規(guī)范化公文寫作指導(dǎo)手冊(cè)一、公文寫作的基礎(chǔ)認(rèn)知（一）公文的定義與核心作用公文是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及社會(huì)團(tuán)體在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)決策、部署工作、溝通協(xié)調(diào)、記錄事務(wù)的重要工具。其核心作用體現(xiàn)為權(quán)威性（承載組織意志）、實(shí)用性（解決實(shí)際問題）、規(guī)范性（格式與表述的統(tǒng)一要求）。（二）常見公文種類及適用場(chǎng)景1.法定公文（依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》）：通知：用于發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求、批轉(zhuǎn)/轉(zhuǎn)發(fā)文件（如“關(guān)于開展XX專項(xiàng)檢查的通知”）。請(qǐng)示：向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，需一文一事（如“關(guān)于申請(qǐng)XX項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示”）。報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)詢問，不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)（如“關(guān)于XX工作進(jìn)展情況的報(bào)告”）。函：平行或不相隸屬機(jī)關(guān)間商洽工作、詢問答復(fù)、請(qǐng)求批準(zhǔn)（如“關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助開展XX調(diào)研的函”）。紀(jì)要：記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)（如“XX會(huì)議紀(jì)要”）。2.事務(wù)性公文：計(jì)劃/總結(jié)：規(guī)劃工作目標(biāo)（如“2024年XX部門工作計(jì)劃”）、復(fù)盤工作成果（如“XX項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告”）。簡(jiǎn)報(bào)：簡(jiǎn)要反映工作動(dòng)態(tài)、經(jīng)驗(yàn)亮點(diǎn)（如“XX工作簡(jiǎn)報(bào)第X期”）。二、公文格式的規(guī)范要求（一）版頭部分份號(hào)：涉密公文需標(biāo)注，用6位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格編排在版心左上角第1行（如“____”）。密級(jí)和保密期限：涉密公文標(biāo)注，頂格編排在版心左上角第2行（如“秘密★1年”）。緊急程度：如需標(biāo)注，頂格編排在版心左上角（如“特急”“加急”）。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成（如“XX市人民政府文件”），居中排布。發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成（如“X政發(fā)〔2024〕5號(hào)”），年份用六角括號(hào)，順序號(hào)不加“第”字。簽發(fā)人：上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告）需標(biāo)注，居右空1字，與發(fā)文字號(hào)平行排列。（二）主體部分標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種組成（如“XX公司關(guān)于調(diào)整XX制度的通知”），一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字，居中排布。主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格寫，回行時(shí)仍頂格（如“各直屬單位：”）。正文：公文核心內(nèi)容，用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行，每行排28字。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注。附件說明：如有附件，在正文下空1行左空2字標(biāo)注“附件：”，后標(biāo)附件名稱（不加標(biāo)點(diǎn)，多個(gè)附件用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注序號(hào)）。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，居右空4字（單一機(jī)關(guān)）。成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，年、月、日齊全（如“2024年5月10日”），居右空4字。印章：加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，騎年蓋月，上不壓正文，下要騎年蓋月。（三）版記部分抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需執(zhí)行或知曉公文的機(jī)關(guān)，居左空1字，用4號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)為公文印制部門，印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)字，居右空1字，與抄送機(jī)關(guān)平行排列。三、公文內(nèi)容的撰寫邏輯與技巧（一）主旨明確：“一文一旨”原則公文需圍繞核心目的展開，避免“多主題混雜”。例如，請(qǐng)示需明確“請(qǐng)求批準(zhǔn)XX事項(xiàng)”，通知需清晰“要求完成XX工作”。寫作前可通過“問題導(dǎo)向法”梳理：為何寫？（目的）→寫什么？（核心事項(xiàng)）→怎么寫？（邏輯結(jié)構(gòu)）。（二）結(jié)構(gòu)清晰：“三段式”框架1.開頭：簡(jiǎn)明交代背景、依據(jù)或目的（如“為貫徹落實(shí)XX文件精神，結(jié)合我單位實(shí)際，現(xiàn)就XX工作通知如下：”）。2.主體：分點(diǎn)闡述具體內(nèi)容，可按“事項(xiàng)+要求”“問題+措施”“情況+分析”等邏輯展開。例如通知的主體可分“工作內(nèi)容”“時(shí)間要求”“責(zé)任分工”；請(qǐng)示的主體需說明“請(qǐng)示緣由（現(xiàn)狀+必要性）”“請(qǐng)示事項(xiàng)（具體請(qǐng)求）”。3.