2026年跨境營銷策劃公司快遞收發(fā)與管理細(xì)則制度第一章總則第一條為規(guī)范公司快遞收發(fā)與管理工作，強(qiáng)化快遞全流程管控，保障快遞物品安全、及時(shí)、準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)，降低快遞風(fēng)險(xiǎn)及成本，結(jié)合公司跨境營銷策劃業(yè)務(wù)特性（含境內(nèi)外營銷物料、文件、樣品等快遞往來），依據(jù)《中華人民共和國郵政法》《快遞暫行條例》及境內(nèi)外相關(guān)快遞、海關(guān)監(jiān)管法律法規(guī)，特制定本制度。第二條本制度適用于公司境內(nèi)外所有快遞的接收、登記、分發(fā)、寄送、跟蹤、異常處理及費(fèi)用核算、檔案管理等全流程工作，涵蓋境內(nèi)日常辦公快遞、跨境營銷物料快遞、海外項(xiàng)目文件快遞、樣品寄送等所有快遞業(yè)務(wù)，涉及公司各部門、境外項(xiàng)目組及所有參與快遞收發(fā)的人員。第三條快遞收發(fā)與管理遵循“合規(guī)優(yōu)先、安全可控、高效便捷、全程追溯、成本可控”的原則，境內(nèi)快遞確保流轉(zhuǎn)高效，跨境快遞額外遵循“申報(bào)規(guī)范、時(shí)效適配、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判”的補(bǔ)充原則，確保符合境內(nèi)外海關(guān)及快遞監(jiān)管要求。第四條公司行政部為快遞收發(fā)與管理的統(tǒng)籌責(zé)任部門，負(fù)責(zé)快遞管理制度的落地執(zhí)行、合作快遞服務(wù)商的篩選與管理、快遞收發(fā)的日常統(tǒng)籌、快遞費(fèi)用的核算與報(bào)銷、快遞檔案的歸檔管理；各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門快遞的發(fā)起申請(qǐng)、物品整理、信息核對(duì)及收件后的后續(xù)處理；境外項(xiàng)目組負(fù)責(zé)境外快遞的本地協(xié)調(diào)、收件確認(rèn)及境內(nèi)外快遞信息同步；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)快遞費(fèi)用的審核與支付。第二章快遞收發(fā)與管理核心范圍與標(biāo)準(zhǔn)第五條核心管理范圍包括：（一）境內(nèi)快遞：境內(nèi)辦公文件、日常耗材、境內(nèi)營銷物料等的寄收，涵蓋同城及跨區(qū)域快遞業(yè)務(wù)；（二）跨境快遞：涉及境內(nèi)外流轉(zhuǎn)的快遞業(yè)務(wù)，包括境內(nèi)寄往境外的營銷物料、策劃方案文件、樣品等，以及境外寄往境內(nèi)的項(xiàng)目資料、合作文件、樣品等；（三）按類型分類：1.文件類：各類辦公文件、合同協(xié)議、策劃方案、項(xiàng)目資料等；2.物料類：營銷海報(bào)、展架、宣傳品等營銷物料及辦公耗材；3.樣品類：營銷推廣用產(chǎn)品樣品、合作方提供的樣品等；4.其他類：符合快遞寄遞規(guī)定的其他物品。第六條核心管理標(biāo)準(zhǔn)：（一）合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：境內(nèi)外快遞寄收需符合當(dāng)?shù)乜爝f管理規(guī)定及海關(guān)監(jiān)管要求，嚴(yán)禁寄遞禁限寄物品；跨境快遞需準(zhǔn)確申報(bào)物品信息，完整準(zhǔn)備報(bào)關(guān)資料，確保申報(bào)合規(guī)；（二）安全標(biāo)準(zhǔn)：快遞物品需妥善包裝，防止運(yùn)輸過程中損壞；涉密文件、貴重物品需采取加密、保價(jià)等額外防護(hù)措施，確保物品安全；（三）高效標(biāo)準(zhǔn)：行政部需統(tǒng)籌選擇時(shí)效適配的快遞服務(wù)商，境內(nèi)緊急快遞確保24-48小時(shí)內(nèi)送達(dá)（同城優(yōu)先當(dāng)日達(dá)），跨境快遞根