PAGE美術(shù)類培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強美術(shù)類培訓(xùn)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本美術(shù)類培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)所有培訓(xùn)項目的檔案管理工作，包括但不限于培訓(xùn)課程資料、學(xué)員信息、教師教學(xué)記錄、考核評估結(jié)果等相關(guān)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映培訓(xùn)活動的實際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集與培訓(xùn)相關(guān)的各類資料，確保檔案資料的完整性，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等表述清晰、規(guī)范。4.保密性原則：對涉及學(xué)員個人隱私、機構(gòu)商業(yè)機密等信息嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查詢、檢索和使用，以滿足培訓(xùn)管理、教學(xué)研究、質(zhì)量評估等工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)美術(shù)類培訓(xùn)檔案的統(tǒng)一管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和規(guī)范。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限保管檔案，辦理檔案的鑒定、銷毀等手續(xù)。（二）培訓(xùn)部門1.負責(zé)本部門培訓(xùn)項目相關(guān)檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.在培訓(xùn)過程中，指導(dǎo)教師和工作人員做好各類檔案資料的記錄和積累工作，確保檔案資料的真實、準(zhǔn)確、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）教師1.負責(zé)本課程教學(xué)過程中產(chǎn)生的各類檔案資料的收集、整理，如教學(xué)計劃、教案、課件、學(xué)員作業(yè)、考核試卷等，并在課程結(jié)束后及時移交培訓(xùn)部門。2.按照檔案管理要求，規(guī)范填寫和整理教學(xué)檔案資料，保證資料的質(zhì)量。（四）學(xué)員學(xué)員應(yīng)配合培訓(xùn)機構(gòu)做好個人培訓(xùn)檔案資料的提供和補充工作，如個人基本信息、學(xué)習(xí)成果作品等，確保檔案資料真實反映自身學(xué)習(xí)情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)項目資料培訓(xùn)項目申報書、審批文件、培訓(xùn)計劃、課程大綱。培訓(xùn)教材、講義、教案、課件、參考資料等。培訓(xùn)師資介紹、教師教學(xué)任務(wù)安排等。2.學(xué)員資料學(xué)員報名登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明等。學(xué)員學(xué)習(xí)過程中的考勤記錄、作業(yè)完成情況、考核成績等。學(xué)員作品、獲獎證書等相關(guān)資料。3.教學(xué)活動資料課堂教學(xué)記錄、教學(xué)日志、教學(xué)研討活動記錄等。實踐教學(xué)活動記錄，如寫生、創(chuàng)作實踐等相關(guān)資料。教學(xué)評估資料，包括學(xué)員對教學(xué)質(zhì)量的評價、教師教學(xué)質(zhì)量評估結(jié)果等。4.考核與評估資料考核方案、考核試卷、評分標(biāo)準(zhǔn)?？己顺煽儏R總表、補考記錄、結(jié)業(yè)證書發(fā)放記錄等。培訓(xùn)效果評估報告、總結(jié)材料等。5.培訓(xùn)管理資料培訓(xùn)管理制度、工作流程、通知公告等。培訓(xùn)場地使用記錄、設(shè)備器材管理記錄等。培訓(xùn)費用收支明細、財務(wù)報表等相關(guān)資料。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)按照檔案收集范圍，及時、主動地收集相關(guān)檔案資料，并確保資料的原始性和完整性。2.對于重要的檔案資料，應(yīng)進行備份或妥善保存電子文檔，防止丟失或損壞。3.在收集檔案資料過程中，如發(fā)現(xiàn)資料不完整或不符合要求，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通，補充或完善資料。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為培訓(xùn)項目檔案、學(xué)員檔案、教學(xué)檔案、考核評估檔案、培訓(xùn)管理檔案等幾大類。在每大類下，再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如培訓(xùn)項目檔案可分為項目申報檔案、教學(xué)實施檔案、總結(jié)評估檔案等。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號方法可采用年份+類別代碼+流水號的形式，例如：2023TP001，表示2023年的培訓(xùn)項目檔案，流水號為001。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂厚度適中，便于翻閱。對于紙張較多的檔案，可采用活頁夾或檔案盒進行整理存放，但應(yīng)在封面或盒脊上注明檔案編號、名稱、日期等信息。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，另一份單獨成冊，作為檔案檢索的工具。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門和人員在檔案資料整理完畢后，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、移交日期等信息。2.將整理好的檔案資料連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后，在檔案移交清單上簽字，并將檔案存入指定的檔案柜或檔案庫中。（二）保管期限1.短期檔案：保管期限為15年，主要包括培訓(xùn)過程中的臨時性文件、一般性教學(xué)資料、學(xué)員短期考勤記錄等。2.中期檔案：保管期限為510年，如培訓(xùn)項目申報材料、教學(xué)計劃、考核試卷等具有一定參考價值的檔案資料。3.長期檔案：保管期限為10年以上，包括學(xué)員個人檔案、培訓(xùn)效果評估報告、重要培訓(xùn)項目總結(jié)等對機構(gòu)發(fā)展具有重要意義的檔案資料。（三）保管要求1.檔案庫房設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，并按照檔案類別和編號順序排列存放。庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在1４℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲和管理。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。確保電子檔案管理系統(tǒng)的安全性，設(shè)置必要的訪問權(quán)限，防止電子檔案被篡改或丟失。3.檔案保管檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，重點檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性以及保管期限是否到期等情況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理，并做好記錄和報告工作。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.機構(gòu)內(nèi)部人員因教學(xué)研究、培訓(xùn)管理、質(zhì)量評估等工作需要，可查閱和利用相關(guān)檔案資料。2.外部單位或個人因合作交流、調(diào)研考察等原因，經(jīng)機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱部分檔案資料，但必須嚴格遵守保密規(guī)定。（二）利用流程1.內(nèi)部利用機構(gòu)內(nèi)部人員如需查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在檔案查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認。2.外部利用外部單位或個人如需查閱檔案，應(yīng)提前向機構(gòu)提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍、時間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。機構(gòu)負責(zé)人對查閱申請進行審批，批準(zhǔn)后通知檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。檔案管理部門按照審批意見，為外部查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并安排專人陪同查閱，確保檔案資料的安全和保密。查閱人員不得擅自復(fù)制、拍攝或摘抄檔案內(nèi)容，如有特殊需要，應(yīng)另行申請并經(jīng)批準(zhǔn)。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認，檔案管理部門收回檔案資料，并做好記錄。（三）借閱管理1.因工作需要確需借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員核實并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、培訓(xùn)部門負責(zé)人、相關(guān)專業(yè)教師及檔案管理人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，詳細列出檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。（二）銷毀流程1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的檔案銷毀清單一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交銷毀執(zhí)行部門。3.檔案銷毀執(zhí)行部門按照檔案銷毀清單，對擬銷毀的檔案進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等安全可靠的方法