銷售業(yè)務(wù)合同審核及歸檔管理模板一、適用場景與業(yè)務(wù)背景銷售業(yè)務(wù)合同是企業(yè)與客戶明確權(quán)利義務(wù)、保障交易安全的核心法律文件。本模板適用于銷售團(tuán)隊(duì)在合同簽訂前的準(zhǔn)備工作、跨部門協(xié)作審核流程、合同簽署后的系統(tǒng)化歸檔管理，以及企業(yè)對歷史合同的查詢與追溯需求。尤其適用于需要標(biāo)準(zhǔn)化合同管理的中大型企業(yè)，或?qū)贤弦?guī)性要求較高的行業(yè)（如設(shè)備銷售、服務(wù)外包、長期供貨等），可有效降低法律風(fēng)險(xiǎn)、提升運(yùn)營效率，保證合同全生命周期管理規(guī)范有序。二、合同審核及歸檔全流程操作指南（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備銷售代表*與客戶達(dá)成合作意向后，需整理以下資料發(fā)起合同流程：《合同基本信息表》（見模板表格1）：填寫合同雙方名稱、地址、聯(lián)系方式、合同金額、付款方式、履行期限、產(chǎn)品/服務(wù)描述等核心信息；客戶主體資格證明：如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書（若簽約人非法定代表人），需加蓋客戶公章；支撐性材料：產(chǎn)品/服務(wù)技術(shù)規(guī)格書、報(bào)價(jià)單、附件（如技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充條款、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）；歷史合作記錄（如有）：注明previous合同編號(hào)、履行情況及未結(jié)清事項(xiàng)（如質(zhì)保金）。銷售代表通過公司OA系統(tǒng)或指定流程提交上述資料至部門經(jīng)理，標(biāo)注“合同初審申請”，同步告知預(yù)計(jì)簽約時(shí)間。（二）部門初審（業(yè)務(wù)合規(guī)性審核）部門經(jīng)理*收到資料后，1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)審核：業(yè)務(wù)邏輯匹配度：合同金額是否在銷售權(quán)限范圍內(nèi)，是否符合部門年度/季度銷售目標(biāo)；產(chǎn)品/服務(wù)描述是否與客戶需求、報(bào)價(jià)單一致，是否存在超范圍承諾；客戶風(fēng)險(xiǎn)評估：客戶主體資格是否有效（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)），過往合作中是否存在履約延遲、質(zhì)量投訴等風(fēng)險(xiǎn)；條款合理性：交貨周期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等業(yè)務(wù)條款是否具備可執(zhí)行性，是否存在明顯對己方不平等的約定（如違約責(zé)任不對等）。初審?fù)ㄟ^后，部門經(jīng)理在《合同審核意見表》（見模板表格2）中填寫“初審?fù)ㄟ^”及具體意見（如“建議補(bǔ)充質(zhì)保期約定”），提交至法務(wù)專員；若需修改，明確修改點(diǎn)并退回銷售代表*調(diào)整，調(diào)整后重新提交初審。（三）法務(wù)復(fù)審（法律條款審核）法務(wù)專員*收到初審?fù)ㄟ^的合同后，2個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)審，重點(diǎn)審核：核心要素完整性：合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)、方式等是否明確無歧義；法律風(fēng)險(xiǎn)防控：違約責(zé)任是否具體（如逾期付款的違約金計(jì)算方式）、爭議解決方式是否合法（如約定“甲方所在地人民法院管轄”）、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款是否符合公司規(guī)定；附件合規(guī)性：技術(shù)協(xié)議、補(bǔ)充條款等內(nèi)容是否與主合同沖突，是否存在違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”）。復(fù)審?fù)ㄟ^后，法務(wù)專員在《合同審核意見表》中簽署“復(fù)審?fù)ㄟ^”及法律意見；若需修改，與銷售代表、部門經(jīng)理*溝通后明確修改方向，待調(diào)整后重新提交復(fù)審。（四）財(cái)務(wù)復(fù)核（財(cái)務(wù)條款審核）法務(wù)復(fù)審?fù)ㄟ^后，合同提交至財(cái)務(wù)經(jīng)理*進(jìn)行復(fù)核，1個(gè)工作日內(nèi)完成，重點(diǎn)審核：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：合同金額與報(bào)價(jià)單、預(yù)算是否一致，付款方式（如預(yù)付款比例、分期節(jié)點(diǎn)）是否符合公司財(cái)務(wù)制度；稅務(wù)合規(guī)性：開票信息（如稅率、發(fā)票類型）是否準(zhǔn)確，是否存在“先票后款”與“先款后票”約定沖突；資金風(fēng)險(xiǎn)控制：質(zhì)保金比例是否合理（通常為合同金額的5%-10%），大額合同是否需增加資金監(jiān)管條款。復(fù)核通過后，財(cái)務(wù)經(jīng)理在《合同審核意見表》中簽署“財(cái)務(wù)復(fù)核通過”；若需調(diào)整（如修改付款節(jié)點(diǎn)），退回銷售代表與客戶協(xié)商，調(diào)整后重新復(fù)核。