合同管理審核與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)工具一、應(yīng)用場景與適用范圍本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同的全生命周期管理，涵蓋采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、租賃合同等類型。具體場景包括：業(yè)務(wù)部門起草合同初稿、法務(wù)部門審核合規(guī)性、財務(wù)部門審核資金條款、管理層審批決策、執(zhí)行部門跟蹤履約進(jìn)度、檔案部門歸檔管理等。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證合同簽訂的合法性、執(zhí)行的規(guī)范性及風(fēng)險的可控性，適用于企業(yè)各層級協(xié)同管理需求。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同起草與發(fā)起主體與職責(zé)：由業(yè)務(wù)部門（如采購部、銷售部）根據(jù)合作需求發(fā)起，指定專人擔(dān)任“合同起草人”。操作內(nèi)容：收集合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等），核實主體資格；明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款/報酬、履行期限、地點、方式、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款；填寫《合同基本信息表》（見模板1），附合作方資質(zhì)文件、技術(shù)附件等支撐材料。輸出成果：合同初稿及配套材料，通過內(nèi)部審批系統(tǒng)提交至下一環(huán)節(jié)。（二）內(nèi)部審核與合規(guī)校驗主體與職責(zé)：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人初審，法務(wù)部門審核合規(guī)性，財務(wù)部門審核資金條款，必要時邀請技術(shù)部門參與專業(yè)條款評審。操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)初審：審核合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求一致性、條款完整性，保證合作方履約能力；法務(wù)審核：重點審查條款合法性（如是否符合《民法典》等法律法規(guī)）、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任明確性、爭議解決方式有效性；財務(wù)審核：審核價款支付方式、稅費承擔(dān)、發(fā)票開具要求、資金安排與企業(yè)預(yù)算匹配性；跨部門會簽：各部門在《合同審核意見表》（見模板2）中填寫審核意見，明確“通過”“不通過”或“修改后重新提交”。輸出成果：審核通過的合同文本，或標(biāo)注修改意見的修訂版。（三）審批與簽署授權(quán)主體與職責(zé)：根據(jù)合同金額及重要性，由對應(yīng)層級管理者（部門負(fù)責(zé)人、分管副總、總經(jīng)理等）審批，審批通過后由授權(quán)代表簽署。操作內(nèi)容：審批人根據(jù)審核意見及企業(yè)授權(quán)權(quán)限，最終確認(rèn)合同條款，簽署《合同審批單》；法務(wù)部門加蓋合同專用章，或由授權(quán)法定代表人簽字（需提前確認(rèn)授權(quán)范圍）；簽署后合同文本正本至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份，副本由企業(yè)檔案部門留存。輸出成果：簽署生效的合同文本，及完整的審批簽署記錄。（四）執(zhí)行跟蹤與履約管理主體與職責(zé)：執(zhí)行部門（如項目組、采購部）牽頭跟蹤履約進(jìn)度，財務(wù)部門配合資金支付，法務(wù)部門監(jiān)督合規(guī)風(fēng)險。操作內(nèi)容：制定《合同執(zhí)行進(jìn)度跟蹤表》（見模板3），明確關(guān)鍵節(jié)點（如交付、驗收、付款）的計劃時間及責(zé)任人；按節(jié)點收集履約證據(jù)（如驗收報告、交付憑證），實時更新執(zhí)行狀態(tài)；發(fā)覺履約異常（如延遲交付、質(zhì)量不符）時，及時與合作方溝通，留存書面溝通記錄，必要時啟動爭議解決程序。輸出成果：履約進(jìn)度記錄、異常處理報告、付款憑證等執(zhí)行文件。（五）變更、終止與歸檔合同變更：需變更時，由雙方協(xié)商一致并簽訂《合同補充協(xié)議》，流程參照“起草-審核-審批-簽署”全流程；變更內(nèi)容需明確原合同條款的廢止及新條款的生效時間。合同終止：履約完成后，雙方確認(rèn)終止并出具《合同終止確認(rèn)函》；因違約或不可抗力終止的，需留存責(zé)任認(rèn)定及處理依據(jù)。歸檔管理：檔案部門在合同終止后30日內(nèi)，整理合同文本、審批記錄、履約材料等，形成《合同歸檔登記表》（見模板4）；按合同類型、編號分類存儲，電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器，保存期限不少于合同終止后10年。三、核心工具表格模板模板1：合同基本信息表合同編號合同名稱簽訂日期甲方信息（名稱、地址、聯(lián)系人）乙方信息（名稱、地址、聯(lián)系人）合同金額（大寫/小寫）合同類型（采購/銷售/服務(wù)等）履行期限主要條款摘要（標(biāo)的、付款方式等）起草部門起草人CG-2024-001設(shè)備采購合同2024-03-15XX科技有限公司（張三*）YY設(shè)備公司（李四*）伍拾萬元整（￥500,000）采購合同2024-04-01至2024-12-31采購精密檢測設(shè)備3臺，驗收后付款采購部王五*模板2：合同審核意見表合同編號審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核意見修改建議審核結(jié)果（通過/不通過/修改后通過）審核日期CG-2024-001法務(wù)審核法務(wù)部趙六*“違約責(zé)任條款需明確逾期付款的日萬分之五違約金，建議補充爭議仲裁條款”增加“乙方逾期付款，按應(yīng)付未付金額的日萬分之五向甲方支付違約金”修改后重新提交2024-03-18CG-2024-001財務(wù)審核財務(wù)部錢七*“付款節(jié)點與預(yù)算一致，建議明確發(fā)票類型為增值稅專用發(fā)票”補充“乙方在交付設(shè)備后7日內(nèi)提供13%增值稅專用發(fā)票”通過2024-03-20模板3：合同執(zhí)行進(jìn)度跟蹤表合同編號執(zhí)行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間負(fù)責(zé)人履約情況說明（如“已驗收”“延遲3天，原因：物流異?！保└郊Q（如驗收報告）CG-2024-001設(shè)備交付2024-04-102024-04-12周八*設(shè)備已送達(dá)，外觀完好，待安裝調(diào)試交付簽收單CG-2024-001驗收合格2024-04-202024-04-22吳九*調(diào)試完成，雙方簽署驗收合格報告驗收報告CG-2024-001首筆款項支付2024-04-252024-04-25鄭十*按合同約定支付30%貨款￥150,000付款憑證模板4：合同歸檔登記表合同編號歸檔日期歸檔部門歸檔人檔案盒編號存放位置歸檔材料清單（合同正本、審批單、補充協(xié)議、履約記錄等）借閱記錄（借閱人、日期、事由、歸還日期）CG-2024-0012025-01-05檔案部孫十一*A2024-0153號柜合同正本2份、審批單、驗收報告、付款憑證無四、使用要點與風(fēng)險提示主體資格審核：合作方為法人時，需核查營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號碼明；為自然人時，需核查證件號碼件，避免與無民事行為能力或限制民事行為能力主體簽約。條款完整性：避免遺漏“不可抗力”“保密條款”“知識產(chǎn)權(quán)歸屬”等關(guān)鍵內(nèi)容，口頭承諾不可替代書面條款。審核流程閉環(huán)：任何環(huán)節(jié)審核不通過需明確修改意見，不得跳過審核直接簽署；緊急合同可啟動“綠色通道”，但需事后補全審批記錄。執(zhí)行風(fēng)險監(jiān)控：定期（如每月）核對履約