文檔資料歸檔及管理制度模板一、總則（一）目的與依據(jù)為規(guī)范組織內(nèi)部文檔資料的歸檔、保管、利用及銷毀工作，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，依據(jù)國家《檔案法》及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，結(jié)合本組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本組織各部門、項目組及全體員工在工作過程中形成的有保存價值的各類文檔資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。二、管理職責(zé)（一）各部門/項目組職責(zé)負(fù)責(zé)本部門/項目組文檔資料的日常收集、整理、預(yù)歸檔工作，保證文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。指定專人（如部門文檔專員）承擔(dān)本部門文檔資料的初步分類、編號及移交工作。配合檔案管理部門對文檔資料進(jìn)行定期檢查與補(bǔ)充歸檔。（二）檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全組織文檔資料歸檔管理工作，制定歸檔細(xì)則、分類標(biāo)準(zhǔn)及保管期限表。對各部門移交的文檔資料進(jìn)行接收、審核、分類、編目、入庫及保管維護(hù)。建立文檔檢索系統(tǒng)，提供借閱、復(fù)制、利用服務(wù)，保證文檔資料安全可控。定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，按規(guī)定程序組織銷毀。（三）全體員工職責(zé)按規(guī)范要求及時將工作中形成的應(yīng)歸檔資料移交至本部門文檔專員，不得擅自留存、銷毀或外傳。借閱文檔資料時需遵守借閱規(guī)定，保證文件完好，按時歸還。三、文檔歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍管理類文檔：規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、請示報告、通知函件、人事檔案（含員工錄用、合同、離職材料等）、財務(wù)憑證（需與財務(wù)制度銜接）等。業(yè)務(wù)類文檔：客戶資料、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、項目方案、驗收報告、產(chǎn)品說明書、市場調(diào)研數(shù)據(jù)等。項目類文檔：項目立項文件、可行性研究報告、進(jìn)度計劃、會議記錄、驗收報告、項目總結(jié)等（按項目全周期歸檔）。聲像類文檔：活動照片、錄音錄像、視頻會議記錄等（需標(biāo)注時間、地點、事件、參與人員等信息）。其他有保存價值的文檔：獲獎證書、外部交流資料、重要領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。（二）分類方法采用“年度-機(jī)構(gòu)-問題”分類法，具體層級為：一級分類：按年度劃分（如“2024年”）；二級分類：按部門或項目類型劃分（如“綜合管理部”“市場部”“項目組”）；三級分類：按文件問題或性質(zhì)劃分（如“規(guī)章制度”“會議紀(jì)要”“合同協(xié)議”）。四、文檔歸檔全流程操作指引（一）第一步：文檔收集與整理收集要求：各部門/項目組在完成一項工作或項目后1周內(nèi)，由部門文檔專員收集相關(guān)原始文件，保證文件正本齊全、簽批手續(xù)完備、電子版與紙質(zhì)版一致。電子文件需為最終版本（如PDF、Office格式等），避免使用臨時或草稿版本；聲像文件需清晰可辨，無損壞。整理規(guī)范：紙質(zhì)文件：去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，按件裝訂（左側(cè)裝訂，無法裝訂的需使用檔案夾），每份文件標(biāo)注頁碼。電子文件：按分類建立文件夾，文件名格式為“年度-部門-文件名-編號”（如“2024-綜合管理部-年度總結(jié)-001”），刻錄至光盤或存儲至指定服務(wù)器。（二）第二步：分類與編號分類標(biāo)注：按“年度-機(jī)構(gòu)-問題”三級分類法，在文件首頁右上角用鉛筆標(biāo)注分類號（如“2024-綜-01”代表“2024年綜合管理部規(guī)章制度類”）。編號規(guī)則：檔案編號=分類號+案卷流水號（如“2024-綜-01-001”表示2024年綜合管理部規(guī)章制度類第1卷）；電子文件編號需與紙質(zhì)文件一致，存儲路徑按分類層級設(shè)置（如“D:/檔案/2024年/綜合管理部/規(guī)章制度/”）。（三）第三步：移交與接收移交時間：各部門/項目組需在每季度最后1個工作日前，將整理好的文檔資料移交至檔案管理部門；年度檔案需在次年1月31日前完成歸檔。移交流程：部門文檔專員填寫《文檔資料歸檔移交清單》（見表1），一式兩份，注明文件名稱、份數(shù)、頁數(shù)、密級、保管期限等信息，并簽字確認(rèn)。檔案管理部門核對清單與實物，確認(rèn)無誤后簽字接收，一份退回移交部門存檔，一份留存?zhèn)浒浮＃ㄋ模┑谒牟剑壕幠颗c入庫編目登記：檔案管理員接收檔案后，1周內(nèi)完成以下工作：登記檔案總目錄（包含檔案編號、題名、形成部門、年度、頁數(shù)、密級、保管期限、存放位置等信息）；編制檢索工具（如案卷目錄、專題目錄、電子索引等）。入庫保管：紙質(zhì)檔案：存入符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜（防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜），按編號順序排列，標(biāo)簽清晰；電子檔案：存儲于專用服務(wù)器或移動介質(zhì)，定期備份（每月1次），備份數(shù)據(jù)異地存放；聲像檔案：單獨存放，控制溫濕度（溫度14-24℃，濕度45-60%），避免磁場干擾。