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇合適時(shí)效類型（如標(biāo)準(zhǔn)時(shí)效、加急時(shí)效）；（四）成本標(biāo)準(zhǔn)：嚴(yán)格控制快遞費(fèi)用，根據(jù)快遞物品的緊急程度、重量、體積選擇性價(jià)比最優(yōu)的快遞方式及服務(wù)商，避免不必要的加急費(fèi)用；（五）追溯標(biāo)準(zhǔn)：所有快遞業(yè)務(wù)均需建立臺(tái)賬記錄，明確快遞單號(hào)、寄收信息、物品明細(xì)、費(fèi)用金額、流轉(zhuǎn)狀態(tài)等信息，確保全流程可追溯。第三章快遞收發(fā)與管理全流程規(guī)范第七條快遞接收流程：（一）境內(nèi)快遞接收：1.簽收登記：行政部指定專人負(fù)責(zé)境內(nèi)快遞的接收，簽收時(shí)核對(duì)快遞外包裝是否完好，確認(rèn)無誤后在快遞面單簽字，立即登記《境內(nèi)快遞接收臺(tái)賬》，注明快遞單號(hào)、寄件人、收件部門、接收時(shí)間、物品類型等信息；2.分發(fā)通知：當(dāng)日內(nèi)將快遞按收件部門分類整理，通過企業(yè)內(nèi)部通訊工具通知收件部門領(lǐng)??；收件部門需在2個(gè)工作日內(nèi)領(lǐng)取，領(lǐng)取時(shí)簽字確認(rèn)；3.異常處理：若發(fā)現(xiàn)快遞外包裝破損、物品缺失或錯(cuò)寄，立即聯(lián)系快遞服務(wù)商核實(shí)情況，同時(shí)登記《快遞異常情況記錄表》，及時(shí)通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門及寄件方，跟進(jìn)處理進(jìn)度。（二）跨境快遞接收：1.簽收核對(duì)：境內(nèi)接收跨境快遞時(shí)，行政部需協(xié)同業(yè)務(wù)部門核對(duì)快遞外包裝及報(bào)關(guān)資料完整性，確認(rèn)無誤后簽收，登記《跨境快遞接收臺(tái)賬》，注明報(bào)關(guān)單號(hào)、境外寄件人、物品明細(xì)、申報(bào)信息等；境外項(xiàng)目組接收跨境快遞時(shí)，需核對(duì)物品與申報(bào)信息一致性，簽收后立即同步至境內(nèi)行政部及相關(guān)業(yè)務(wù)部門；2.分發(fā)處理：境內(nèi)接收的跨境快遞，行政部當(dāng)日通知收件部門領(lǐng)取，需特殊報(bào)關(guān)處理的，協(xié)同業(yè)務(wù)部門完成后續(xù)手續(xù)；3.異常處理：發(fā)現(xiàn)跨境快遞破損、缺失、申報(bào)異?；虮缓ｊP(guān)扣留等情況，立即聯(lián)系快遞服務(wù)商及海關(guān)溝通核實(shí)，登記異常情況，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、境外項(xiàng)目組制定處理方案，跟進(jìn)直至問題解決。第八條快遞寄送流程：（一）境內(nèi)快遞寄送：1.申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門需寄送境內(nèi)快遞時(shí)，提交《境內(nèi)快遞寄送申請(qǐng)表》，注明寄件信息、收件信息、物品明細(xì)、緊急程度、是否保價(jià)等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核；2.審核：行政部審核申請(qǐng)信息完整性，確認(rèn)物品是否符合寄遞規(guī)定，選擇合適的合作快遞服務(wù)商及快遞類型；3.打包寄送：業(yè)務(wù)部門按要求妥善包裝物品，行政部核對(duì)物品與申請(qǐng)表信息一致后，交由快遞服務(wù)商取件；取件后獲取快遞單號(hào)，及時(shí)反饋給業(yè)務(wù)部門；4.跟蹤歸檔：行政部協(xié)助業(yè)務(wù)部門跟蹤快遞流轉(zhuǎn)狀態(tài)，直至收件人確認(rèn)簽收；快遞寄送完成后，將申請(qǐng)表、快遞面單存根整理歸檔。（二）跨境快遞寄送：1.