結(jié)尾：根據(jù)文種選擇結(jié)語，如請(qǐng)示用“以上請(qǐng)示，妥否，請(qǐng)批示”，通知用“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”，報(bào)告用“特此報(bào)告”。（三）語言規(guī)范：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、莊重準(zhǔn)確：用詞精準(zhǔn)，避免歧義。如“擬定”（初步計(jì)劃）與“審定”（最終批準(zhǔn)）、“截止”（到某時(shí)停止）與“截至”（到某時(shí)為止）需區(qū)分。簡(jiǎn)潔：刪繁就簡(jiǎn)，避免冗余。如“現(xiàn)決定如下”可簡(jiǎn)化為“現(xiàn)通知如下”；“由于……的原因”可改為“因……”。莊重：使用公文術(shù)語，避免口語化。如“商量”改為“商洽”，“趕緊”改為“抓緊”，“可能”改為“鑒于”（結(jié)合語境）。四、常見文種的寫作要點(diǎn)（一）通知：“清晰告知，明確要求”類型：發(fā)布性通知（發(fā)布規(guī)章）、指示性通知（部署工作）、轉(zhuǎn)發(fā)性通知（轉(zhuǎn)發(fā)文件）、任免通知（人事調(diào)整）。結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（背景/依據(jù)+工作內(nèi)容+執(zhí)行要求）+結(jié)尾（“請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行”等）。示例：標(biāo)題：XX市教育局關(guān)于開展2024年春季學(xué)期開學(xué)檢查的通知正文：“為確保新學(xué)期教學(xué)秩序平穩(wěn)有序，根據(jù)《XX省教育廳關(guān)于做好開學(xué)工作的通知》要求，現(xiàn)就我市開學(xué)檢查工作通知如下：一、檢查時(shí)間……二、檢查內(nèi)容……三、工作要求……”（二）請(qǐng)示：“一文一事，理由充分”核心要求：?jiǎn)我恍裕ㄒ环菡?qǐng)示只寫一件事）、上行性（只主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)）、期復(fù)性（需上級(jí)明確答復(fù)）。結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（請(qǐng)示緣由<現(xiàn)狀+問題+必要性>+請(qǐng)示事項(xiàng)<具體請(qǐng)求，如經(jīng)費(fèi)、政策支持>+結(jié)語）+發(fā)文機(jī)關(guān)+日期。示例：結(jié)語：“鑒于上述情況，我單位申請(qǐng)追加XX項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)XX萬元（預(yù)算明細(xì)見附件）。以上請(qǐng)示，妥否，請(qǐng)批示?！保ㄈ﹫?bào)告：“客觀匯報(bào)，不夾帶請(qǐng)示”類型：工作報(bào)告（階段工作進(jìn)展）、情況報(bào)告（突發(fā)事件/問題反饋）、答復(fù)報(bào)告（回復(fù)上級(jí)詢問）。注意：報(bào)告是“閱件”，上級(jí)可批轉(zhuǎn)但無強(qiáng)制答復(fù)義務(wù)；請(qǐng)示是“辦件”，上級(jí)必須答復(fù)。因此報(bào)告中不得出現(xiàn)“請(qǐng)批準(zhǔn)”“請(qǐng)批示”等請(qǐng)示性結(jié)語。（四）函：“平等溝通，措辭得體”類型：商洽函（協(xié)商工作）、詢問函（咨詢事項(xiàng)）、答復(fù)函（回復(fù)詢問）、請(qǐng)求批準(zhǔn)函（向平級(jí)/不相隸屬機(jī)關(guān)申請(qǐng)批準(zhǔn)）。措辭：平行文語氣，避免命令式表述。如商洽函用“我單位擬開展XX工作，懇請(qǐng)貴單位予以協(xié)助”，答復(fù)函用“關(guān)于你單位咨詢的XX事項(xiàng)，現(xiàn)答復(fù)如下”。五、公文審核與優(yōu)化的實(shí)用技巧（一）審核“四要點(diǎn)”1.格式審核：檢查版頭、主體、版記是否符合規(guī)范（如發(fā)文字號(hào)括號(hào)、成文日期格式、印章位置）。2.內(nèi)容審核：確認(rèn)主旨明確、事項(xiàng)清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確（如涉及數(shù)字，需核對(duì)來源）。3.邏輯審核：排查結(jié)構(gòu)是否連貫（如開頭與主體是否呼應(yīng)，措施是否對(duì)應(yīng)問題）。4.語言審核：修正歧義表述、口語化詞匯、錯(cuò)別字（如“截止”與“截至”，“的”“地”“得”誤用）。（二）優(yōu)化“三技巧”1.精簡(jiǎn)冗余：刪除重復(fù)表述（如“現(xiàn)現(xiàn)在”“基本大致”），合并同類事項(xiàng)（如將多個(gè)“要求”整合為“工作要求”板塊）。2.調(diào)整結(jié)構(gòu)：若內(nèi)容繁雜，可通過“分點(diǎn)+小標(biāo)題”優(yōu)化（如將“工作內(nèi)容”分為“任務(wù)目標(biāo)”“實(shí)施步驟”“保障措施”）。3.規(guī)范表述：替換模糊詞匯（如“很多”改為“若干”“部分”），補(bǔ)充必要限定（如“近期”改為“2024年X月前”）。六、公文寫作的注意事項(xiàng)（一）行文規(guī)則需嚴(yán)守主送機(jī)關(guān)：上行文（請(qǐng)示、報(bào)告）主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，下行文可主送多個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)，平行文主送平級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送規(guī)則：請(qǐng)示不得抄送下級(jí)機(jī)關(guān)，報(bào)告不得抄送上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人個(gè)人，涉密公文不得抄送無關(guān)機(jī)關(guān)。（二）與時(shí)俱進(jìn)強(qiáng)適配政策術(shù)語更新：關(guān)注最新文件表述（如“放管服”“新發(fā)展格局”等），避免使用過時(shí)詞匯（如“雙創(chuàng)”需結(jié)合語境明確為“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”）。數(shù)字化表述：涉及數(shù)據(jù)時(shí)，優(yōu)先用“同比增長(zhǎng)X%”“占比X%”等精準(zhǔn)表述，避免“約”“大概”等模糊詞（確需模糊時(shí)注明“截至目前”“初步統(tǒng)計(jì)”）。（三）常見錯(cuò)誤需規(guī)避格式類：發(fā)文字號(hào)年份用圓括號(hào)（錯(cuò)誤：〔2024〕→(2024)）、成文日期用漢字（錯(cuò)誤：二〇二四年五月十日→2024年5月10日）