（五）第五步：利用與借閱借閱范圍：僅限因工作需要查閱檔案的員工，涉密檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（見表2），說明借閱事由、文件名稱、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門；檔案管理員審核無誤后，登記《檔案借閱登記表》（見表3），將檔案交借閱人；借閱期限一般不超過5個工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前1天申請，續(xù)借不超過3天。利用要求：借閱人需愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪文件內(nèi)容；復(fù)制檔案須經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，由檔案管理員操作，復(fù)制件需加蓋“檔案復(fù)制”印章；涉密檔案嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄，僅限在指定閱覽室查閱。（六）第六步：鑒定與銷毀鑒定周期：檔案管理部門每3年組織一次檔案鑒定工作，由檔案鑒定小組（由檔案管理員、法務(wù)人員、部門代表組成）對到期檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：仍有保存價值的，延長保管期限；無保存價值的，按規(guī)定程序銷毀；涉密檔案銷毀需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并由兩人以上監(jiān)銷。銷毀流程：檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》（見表4），列出銷毀檔案的編號、題名、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等信息，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；銷毀時由監(jiān)銷人現(xiàn)場監(jiān)督，保證檔案信息無法恢復(fù)，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)后，《銷毀清冊》永久保存。五、標(biāo)準(zhǔn)化表格模板表1：文檔資料歸檔移交清單序號檔案編號文件題名形成部門份數(shù)頁數(shù)密級保管期限備注12024-綜-01-0012024年年度工作總結(jié)綜合管理部115普通10年22024-市-03-002項目合同協(xié)議書市場部28秘密長期正本1份，副本1份………移交部門（蓋章）：_____________移交人：部門文檔專員接收部門（蓋章）：_____________接收人：檔案管理員*移交日期：______年_月_日表2：檔案借閱申請表借閱人所在部門借閱事由員工姓名部門名稱編制項目報告，需查閱2023年項目驗收文件申請借閱檔案信息檔案編號文件題名份數(shù)2023-項-02-005項目驗收報告1部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_________________日期：______年_月_日檔案管理部門審批簽字：_________________日期：______年_月_日表3：檔案借閱登記表序號借閱日期歸還日期檔案編號文件題名借閱人經(jīng)手人備注12024-03-012024-03-052023-項-02-005項目驗收報告員工姓名檔案管理員*無損壞2…表4：檔案銷毀清冊序號檔案編號文件題名數(shù)量保管期限鑒定意見批準(zhǔn)人監(jiān)銷人銷毀日期12018-綜-01-100廢舊通知文件5卷10年無保存價值，同意銷毀分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)銷人A、監(jiān)銷人B2024-06-152……六、關(guān)鍵管理要點與風(fēng)險提示（一）歸檔及時性各部門需在規(guī)定時間內(nèi)完成文檔收集與移交，避免因拖延導(dǎo)致文件丟失或內(nèi)容不完整。如遇重大項目或緊急工作，可提前與檔案管理部門溝通，同步開展歸檔工作。（二）文件完整性歸檔文件需包含正本、簽批稿、附件等全部要素，電子文件需與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，避免遺漏關(guān)鍵信息。（三）保密與安全涉密檔案需單獨存放，加密管理，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；檔案庫房嚴(yán)禁煙火，配備消防器材、溫濕度計，定期檢查（每周1次），保證環(huán)境達(dá)標(biāo)；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，定期殺毒，防止數(shù)據(jù)泄露或損壞。（四）借閱規(guī)范借閱人需對所借檔案的安全負(fù)責(zé)，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制或帶出指定場所（如需外借，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)特批）；歸還時檔案管理員需檢查文件完整性，如有損壞或丟失，按《檔案管理規(guī)定》追究責(zé)任。（五）責(zé)任追溯檔案管理人員需嚴(yán)格遵守操作流程，因工作失誤導(dǎo)致檔案丟