2026年跨境營銷策劃公司海外營銷行業(yè)展會參展管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司海外營銷行業(yè)展會參展活動的組織與管理，提高參展效率和效果，降低運營風險，保障公司品牌形象和商業(yè)利益，結合公司跨境營銷業(yè)務實際情況，特制定本制度。第二條本制度適用于公司組織或參與的各類海外營銷行業(yè)相關展會，包括但不限于國際跨境電商展、全球營銷服務展、海外目標市場行業(yè)專題展等各類境外展會的籌備、實施及后續(xù)跟進全流程管理。第三條參展工作遵循“戰(zhàn)略導向、目標明確、規(guī)范高效、效益優(yōu)先”的原則，確保參展活動與公司跨境營銷戰(zhàn)略布局相契合，實現(xiàn)品牌推廣、客戶開發(fā)、市場調研、業(yè)務拓展等核心目標。第四條公司市場部為參展工作的統(tǒng)籌管理部門，負責展會篩選、方案制定、組織協(xié)調等工作；各業(yè)務部門根據(jù)展會定位和業(yè)務需求配合參與；財務部負責參展費用的審核與結算；行政部負責物資保障和后勤支持。各部門協(xié)同配合，保障參展工作順利開展。第二章參展籌備管理第五條展會篩選與評估。市場部結合公司跨境營銷戰(zhàn)略目標、海外目標市場布局、行業(yè)發(fā)展趨勢及展會影響力，收集海外各類營銷行業(yè)展會信息，建立展會信息庫。篩選過程中需重點評估展會的權威性、參展商構成、觀眾質量、舉辦周期、歷史數(shù)據(jù)及與公司業(yè)務的匹配度，形成《海外展會評估報告》，報公司管理層審批。審批通過后，確定參展展會清單及優(yōu)先級。第六條參展方案制定。確定參展后，市場部牽頭成立專項參展小組，明確小組負責人及成員職責。參展小組需在展會舉辦前3個月完成《參展實施方案》制定，內容包括但不限于：展會基本信息（名稱、時間、地點、主辦方）、參展目標（品牌曝光量、意向客戶數(shù)量、業(yè)務合作意向數(shù)等量化指標）、展位需求（面積、位置偏好）、參展人員配置、宣傳推廣計劃（線上預熱、現(xiàn)場物料、活動策劃）、預算明細、時間進度表等。方案需經市場部負責人審核后，報公司管理層審批，審批通過后嚴格執(zhí)行。第七條預算管理。參展預算實行“事前審批、總額控制、?？顚Ｓ谩钡脑瓌t。預算范圍包括展位費、搭建費、物料制作費、人員差旅費（交通、住宿、餐飲）、宣傳推廣費、禮品費、雜費等。市場部根據(jù)《參展實施方案》編制詳細預算表，經財務部審核、管理層審批后，納入公司年度營銷預算。參展過程中，各項費用支出需嚴格遵循預算標準，確因特殊情況需超出預算的，需提交書面申請，經管理層審批同意后方可支出。第八條展位籌備。市場部負責展位的申請、確認及搭建相關工作。根據(jù)審批后的方案向展會主辦方提交展位申請，及時跟進申請進度，確保展位確認無誤。展位搭建需結合公司品牌形象和參展主題，選擇專業(yè)的境外搭建服務商，簽訂正式服務合同，明確搭建要求、工期、費用及違約責任。搭建過程中，參展小組需安排專人跟進，確保搭建效果符合方案要求，且通過展會主辦方的驗收。第九條物料與宣傳準備。參展物料包括宣傳冊、產品介紹頁、品牌海報、案例手冊、名片、禮品等，需由市場部牽頭設計制作，確保物料內容準確、設計規(guī)范、符合海外目標市場的文化習俗和語言要求。宣傳推廣工作需結合展會節(jié)奏，提前1-2個月開展線上預熱，通過公司官網、海外社交媒體平臺、行業(yè)媒體等渠道發(fā)布參展信息；現(xiàn)場宣傳需配合展位布置，合理設置宣傳物料擺放位置，策劃互動活動吸引觀眾關注。所有物料需在展會舉辦前15天完成制作并清點到位，根據(jù)物流需求提前安排國際運輸，確保展會開幕前順利送達。第十條人員籌備。參展人員需從市場部、業(yè)務部等相關部門選拔，要求具備良好的外語溝通能力、專業(yè)的業(yè)務知識、較強的客戶服務意識及團隊協(xié)作精神。參展小組需明確各參展人員的職責分工，包括現(xiàn)場接待、客戶洽談、產品講解、活動組織、后勤保障等。展會舉辦前10天，組織參展人員進行專項培訓，內容包括展會背景、參展目標、產品知識、溝通技巧、海外禮儀、應急處理流程等。同時，完成參展人員的簽證、機票、住宿等事宜的統(tǒng)籌安排。第三章參展實施管理第十一條現(xiàn)場布置與驗收。參展人員需在展會開幕前1天抵達展會現(xiàn)場，配合搭建服務商完成展位的最終布置，包括物料擺放、設備調試（電腦、打印機、音響、燈光等）、禮品陳列等。布置完成后，參展小組負責人需對展位進行全面驗收，確保各項設施正常運行、物料齊全、布置符合方案要求，發(fā)現(xiàn)問題及時協(xié)調解決。第十二條人員現(xiàn)場管理。參展人員需嚴格遵守展會主辦方的各項規(guī)定及公司考勤要求，按時到崗離崗，不得擅自離崗、遲到、早退。工作期間需統(tǒng)一著裝，保持儀容整潔，言行舉止文明得體，展現(xiàn)公司良好形象。參展小組負責人需每日召開班前會和班后會，明確當日工作重點，總結當日工作情況，及時解決現(xiàn)場問題。