PAGE培訓(xùn)師辦公用品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)師辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，提高辦公用品的使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體培訓(xùn)師。（三）基本原則1.按需配置原則。根據(jù)培訓(xùn)師的工作實(shí)際需求，合理配置辦公用品，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約使用原則。倡導(dǎo)節(jié)約意識(shí)，鼓勵(lì)培訓(xùn)師合理使用辦公用品，降低消耗。3.規(guī)范管理原則。建立健全辦公用品管理制度，明確各環(huán)節(jié)的職責(zé)和流程，確保管理工作規(guī)范有序。二、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：包括鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案袋、文件盒等用于文件整理和存放的用品。4.膠水、膠棒、訂書機(jī)、訂書釘、回形針、大頭針等裝訂用品。5.計(jì)算器、尺子、剪刀、美工刀等辦公輔助工具。（二）辦公設(shè)備類1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備。2.辦公桌椅、文件柜、沙發(fā)、茶幾等辦公家具。（三）辦公耗材類1.墨盒、硒鼓、色帶等打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的耗材。2.紙張、碳粉等辦公設(shè)備的消耗性材料。（四）其他辦公用品1.名片夾、名片盒、文件夾等與業(yè)務(wù)相關(guān)的用品。2.綠植、清潔用品等用于辦公環(huán)境維護(hù)的物品。（五）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)師的工作頻率和用量，合理確定配備數(shù)量。例如，每月提供一定數(shù)量的中性筆、筆記本等。2.辦公設(shè)備類應(yīng)根據(jù)培訓(xùn)師的工作需要，配備性能合適、質(zhì)量可靠的設(shè)備。如筆記本電腦應(yīng)滿足培訓(xùn)資料處理、課件制作等工作要求。3.辦公耗材類應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用情況，定期進(jìn)行補(bǔ)充和更換。例如，根據(jù)打印機(jī)的月打印量，合理預(yù)估墨盒的更換周期。4.其他辦公用品應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行配置，如綠植可根據(jù)辦公區(qū)域大小適當(dāng)擺放。三、辦公用品的采購(gòu)（一）采購(gòu)計(jì)劃1.培訓(xùn)師應(yīng)根據(jù)自身工作需求，提前填寫辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)培訓(xùn)師提交的采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括需求的合理性、現(xiàn)有辦公用品庫(kù)存情況等。對(duì)于合理的采購(gòu)申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)；對(duì)于不合理的申請(qǐng)，應(yīng)與培訓(xùn)師溝通并說(shuō)明原因。3.行政部門根據(jù)各部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)表，匯總編制公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。（二）采購(gòu)流程1.行政部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。供應(yīng)商應(yīng)具備良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的供貨能力和合理的價(jià)格。2.在采購(gòu)過(guò)程中，行政部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.對(duì)于金額較大的辦公用品采購(gòu)，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)或詢價(jià)采購(gòu)，確保采購(gòu)過(guò)程的公開(kāi)、公平、公正。4.采購(gòu)?fù)瓿珊?，行政部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合采購(gòu)合同的要求。對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公用品，辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其退換或采取其他補(bǔ)救措施。四、辦公用品的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用流程1.培訓(xùn)師憑已批準(zhǔn)的辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表到行政部門辦公用品倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取辦公用品。2.行政部門倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)表，核對(duì)庫(kù)存情況，向培訓(xùn)師發(fā)放相應(yīng)的辦公用品，并在辦公用品領(lǐng)用登記表上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.培訓(xùn)師應(yīng)在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，確保領(lǐng)用的辦公用品與申請(qǐng)表一致。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.培訓(xùn)師應(yīng)按照實(shí)際工作需求領(lǐng)用辦公用品，不得超量領(lǐng)用。對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，如文件夾、文件盒等，應(yīng)根據(jù)實(shí)際損壞情況進(jìn)行領(lǐng)用。2.行政部門應(yīng)定期對(duì)培訓(xùn)師的辦公用品領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，對(duì)于領(lǐng)用異常的情況，及時(shí)與培訓(xùn)師溝通，了解原因并采取相應(yīng)措施。五、辦公用品的使用與保管（一）使用規(guī)范1.培訓(xùn)師應(yīng)正確使用辦公用品，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免因使用不當(dāng)造成損壞或浪費(fèi)。2.對(duì)于辦公設(shè)備類用品，如電腦、打印機(jī)等，培訓(xùn)師應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.辦公耗材類用品應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行使用和更換，如墨盒、硒鼓等應(yīng)在使用壽命到期前及時(shí)更換，避免影響辦公效率。4.培訓(xùn)師應(yīng)節(jié)約使用辦公用品，提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)；對(duì)于使用過(guò)的紙張、信封等，應(yīng)合理利用，如作為草稿紙或便簽紙使用。（二）保管要求1.培訓(xùn)師應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的辦公用品，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。2.對(duì)于貴重的辦公用品，如筆記本電腦、投影儀等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并采取必要的安全措施，防止丟失或損壞。3.辦公用品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔、干燥，通風(fēng)良好，確保辦公用品的質(zhì)量不受影響。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存數(shù)量與賬目是否一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、辦公用品的維修與報(bào)廢（一）維修管理1.辦公設(shè)備類用品出現(xiàn)故障時(shí)，培訓(xùn)師應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修。行政部門接到報(bào)修后，應(yīng)安排專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.維修人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，并填寫辦公用品維修登記表，記錄維修時(shí)間、維修人員、維修設(shè)備名稱、故障原因、維修情況等信息。3.對(duì)于維修費(fèi)用較高的設(shè)備，行政部門應(yīng)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保維修費(fèi)用的合理性。（二）報(bào)廢處理1.辦公用品因使用年限到期、損壞無(wú)法修復(fù)等原因需要報(bào)廢時(shí)，培訓(xùn)師應(yīng)填寫辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢原因、報(bào)廢物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)培訓(xùn)師提交的報(bào)廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)行政部門審批。行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后予以批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的辦公用品，行政部門應(yīng)安排專人進(jìn)行處理。對(duì)于有回收價(jià)值的物品，如廢舊電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收處理；對(duì)于無(wú)回收價(jià)值的物品，可進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。4.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品的報(bào)廢情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)報(bào)廢原因，為合理配置辦公用品提供參考依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用、使用、保管、維修、報(bào)廢等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保辦公用品管理制度的有效執(zhí)行。2.公司設(shè)立舉報(bào)郵箱和電話，接受全體員工對(duì)辦公用品管理中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）檢查內(nèi)容1.定期檢查辦公用品的庫(kù)存情況，核對(duì)賬目與實(shí)際庫(kù)存是否一致，確保辦公用品的安全。2.檢查培訓(xùn)師的辦公用品領(lǐng)用情況，是否存在超量領(lǐng)用、浪費(fèi)等現(xiàn)象。3.檢查辦公用品的使用和保管情況，是否存在因使用不當(dāng)造成損壞、丟失等情況。4.檢查辦公用品的維修和報(bào)廢情況，是否按照規(guī)定進(jìn)行操作，維修費(fèi)用是否合理，報(bào)廢物品是否及時(shí)處理等。（三）結(jié)果處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。2.對(duì)于違反辦公用品管理制度的行為，公司將根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括