申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門寄送跨境快遞時(shí)，提交《跨境快遞寄送申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明寄件信息、境外收件信息（含英文地址、聯(lián)系方式）、物品明細(xì)（含名稱、數(shù)量、價(jià)值、用途）、緊急程度、是否保價(jià)等，附相關(guān)報(bào)關(guān)資料（如商業(yè)發(fā)票、裝箱單等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核；2.合規(guī)審核：行政部審核申請(qǐng)信息及報(bào)關(guān)資料完整性、準(zhǔn)確性，核實(shí)物品是否符合境內(nèi)外寄遞及海關(guān)規(guī)定；涉及大額或特殊物品的，需經(jīng)分管管理層審批；3.打包申報(bào)：業(yè)務(wù)部門按跨境運(yùn)輸要求妥善包裝物品，標(biāo)注必要的運(yùn)輸標(biāo)識(shí)；行政部協(xié)同快遞服務(wù)商完成物品申報(bào)，確保申報(bào)信息與實(shí)際物品一致；4.寄送跟蹤：快遞服務(wù)商取件后，行政部獲取快遞單號(hào)及報(bào)關(guān)單號(hào)，反饋給業(yè)務(wù)部門；聯(lián)合境外項(xiàng)目組跟蹤快遞流轉(zhuǎn)狀態(tài)，及時(shí)同步境內(nèi)外進(jìn)度；5.歸檔：快遞簽收確認(rèn)后，將申請(qǐng)表、報(bào)關(guān)資料、快遞面單存根等整理歸檔，跨境快遞資料需同時(shí)留存中英文版本。第九條特殊物品快遞管理：（一）涉密文件：需采用加密包裝，選擇保密資質(zhì)齊全的快遞服務(wù)商，必要時(shí)簽訂保密協(xié)議；跨境涉密文件需額外經(jīng)法務(wù)部審核，確保符合境內(nèi)外保密法規(guī)；（二）貴重物品及樣品：價(jià)值超過2000元的物品需辦理保價(jià)手續(xù)，包裝時(shí)增加緩沖防護(hù)；樣品寄送需在申請(qǐng)表中注明樣品用途，跨境樣品需準(zhǔn)確申報(bào)價(jià)值，避免海關(guān)審核異常；（三）禁限寄物品：嚴(yán)格禁止寄遞易燃易爆、有毒有害、管制器具等禁限寄物品；業(yè)務(wù)部門提交快遞申請(qǐng)時(shí)，需主動(dòng)說明物品性質(zhì)，行政部嚴(yán)格核查，杜絕違規(guī)寄遞。第四章快遞收發(fā)與管理管控措施第十條快遞服務(wù)商管理。行政部建立《合作快遞服務(wù)商名錄》，通過比價(jià)、資質(zhì)審核、服務(wù)評(píng)估等方式篩選優(yōu)質(zhì)服務(wù)商，涵蓋境內(nèi)同城、跨區(qū)域及跨境快遞類型；每季度對(duì)合作服務(wù)商的服務(wù)質(zhì)量、時(shí)效、價(jià)格進(jìn)行評(píng)估，淘汰服務(wù)差、成本高的服務(wù)商；跨境快遞優(yōu)先選擇具備豐富跨境經(jīng)驗(yàn)、海關(guān)通關(guān)效率高的服務(wù)商。第十一條費(fèi)用管控。行政部建立《快遞費(fèi)用臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄每筆快遞費(fèi)用，按部門歸集核算；業(yè)務(wù)部門快遞費(fèi)用納入部門成本考核，嚴(yán)禁無實(shí)質(zhì)業(yè)務(wù)需求的不必要快遞；財(cái)務(wù)部審核快遞費(fèi)用時(shí)，對(duì)照申請(qǐng)表、快遞面單存根及費(fèi)用臺(tái)賬，確保費(fèi)用真實(shí)合規(guī)，無虛報(bào)、多報(bào)情況。第十二條跨境快遞專項(xiàng)管控。行政部聯(lián)合法務(wù)部、業(yè)務(wù)部門梳理境內(nèi)外快遞及海關(guān)監(jiān)管政策，編制《跨境快遞合規(guī)指引》，明確申報(bào)要求、禁限寄物品清單、報(bào)關(guān)資料準(zhǔn)備規(guī)范等；境外項(xiàng)目組安排專人對(duì)接本地快遞事宜，及時(shí)反饋境外快遞政策變化；跨境快遞寄送前，行政部需對(duì)報(bào)關(guān)資料進(jìn)行二次復(fù)核，確保申報(bào)合規(guī)。