銷售合同審核與歸檔管理工具包一、適用場景與核心價值本工具包適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門及檔案管理部門，用于規(guī)范銷售合同從簽訂前準(zhǔn)備到最終歸檔的全流程管理。核心價值在于：通過標(biāo)準(zhǔn)化審核流程降低合同法律風(fēng)險，保證條款合規(guī)性；通過系統(tǒng)化歸檔管理提升合同查閱效率，保障企業(yè)商業(yè)信息與客戶權(quán)益的安全。適用于各類銷售場景（如產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、長期合作等），涉及銷售代表、銷售主管、法務(wù)專員、檔案管理員等多角色協(xié)同工作。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同前置準(zhǔn)備操作內(nèi)容：銷售代表與客戶達(dá)成合作意向后，收集客戶基本信息（如企業(yè)名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、合作細(xì)節(jié)（如產(chǎn)品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、付款方式等），并參照《銷售合同模板》起草合同初稿。責(zé)任人：銷售代表輸出成果：合同初稿、客戶資質(zhì)文件復(fù)印件（營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）、《客戶信息登記表》。（二）初步審核（商業(yè)條款與完整性核對）操作內(nèi)容：銷售主管核對合同初稿中的商業(yè)條款（如價格、交付周期、付款節(jié)點等）是否與合作意向一致，檢查合同基本信息（雙方名稱、合同金額、簽訂日期等）是否完整，附件（如技術(shù)參數(shù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)）是否齊全。審核要點：商業(yè)條款是否符合公司定價政策；是否存在模糊表述（如“盡快”“大約”等）；客戶資質(zhì)是否在有效期內(nèi)。責(zé)任人：銷售主管輸出成果：初步審核意見表（標(biāo)注需修改條款）、合同修訂版。（三）法務(wù)合規(guī)審核操作內(nèi)容：法務(wù)專員收到修訂版合同后，重點審核法律條款合規(guī)性，包括：主體資格：簽約方是否具備完全民事行為能力，授權(quán)代表是否持有有效授權(quán)委托書；權(quán)利義務(wù)：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確，是否存在“霸王條款”或顯失公平內(nèi)容；違約責(zé)任：違約條款是否具體、可執(zhí)行，賠償范圍是否合理；爭議解決：爭議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄約定是否合法有效。責(zé)任人：法務(wù)專員輸出成果：《法務(wù)審核意見表》（明確標(biāo)注“通過”“需修改”或“不通過”及修改理由）、最終版合同文本。（四）條款修訂與確認(rèn)操作內(nèi)容：若法務(wù)審核提出修改意見，銷售代表與客戶溝通修訂條款，達(dá)成一致后將最終版合同反饋至法務(wù)專員確認(rèn)；若審核不通過（如存在法律風(fēng)險），需終止合作或重新協(xié)商條款。責(zé)任人：銷售代表、法務(wù)專員輸出成果：雙方確認(rèn)的最終版合同文本（簽字蓋章頁掃描件）。（五）合同簽署與生效操作內(nèi)容：最終版合同經(jīng)雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章/合同章后生效。銷售代表負(fù)責(zé)回收客戶簽字蓋章頁原件，核對與掃描件一致性后，提交至檔案管理員。責(zé)任人：銷售代表、檔案管理員輸出成果：合同正本（雙方各執(zhí)一份）、合同簽署登記表。（六）歸檔管理操作內(nèi)容：檔案管理員對合同資料進(jìn)行分類整理，包括：合同正本、客戶資質(zhì)文件、審核意見表、簽署登記表等，按“年份-客戶名稱-合同編號”規(guī)則編號，存入指定檔案柜或電子檔案系統(tǒng)。責(zé)任人：檔案管理員輸出成果：合同歸檔記錄、電子檔案索引目錄。三、核心工具表單（一）銷售合同基本信息表合同編號簽訂日期客戶名稱統(tǒng)一社會信用代碼銷售代表*客戶聯(lián)系人*聯(lián)系方式（客戶）合同總金額產(chǎn)品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量單價交付時間付款方式履行地點爭議解決方式附件清單（二）合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核人*審核日期審核要點審核意見（通過/需修改/不通過）修改說明初步審核商業(yè)條款完整性、客戶資質(zhì)法務(wù)合規(guī)審核法律條款有效性、權(quán)利義務(wù)對等最終確認(rèn)全條款一致性（三）合同歸檔登記表歸檔編號合同編號歸檔日期存放位置（柜號/電子路徑）檔案管理員*借閱記錄（借閱人*、日期、歸還狀態(tài)）四、關(guān)鍵風(fēng)險提示條款完整性風(fēng)險：避免合同中遺漏核心條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、保密義務(wù)等），需對照《銷售合同必備條款清單》逐項核對，防止因條款缺失導(dǎo)致糾紛。法律合規(guī)風(fēng)險：法務(wù)審核需重點關(guān)注合同效力（如是否違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定）、違約責(zé)任是否與公司風(fēng)險承受能力匹配，禁止使用“一切損失由對方承擔(dān)”等模糊表述。信息準(zhǔn)確性風(fēng)險：簽約方名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、金額、日期等關(guān)鍵信息需與客戶提供的資質(zhì)文件及合作意向書完全一致，避免因筆誤引發(fā)爭議。歸檔及時性風(fēng)險：合同簽署后3個工作日內(nèi)必須完成歸檔，保證資料不丟失、不損壞；電子檔案需定期備份，防止系統(tǒng)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。保密管理風(fēng)險：合同文本及客戶信息僅限相關(guān)人員（銷售、法務(wù)、檔案管理員）接觸