PAGE培訓(xùn)學(xué)校采購制度一、總則（一）目的為規(guī)范培訓(xùn)學(xué)校采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)學(xué)校所有采購活動，包括教學(xué)設(shè)備、辦公用品、教材資料、服務(wù)采購等各類物資及服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，接受學(xué)校內(nèi)部監(jiān)督及相關(guān)部門監(jiān)管，保障各方知情權(quán)。3.公平競爭原則：通過公平競爭，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，確保采購物資和服務(wù)的性價(jià)比最優(yōu)。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益，實(shí)現(xiàn)學(xué)校資源的合理配置。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)學(xué)校設(shè)立采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校管理層、財(cái)務(wù)部門、教學(xué)部門等相關(guān)人員組成。采購領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議采購計(jì)劃、采購預(yù)算、重大采購項(xiàng)目及采購管理制度等，對采購工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門學(xué)校指定專門的采購部門或人員負(fù)責(zé)采購的具體執(zhí)行工作。采購部門職責(zé)如下：1.根據(jù)學(xué)校需求，制定采購計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)算等要求。2.收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇。3.組織采購活動，包括招標(biāo)、談判、詢價(jià)等，與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。5.負(fù)責(zé)采購文件的整理、歸檔和保管，建立采購臺賬，記錄采購明細(xì)。（三）需求部門各教學(xué)部門、行政部門等作為需求部門，負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的具體要求，并配合采購部門進(jìn)行采購工作。需求部門應(yīng)及時(shí)向采購部門反饋采購物資的使用情況和質(zhì)量問題。（四）監(jiān)督部門學(xué)校設(shè)立監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行全程監(jiān)督，確保采購過程合法合規(guī)、公平公正。監(jiān)督部門有權(quán)對采購項(xiàng)目進(jìn)行檢查、審計(jì)，對違規(guī)行為提出糾正意見并追究相關(guān)人員責(zé)任。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)學(xué)校年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，會同財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目、金額、資金來源等內(nèi)容，并按照學(xué)校預(yù)算管理要求進(jìn)行審批。2.采購預(yù)算應(yīng)具有前瞻性和合理性，充分考慮市場價(jià)格波動、業(yè)務(wù)發(fā)展變化等因素，確保預(yù)算能夠滿足學(xué)校正常運(yùn)營和發(fā)展需要。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購活動應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照學(xué)校預(yù)算調(diào)整程序進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進(jìn)行核算和分析，確保預(yù)算資金使用合理、合規(guī)。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價(jià)格大幅波動、政策調(diào)整、學(xué)校業(yè)務(wù)發(fā)展變化等原因，導(dǎo)致原采購預(yù)算無法滿足實(shí)際需求時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容、調(diào)整金額等，并附相關(guān)證明材料。經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，報(bào)學(xué)校管理層批準(zhǔn)。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《采購申請表》應(yīng)提交采購部門，采購部門對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。如申請內(nèi)容不符合要求，采購部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，要求其補(bǔ)充或修改。（二）采購審批1.根據(jù)采購金額大小和性質(zhì)，采購申請按以下審批流程進(jìn)行：采購金額較小（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校根據(jù)實(shí)際情況確定）的采購申請，由采購部門負(fù)責(zé)人審批。采購金額較大的采購申請，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。涉及重大采購項(xiàng)目或特殊采購事項(xiàng)的，需報(bào)學(xué)校管理層審批。2.審批通過后的采購申請，采購部門應(yīng)及時(shí)安排采購工作。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況、聯(lián)系方式等內(nèi)容。2.采購部門應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、交貨期等方面。根據(jù)評估結(jié)果，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為合作伙伴。3.在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。對于新合作的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供樣品進(jìn)行測試，確保其能夠滿足學(xué)校需求。4.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，考核內(nèi)容包括合同履行情況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（四）采購方式確定1.根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等。招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、市場競爭充分的采購項(xiàng)目。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定的程序進(jìn)行，包括發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。競爭性談判采購：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立、技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求、采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要、不能事先計(jì)算出價(jià)格總額等情況的采購項(xiàng)目。競爭性談判采購應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。詢價(jià)采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。詢價(jià)采購應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十等情況的采購項(xiàng)目。單一來源采購應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購方式的選擇應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校規(guī)定，確保采購過程公平、公正、公開。（五）采購實(shí)施1.根據(jù)確定的采購方式，采購部門組織實(shí)施采購活動。招標(biāo)采購：采購部門應(yīng)發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。在開標(biāo)、評標(biāo)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保評標(biāo)結(jié)果公平公正。評標(biāo)結(jié)束后，采購部門應(yīng)向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并簽訂采購合同。競爭性談判采購：采購部門應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判過程中，應(yīng)明確談判內(nèi)容和要求，記錄談判情況。談判結(jié)束后，采購部門應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。詢價(jià)采購：采購部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、滿足需求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。單一來源采購：采購部門應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的程序進(jìn)行審批，與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購價(jià)格和合同條款，并簽訂采購合同。2.在采購實(shí)施過程中，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。如遇重大問題或緊急情況，應(yīng)及時(shí)向采購領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。（六）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交學(xué)校法律顧問或相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。審核通過后的合同，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字、學(xué)校授權(quán)代表簽字并加蓋學(xué)校公章后生效。3.采購部門應(yīng)及時(shí)將簽訂的采購合同副本送財(cái)務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案，以便各部門跟蹤合同執(zhí)行情況。（七）驗(yàn)收與付款1.采購物資到貨后，需求部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫《驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。2.對于大型設(shè)備、復(fù)雜系統(tǒng)等采購項(xiàng)目，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或退換貨物。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單進(jìn)行付款審核。審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間支付貨款。付款時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度，確保資金支付安全。4.如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少徫镔Y質(zhì)量不合格、交貨期延誤等問題，給學(xué)校造成損失的，學(xué)校有權(quán)扣除相應(yīng)貨款或要求供應(yīng)商承擔(dān)賠償責(zé)任。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.市場風(fēng)險(xiǎn)主要指市場價(jià)格波動、市場供應(yīng)短缺等因素對采購成本和采購進(jìn)度的影響；供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)主要指供應(yīng)商信譽(yù)不佳、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定、交貨期延誤等風(fēng)險(xiǎn)；質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)主要指采購物資不符合質(zhì)量要求，影響學(xué)校教學(xué)和運(yùn)營工作；合同風(fēng)險(xiǎn)主要指合同條款不明確、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險(xiǎn)；付款風(fēng)險(xiǎn)主要指付款方式不合理、付款時(shí)間延誤等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.針對識別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)市場調(diào)研和價(jià)格監(jiān)測，合理安排采購時(shí)間，與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，采用套期保值等方式規(guī)避價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，明確雙方責(zé)任和義務(wù)，要求供應(yīng)商提供擔(dān)?；虮ＷC金。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對采購物資進(jìn)行定期抽檢。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)合同審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：合理選擇付款方式，嚴(yán)格按照合同約定的付款時(shí)間和條件支付貨款，加強(qiáng)付款審核，防止出現(xiàn)付款失誤。2.采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略，確保采購風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。六、采購檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購活動全過程形成的各類文件資料，主要包括采購申請表、采購預(yù)算、采購計(jì)劃、供應(yīng)商檔案、采購文件（招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)單等）、采購合同、驗(yàn)收單、付款憑證等。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購檔案的整理和歸檔工作。采購活動結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將各類文件資料收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理。2.采購檔案應(yīng)按照年度、采購項(xiàng)目等進(jìn)行分類歸檔，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和管理。檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，確保檔案資料的完整性和安全性。（三）檔案保管與查閱1.采購檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。