企業(yè)采購審批流程快速參考手冊一、適用業(yè)務(wù)場景本手冊適用于企業(yè)各類采購活動的審批管理，涵蓋以下常見場景：日常辦公物資采購：如文具、耗材、辦公設(shè)備等常規(guī)性采購；生產(chǎn)/運營物資采購：如原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等業(yè)務(wù)必需品采購；服務(wù)類采購：如咨詢服務(wù)、技術(shù)支持、維修服務(wù)等外部服務(wù)采購；固定資產(chǎn)采購：如電腦、車輛、儀器設(shè)備等價值較高的長期資產(chǎn)采購；其他專項采購：如市場活動物料、員工培訓物資等臨時性或?qū)ｍ椥枨蟛少?。二、審批流程詳解（一）需求提出與申請發(fā)起人：需求部門員工或部門負責人。操作步驟：填寫《采購申請單》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途、需求時間及供應(yīng)商推薦（如有）；附上相關(guān)支撐材料，如市場調(diào)研報價、技術(shù)參數(shù)說明、需求部門會議紀要等（金額較大或重要采購需提供）；提交至部門負責人進行初步審核。（二）部門負責人審核審核人：需求部門負責人。審核要點：采購需求的合理性（是否符合部門工作計劃、是否必要）；預(yù)估價格的準確性（參考歷史采購價或市場均價）；需求時間的緊迫性（是否可納入常規(guī)采購計劃）。結(jié)果處理：審核通過后，流轉(zhuǎn)至采購部門；審核不通過，退回需求部門并說明理由，需重新申請或調(diào)整需求。（三）采購部門審核審核人：采購部門專員/負責人。審核要點：采購方式合規(guī)性（根據(jù)金額確定詢價、比價或招標，如單筆金額≥[企業(yè)設(shè)定標準，如5萬元]需至少3家供應(yīng)商比價）；供應(yīng)商資質(zhì)審查（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)、過往合作記錄等）；庫存匹配（若為常規(guī)物資，需核對現(xiàn)有庫存，避免重復(fù)采購）。操作步驟：組織詢價/比價，填寫《詢價記錄表》，對比供應(yīng)商報價、質(zhì)量及服務(wù)；確定最終供應(yīng)商及采購價格，附《詢價記錄表》流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。（四）財務(wù)部門復(fù)核復(fù)核人：財務(wù)部門專員/負責人。復(fù)核要點：預(yù)算匹配度（采購項目是否在部門年度/月度預(yù)算內(nèi)，超預(yù)算需提供《預(yù)算調(diào)整申請表》）；價格合理性（是否低于市場均價或歷史采購價，異常情況需說明）；付款方式及周期（是否符合企業(yè)財務(wù)制度，避免預(yù)付過大金額）。結(jié)果處理：復(fù)核通過，流轉(zhuǎn)至對應(yīng)審批層級；復(fù)核不通過，退回采購部門并說明理由，需重新談判或調(diào)整采購方案。（五）分級審批根據(jù)采購金額劃分審批權(quán)限，保證分級授權(quán)、權(quán)責清晰（以下為示例，企業(yè)可根據(jù)實際調(diào)整）：采購金額（元）審批人＜5,000需求部門負責人5,000-20,000采購部門負責人+財務(wù)經(jīng)理20,000-100,000分管副總+財務(wù)總監(jiān)≥100,000總經(jīng)理+董事長（如需）審批要求：審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購可縮短至24小時），逾期未反饋視為默認通過。（六）采購執(zhí)行與合同簽訂執(zhí)行人：采購部門專員。操作步驟：根據(jù)審批結(jié)果，與供應(yīng)商簽訂《采購合同》（明確標的、價格、交付時間、驗收標準、違約責任等）；發(fā)出采購訂單，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，保證按時交付；重要采購（如設(shè)備、服務(wù)）需要求供應(yīng)商提供質(zhì)保承諾。（七）驗收入庫驗收人：需求部門負責人+采購部門專員+倉庫管理員（三方共同驗收）。驗收標準：核對實物與采購申請單的名稱、規(guī)格、數(shù)量是否一致；檢查質(zhì)量是否符合技術(shù)參數(shù)或合同約定（如需第三方檢測，需提供檢測報告）；核對供應(yīng)商資質(zhì)文件（如合格證、保修卡等）。結(jié)果處理：驗收合格，填寫《入庫單》，倉庫登記臺賬，財務(wù)部門根據(jù)入庫單及發(fā)票安排付款；驗收不合格，當場拒收并通知采購部門，要求供應(yīng)商退換貨或退款，必要時啟動違約條款。（八）費用報銷與歸檔報銷人：采購部門專員。操作步驟：收集供應(yīng)商發(fā)票、入庫單、采購合同、審批單等全套資料；填寫《費用報銷單》，按企業(yè)財務(wù)制度提交報銷；財務(wù)部門審核無誤后安排付款，相關(guān)資料由檔案管理部門統(tǒng)一歸檔保存（保存期限≥3年）。三、常用表單模板（一）采購申請單申請部門申請人申請日期采購編號采購物品/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號數(shù)量預(yù)估單價供應(yīng)商推薦（如有）名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式支撐材料（可附頁）□市場報價□技術(shù)參數(shù)□會議紀要□其他：____________審批意見部門負責人：__________日期：__________采購部門：__________日期：__________財務(wù)部門：__________日期：__________分管領(lǐng)導：__________日期：__________總經(jīng)理：__________日期：__________（二）詢價記錄表采購項目名稱采購編號詢價日期需求時間供應(yīng)商信息序號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系方式123比價結(jié)論推薦供應(yīng)商：__________理由：______________________________________采購負責人：__________日期：__________（三）采購審批匯總表序號采購編號采購內(nèi)容金額（元）申請部門審批狀態(tài)審批人審批日期備注1□通過□駁回2□通過□駁回3□通過□駁回匯總說明總計：______元制表人：__________日期：__________審核人：__________日期：__________四、關(guān)鍵注意事項預(yù)算控制：所有采購需在年度預(yù)算內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購需提前15個工作日提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部門及分管領(lǐng)導審批后方可發(fā)起。時限要求：需求部門至部門負責人審核：1個工作日；采購部門詢價至提交復(fù)核：3個工作日（緊急采購可縮短至1個工作日，需標注“緊急”）；各級審批環(huán)節(jié)：2個工作日（緊急采購需24小時內(nèi)完成）。資料完整性：采購申請、詢價記錄、合同、驗收單、發(fā)票等資料需一一對應(yīng)，缺一不可，避免后續(xù)審計風險。合規(guī)性要求：禁止采購“三無”產(chǎn)品（無生產(chǎn)廠家、無生產(chǎn)日期、無質(zhì)量合格證）；優(yōu)先選擇與企業(yè)有長期合作關(guān)系的合格供應(yīng)商，新增供應(yīng)商需通過資質(zhì)審查；嚴禁采購人員收受供應(yīng)商回扣或利益輸送，一經(jīng)查實按企業(yè)制度嚴肅處理。緊急采購流程：因生產(chǎn)經(jīng)營急需的突發(fā)采購（如設(shè)備故障維修），可由需求部門負責人口頭申請分管領(lǐng)導同意后先行采購