hào)、存放位置等信息；紙質(zhì)檔案存放于專(zhuān)用檔案柜，電子檔案存儲(chǔ)于加密檔案管理系統(tǒng)，涉密檔案單獨(dú)存放，由專(zhuān)人保管；（四）保管期限：公文檔案保管期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：1.絕密級(jí)公文永久保管；2.機(jī)密級(jí)公文保管期限不少于20年；3.秘密級(jí)公文保管期限不少于10年；4.普通公文保管期限不少于5年；跨境公文檔案保管期限在對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上延長(zhǎng)5年；（五）檔案銷(xiāo)毀：超過(guò)保管期限的公文檔案，由行政部提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，經(jīng)保密辦、分管管理層審核、公司主要負(fù)責(zé)人審批后，按規(guī)定程序集中銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程需全程記錄，確保無(wú)泄密風(fēng)險(xiǎn)。第十條公文查閱流程：（一）境內(nèi)人員查閱普通公文檔案，需提交《公文檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、行政部審批后，在檔案管理場(chǎng)所查閱；（二）查閱涉密公文檔案，需額外經(jīng)保密辦審核、分管管理層審批，查閱時(shí)由檔案管理人員全程陪同，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄涉密內(nèi)容；（三）境外人員查閱公文檔案，需提交《跨境公文檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)境外項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人審核、境內(nèi)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、行政部及保密辦審批后，通過(guò)加密渠道提供指定范圍的公文信息，嚴(yán)禁直接提供涉密檔案原件或完整電子版本；（四）所有查閱記錄需登記《公文檔案查閱臺(tái)賬》，注明查閱人、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息，確保查閱過(guò)程可追溯。第四章公文收發(fā)與歸檔管控措施第十一條保密管控。保密辦定期對(duì)公文保密管理情況開(kāi)展檢查，重點(diǎn)核查涉密公文的流轉(zhuǎn)、保管、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合保密要求；對(duì)跨境公文的加密措施、傳輸渠道進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查，確保涉密信息不泄露；組織全員開(kāi)展公文保密培訓(xùn)，提升保密意識(shí)。第十二條流程監(jiān)督。行政部每季度對(duì)公文收發(fā)與流轉(zhuǎn)情況開(kāi)展檢查，核查公文登記的完整性、流轉(zhuǎn)的及時(shí)性、辦理的閉環(huán)性，對(duì)未按規(guī)定執(zhí)行的部門(mén)及人員及時(shí)督促整改；內(nèi)部稽核部門(mén)每半年對(duì)公文歸檔管理情況開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)稽核，重點(diǎn)核查歸檔資料的完整性、保管的規(guī)范性、查閱審批的嚴(yán)格性，形成《公文管理稽核報(bào)告》，上報(bào)管理層。第十三條跨境公文專(zhuān)項(xiàng)管控。行政部聯(lián)合法務(wù)部、境外項(xiàng)目組編制《跨境公文管理指引》，明確跨境公文的起草規(guī)范、審核流程、翻譯標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)送方式等；境外項(xiàng)目組安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)跨境公文的本地管控，及時(shí)反饋境外公文管理政策變化；建立境內(nèi)外公文信息同步機(jī)制，確?？缇彻牧鬓D(zhuǎn)無(wú)延遲、信息無(wú)偏差。第十四條電子公文管控。電子公文需存儲(chǔ)于公司加密服務(wù)器或指定協(xié)同平臺(tái)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，定期備份；電子公文流轉(zhuǎn)需保留完整流轉(zhuǎn)記錄，嚴(yán)禁通過(guò)非公司指定的即時(shí)通訊工具、郵箱傳輸涉密電子公文；電子公文歸檔需轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)格式，確保長(zhǎng)期可讀。第十五條禁止性規(guī)定。嚴(yán)禁以下公文管理違規(guī)行為：1.未經(jīng)審核擅自發(fā)送公文，尤其是跨境公文；2.漏登、錯(cuò)登公文信息，導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)失控；3.私自復(fù)制、摘抄、傳播涉密公文內(nèi)容；4.未按規(guī)定保管公文檔案，導(dǎo)致公文丟失、破損；5.未經(jīng)審批擅自查閱、復(fù)制公文檔案；6.跨境公文未按要求審核或翻譯，導(dǎo)致信息偏差或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；7.超過(guò)保管期限未按規(guī)定程序擅自銷(xiāo)毀公文檔案。第五章責(zé)任劃分與考核獎(jiǎng)懲第十六條責(zé)任劃分：（一）行政部：對(duì)公文收發(fā)的統(tǒng)籌規(guī)范性、流轉(zhuǎn)的及時(shí)性、歸檔的完整性、檔案保管的安全性負(fù)主要責(zé)任；因統(tǒng)籌不當(dāng)、審核疏漏、保管不善導(dǎo)致公文延誤、丟失、泄露的，承擔(dān)主要責(zé)任；（二）業(yè)務(wù)部門(mén)：對(duì)本部門(mén)起草公文的準(zhǔn)確性、合規(guī)性，以及公文辦理的及時(shí)性、閉環(huán)性負(fù)直接責(zé)任；因起草錯(cuò)誤、辦理不力導(dǎo)致公文流轉(zhuǎn)問(wèn)題或公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（三）境外項(xiàng)目組：對(duì)境外公文流轉(zhuǎn)的及時(shí)性、信息同步的準(zhǔn)確性負(fù)主要責(zé)任；因協(xié)調(diào)不當(dāng)、信息同步不及時(shí)導(dǎo)致跨境公文問(wèn)題的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（四）法務(wù)部：對(duì)公文合規(guī)性審核的嚴(yán)謹(jǐn)性負(fù)主要責(zé)任；因?qū)徍耸杪?dǎo)致公文存在法律風(fēng)險(xiǎn)的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（五）保密辦：對(duì)公文保密管理的監(jiān)督有效性負(fù)主要責(zé)任；因監(jiān)督不力導(dǎo)致涉密公文泄露的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（六）相關(guān)人員：公文起草人、收發(fā)專(zhuān)員、檔案管理員等個(gè)人因工作失職導(dǎo)致公文管理問(wèn)題的，承擔(dān)直接責(zé)任。第十七條考核獎(jiǎng)懲：（一）獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)行本制度，公文管理規(guī)范、無(wú)違規(guī)記錄的部門(mén)或個(gè)人；及時(shí)發(fā)現(xiàn)公文管理風(fēng)險(xiǎn)、避免公司損失或信息泄露的人員；在跨境公文協(xié)同管理中表現(xiàn)突出的團(tuán)隊(duì)，公司將給予表彰及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）問(wèn)責(zé)：對(duì)于違反本制度禁止性規(guī)定、未按要求履行公文收發(fā)與歸檔流程、導(dǎo)致公文延誤、丟失、破損的；泄露涉密公文信息的；跨境公文未按規(guī)定審核導(dǎo)致合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的；未經(jīng)審批擅自查閱、