PAGE培訓(xùn)機(jī)構(gòu)缺課追訪制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的教學(xué)管理，確保學(xué)員能夠按時(shí)、完整地接受培訓(xùn)課程，提高培訓(xùn)質(zhì)量，保障學(xué)員的學(xué)習(xí)權(quán)益，特制定本缺課追訪制度。（二）適用范圍本制度適用于本培訓(xùn)機(jī)構(gòu)所有在籍學(xué)員。（三）基本原則1.及時(shí)追訪原則：對(duì)學(xué)員缺課情況進(jìn)行及時(shí)跟蹤，確保在最短時(shí)間內(nèi)了解學(xué)員缺課原因。2.全面追訪原則：涵蓋所有課程的缺課情況，不遺漏任何一名學(xué)員和任何一次課程。3.溝通協(xié)調(diào)原則：與學(xué)員及其家長(zhǎng)保持良好溝通，協(xié)調(diào)解決缺課問(wèn)題，共同促進(jìn)學(xué)員學(xué)習(xí)。二、追訪職責(zé)分工（一）教學(xué)部門1.負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)學(xué)員的缺課信息，包括課程名稱、授課時(shí)間、缺課學(xué)員名單等。2.根據(jù)缺課情況，安排教師或教學(xué)助理對(duì)缺課學(xué)員進(jìn)行初步追訪，了解缺課原因。（二）教師1.對(duì)于自己所授課程的缺課學(xué)員，在課后及時(shí)與學(xué)員溝通，了解缺課原因，并做好記錄。2.將缺課學(xué)員的情況反饋給教學(xué)部門，協(xié)助制定追訪計(jì)劃。（三）客服部門1.接到教學(xué)部門反饋的缺課學(xué)員信息后，通過(guò)電話、短信或微信等方式與學(xué)員及其家長(zhǎng)進(jìn)行溝通。2.記錄溝通結(jié)果，對(duì)于家長(zhǎng)提出的問(wèn)題和需求，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決。（四）管理層1.定期檢查缺課追訪工作的執(zhí)行情況，對(duì)追訪結(jié)果進(jìn)行分析和評(píng)估。2.根據(jù)追訪情況，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，不斷完善缺課追訪制度。三、缺課信息收集與統(tǒng)計(jì)（一）收集方式1.教師記錄：教師在每次授課時(shí)，對(duì)未出勤的學(xué)員進(jìn)行記錄，注明學(xué)員姓名、課程名稱、授課時(shí)間等信息。2.考勤系統(tǒng)：使用電子考勤系統(tǒng)，學(xué)員通過(guò)刷卡、指紋或人臉識(shí)別等方式簽到，系統(tǒng)自動(dòng)記錄出勤情況，生成缺課報(bào)表。（二）統(tǒng)計(jì)周期以自然周為統(tǒng)計(jì)周期，每周一由教學(xué)部門對(duì)上周的缺課信息進(jìn)行匯總和整理。（三）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.學(xué)員基本信息，包括姓名、性別、年級(jí)、聯(lián)系方式等。2.缺課課程信息，包括課程名稱、授課教師、授課時(shí)間、缺課次數(shù)等。3.缺課原因分類統(tǒng)計(jì)，如生病、事假、病假、厭學(xué)、家庭原因等。四、追訪流程（一）初步追訪1.教學(xué)部門在每周一匯總?cè)闭n信息后，安排教師或教學(xué)助理在本周內(nèi)對(duì)缺課學(xué)員進(jìn)行初步追訪。2.追訪方式可以采用電話、短信或微信等，與學(xué)員及其家長(zhǎng)取得聯(lián)系，了解缺課原因，并做好記錄。3.對(duì)于因生病等特殊原因缺課的學(xué)員，表達(dá)關(guān)心和慰問(wèn)，并告知學(xué)員后續(xù)的補(bǔ)課安排。（二）重點(diǎn)追訪1.對(duì)于多次缺課或缺課原因不明的學(xué)員，由客服部門進(jìn)行重點(diǎn)追訪。2.客服人員通過(guò)電話與學(xué)員及其家長(zhǎng)進(jìn)行深入溝通，了解具體情況，分析缺課原因，共同探討解決方案。3.在溝通中，要注意傾聽(tīng)家長(zhǎng)和學(xué)員的意見(jiàn)和建議，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，以便改進(jìn)教學(xué)和服務(wù)。（三）定期回訪1.對(duì)經(jīng)過(guò)追訪后已經(jīng)解決缺課問(wèn)題的學(xué)員，定期進(jìn)行回訪，了解學(xué)員的學(xué)習(xí)情況和對(duì)培訓(xùn)的滿意度。2.回訪方式可以采用電話、問(wèn)卷調(diào)查等，收集學(xué)員的反饋信息，為教學(xué)質(zhì)量提升提供參考。五、追訪記錄與報(bào)告（一）記錄要求1.追訪人員在與學(xué)員及其家長(zhǎng)溝通后，要及時(shí)將追訪情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括溝通時(shí)間、方式、內(nèi)容、結(jié)果等。2.