（五）合同簽署與用印審核通過后，銷售代表*按公司用印管理規(guī)定推進(jìn)簽署流程：用印申請：填寫《合同用印申請表》，附最終版合同（需所有審核人簽字確認(rèn)）、客戶方《授權(quán)委托書》復(fù)印件，提交至行政部*；用印執(zhí)行：行政部*核對用印材料無誤后，加蓋公司公章及騎縫章（多頁合同需騎縫蓋章），保證公章清晰、位置準(zhǔn)確；客戶簽署：銷售代表*將合同送達(dá)客戶，要求客戶由授權(quán)代表人簽字并加蓋公章，核對簽字人與《授權(quán)委托書》是否一致；原件回收：客戶簽署后1個(gè)工作日內(nèi)，銷售代表*收回合同原件（一式多份，客戶留存2份，公司留存3份，含原件1份），同步掃描電子版（PDF格式）存檔。（六）合同歸檔與管理歸檔登記：銷售代表在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，填寫《合同歸檔登記表》（見模板表格3），內(nèi)容包括合同編號(hào)、簽約日期、合同金額、客戶名稱、存放位置（如檔案柜編號(hào)）、電子檔案路徑等，提交至檔案管理員；檔案存放：原件由檔案管理員*統(tǒng)一存放于公司指定檔案室，按“年份-客戶名稱-合同類型”分類編號(hào)（如“2024-公司-銷售合同-001”），檔案柜張貼索引標(biāo)簽，保證防火、防潮、防盜；電子檔案管理：電子版存儲(chǔ)于公司加密服務(wù)器（如OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)），設(shè)置訪問權(quán)限（僅銷售部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及檔案管理員*可查詢），定期（每季度）備份，防止數(shù)據(jù)丟失；借閱與歸還：因工作需要借閱合同原件的，需填寫《合同借閱申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理及檔案管理員審批，借閱期限不超過3個(gè)工作日，到期歸還時(shí)檔案管理員*檢查檔案完整性，登記歸還日期；定期盤點(diǎn)：檔案管理員每季度對合同檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，核對歸檔登記表與實(shí)物檔案是否一致，盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)行政部備案，保證檔案無遺漏、無損壞。三、模板表格表格1：合同基本信息表項(xiàng)目內(nèi)容合同編號(hào)（按公司規(guī)則填寫，如“XS-2024-X”）甲方（公司）X有限公司乙方（客戶）（客戶全稱）簽約地點(diǎn)（如：北京市區(qū)）合同金額大寫：_________元整；小寫：￥_________付款方式（如：30%預(yù)付款，70%到貨款；分期節(jié)點(diǎn)：______）履行期限自_年_月_日至_年__月__日產(chǎn)品/服務(wù)描述（簡要說明標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量等，可附附件）客戶聯(lián)系人姓名：______，職務(wù)：______，電話：______銷售代表*部門銷售部表格2：合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核人審核意見審核日期初審部門經(jīng)理*（如：“金額符合權(quán)限，客戶信用良好，建議補(bǔ)充技術(shù)附件”）YYYY-MM-DD法務(wù)復(fù)審法務(wù)專員*（如：“爭議解決條款需明確管轄法院，修改為‘甲方所在地人民法院’”）YYYY-MM-DD財(cái)務(wù)復(fù)核財(cái)務(wù)經(jīng)理*（如：“付款節(jié)點(diǎn)與預(yù)算匹配，質(zhì)保金比例符合規(guī)定”）YYYY-MM-DD最終審核總經(jīng)理*（如：“審核通過，同意簽署”）YYYY-MM-DD表格3：合同歸檔登記表合同編號(hào)簽約日期合同金額客戶名稱存放位置電子檔案路徑歸檔日期經(jīng)手人*XS-2024-0012024-03-1550萬元ABC公司檔案室-01-02D:\2024-001.pdf2024-03-18檔案管理員*四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與管理提示條款完整性：避免使用“口頭補(bǔ)充”“其他約定另行協(xié)商”等模糊表述，所有權(quán)利義務(wù)需書面明確，尤其是違約責(zé)任、爭議解決方式、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等核心條款，防止后續(xù)糾紛；客戶資質(zhì)審核：簽約前必須核實(shí)客戶營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等材料的真實(shí)性和有效性，防止與無簽約主體資格的單位合作，必要時(shí)可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用；審核責(zé)任追溯：各環(huán)節(jié)審核人需在《合同審核意見表》中明確簽署意見，審核通過后若因?qū)徍耸杪ㄈ缥窗l(fā)覺違約責(zé)任不對等）導(dǎo)致合同糾紛，將追究相應(yīng)責(zé)任；歸檔及時(shí)性：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)必須完成歸檔，避免因拖延導(dǎo)致原件丟失、借閱困難，或影響后續(xù)審計(jì)、查詢工作；電子檔案安全：電子檔案需加密存儲(chǔ)，禁止通過個(gè)人郵箱、等非加密渠道傳輸合同文件，定期（每季度）檢查備份有效性，防止數(shù)據(jù)泄露或損壞；合同變更管理：合同履