第十三條監(jiān)督檢查。內(nèi)部稽核部門每半年對(duì)快遞收發(fā)與管理情況開展專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)核查：快遞流程的規(guī)范性、申請(qǐng)表及臺(tái)賬記錄的完整性、跨境快遞的合規(guī)性、費(fèi)用核算的準(zhǔn)確性及異常情況處理的及時(shí)性，形成《快遞管理稽核報(bào)告》，上報(bào)管理層并督促相關(guān)部門整改。第十四條檔案管理。行政部負(fù)責(zé)收集整理所有快遞相關(guān)資料，包括《快遞寄送申請(qǐng)表》《快遞接收臺(tái)賬》《快遞異常情況記錄表》、快遞面單存根、報(bào)關(guān)資料、費(fèi)用憑證等，按年度歸檔保存，保存期限為3年；跨境快遞資料單獨(dú)分類歸檔，確保后續(xù)查閱可追溯。第五章責(zé)任劃分與考核獎(jiǎng)懲第十五條責(zé)任劃分：（一）行政部：對(duì)快遞收發(fā)的統(tǒng)籌規(guī)范性、服務(wù)商管理的有效性、費(fèi)用管控的合理性及檔案歸檔的完整性負(fù)主要責(zé)任；因統(tǒng)籌不當(dāng)、審核疏漏、歸檔不及時(shí)導(dǎo)致快遞延誤、丟失、違規(guī)或費(fèi)用浪費(fèi)的，承擔(dān)主要責(zé)任；（二）業(yè)務(wù)部門：對(duì)本部門快遞申請(qǐng)的真實(shí)性、物品信息的準(zhǔn)確性、物品包裝的安全性負(fù)直接責(zé)任；因申請(qǐng)信息錯(cuò)誤、包裝不當(dāng)導(dǎo)致快遞延誤、破損或違規(guī)的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（三）境外項(xiàng)目組：對(duì)境外快遞的本地協(xié)調(diào)及時(shí)性、信息同步準(zhǔn)確性負(fù)主要責(zé)任；因協(xié)調(diào)不當(dāng)、信息同步不及時(shí)導(dǎo)致跨境快遞問題的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（四）財(cái)務(wù)部：對(duì)快遞費(fèi)用審核的準(zhǔn)確性負(fù)主要責(zé)任；因?qū)徍耸杪?dǎo)致違規(guī)支付費(fèi)用的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（五）相關(guān)人員：快遞收發(fā)專員、業(yè)務(wù)申請(qǐng)人等個(gè)人因工作失職導(dǎo)致快遞丟失、損壞、違規(guī)寄遞或信息泄露的，承擔(dān)直接責(zé)任。第十六條考核獎(jiǎng)懲：（一）獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)行本制度，快遞管理規(guī)范、無違規(guī)記錄的部門或個(gè)人；及時(shí)發(fā)現(xiàn)快遞違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、避免公司損失的人員；在跨境快遞合規(guī)管理中表現(xiàn)突出的團(tuán)隊(duì)，公司將給予表彰及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）問責(zé)：對(duì)于未按規(guī)定履行快遞申請(qǐng)審核流程、虛報(bào)快遞信息、違規(guī)寄遞禁限寄物品的；因包裝不當(dāng)、信息錯(cuò)誤導(dǎo)致快遞延誤、破損、丟失或產(chǎn)生額外費(fèi)用的；跨境快遞未按要求申報(bào)、準(zhǔn)備報(bào)關(guān)資料導(dǎo)致海關(guān)處罰的；泄露快遞中涉密信息的，根據(jù)損失程度及違規(guī)情節(jié)，對(duì)