第十三條客戶接待與溝通。參展人員需主動、熱情地接待來訪觀眾，耐心解答觀眾疑問，積極介紹公司業(yè)務、產品及服務優(yōu)勢。與客戶溝通時，需準確記錄客戶信息，包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、業(yè)務需求、合作意向等，填寫《展會客戶信息登記表》。對于意向較高的客戶，需及時安排深度洽談，明確后續(xù)對接計劃。接待過程中，需尊重海外客戶的文化習俗和溝通習慣，避免因文化差異產生誤解。第十四條現(xiàn)場活動執(zhí)行。若參展方案中包含現(xiàn)場宣講、產品演示、互動體驗等活動，參展人員需嚴格按照活動流程執(zhí)行，確?；顒影磿r開展、順利進行?；顒舆^程中，需做好現(xiàn)場組織、觀眾引導、氛圍營造等工作，及時收集觀眾反饋。同時，安排專人負責活動現(xiàn)場的拍照、錄像等記錄工作，為后續(xù)宣傳提供素材。第十五條安全與應急管理。參展人員需增強安全意識，妥善保管公司財物（物料、設備、現(xiàn)金、重要文件等）及個人物品，避免財物丟失或損壞。嚴格遵守展會現(xiàn)場的消防安全規(guī)定，不得在展位內使用明火、違規(guī)用電。若現(xiàn)場發(fā)生突發(fā)情況（如設備故障、客戶投訴、人員突發(fā)疾病、自然災害等），參展人員需保持冷靜，按照應急處理流程及時上報參展小組負責人及展會主辦方，協(xié)同做好應急處置工作。參展小組負責人需確保應急聯(lián)系方式暢通，及時應對各類突發(fā)情況。第十六條信息收集與反饋。參展人員需在展會期間主動收集行業(yè)信息，包括競爭對手動態(tài)、行業(yè)發(fā)展趨勢、市場需求變化、展會最新政策等，填寫《展會行業(yè)信息收集表》。同時，及時收集觀眾對公司產品、服務、宣傳物料的反饋意見，每日匯總后上報參展小組負責人，為后續(xù)工作優(yōu)化提供依據(jù)。第四章參展后續(xù)管理第十七條現(xiàn)場收尾與物料整理。展會結束后，參展人員需有序開展現(xiàn)場收尾工作，包括整理客戶資料、清點剩余物料、拆除展位宣傳物料、回收可循環(huán)使用的設備及物資等。對于損壞或無法帶回的物料，需做好登記說明；對于剩余物料，需妥善包裝，安排運回公司或妥善保管。同時，清理展位衛(wèi)生，確保展位整潔，符合展會主辦方的離場要求。第十八條客戶跟進管理。展會結束后3個工作日內，參展小組需完成《展會客戶信息登記表》的整理與審核，將客戶信息按合作意向等級（高、中、低）進行分類，錄入公司客戶管理系統(tǒng)。市場部牽頭協(xié)調各業(yè)務部門，根據(jù)客戶分類情況制定針對性的跟進方案，明確跟進責任人及跟進時限。跟進過程中，需及時與客戶溝通，推送相關資料，解答客戶疑問，推進合作洽談，并做好跟進記錄，填寫《展會客戶跟進記錄表》。對于高意向客戶，需在展會結束后1周內完成首次深度跟進；對于中、低意向客戶，需定期跟進維護，持續(xù)挖掘合作機會。第十九條參展總結與評估。展會結束后10個工作日內，市場部牽頭組織參展小組完成參展總結工作，編制《海外展會參展總結報告》。報告內容包括但不限于：展會基本情況、參展目標完成情況（品牌曝光、客戶開發(fā)、業(yè)務合作等指標達成情況）、現(xiàn)場工作開展情況、客戶反饋及跟進情況、行業(yè)信息分析、存在的問題及改進措施、費用結算情況等?？偨Y報告經市場部負責人審核后，報公司管理層審批。管理層根據(jù)總結報告對參展工作進行全面評估，總結經驗教訓，為后續(xù)參展工作提供指導。第二十條資料歸檔與費用結算。參展工作結束后，市場部需將參展相關資料進行系統(tǒng)整理，包括展會信息、參展方案、審批文件、合同協(xié)議、客戶資料、總結報告、現(xiàn)場照片錄像、費用憑證等，按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔，確保資料完整、規(guī)范、可追溯。財務部根據(jù)參展預算、費用憑證及總結報告中的費用結算情況，完成參展費用的最終審核與結算，及時辦理報銷手續(xù)。第五章責任與考核第二十一條各部門及參展人員需嚴格遵守本制度規(guī)定，認真履行工作職責，確保參展工作順利開展。對于在參展工作中表現(xiàn)突出、為公司贏得重要客戶或達成重大合作的部門或個人，公司將給予表彰及物質獎勵。第二十二條若因部門或個人原因導致參展工作出現(xiàn)失誤，造成公司品牌受損、經濟損失或參展目標未達成的，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對相關責任人進行問責。具體情形包括：未按規(guī)定完成參展籌備工作，影響展會正常開展；參展過程中違反展會規(guī)定或公司紀律，損害公司形象；客戶信息記錄不完整、不準確，導致后續(xù)跟進受阻；擅自超出預算支出費用；丟失或損壞公司重要財物；發(fā)生突發(fā)情況未及時妥善處置等。第二十三條參展工作納入相關部門及人員的績效考核體系，考核指標包括參展目標達成率、客戶跟進效率及成功