PAGE培訓(xùn)學(xué)校檔案收納制度一、總則1.目的為加強培訓(xùn)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本校各部門、各班級在教學(xué)、管理、服務(wù)等活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、記錄等檔案的收納管理。3.基本原則檔案收納工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、分類科學(xué)合理、保管安全可靠、利用高效便捷的原則。二、檔案管理職責1.檔案管理部門職責負責制定和完善檔案收納管理制度，并組織實施。集中管理學(xué)校各類檔案，對檔案進行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準后組織銷毀。負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放。2.各部門職責負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。確保本部門檔案的齊全、完整、準確。明確一名檔案兼職管理員，負責本部門檔案管理的日常工作，配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、查詢等工作。在各項工作活動中，及時將形成的檔案材料按照檔案管理要求進行收集和整理，不得積壓或丟失。三、檔案分類及歸檔范圍1.行政管理類檔案學(xué)校文件：上級主管部門下發(fā)的各類文件、學(xué)校制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。會議記錄：學(xué)校各類會議的會議紀要、決議、記錄等。人事檔案：教職工的個人檔案，包括入職登記表、履歷表、學(xué)歷證書、職稱證書、考核記錄、獎懲情況等。財務(wù)檔案：學(xué)校財務(wù)收支憑證、報表、審計報告等。資產(chǎn)管理檔案：學(xué)校固定資產(chǎn)清單、購置合同、維修記錄、報廢處理等檔案。招生與學(xué)籍檔案：招生計劃、招生簡章、錄取名單、學(xué)生學(xué)籍登記表、成績冊、畢業(yè)證明等。2.教學(xué)管理類檔案教學(xué)計劃：各專業(yè)教學(xué)大綱、教學(xué)進度計劃、課程表等。教案：教師授課教案、教學(xué)課件等。教學(xué)資料：教材、講義、參考資料、試卷、考試成績分析等。教學(xué)活動記錄：教學(xué)研討會記錄、教學(xué)觀摩活動記錄、學(xué)生實踐活動記錄等。教學(xué)質(zhì)量評估檔案：學(xué)生評教結(jié)果、教師教學(xué)質(zhì)量考核記錄等。3.學(xué)生管理類檔案學(xué)生基本信息：學(xué)生入學(xué)登記表、身份證復(fù)印件、家庭聯(lián)系方式等。學(xué)生獎懲檔案：學(xué)生獲得的各類獎勵證書、違紀處分決定等。學(xué)生社會實踐檔案：學(xué)生參加社會實踐活動的記錄、報告、證明等。學(xué)生就業(yè)檔案：畢業(yè)生就業(yè)推薦表、就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)情況統(tǒng)計等。4.后勤服務(wù)類檔案校園建設(shè)檔案：校園規(guī)劃圖紙、建設(shè)項目審批文件、工程合同、竣工驗收報告等。后勤保障檔案：食堂管理檔案（食品采購記錄、衛(wèi)生檢查記錄等）、宿舍管理檔案（住宿登記、宿舍設(shè)施維修記錄）、水電維修檔案等。安全保衛(wèi)檔案：學(xué)校安全管理制度、安全檢查記錄、突發(fā)事件處理記錄、消防設(shè)施檔案等。四、檔案收集1.收集要求各部門應(yīng)按照檔案歸檔范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全、完整。檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。對于電子文件，應(yīng)確保其存儲格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進行備份。2.收集時間各類檔案應(yīng)在形成后的[X]個工作日內(nèi)移交至檔案管理部門。學(xué)期末，各部門應(yīng)將本學(xué)期形成的檔案材料進行整理后移交檔案管理部門。年度終了，各部門應(yīng)將全年形成的檔案材料進行全面整理后移交檔案管理部門。五、檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。便于檔案的數(shù)字化處理和檢索查詢。2.整理方法分類：按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類。編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)科學(xué)合理、便于記憶和查詢。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、起止日期等信息。六、檔案編目1.編目內(nèi)容全宗號：培訓(xùn)學(xué)校的檔案全宗號，用于標識整個學(xué)校的檔案體系。目錄號：根據(jù)檔案分類情況編制的目錄編號，便于區(qū)分不同類別的檔案目錄。案卷號：每一卷檔案的編號，按照檔案整理順序依次編排。題名：檔案的標題，應(yīng)準確反映檔案的主要內(nèi)容。日期：檔案形成的日期。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值確定的保管期限，分為永久、長期、短期。密級：根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度確定的密級，分為絕密、機密、秘密。2.編目要求編目應(yīng)準確、規(guī)范、清晰，不得隨意更改檔案內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨成冊，便于查閱。七、檔案裝訂1.裝訂范圍紙質(zhì)檔案材料應(yīng)進行裝訂，包括文件、報表、圖紙、照片等。2.裝訂要求拆除檔案材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對破損的檔案材料進行修補或復(fù)制，確保檔案的完整性。采用線裝或膠裝的方式進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁、不壓字。裝訂線應(yīng)在左側(cè)適當位置，不得影響檔案的查閱和掃描。八、檔案裝盒1.裝盒原則按照檔案類別和保管期限進行裝盒，不同類別的檔案應(yīng)分別裝盒。同一類檔案應(yīng)按照檔案編號順序依次裝盒，不得混裝。2.裝盒要求檔案盒應(yīng)選用符合標準的硬盒，具有一定的強度和耐久性。在檔案盒正面和脊背上應(yīng)標明檔案類別、編號、起止日期、保管期限等信息，字跡應(yīng)清晰、工整。檔案裝入檔案盒后，應(yīng)保持整齊、緊湊，不得有空隙或松動。九、檔案保管1.保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。2.保管要求按照檔案類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對電子檔案應(yīng)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。十、檔案利用1.利用原則遵循保密、安全、高效的原則，確保檔案的合理利用。嚴格按照檔案查閱審批制度，履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準不得查閱檔案。2.利用方式查閱：因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。借閱：如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，由檔案管理部門工作人員進行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。十一、檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的存毀。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。3.鑒定方法對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，確定其保管期限和利用價值。參考檔案的利用情況，對利用率較低、已失去保存價值的檔案提出銷毀意見。4.銷毀程序檔案鑒定小組提出檔案銷毀清單，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批