記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并妥善保存，以備后續(xù)查詢和統(tǒng)計(jì)分析。（二）報(bào)告形式1.教學(xué)部門每周制作缺課追訪周報(bào)，向管理層匯報(bào)本周的缺課情況、追訪進(jìn)展、存在問(wèn)題及解決方案等。2.每月制作缺課追訪月報(bào)，對(duì)本月的缺課追訪工作進(jìn)行全面總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。六、補(bǔ)課安排與執(zhí)行（一）補(bǔ)課原則1.根據(jù)學(xué)員的缺課情況，及時(shí)安排補(bǔ)課，確保學(xué)員能夠跟上教學(xué)進(jìn)度。2.補(bǔ)課應(yīng)遵循不影響正常教學(xué)秩序和學(xué)員學(xué)習(xí)效果的原則，盡量在學(xué)員方便的時(shí)間進(jìn)行。（二）補(bǔ)課方式1.一對(duì)一補(bǔ)課：對(duì)于個(gè)別缺課較多或需要針對(duì)性輔導(dǎo)的學(xué)員，安排教師進(jìn)行一對(duì)一補(bǔ)課。2.小組補(bǔ)課：對(duì)于部分缺課情況相似的學(xué)員，組織小組補(bǔ)課，提高補(bǔ)課效率。3.線上補(bǔ)課：利用在線教學(xué)平臺(tái)，為學(xué)員提供線上補(bǔ)課服務(wù)，方便學(xué)員隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)。（三）補(bǔ)課執(zhí)行1.教學(xué)部門根據(jù)學(xué)員的缺課情況和補(bǔ)課方式，制定具體的補(bǔ)課計(jì)劃，并通知學(xué)員及其家長(zhǎng)。2.教師按照補(bǔ)課計(jì)劃，認(rèn)真組織補(bǔ)課教學(xué)，確保補(bǔ)課質(zhì)量。3.客服部門跟蹤補(bǔ)課執(zhí)行情況，及時(shí)解決補(bǔ)課過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。七、與家長(zhǎng)溝通技巧（一）保持尊重和耐心在與家長(zhǎng)溝通時(shí)，要尊重家長(zhǎng)的意見(jiàn)和感受，耐心傾聽(tīng)家長(zhǎng)的訴求，不要急于反駁或辯解。（二）客觀公正地反饋情況向家長(zhǎng)反饋學(xué)員缺課情況時(shí)，要客觀公正，不夸大、不縮小，以事實(shí)為依據(jù)，讓家長(zhǎng)了解真實(shí)情況。（三）積極尋求解決方案與家長(zhǎng)共同探討解決缺課問(wèn)題的方案，充分考慮家長(zhǎng)和學(xué)員的需求，提出切實(shí)可行的建議，爭(zhēng)取家長(zhǎng)的支持和配合。（四）定期溝通與反饋定期與家長(zhǎng)溝通學(xué)員的學(xué)習(xí)情況，及時(shí)反饋學(xué)員的進(jìn)步和不足，讓家長(zhǎng)了解學(xué)員在培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的學(xué)習(xí)動(dòng)態(tài)。八、特殊情況處理（一）長(zhǎng)期缺課學(xué)員對(duì)于連續(xù)缺課超過(guò)[X]周的學(xué)員，由管理層組織專項(xiàng)會(huì)議，分析原因，制定個(gè)性化的解決方案，必要時(shí)可與家長(zhǎng)簽訂學(xué)習(xí)協(xié)議，明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。（二）突發(fā)重大事件導(dǎo)致缺課如學(xué)員因突發(fā)重大疾病、家庭變故等原因?qū)е氯闭n，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)應(yīng)給予關(guān)心和支持，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整補(bǔ)課計(jì)劃，并提供必要的幫助。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.管理層定期對(duì)缺課追訪工作進(jìn)行檢查，查看追訪記錄、報(bào)告等資料，了解追訪工作的執(zhí)行情況。2.設(shè)立監(jiān)督郵箱和電話，接受學(xué)員及其家長(zhǎng)對(duì)缺課追訪工作的監(jiān)督和投訴，對(duì)反饋的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。（二）考核指標(biāo)1.缺課信息收集的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.追訪工作的完成率和有效率。3.學(xué)員對(duì)追訪工作的滿意度。4.補(bǔ)課計(jì)劃的執(zhí)行情況和補(bǔ)課效果。（三）考核方式1.每月對(duì)各部門和相關(guān)人員的缺課追訪工作進(jìn)行考核評(píng)分，考核結(jié)果與績(jī)效掛鉤。2.對(duì)于在缺課追訪工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的